Buzz
Nghe thấy 'Làm việc thông minh hơn thay vì vất vả hơn', bạn đã hiểu đúng nghĩa chưa? Cách tiếp cận thông minh với công việc ở mọi nơi, từ văn phòng đến nơi khác?
Theo Melissa Gratias, làm việc 'vất vả' là làm thêm giờ và duy trì tốc độ nhanh, ngay cả khi mệt. Họ là người có động lực, muốn hoàn thành tốt công việc.
Người làm việc thông minh hiểu được sức mạnh của việc dừng lại để 'tự do để nghĩ, lên kế hoạch và đổi mới,' Gratias nói. 'Làm việc thông minh hơn là kết hợp giữa năng suất, dừng lại và nghỉ ngơi.'
Gratias trích dẫn phương trình thành công từ sách 'Chinh phục đỉnh cao' của Brad Stulberg và Steve Magness: 'Căng thẳng + Nghỉ ngơi = Phát triển.'
Ellen Faye, COC®, CPO®, hướng dẫn viên lãnh đạo làm việc năng suất, chú thích rằng' Làm việc thông minh hơn là chú tâm đến những gì bạn đã nói đồng ý. Lời đồng ý nên liên quan chặt chẽ với mục tiêu và ý định. Nếu có điều không phục vụ công việc, hoặc một điều hay ai đó mà bạn quan tâm nhờ vả nhưng bạn ngại từ chối, thì không nên đồng ý.'
Maura Nevel Thomas, một tác giả, diễn giả, và cũng là một nhà huấn luyện về làm việc năng suất cá nhân, tập thể và cân bằng cuộc sống, đặt nó vào cách nghĩ này:' Làm việc thông minh hơn chính là hoàn thành các công việc quan trọng hơn với nỗ lực ít hơn.'
Làm thế nào để bạn có thể thực hiện được điều đó?
Đặt mục tiêu, mục đích rõ ràng. Có mục tiêu, mục đích rõ ràng sẽ 'Dễ dàng hơn trong việc chọn dành thời gian như thế nào,' Faye nói. Bởi vì bạn biết những gì là quan trọng đối với bạn.
Faye cũng chú thích rằng mục tiêu có kết quả cụ thể, nhưng ngược lại mục đích tập trung vào việc chúng ta muốn như thế nào trong thế giới này.
Để đặt mục tiêu ngắn hạn, Faye đề nghị rằng hãy ghi chú nhanh 3 đến 4 điều mà bạn muốn thực hiện trong 6 tháng tiếp theo( có thể là một mục tiêu cho mọi lĩnh vực cuộc sống như sự nghiệp, bản thân, gia đình, dịch vụ). Để đặt mục tiêu dài hạn, làm tương tự như trên nhưng thay đổi khung thời gian từ 6 tháng thành 3 năm. Sau đấy viết lại từng mục tiêu để có thể tính toán và lường trước được.
Để đặt mục đích, Faye đề nghị tập trung vào những mục đích thông minh:
Tập trung vào tâm hồn: biểu lộ đầy đủ về nội tâm của bạn.
Ý nghĩa: Những vấn đề thực sự có ý nghĩa với bạn.
Khát vọng: Bạn muốn làm gì.
Hợp lý: bao gồm những điều không hợp lý.
Biến đổi: Thay đổi để trở thành con người thật.
Hãy dừng lại - tránh xa công nghệ. Vấn đề mà phần lớn chúng ta đang đối mặt khi cố gắng trở nên năng suất là chúng ta cứ tự gián đoạn - rất nhiều lần, Gratias nói. Điều này xảy ra khi chúng ta liên tục làm việc nhưng vẫn nghĩ đến những chuyện đang diễn ra ở chốn công sở, cô ấy nói.
Thay vì dừng làm việc thật sự, chúng ta lại kiểm tra, lướt mạng xã hội, gửi tin nhắn hoặc gọi điện thoại. Bất kỳ hoạt động riêng nào thì nó cũng làm gián đoạn suy nghĩ và làm đứt gãy sự tập trung của chúng ta.
'Thật sự rất cần thiết, để bắt bản thân ngồi vào ghế, hít sâu và sau đó bắt tay vào làm việc trở lại với nhiệm vụ chính,' Gratias nói.
Sử dụng thiết bị đếm giờ. Điều này rất hữu ích khi bạn làm việc chần chừ hoặc gặp khó khăn trong việc tập trung, Gratias nói. Cô ấy khuyến khích cài đặt máy đếm giờ trong 15 phút và cố gắng đua với thời gian. Xem bạn có thể hoàn thành bao nhiêu công việc trong khoảng thời gian đó. Hơn nữa, bạn cũng nên tiếp tục công việc ngay sau khi máy đếm giờ kêu báo.
Kiểm soát môi trường xung quanh bạn. Một trong những lỗi lớn nhất chúng ta mắc phải ở nơi làm việc là tin rằng 'bị gián đoạn thường xuyên là chuyện bình thường ở công sở,' Thomas nói. Cô ấy đã giúp khách hàng quản lý sự tập trung, điều mà cô ấy cho là 'kỹ năng quản lý công việc quan trọng nhất trong thế kỷ 21'. Cô ấy đã viết một quyển sách sắp ra mắt với tựa đề quản lý sự tập trung: phá vỡ lầm tưởng về quản lý thời gian để có năng suất vô song.
Một cách hiệu quả để quản lý tập trung là giảm gián đoạn, kiểm soát môi trường xung quanh. Đóng cửa phòng làm việc, đặt bảng không làm phiền và mang tai nghe. Hành động này tạo ranh giới, thông báo không muốn bị gián đoạn.
Kiểm soát thiết bị công nghệ. Trong công việc, nhận ra sức hút của công nghệ, một khách hàng đã chia sẻ trích đoạn từ Zucked: Thức Dậy Với Thảm Kịch Facebook.
Các thiết bị tính toán hiểu sâu về tâm lý và thuyết phục từ giai đoạn đầu thế kỷ 20, kết hợp tuyên truyền với kỹ thuật lôi cuốn của máy đánh bạc. Công nghệ trói buộc chúng ta với nhu cầu xã hội, rất ít người dùng có thể cưỡng lại.
Khi cần tập trung, làm việc ngoại tuyến, không xem email và thông báo. Bật chế độ im lặng cho thiết bị, đặt chúng xa tầm mắt.
Đánh giá thường xuyên. Đôi khi, tiếp tục một việc không đáng vì không dừng lại đánh giá xem có thực sự phục vụ cho mình không.
Tham gia sự kiện mở rộng quan hệ không phát triển công việc. Tiếp tục công việc kế toán nhàm chán mặc dù không thích. Lưu trữ sách, tài liệu không dùng và không cần thiết xem mỗi ngày.
Đánh giá lại, thay vì tham gia sự kiện xây dựng mối quan hệ, bạn có thể dành thời gian với khách hàng đặc biệt hoặc bạn bè. Thuê nhân viên kế toán, giữ lại và dọn dẹp không gian để thành công ngay hôm nay.
Faye đề xuất làm bản cân nhắc với danh sách sau:
Có vui khi làm việc đó không?
Nếu không, thì không phải là ưu tiên. Gặp sếp để đảm bảo công việc quan trọng với bạn cũng được sếp đánh giá cao. Ưu tiên thay đổi hàng ngày, không ai có thời gian làm công việc không cần thiết.
Chỉ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hôm nay. Không có danh sách ưu tiên, ta trở nên tùy hứng và để người khác quyết định lịch trình.
Chia giấy ghi chú thành 4 phần nhỏ và phân loại theo ưu tiên. Ghi chi tiết nhiệm vụ vào và dán ở trước mặt bạn.
Cân nhắc sau khi tạo danh sách nhiệm vụ: Nếu không hoàn thành, có thể rút ngắn thời gian, giao phó cho người khác không?
Trong sách của Laura Vanderkam về quản lý thời gian, nhân vật chính luôn nhấn mạnh: 'Bạn luôn có quyền lựa chọn. Hãy chọn đúng.'
