[ToMo] 8 Bước Xây Dựng Chiến Lược Quan Hệ Công Chúng (PR)

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc liên quan đến lĩnh vực quan hệ công chúng (PR), bạn cần biết cách xây dựng một chiến lược PR hiệu quả. Những chiến lược này giúp doanh nghiệp phát triển, nâng cao nhận diện về sản phẩm, thương hiệu và tin tức liên quan của họ. Mục tiêu là xây dựng một mối quan hệ tích cực giữa doanh nghiệp và công chúng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các chiến lược PR và sự khác biệt giữa chúng và các chiến lược tiếp thị khác, đồng thời đưa ra các bước giúp bạn tạo một chiến lược và một số mẹo giúp chiến lược đó thành công.

Chiến Lược PR Là Gì?

Chiến lược PR bao gồm các hoạt động đã được lập kế hoạch như nội dung, thông cáo báo chí, buổi họp báo và các quảng cáo với mục tiêu nâng cao nhận thức của công chúng về công ty. Dưới đây là một số ví dụ khi các công ty sử dụng các chiến lược PR:

• Khi giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Các công ty sử dụng các chiến lược PR để nâng cao nhận thức của công chúng về các sản phẩm hoặc dịch vụ mới của họ. Điều này giúp tạo sự hứng thú từ phía khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng.

• Khi công bố những thay đổi của công ty: Các công ty sử dụng các chiến lược PR để thông báo với công chúng về các quyết định như việc tái khởi động thương hiệu, ngừng sản xuất một sản phẩm hoặc thay đổi hướng kinh doanh. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch và sự quan tâm của khách hàng đối với công ty.

• Khi giải quyết các thông tin về công ty trên các phương tiện truyền thông: Nếu một bài viết hoặc một tin tức đề cập đến tên một công ty, công ty đó có thể tạo ra một chiến lược PR để chứng minh rằng thông tin đó đến từ phương tiện truyền thông chứ không phải từ họ. Các công ty có thể phát hành thông cáo báo chí hoặc tổ chức buổi họp báo.

• Khi muốn nâng cao nhận diện thương hiệu: Các doanh nghiệp mới sử dụng các chiến lược PR để mọi người biết về họ và nâng cao nhận diện thương hiệu. Cụ thể, họ hợp tác với các phương tiện truyền thông, tạo ra các quảng cáo trả phí đưa ra nội dung liên quan đến vị trí của doanh nghiệp và sản phẩm của họ.

Mẹo Phát Triển Một Chiến Lược PR Thành Công

Có một số yếu tố quan trọng khi bắt đầu một chiến dịch PR. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn phát triển một chiến dịch PR thành công.

• Quan sát đối thủ: Bằng cách nghiên cứu các chiến dịch PR và phương pháp mà đối thủ sử dụng, bạn có thể xác định liệu bạn muốn áp dụng những phương pháp tương tự cho chiến dịch của mình hay không. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn cạnh tranh mạnh mẽ với đối thủ.

• Đánh giá năng lực nội bộ để xác định phạm vi hỗ trợ từ bên ngoài: Khi xây dựng một chiến dịch PR, bạn cần xem xét đội ngũ hiện tại, năng lực chuyên môn và kỹ năng của họ. Điều này giúp bạn xác định lĩnh vực mà đội ngũ có thể đóng góp và những lĩnh vực cần thuê chuyên gia PR hoặc freelancer từ bên ngoài để hỗ trợ chiến dịch.

• Xem xét việc sử dụng phần mềm hỗ trợ chiến dịch PR: Có nhiều phần mềm được thiết kế đặc biệt cho chiến dịch PR. Chúng bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế lộ trình và theo dõi tiến độ chiến dịch. Sử dụng phần mềm này giúp chiến dịch có tổ chức và cho phép bạn lưu trữ dữ liệu để tham khảo khi cần thiết.

Cách Xây Dựng Chiến Lược PR

Hãy xem xét các bước dưới đây để biết cách xây dựng một chiến dịch PR

Xác Định Mục Tiêu Chiến Dịch:

Việc thực hiện một chiến dịch PR bắt đầu bằng việc xác định (các) mục tiêu của bạn. Một mục tiêu tương đương với một kết quả bạn muốn đạt được khi kết thúc chiến dịch. Ví dụ, công ty phần mềm của bạn muốn giới thiệu một phần mềm mới dành cho quản lý nhân sự và tuyển dụng. Dưới đây là các mục tiêu chính của chiến lược của bạn: 

• Quảng bá phần mềm mới này đến với cả khách hàng hiện tại và khách hàng mới.

• Nâng cao nhận thức về doanh nghiệp tổng thể và kết nối với thương hiệu.

Xác Định Đối Tượng Mục Tiêu Cho Chiến Dịch PR

Hãy suy nghĩ về ai là đối tượng mục tiêu cho chiến dịch PR và những gì họ quan tâm. Tùy thuộc vào mục tiêu của chiến dịch, bạn có thể cần tiếp cận nhiều nhóm khán giả mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về đối tượng mục tiêu của một công ty sản xuất thiết bị gia dụng nhằm nâng cao nhận diện thương hiệu:

• Những người từ 25 - 65 tuổi muốn sử dụng thiết bị gia dụng lâu dài.

• Những người từ 55 - 65 tuổi muốn sử dụng thiết bị gia dụng đơn giản, dễ sử dụng.

Xây Dựng Mục Tiêu S.M.A.R.T (mục tiêu thông minh)

S.M.A.R.T)

Để đạt được những mục tiêu mong muốn

Các Mục tiêu S.M.A.R.T bao gồm những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, liên quan và được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra những mục tiêu hợp lý và hoàn thành những mục tiêu lớn hơn. Dưới đây là một ví dụ về Các Mục tiêu S.M.A.R.T của một vườn ươm cây cảnh với mục tiêu thu hút sự quan tâm từ cộng đồng địa phương đến doanh nghiệp của họ:

• Mục tiêu 1: Đầu tư vào quảng cáo trên báo và bảng quảng cáo trong các tháng Hai và Ba để thu hút những người làm vườn trong khu vực về dịch vụ của họ và tạo sự hứng thú cho một mùa gieo trồng sắp tới. Đánh giá hiệu quả bằng cách thực hiện khảo sát để đánh giá cách mà khách hàng biết đến vườn.

• Mục tiêu 2: Liên lạc với chủ sở hữu của khu vườn chung ở trung tâm thành phố trước ngày 1 tháng 3 để đề nghị hợp tác. Cung cấp cây giống cho vườn và tổ chức ngày hội trồng cây vào ngày 1 tháng 5. Cung cấp mỗi người tham dự một phiếu giảm giá của vườn ươm và đánh giá thành công bằng cách đếm số lượng người được giảm giá khi đến mua hàng tại vườn.

• Mục tiêu 3: Xây dựng blog cho vườn ươm để khách hàng có thể tiếp cận vườn thông qua trang web. Từ tháng 2 đến tháng 3, đăng 5 bài viết về các hoạt động chăm sóc ươm cây giống, các mẹo trồng cây vào mùa xuân và cách sở hữu một vườn cây trong sân nhà. Chia sẻ bài viết lên các mạng xã hội và đánh giá thành công thông qua lượt xem và lượng truy cập.

Xác định khung thời gian thích hợp cho chiến dịch:

Khung thời gian của chiến dịch ảnh hưởng đến kế hoạch của các sự kiện và hoạt động của chiến dịch. Nó cũng giúp bạn và đội ngũ của bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Thường các chiến dịch PR kéo dài trong vòng 1 tháng, vài tháng hoặc một năm tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của bạn. Ví dụ, lịch trình của một nhà bán lẻ với mong muốn thay đổi thương hiệu có thể kéo dài từ 6 tháng đến một năm để hoàn toàn xác định lại thương hiệu của họ.

Thực hiện chuỗi hoạt động để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra:

Để hoàn thành các mục tiêu của chiến dịch, các chuyên gia PR thực hiện thông cáo báo chí, đăng bài, tạo nổi bật phản hồi từ khách hàng, xây dựng video hướng dẫn, tạo đồ họa thông tin, bố cục quảng cáo và các hoạt động khác. Bằng việc thiết lập các hoạt động để đạt được mục tiêu, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đã làm tất cả những gì bạn có thể để hoàn thành các mục tiêu cũng như mục tiêu tổng quát. Dưới đây là một ví dụ về cách thiết lập các hoạt động của một nhà hàng mới mở:

Mục tiêu 1: Trở thành nhà tài trợ cho một sự kiện tại khu vực để tăng cường nhận thức:

• Hợp tác với sân vận động địa phương.

• Thiết kế tờ rơi cho sự kiện

• Thiết kế logo cho nhà hàng để thu hút sự chú ý

• Phục vụ 4 món khai vị ngon nhất của nhà hàng

• Tặng phiếu giảm giá và thực đơn của nhà hàng cho khách tham dự sự kiện

Mục tiêu 2: Đầu tư vào các bảng quảng cáo và quảng cáo trên báo địa phương

• Hoạch định ngân sách

• Xác định ngày bắt đầu và kết thúc của quảng cáo

• Tạo quảng cáo trên báo

• Tạo bảng quảng cáo

• Liên hệ với nhà xuất bản của báo địa phương để thảo luận về giá cả

• Đàm phán với các công ty quảng cáo về kích thước và giá cả của bảng quảng cáo

Thiết lập khung thời gian cho từng hoạt động của chiến dịch

Xác định thời gian cụ thể cho từng hoạt động của chiến dịch giúp bạn tránh trễ hạn và đánh giá xem kế hoạch có đang tiến triển đúng tiến độ hay không. Dưới đây là một ví dụ về việc thiết lập thời gian cho một doanh nghiệp nhằm giúp khách hàng biết đến sản phẩm mới của họ.

Bài viết được viết và đăng vào ngày 28/3/2021.

Xây dựng đội ngũ chịu trách nhiệm cho chiến dịch

Vì chiến dịch PR bao gồm sáng tạo nội dung, xây dựng mối quan hệ với truyền thông, tạo sáng kiến quảng cáo và các hoạt động khác nên các trưởng nhóm cần phân bổ nhiệm vụ cho các nhóm và giao nhiệm vụ cho từng cá nhân dựa trên kỹ năng của họ. Dưới đây là một số ví dụ về vai trò của nhóm mà bạn có thể phân chia để giao nhiệm vụ cho chiến lược PR.

• Người phát ngôn truyền thông

• Người lên kế hoạch cho sự kiện

• Chuyên gia quảng cáo

• Người thiết kế đồ họa

• Người viết nội dung

• Người nghiên cứu và phân tích chiến lược

Tác giả: Indeed Đội Biên Tập

Link bài gốc: Cách Tạo Ra Một Chiến Dịch Truyền Thông Công Khai (PR) trong 8 Bước

Dịch giả: Phạm Thị Ngọc Duyên - ToMo - Học Một điều Gì Đó Mới