Buzz
Học kỳ đầu tiên ở đại học đã là một thử thách lớn với tôi. Tôi đấu tranh với nhiều vấn đề, nhưng nếu phải chỉ ra nguyên nhân gây ra căng thẳng nhất, tôi nghĩ đó chính là việc quản lý thời gian và khối lượng công việc.
Tôi đánh giá quá cao thời gian học và đánh giá thấp thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ. Tôi bắt đầu muộn, học suốt đêm và kết quả là điểm số không như ý. Tôi trở nên căng thẳng và choáng ngợp.
May mắn là tôi đã tìm ra giải pháp. Tôi đã phát triển một kỹ năng giúp tôi cải thiện điểm số trước khi quá muộn.
Hộp Thời Gian - Bí Quyết của Những Người Thành Công
Đây là kỹ năng quan trọng nhất tôi học được khi còn đi học đại học và nó vẫn hữu ích đến bây giờ.
Nó được gọi bằng nhiều tên khác nhau: Kỹ Thuật Hộp Thời Gian, Phương Pháp Quản Lý Công Việc, Kỹ Năng Lập Kế Hoạch... Tuy nhiên, dù gọi là gì đi nữa, mọi người đều đồng lòng rằng - nó tạo ra một lượng lớn năng suất.
Đây là cách Bill Gates và Elon Musk tổ chức ngày làm việc của họ, và chuyên gia về năng suất Cal Newport đã đi sâu hơn nữa khi nói:
Tôi ước tính rằng, một tuần làm việc 40 giờ với quản lý thời gian hiệu quả và kế hoạch cụ thể có thể tạo ra sản lượng tương đương với một tuần làm việc hơn 60 giờ mà không có mục tiêu rõ ràng.
Tôi đồng ý với Cal Newport. Tôi đã có thể trở thành một vận động viên marathon, đạt kết quả gần như hoàn hảo, có công việc ở trường đại học và trường Luật, và có rất nhiều bạn bè.
Vậy nếu bạn đang tự hỏi:
Liệu kỹ thuật quản lý thời gian có phù hợp với tôi không?
Nếu bạn muốn hoàn thành nhiều việc nhưng vẫn muốn có thời gian thư giãn, đó là lúc bạn cần một phương pháp hiệu quả.
Trong một nghiên cứu gần đây, đã phát hiện ra rằng việc sử dụng hộp thời gian là biện pháp tăng cường năng suất hiệu quả nhất. Đây là kết quả của một cuộc nghiên cứu thú vị:
Hộp thời gian có thể cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn bởi nó ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của hành vi có năng suất: làm việc đơn độc, xác định ưu tiên, duy trì cảm giác hoàn thành và trung thực với bản thân về cách bạn sử dụng thời gian hàng ngày.
Gates và Musk không khác gì bạn
Cả Bill Gates và Elon Musk, những người quản lý thời gian của họ theo hình thức 5 phút (hay còn gọi là khối thời gian 5 phút). Họ dành thời gian cho các cuộc họp được lên lịch sẵn và hoàn thành nhiều nhiệm vụ với các thời hạn khác nhau. Họ cũng dành thời gian để học hỏi và nâng cao kiến thức để luôn giữ vững vị thế hàng đầu trong lĩnh vực của mình.
Dù là hai trong số những người bận rộn nhất trên hành tinh này, nhưng tôi tin rằng họ không khác gì bạn chút nào.
Là một sinh viên, bạn cũng phải tham gia vào các cuộc họp như lớp học, các hoạt động và công việc được xác định theo lịch trình của bạn, cùng với hàng trăm nhiệm vụ có thời hạn được phân bổ trên tất cả các lớp học của bạn. Bạn cũng cần dành thời gian để ôn tập cho các kỳ thi của mình. Thấy không, chúng ta không khác gì nhau chút nào!
Và giống như bạn, Bill và Elon cũng chỉ có 24 giờ trong một ngày. Vậy tại sao bạn không tổ chức ngày của mình giống như những nhà lãnh đạo công nghệ này?
Hộp thời gian hoạt động như thế nào?
Hộp thời gian đơn giản chỉ là phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể của bạn vào các ngày và giờ nhất định trong lịch của bạn.
Nó kết hợp giữa lịch làm việc và danh sách công việc của bạn.
Danh sách công việc thường gặp vấn đề - “Đến hạn” so với “Cần làm ngay”
Danh sách công việc cần thực hiện có hai vấn đề:
Thứ nhất, chúng không xác định thời gian cần thiết. Bạn cần biết mất bao lâu cho mỗi công việc để có niềm tin vào khả năng hoàn thành đúng hạn.
Thứ hai, danh sách công việc có thể đặt thời hạn (hay còn gọi là thời gian “Đến hạn”), nhưng không xác định thời gian thực hiện công việc. Nếu bạn muốn có cuộc sống học tập không căng thẳng, chỉ biết thời hạn không đủ. Bạn cần biết khi nào bạn sẽ hoàn thành công việc.
Sử dụng lịch không đủ
Lịch rất hữu ích để sắp xếp thời gian cho các lớp học, hoạt động và cuộc họp của bạn, nhưng chúng không cho phép bạn dễ dàng chuyển các công việc từ danh sách công việc cần làm của mình vào (hộp) thời gian “Thực hiện” trên lịch của bạn.
Đó là lúc hộp thời gian trở nên cần thiết. Nó kết hợp lịch làm việc và danh sách công việc của bạn thành một đơn vị chặt chẽ.
Hộp thời gian - Sự hòa trộn giữa Lịch và Danh sách công việc cần làm của bạn
Bằng cách kết hợp Lịch và danh sách công việc cần làm, bạn phân chia thời gian cụ thể trong lịch cho từng công việc. Việc ước tính trước thời gian cần cho các nhiệm vụ trong danh sách công việc cần làm sẽ rất hữu ích, từ đó bạn chỉ cần tìm khoảng thời gian phù hợp trong lịch của mình và thực hiện nhiệm vụ.
Công dụng của Hộp thời gian
Nhờ vào hộp thời gian, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một sự kiện nào khác chỉ vì bạn trì hoãn quá lâu và để mọi thứ đến gần thời hạn. Hộp thời gian là giải pháp cho bạn khi bạn cảm thấy không có đủ thời gian để hoàn thành công việc. Nó sẽ giúp bạn đạt được kết quả cao mà không cảm thấy bắt buộc phải học suốt thời gian.
Mang lại sự tự tin để hoàn thành mọi việc
Khi bạn lên kế hoạch thời gian cho một nhiệm vụ trong lịch, điều đó có nghĩa là bạn dành thời gian nhất định cho nhiệm vụ đó. Đôi khi bạn có thể đánh giá thấp thời gian cần cho các nhiệm vụ, nhưng qua trải nghiệm bạn sẽ học được. Quan trọng là bạn thực sự biết bạn sẽ làm gì và khi nào. Bạn không còn nói rằng bạn sẽ hoàn thành tất cả các công việc trong một buổi tối nào đó. Bạn biết chính xác bạn sẽ làm gì và khi nào bạn sẽ làm.
Khi bạn dành thời gian cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ tự tin hơn khi nhìn vào lịch tuần của mình, biết rằng bạn sẽ hoàn thành mọi việc đúng hạn.
Loại bỏ sự xao lạc. Tuân thủ kỷ luật bản thân
Để đạt thành công khi còn là sinh viên, bạn cần có sự tự kiểm soát và cam kết, nhưng điều này khó khăn khi có quá nhiều xao lạc trong thế giới hiện đại. YouTube luôn cám dỗ bạn với nội dung bạn muốn xem, các mạng xã hội được thiết kế để trở nên gây nghiện và các chương trình truyền hình quá hấp dẫn để chỉ xem 'một tập'.
Hộp thời gian sẽ giúp bạn cam kết hoàn thành công việc. Khi một nhiệm vụ đã được lên lịch trong thời gian của bạn, bạn sẽ ít có khả năng dành thời gian cho việc khác. Điều này tương tự như việc lên kế hoạch cụ thể để đi tập gym. Không còn là: “Tôi sẽ tập vào ngày mai” hoặc “Tôi sẽ hoàn thành vào ngày mai”. Thay vào đó, là: “Tôi sẽ tập từ 3 đến 4 giờ chiều” và “Tôi sẽ đọc tiếng Anh từ 6 đến 7 giờ tối”.
Xác định thời gian cụ thể trong lịch làm việc cho mỗi nhiệm vụ sẽ giúp bạn dễ dàng tuân thủ kỷ luật bản thân.
Giúp bạn dễ dàng nói 'Không'
Bạn bè luôn muốn bạn điều chỉnh lịch trình của họ theo lịch của bạn. Có những người học vào buổi sáng muốn bạn đi chơi buổi tối, còn người khác thì hoạt động vào ban đêm và rủ bạn đi chơi vào ban ngày. Trên hết, mọi lời mời tham gia đều mang lại niềm vui hơn là học, vì vậy việc từ chối khi lịch trống là một thách thức.
Hộp thời gian sẽ giúp bạn nói “không”. Nó bảo vệ thời gian học tập của bạn. Khi bạn đặt một nhiệm vụ vào lịch cá nhân, bạn không cần suy nghĩ nhiều. Đó là những gì bạn đã lên kế hoạch. Bạn có thể cho bạn bè biết khi bạn rảnh để họ điều chỉnh lịch trình của họ cho phù hợp.
Chuẩn bị cho sự nghiệp của bạn
Một phần quan trọng của hộp thời gian là ước tính thời gian cần thiết cho công việc. Mọi doanh nghiệp đều cần ước tính thời gian để lập kế hoạch cho dự án, vì vậy dù bạn ở vị trí chuyên môn nào, việc ước tính thời gian là rất quan trọng.
Bill Gates và Elon Musk là những chuyên gia về quản lý thời gian, vì vậy việc bắt đầu học kỹ năng này từ khi là sinh viên sẽ giúp bạn tiến xa hơn.
Làm thế nào để quản lý thời gian với Shovel
Hộp thời gian yêu cầu hai thứ: một lịch trình chi tiết và danh sách công việc cần làm với ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ.
Bạn có thể thử sử dụng hộp thời gian trên giấy hoặc với lịch thông thường, nhưng chúng tôi đã phát triển Shovel đặc biệt để giúp sinh viên sắp xếp hộp thời gian cho công việc của họ một cách dễ dàng.
Shovel linh hoạt hơn so với kế hoạch trên giấy và mạnh mẽ hơn so với lịch. Nó cung cấp lịch trình cho mỗi ngày trong học kỳ và tất cả các nhiệm vụ từ các lớp học của bạn tại mọi nơi. Dưới đây là cách sử dụng Công cụ lập kế hoạch nghiên cứu Shovel để sắp xếp hộp thời gian.
Tuy nhiên, bất kể bạn chọn công cụ nào, có một số điều bạn cần thực hiện để hộp thời gian hoạt động hiệu quả.
1. Tạo ra một lịch trình chính xác
Trước khi bạn bắt đầu sắp xếp công việc vào lịch của mình, bạn cần biết khi nào bạn có thể hoàn thành chúng. Điều này đòi hỏi bạn phải có một lịch trình học tập chính xác.
Hãy tính đến mọi điều:
Các buổi học
Các hoạt động
Bữa ăn
Thời gian riêng của tôi
Thời gian làm việc
Trong Shovel, bạn có thể sử dụng tính năng kéo và thả của chúng tôi để tạo lịch trình của mình trong vài giây.
Điều này sẽ tiết lộ khi bạn thực sự có thể hoàn thành các nhiệm vụ của mình, điều đó cực kỳ hữu ích.
2. Biết những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành
Nếu bạn đã quyết định gán nhiệm vụ vào các thời điểm cụ thể, thì quan trọng nhất là bạn biết rõ những nhiệm vụ đó là gì.
Kế hoạch học tập của bạn sẽ hiển thị tất cả các công việc cần hoàn thành. Nếu bạn chưa có, hãy nhập chúng vào Shovel ngay khi bạn biết.
Trong Shovel, bạn sẽ thấy tất cả các công việc từ các lớp học được sắp xếp gọn gàng theo ý muốn của bạn. Bạn có thể sắp xếp chúng theo các khóa học, danh mục công việc, tuần, ngày đến hạn, độ khó, và nhiều hơn nữa.
3. Ước tính thời gian cho mỗi công việc
Hộp thời gian là việc khớp một khối thời gian có sẵn trong lịch của bạn với một công việc có cùng thời lượng. Điều này có nghĩa là bạn cần biết mỗi công việc sẽ mất bao lâu.
Mỗi công việc đều khác nhau và đôi khi bạn không biết mình sẽ làm gì. Tuy nhiên, bạn có thể ước tính thời gian một cách hợp lý cho từng công việc. Bắt đầu với ước tính tốt nhất của bạn và cải thiện dần dần. Đừng lo lắng, bạn sẽ nhanh chóng quen và ước tính thời gian chính xác hơn.
4. Bắt đầu ngay với thời gian
Bây giờ là thời điểm quan trọng nhất. Xem xét tất cả các khung thời gian trống bạn có. Xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành và bắt đầu lập kế hoạch bằng cách kéo và thả chúng vào các khoảng thời gian trống.
Có nhiều cách để sắp xếp các nhiệm vụ cá nhân vào lịch học cụ thể trong Shovel. Ví dụ trên chỉ ra cách đơn giản nhất, đó là chọn một nhiệm vụ từ danh sách và kéo nó vào lịch.
Như bạn thấy, dựa trên ước tính của nhiệm vụ, Shovel cho bạn biết lượng thời gian cho mỗi nhiệm vụ vẫn còn “chưa được lập kế hoạch”. Ví dụ: nếu một nhiệm vụ kéo dài 6 giờ nhưng bạn chỉ dành 4 giờ cho nó, Shovel sẽ hiển thị rằng bạn còn 2 giờ để lập kế hoạch (số màu đỏ ở góc dưới cùng bên phải).
5. Học từ kinh nghiệm
Là con người, chúng ta thường đánh giá thấp thời gian mà chúng ta nghĩ rằng mất. Chúng ta thường quá lạc quan. Đây là một hiện tượng phổ biến được gọi là hiểu lầm về kế hoạch.
Vì vậy, có thể bạn đã sắp xếp thời gian trong ngày của mình chỉ để nhận ra rằng bạn không thể thực hiện kế hoạch đó một cách chính xác. Nhưng đừng lo lắng, điều này thường xảy ra ban đầu. Khi bạn ghi lại thời gian bạn dành cho các hoạt động, bạn sẽ điều chỉnh ước tính của mình trong tương lai và độ chính xác của lịch trình của bạn sẽ được cải thiện.
Khi nào thì nên dùng Hộp thời gian?
Việc này phụ thuộc vào sở thích của mỗi người. Một số sinh viên thích lập kế hoạch từ trước một tháng, một số thích lập kế hoạch mỗi tối Chủ nhật, và một số chỉ thích lập kế hoạch vào đêm trước.
Hãy chọn cách phù hợp với bạn, nhưng tôi khuyên bạn không nên lập kế hoạch quá trước một tuần.
Chọn ngày bắt đầu cho công việc
Shovel có một tính năng hay là hiển thị nhiệm vụ dựa trên thời điểm bạn quyết định bắt đầu làm chúng. Ví dụ: nó sẽ hiển thị những nhiệm vụ nhỏ bạn cần làm trong tuần này, cũng là những nhiệm vụ bạn muốn bắt đầu từ 3 tuần trước khi đến hạn. Nhờ tính năng này, bạn chỉ cần kiểm tra những nhiệm vụ nào cần bắt đầu trong ngày và đảm bảo chúng được sắp xếp đúng.
Shovel được thiết kế dựa trên ý tưởng của hộp thời gian
Nếu muốn làm việc hiệu quả hơn và thử sức với hộp thời gian, hãy khám phá Shovel. Nó được phát triển để giúp bạn tổ chức công việc và tránh căng thẳng.
Nếu bạn muốn hiểu cách học từ đầu đến cuối, tôi đề xuất bạn nên đọc bài viết này.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc.
Jim Sivers.
