Buzz
Nếu bạn đang muốn nâng cao hiệu suất làm việc, có lẽ bạn đã nghe đến khái niệm timeboxing. Dù bạn có biết hay không, timeboxing là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến, như thời gian biểu và Kỹ thuật Pomodoro.
Trong một số trường hợp, timeboxing là một trong những chiến lược quản lý thời gian đơn giản và hiệu quả nhất. Bạn sẽ biết cách áp dụng kỹ thuật này vào cuộc sống hàng ngày sau khi đọc bài viết này.
Timeboxing Là Gì?
Timeboxing – Khung thời gian là một khái niệm đơn giản cho việc dành ra một khoảng thời gian cố định cho mỗi công việc. Khác với cách làm việc thông thường, không có giới hạn về thời gian, chúng ta có thể sử dụng lịch và thêm các khung thời gian cho các nhiệm vụ trong lịch của mình hoặc đơn giản là sử dụng đồng hồ báo thức để tự đặt hạn chót cho thời gian của mình.
Cách hiệu quả nhất là kết hợp cả hai phương pháp. Điều đó có nghĩa là chia nhỏ công việc thành các khung thời gian cố định và lên lịch hoàn thành cho từng công việc. Sau đó, ghi chú các công việc cần làm vào từng khung giờ đó.
Viết ra danh sách công việc hàng ngày và đảm bảo không dành quá 3 đến 4 tiếng cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao để đạt hiệu suất tối đa. Tổng thời gian là không quá 6 tiếng mỗi ngày vì chúng ta không thể tập trung lâu hơn vậy.
Bây giờ, hãy khám phá cách timeboxing có thể nâng cao năng suất của bạn một cách chi tiết.
Timeboxing và Sức Mạnh Tăng Hiệu Suất
1. Tận dụng Định luật Parkinson
Theo Định luật Parkinson, thời gian sẵn có cho một nhiệm vụ sẽ được mở rộng ra. Điều này ngụ ý rằng chúng ta thường cần nhiều thời gian hơn dự tính cho một nhiệm vụ.
Tận dụng Định luật Parkinson
Bạn đã từng phải đối mặt với một deadline sắp đến gần và tự hỏi làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn chưa? Và bạn đã từng trải qua một ngày thứ 7 trống rỗng mà không biết phải làm gì? Thông thường, một công việc chỉ cần một giờ để hoàn thành, nhưng có những lúc bạn cần cả ngày để xong một việc, phải không?
Chúng ta có thể tận dụng timeboxing để quản lý thời gian. Đặt ra một deadline cho bản thân để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn đo lường được thời gian cần thiết cho công việc đó. Nếu bạn giữ vững thời gian và không để bị phân tâm, bạn sẽ hoàn thành công việc trước khi hết thời gian.
2. Luôn tập trung
Giữ sự tập trung
Tôi đề xuất việc sử dụng thiết bị hẹn giờ cho timeboxing. Mặc dù việc thêm các khung thời gian vào lịch là một cách tuyệt vời để có cái nhìn tổng quát, nhưng nó không nhất thiết giúp chúng ta hoàn thành nhiều việc trong thời gian ít hơn. Tuy nhiên, đặt giờ và đặt ra deadline cho từng công việc sẽ giúp ích rất nhiều.
Một lợi ích lớn từ timeboxing với việc sử dụng thiết bị hẹn giờ là giúp chúng ta tập trung. Cách dễ nhất để bắt đầu là sử dụng thời gian giải lao ngắn. Kỹ thuật 25 phút của Pomodoro (sẽ được đề cập trong bài viết này) là một cách tốt để bắt đầu.
Chọn một thời gian ngắn và làm việc liên tục trong khoảng thời gian đó. 25 phút không nhiều, nhưng vượt qua khung thời gian này sẽ giúp tập trung hơn.
Biến khoảng thời gian thành một khía cạnh cụ thể và quản lý thời gian mỗi ngày một cách hiệu quả hơn.
Timeboxing giúp thời gian trở nên rõ ràng và quản lý được thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi một cách linh hoạt.
Một lợi ích khác của timeboxing là làm cho thời gian trở nên có hình dạng cụ thể và kiểm soát được lịch làm việc hàng ngày.
Timeboxing là cách hiệu quả để kiểm soát thời gian của bản thân và quản lý được lịch trình làm việc.
Quản lý thời gian của bản thân thông qua việc phân chia thời gian một cách rõ ràng và hiệu quả.
Một lợi ích cuối cùng của timeboxing là chúng ta tự kiểm soát thời gian của mình. Thay vì làm việc không phân biệt, chúng ta có thể tự quyết định thời gian dành cho mỗi công việc.
Chúng ta có thể hoàn toàn kiểm soát thời gian cho từng nhiệm vụ. Điều này thể hiện sự chịu trách nhiệm và tự quản lý cuộc sống của bản thân.
7 Mẹo để Quản Lý Timeboxing để Tăng Hiệu Suất.
Bây giờ khi đã hiểu được lợi ích của timeboxing, dưới đây là 7 mẹo giúp tăng hiệu suất trong việc quản lý thời gian.
Khung thời gian là yếu tố cần thiết trong việc quản lý công việc hàng ngày.
Quản lý thời gian là một yếu tố không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày.
Như đã nhấn mạnh trước đó, việc quản lý thời gian là vô cùng quan trọng trong timeboxing. Nó giúp chúng ta tổ chức thời gian một cách hiệu quả hơn và làm cho lịch trình hàng ngày trở nên rõ ràng hơn. Đây là cách để thực hiện điều đó.
Sử dụng Google Calendar hoặc các ứng dụng lịch khác mà bạn có thể truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau. Sau đó, thêm các khối thời gian cho công việc và thời gian nghỉ ngơi. Điều này sẽ đặt ra một ranh giới cụ thể cho công việc mà bạn cảm thấy phù hợp với nhiệm vụ của mình.
Sau khi bạn đã làm điều đó, hãy thêm ít nhất một khối thời gian cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Khối thời gian này nên kéo dài ít nhất một tiếng, có thể lâu hơn, và mục đích của nó là giúp bạn xử lý những nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao.
Tiếp theo, thêm một số khối thời gian cho các nhiệm vụ khác. Đây là những công việc cần phải hoàn thành nhưng không phải là những việc quan trọng nhất, nhưng chúng sẽ giúp bạn tiến triển trong công việc hoặc kinh doanh. Những nhiệm vụ ít quan trọng thường bao gồm việc kiểm tra và trả lời email.
2. Thêm Công Việc Cần Làm Vào Lịch Trình
Thêm Việc Cần Thực Hiện Vào Lịch Trình
Tiếp theo là thêm các công việc cần làm vào thời gian biểu. Điều này sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về những công việc cần hoàn thành trong ngày. Ngoài ra, đây cũng là cách tốt để ghi nhớ thông tin trước thời hạn. Vì vậy, khi chúng ta nghĩ đến một nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong một ngày nhất định, chúng ta đã có thể thêm nó vào lịch trình của ngày đó.
Một lợi ích khác của việc lập thời gian là chúng ta có thể làm cho chúng lặp lại nhiều lần. Vì vậy, hãy đặt các khung thời gian đó lặp lại và sau đó thêm các công việc cần làm vào từng khung thời gian tương ứng.
3.
Xác định Thời Gian Cần Thiết Cho Một Nhiệm Vụ
Bây giờ, đây là một mẹo rất quan trọng: xác định lượng thời gian thực sự cần cho một nhiệm vụ.
Ban đầu, điều này chỉ có thể là ước lượng. Chỉ cần xác định một thời gian cụ thể và sau đó xem chúng ta thực sự mất bao lâu. Sau một số lần lặp lại, chúng ta sẽ biết thời gian thực sự cần để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Một ví dụ điển hình là tôi dành 2 Pomodoro hay 50 phút để viết một bài như thế này. Chuẩn bị nội dung đòi hỏi 1 Pomodoro hoặc 25 phút và việc chỉnh sửa lại mất từ 1 đến 2 Pomodoro.
Sau khi biết được thời gian cần cho một công việc, chúng ta nên cố gắng luôn hoàn thành nó trong thời gian ngắn nhất có thể. Ví dụ, để phân tích một tập tin Excel, tôi mất 2.5 giờ. Khi đã biết điều đó, hãy đặt mục tiêu hoàn thành trong 2 giờ và 20 phút cho lần tiếp theo. Luôn cố gắng cắt giảm thời gian cho đến khi chúng ta đạt được một điểm mà gần như không thể làm nhanh hơn.
Với việc sử dụng timeboxing cùng các công cụ bổ sung, chúng ta có thể tăng hiệu suất làm việc lên rất nhiều!
4. Luôn Luôn Tuân Thủ Lịch Hẹn
Bên cạnh đó, việc bị phân tâm dễ xảy ra khi không có một bộ đồng hồ đếm ngược để biết chúng ta còn bao lâu cho đến khi thời gian đã sử dụng hết.
Thêm vào đó, việc bị phân tâm dễ xảy ra khi không có một bộ đồng hồ đếm ngược để biết chúng ta còn bao lâu cho đến khi thời gian đã sử dụng hết.
5. Không Để Bất Kỳ Sự Gián Đoạn Nào Xảy Ra
Không để bất kỳ sự phân tâm nào xảy ra khi bạn đang timeboxing.
Để tăng hiệu suất làm việc, chúng ta cần có những khoảng thời gian mà chúng ta có thể làm việc mà không bị phân tâm, điều này chỉ có thể đạt được khi loại bỏ mọi yếu tố gây xao lạc. Vì vậy, hãy đóng email, tắt thông báo và để điện thoại ở chế độ im lặng trong phòng khác khi làm việc. Tôi cam đoan rằng điều này sẽ làm tăng đáng kể năng suất của bạn.
6. Bắt Đầu Với Phương Pháp Pomodoro
Không để bất kỳ sự phân tâm nào xảy ra khi bạn đang timeboxing.
Bắt đầu với kỹ thuật Pomodoro.
Cách tốt nhất để bắt đầu với timeboxing là sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Đây là một phương pháp đơn giản mà chúng ta làm việc trong 25 phút rồi nghỉ ngơi trong 5 phút. 25 phút có thể không nhiều lắm, nhưng nếu làm việc không bị gián đoạn, chúng ta sẽ có thể hoàn thành rất nhiều công việc.
Hơn nữa, thời gian này cũng là lý tưởng để đối mặt với việc truy cập mạng xã hội hoặc lướt web. Dễ dàng hơn rất nhiều để vượt qua 25 phút thay vì làm việc liên tục suốt 8 tiếng một ngày.
Đó là lý do tại sao nên bắt đầu với phương pháp này. Hãy chắc chắn rời khỏi bàn làm việc giữa mỗi kỳ Pomodoro, và cho phép bản thân nghỉ ngơi lâu hơn sau 4 kỳ Pomodoro. Khi không còn gặp khó khăn gì trong việc làm việc liên tục trong 25 phút, chúng ta có thể tăng thời gian nếu muốn dành nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ.
7. Có Một Người Bạn Đồng Hành
Mẹo cuối cùng để tăng hiệu suất với timeboxing là tìm kiếm một người bạn đồng hành.
Một cách để tăng hiệu suất cuối cùng với timeboxing là tìm kiếm một người bạn đồng hành.
Timeboxing, lập kế hoạch thời gian, và kỹ thuật Pomodoro đều là những phương pháp tốt để tăng hiệu suất làm việc. Nhưng có một người bạn đồng hành có thể giúp đảm bảo rằng chúng ta thực sự cam kết để làm việc và thực hiện những gì đã đề ra.
Hãy hợp tác với một người bạn sẵn sàng thúc đẩy bạn nếu bạn không tuân thủ kế hoạch thời gian của mình.
Kết Luận
Timeboxing là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản mà có thể tăng hiệu suất làm việc của bạn lên rất nhiều. Cách tốt nhất là thêm các khung thời gian vào lịch làm việc của bạn và sau đó xác định những việc cần làm trong mỗi khung thời gian để có cái nhìn tổng quan về công việc cần hoàn thành trong một ngày.
Xác định thời gian cho mỗi nhiệm vụ và tuân thủ lịch hẹn giờ. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro để xác định số lượng Pomodoro cần cho mỗi nhiệm vụ, hoặc đặt hẹn giờ cho thời gian cụ thể mà bạn đã đề ra trước đó, như là 1 giờ.
Đừng để bất kỳ sự phân tâm nào xảy ra trong thời gian quản lý công việc. Nếu bạn tuân thủ nguyên tắc này, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn bao giờ hết.
