Buzz
Biết cách quản lý thời gian đúng cách có thể mang lại kết quả đáng kinh ngạc - bạn có thể hoàn thành mọi công việc đúng hẹn, kiểm soát được khối lượng công việc của mình và duy trì hiệu suất làm việc mà không cảm thấy áp lực.
Tuy nhiên, quản lý thời gian hiệu quả cũng có thể là một thách thức - một khảo sát cho thấy mọi người chỉ dành 2 giờ 53 phút để làm việc hiệu quả trong giờ làm việc của họ.
Tuy nhiên, có nhiều cách để nâng cao con số này và đảm bảo bạn sẽ trì hoãn ít hơn, cũng như hoàn thành nhiều công việc hơn.
Để giúp bạn thống trị năng suất và cải thiện thói quen làm việc của mình, dưới đây là 8 mẹo quản lý thời gian đơn giản mà bạn có thể thử.
1. Xác định khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất
Mỗi người đều có thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày, được quyết định bởi chu kỳ sinh học của cơ thể - thời gian mà bạn hoạt động tốt nhất trong các hoạt động khác nhau.
Tuân theo chu kỳ sinh học của bạn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn vì bạn đang làm việc trong trạng thái tỉnh táo, tập trung và đầy năng lượng nhất.
Nếu bạn thường gặp khó khăn khi bắt đầu làm việc vào buổi sáng và cảm thấy khó tập trung, bạn có thể phải trì hoãn công việc của mình. Trong trường hợp này, buổi sáng không phải là thời điểm tốt nhất để hoàn thành công việc quan trọng, bạn nên để nó vào cuối ngày.
Sau khi phân tích kết quả, bạn có thể nhận ra rằng, cho cùng một nhiệm vụ, thời gian bạn bỏ ra có thể là:
- 3 giờ vào buổi sáng
- 2 giờ vào buổi trưa chiều
- Và 1 giờ 30 phút vào buổi chiều muộn
Điều này cho thấy rằng buổi chiều muộn là thời điểm bạn thực hiện công việc một cách chất lượng nhất và bạn nên giải quyết các nhiệm vụ quan trọng vào thời gian này. Còn các công việc ít quan trọng hơn, như email hoặc cuộc họp, bạn nên để cho thời gian làm việc kém hiệu quả hơn.
2.
Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian
- Nhiệm vụ và dự án của bạn
- Phương tiện truyền thông
- Internet
- Quản lý hộp thư đến
- Việc nghỉ giải lao
- Cuộc họp
- Cuộc gọi điện thoại
Sau đó, bạn có thể xác định thời gian mình đã sử dụng cho:
- 45 phút trên mạng xã hội
- 1 giờ để quản lý hộp thư đến
- 30 phút cho một cuộc điện thoại không liên quan
Cuối cùng, bạn còn lại 2 giờ 15 phút để dành cho các hoạt động có ích hơn.
3.
Ưu Tiên Công Việc
Không phải mọi công việc đều có độ quan trọng như nhau, bạn cần ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng và thực hiện theo thứ tự ưu tiên đó.
Đầu tiên, hãy lập danh sách công việc cần làm hàng ngày và điền vào những công việc cần hoàn thành vào ngày tiếp theo. Như vậy, bạn sẽ không phí thời gian để suy nghĩ về công việc sắp tới, đặc biệt là trong những khoảnh khắc trước khi bắt đầu một ngày làm việc mới.
Hãy đảm bảo lập danh sách công việc vào ngày trước, để bạn không cần lo lắng về chúng vào buổi sáng - thời điểm mà bạn nên tập trung cho những hoạt động hiệu quả khác.
Ghi chú các công việc theo thứ tự quan trọng - đặt những công việc quan trọng nhất lên đầu danh sách và những công việc ít quan trọng hơn ở phía dưới.
Giả sử bạn là một nhà phát triển chương trình và bạn muốn khắc phục 20% các lỗi để giải quyết 80% các vấn đề của chương trình.
Nếu có bất kỳ nhiệm vụ nào trong danh sách công việc của bạn không quan trọng hoặc không cần thiết, hãy giao cho người khác hoặc loại bỏ chúng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào những việc quan trọng hơn.
4.
Lên Kế Hoạch Công Việc
Sau khi bạn đã có danh sách công việc và đã ưu tiên chúng, bạn có thể lên kế hoạch cho các ngày và thời gian cụ thể.
Tốt nhất là bạn nên đặt thời gian cụ thể cho mỗi công việc hàng ngày và đánh dấu chúng trong lịch của mình. Hãy ghi hết các công việc hàng ngày vào lịch và chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc cho chúng.
Thời gian kết thúc có thể đóng vai trò quan trọng như một thời hạn, giúp bạn đi đúng hướng - bạn biết bạn còn bao nhiêu thời gian trước khi kết thúc một hoạt động, từ đó tạo động lực để tập trung và hoàn thành nó đúng hẹn.
Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách dành thời gian làm việc đầu tiên của mình cho công việc quan trọng nhất hoặc phân bổ nhiệm vụ đó vào khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày.
Hãy dành thời gian cho các kỳ nghỉ và hoạt động ngoài kế hoạch - bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần phải sắp xếp lại ưu tiên do một tình huống bất ngờ xuất hiện.
Để đạt được kết quả tốt nhất, bạn có thể nhóm các công việc tương tự lại với nhau trong lịch của mình và thực hiện điều đó lần lượt.
5.
Xử Lý Các Việc Làm Làm Distraction
Sự phân tâm có nhiều hình thức khác nhau, và quan trọng là phải giải quyết chúng: từ phương tiện truyền thông xã hội đến Internet, từ điện thoại di động đến các sự gián đoạn và tiếng ồn xung quanh, tất cả đều gây ra sự phân tâm lớn.
Cách tốt nhất để loại bỏ phương tiện truyền thông xã hội và các trang web lãng phí thời gian trong giờ làm việc là sử dụng trình chặn trang web. Có nhiều loại trình chặn khác nhau cho các thiết bị khác nhau, nhưng tất cả hoạt động theo cùng một nguyên tắc: bạn thêm các liên kết URL của các trang web gây mất tập trung vào danh sách đen và đặt thời gian mà bạn không thể truy cập chúng.
Với điện thoại di động của bạn, hãy để nó ở một nơi ngoài tầm với trong giờ làm việc, chẳng hạn như một phòng khác, để làm cho việc kiểm tra điện thoại hoặc bị phân tâm bởi nó trở nên khó khăn hơn.
Để hiểu rõ hơn về thời gian bạn thực sự dành cho phương tiện truyền thông xã hội và các sự gián đoạn tương tự, cũng như xem bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian, hãy sử dụng một ứng dụng quản lý thời gian.
Khi làm việc trong một môi trường văn phòng mở, bạn có thể sử dụng tai nghe để giảm tiếng ồn xung quanh. Bạn có thể chọn tai nghe chống ồn hoặc nghe nhạc phù hợp. Một nghiên cứu của Đại học Bang Middle Tennessee đã chỉ ra rằng âm nhạc có thể cải thiện sự tập trung và tăng hiệu suất làm việc.
Bạn cũng có thể sử dụng tai nghe làm dấu hiệu rằng bạn đang bận rộn làm việc, để đồng nghiệp không làm phiền bạn trong thời gian này.
Khi loại bỏ mọi sự phân tâm, bạn có thể tập trung hết mình vào công việc mà không lo sợ bị gián đoạn.
6.
Làm việc trong thời gian chờ đợi hoặc di chuyển
Khi chờ đợi ở nha sĩ hoặc trong lúc di chuyển, bạn có thể tận dụng thời gian đó để tiến triển công việc của mình.
Bạn có thể mang theo điện thoại, máy tính bảng hoặc thậm chí laptop của mình bất cứ nơi nào để làm việc trong thời gian chờ đợi hoặc di chuyển.
Chỉ cần chọn những nhiệm vụ không quá quan trọng, những việc bạn có thể hoàn thành với tài nguyên hạn chế. Ví dụ, bạn có thể dành thời gian này để trả lời email, đọc đề xuất và tiến hành nghiên cứu đơn giản cho dự án tiếp theo.
Dù bạn chọn làm gì, bạn sẽ giảm được khối lượng công việc đang đợi bạn ở văn phòng, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong tương lai.
Nghỉ ngơi
Nghỉ ngơi có thể nghe có vẻ lãng phí thời gian nhưng thực ra nó giúp bạn tập trung hơn, giúp bạn lấy lại năng lượng và sự tập trung khi cần.
Nếu bạn làm việc liên tục đến khi hoàn thành, bạn có nguy cơ mệt mỏi và làm việc không hiệu quả. Đồng thời, bạn cũng có thể phải làm lại công việc sau này nếu làm gấp gáp.
Một nghiên cứu của Đại học Illinois đã chỉ ra rằng thời gian nghỉ ngơi ngắn giúp cải thiện khả năng tập trung. Đồng thời, nghiên cứu của Đại học Florida cũng cho biết chúng ta chỉ có thể làm việc hiệu quả trong khoảng 90 phút mỗi lần và sau đó cần phải nghỉ ngơi.
Tất cả những điều này cho thấy tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng trong quá trình làm việc.
Thời gian bạn chọn để nghỉ ngơi có thể linh hoạt.
- 5 phút cho một ly trà, làm giải lao đầu tiên.
- 15 phút thiền và thư giãn, giải lao thứ hai.
- 10 phút đi dạo, giải tỏa tâm trí, làm giải lao thứ ba.
Điều chỉnh thời gian nghỉ ngơi phù hợp với mức độ mệt mỏi và nhu cầu tiếp tục công việc.
Sau thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ cảm thấy sảng khoái và tràn đầy năng lượng, dễ dàng tập trung vào công việc.
8. Sắp xếp không gian làm việc
Biết chính xác vị trí của tất cả tệp, thư mục và tài liệu quan trọng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.
Luôn đảm bảo các tài liệu quan trọng được sắp xếp gọn gàng, dễ tiếp cận - trong ngăn kéo hoặc trên bàn làm việc. Phân loại theo từng loại và chủ đề, đồng thời giữ các tài liệu liên quan cùng nhau - ghi chú, giấy tờ quan trọng, sách và hướng dẫn.
Nếu bạn biết bạn sẽ cần một bộ tài liệu vào ngày mai, hãy để chúng sẵn sàng trên bàn của bạn từ ngày trước.
Áp dụng các kỹ thuật tương tự trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn:
- Organize và sắp xếp các tệp trong các thư mục
- Xóa các tệp và thư mục không cần thiết vào cuối tuần hoặc tháng
- Tạo thư mục “Lưu trữ” để lưu trữ các tài liệu không còn cần thiết nhưng muốn giữ lại
Sắp xếp tài liệu giúp bạn cảm thấy kiểm soát hơn và tiết kiệm thời gian chuẩn bị cho công việc.
KẾT LUẬN
Quản lý thời gian một cách hiệu quả không phải là điều không thể - bạn cần thay đổi những thói quen cũ, xác định thời gian làm việc tối ưu trong ngày, loại bỏ thời gian lãng phí và lập kế hoạch cho các công việc hàng ngày.
Khi điều chỉnh thói quen quản lý thời gian, việc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian có thể cần thiết vì chúng giúp bạn biết được thời gian sử dụng cho các hoạt động và cách tiết kiệm hoặc phân bổ thời gian.
