[ToMo] 9 Chiến Thuật Tuyệt Vời để Đưa Ra Phản Hồi Hiệu Quả Trong Vai Trò Lãnh Đạo

Việc đưa ra phản hồi một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của cá nhân và tổ chức. Bất kể phong cách quản lý của bạn là gì, nhiệm vụ của bạn là thông báo cho các thành viên trong nhóm biết họ đang làm việc hiệu quả hay không, và công việc của họ đóng góp vào mục tiêu chung của công ty như thế nào. Bạn cần phải giúp họ nhận ra các điểm cần cải thiện và thực hiện hành động để khắc phục kịp thời.

Tuy nhiên, đáng tiếc, việc đưa ra phản hồi thường không mang lại hiệu quả vì có thể làm cho mọi người cảm thấy không thoải mái và gây căng thẳng trong mối quan hệ lao động.

Một nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng chỉ có 26% nhân viên cảm thấy họ nhận được phản hồi hiệu quả để cải thiện và phát triển. Điều này ngụ ý rằng các nhà quản lý không thể chỉ ra điều gì là 'đúng' hoặc 'sai' mà thay vào đó, họ cần phải lắng nghe, hiểu vấn đề và phát triển kế hoạch hành động để hỗ trợ nhân viên của họ thành công. Một thách thức khác là việc phản hồi ảnh hưởng mạnh mẽ đến tâm trạng và thái độ làm việc của nhân viên. Bạn cần cố gắng không làm tổn thương bất kỳ ai, nhưng đồng thời, bạn cũng cần phải thể hiện một cách trung thực và thẳng thắn.

Vậy làm thế nào để bạn có thể đưa ra phản hồi và đạt được kết quả mà bạn mong muốn? Dưới đây là chín chiến lược để đưa ra phản hồi, đánh giá trong vai trò lãnh đạo.

1. Thể hiện một cách trung thực

Phản hồi này liên quan đến việc trò chuyện trực tiếp với nhân viên, có thể kéo họ sang một bên hoặc tạo ra không gian riêng để thảo luận. Điều này giúp tạo ra một môi trường thoải mái để trò chuyện mở rộng, đặc biệt khi nói về các vấn đề nhạy cảm.

Hãy biến cuộc trò chuyện thành một quá trình hai chiều, nơi cả hai bên đều có thể đặt câu hỏi và thảo luận. Đừng bao giờ coi nhân viên như một bức tường hoặc một đứa trẻ, hãy trân trọng và tôn trọng ý kiến của họ.

Tìm kiếm sự giúp đỡ từ những người khác để chia sẻ nhận xét của bạn.

Đôi khi bạn có thể phát hiện hành vi tiêu cực một cách ngẫu nhiên và cần phải thông báo cho nhân viên. Dù họ không phải dưới quyền của bạn, việc liên hệ với người quản lý của họ để cung cấp đánh giá là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề.

Sử dụng phương pháp 'bánh kẹp' để truyền đạt ý kiến và phản hồi một cách hiệu quả.

Cân nhắc sử dụng phương pháp 'bánh kẹp' trong quá trình phản hồi.

Phương pháp 'bánh kẹp' là một cách hiệu quả để truyền đạt phản hồi, đặc biệt là khi bạn muốn đưa ra phản hồi tiêu cực một cách nhẹ nhàng. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp đánh giá hoặc khi tương tác với nhân viên nhạy cảm với phản hồi tiêu cực.

Hãy nhớ rằng không phải tất cả nhân viên đều đánh giá cao phản hồi theo phương pháp này. Một số người muốn nhận phản hồi tích cực, trong khi người khác lại mong muốn phản hồi tiêu cực để cải thiện bản thân. Tuy nhiên, phương pháp 'bánh kẹp' giúp mọi người chấp nhận phản hồi tiêu cực một cách dễ dàng hơn và rời khỏi cuộc trò chuyện với tinh thần nhẹ nhàng hơn.

Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng là cách bạn hỗ trợ nhân viên để họ có thể tự cải thiện. Đây là phản hồi tạo ra từ ý định tích cực, giúp nhân viên nhận biết và khắc phục các vấn đề. Tuy nhiên, đây cũng là loại phản hồi khó đưa ra vì cần chọn lời nói cẩn thận nhưng vẫn mang lại giá trị cho người nhận.

Tập trung vào hành vi thay vì đặc điểm cá nhân khi đưa ra phản hồi. Hai cách tiếp cận này có sự khác biệt lớn. Hãy xem xét hai ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn về sự khác biệt này.

Tập trung vào hành vi của nhân viên là cách hiệu quả để đưa ra phản hồi xây dựng. Thay vì chỉ trích đặc điểm cá nhân, hãy nhấn mạnh vào cách họ thực hiện công việc và đề xuất cách để cải thiện.

Hãy chú trọng vào hành vi cụ thể khi đưa ra phản hồi, điều này sẽ giúp phản hồi trở nên xây dựng hơn. Thay vì chỉ trích cá nhân, hãy tập trung vào cách họ thực hiện các nhiệm vụ và gợi ý cách để cải thiện.

• 'Trong các cuộc họp, bạn cần lắng nghe kỹ lưỡng hơn.'

• 'Tôi nhận thấy rằng, trong các cuộc họp, bạn thường trả lời trước khi mọi người kịp hoàn thành suy nghĩ của mình. Điều này gây gián đoạn dòng suy nghĩ tự do và làm chậm quá trình tìm ra giải pháp.'

Phản hồi tập trung vào hành vi là điểm mạnh của bạn. Bạn diễn đạt một cách rõ ràng vấn đề bạn đang gặp phải với người đó, giải thích lý do tại sao hành vi đó làm hại cho nhóm và cuối cùng, chỉ ra cần phải thay đổi như thế nào. Đây là cách tiếp cận hiệu quả hơn so với chỉ trích mơ hồ mà không có giá trị xây dựng.

Tập trung vào hành vi là cách để nhấn mạnh một hành vi cụ thể cần phải thay đổi và giảm bớt sự đe dọa đối với người nhận phản hồi về tính cách của họ.

6. Khi bạn nhìn thấy điều gì đó, hãy nói luôn ý kiến của mình

Trong trường hợp này, quan trọng là nhân viên nhận phản hồi dựa trên phản ứng của họ với hành động. Phản hồi có thể đơn giản như 'Bạn đã thực sự xuất sắc trong cuộc họp này' hoặc 'Bạn đã thể hiện mình rất tốt trong bài thuyết trình'. Hoặc nếu có cần thiết, bạn có thể đưa ra lời nhận xét xây dựng như 'Cách tiếp cận này có vẻ hiệu quả hơn, bạn nghĩ sao?' Hay 'Lần sau chúng ta nên tập trung vào X, Y và Z.' Quan trọng là phản hồi phải được đưa ra kịp thời, ngay khi bạn nhận thấy điều đó.

Đưa ra phản hồi tập thể là một cách tốt để cải thiện hiệu suất của toàn nhóm.

Việc đánh giá tập thể là phản hồi cho toàn bộ nhóm trong một không gian chia sẻ. Một người quản lý thông minh sẽ nhanh chóng nhận biết điểm mạnh và điểm yếu của đội nhóm của mình. Phản hồi này thường hiệu quả nhất trong các cuộc họp nhóm, họp hàng ngày, họp khẩn cấp, họp lập kế hoạch, họp làm việc nhóm và các tình huống tương tự. Thường, trong những cuộc họp này, nhóm sẽ phải đưa ra ý tưởng và giải pháp dựa trên phản hồi của bạn. Bạn cần cung cấp phản hồi cho nhóm và tạo điều kiện cho cuộc thảo luận.

Hiểu và cảm thông khi đưa ra phản hồi tiêu cực

Không ai thích nghe rằng họ đang làm sai hoặc không đáp ứng được mong đợi của bạn. Phản hồi tiêu cực có thể làm cho nhân viên cảm thấy căng thẳng, mất tinh thần và chán nản, gây ra nhiều cảm giác tiêu cực. Với vai trò quản lý, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng bạn đưa ra phản hồi tiêu cực một cách sao cho nhân viên hiểu rằng bạn quan tâm và muốn họ phát triển và hạnh phúc. Bạn cần thiết lập lòng tin và sự trung thực trong những tình huống khó khăn như vậy.

Kết hợp phản hồi tiêu cực với sự cảm thông là một cách làm điều này. Điều này bao gồm việc lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên của bạn nói, không làm gián đoạn khi họ đang nói; tập trung lắng nghe họ; quan tâm đến sự phát triển của họ. Tất cả những điều này phải kết hợp với ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và khuôn mặt của bạn khi đưa ra phản hồi tiêu cực. Mục đích là giúp nhân viên hiểu tại sao họ cần cải thiện điều gì đó và phát triển kế hoạch hành động cùng họ. Sau cuộc họp, họ nên có cái nhìn tích cực và ý tưởng rõ ràng về những gì cần làm. Điều quan trọng là không quá thân thiện và truyền đạt không hiệu quả.

Sử dụng đánh giá hiệu suất để hỗ trợ sự phát triển của nhân viên

Các cuộc họp đánh giá hiệu suất có thể diễn ra hàng quý, hàng năm hoặc mỗi sáu tháng. Bạn thu thập phản hồi từ các nhân viên khác nhau về một cá nhân cụ thể để hiểu rõ về hiệu suất của họ trong các lĩnh vực khác nhau như sáng tạo, lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề và ra quyết định. Bạn xếp hạng họ từ 1 đến 5 trong mỗi lĩnh vực và viết mô tả chi tiết về lý do bạn đưa ra xếp hạng đó. Sử dụng các cuộc họp này để thảo luận về tiền thưởng, tăng lương và thăng chức. Tạo ra kế hoạch dài hạn để giúp nhân viên phát triển những điểm mạnh của họ và cải thiện những điểm yếu.

Có nhiều cách khác nhau để đưa ra phản hồi cho nhân viên của bạn. Thời điểm sử dụng các phương pháp này có thể thay đổi tùy theo tình huống, nhưng mục tiêu vẫn không đổi: đưa ra phản hồi tích cực giúp nhân viên biết họ đã làm tốt điều gì và cần cải thiện điều gì. Qua quá trình này, họ sẽ phát triển và lớn mạnh, đồng thời bạn cũng xây dựng lòng tin, củng cố uy tín và chứng minh bạn là một người quản lý xuất sắc.