[ToMo] Bí Quyết Nâng Cao Kỹ Năng Mềm Cho Công Việc Từ Xa

Ý Kiến Chuyên Gia

Kỹ năng mềm là yếu tố quan trọng - ngay cả trong thời đại Công Nghệ Số. Theo một khảo sát gần đây của LinkedIn, 72% các CEO tại Mỹ đánh giá cao kỹ năng mềm hơn cả Trí Tuệ Nhân Tạo. Điều này hoàn toàn hợp lý, theo Arnaud Collery, Giám Đốc Humanava, một công ty đào tạo và phát triển nhân sự hàng đầu tại Pháp.

Các tổ chức ưu tiên phát triển kỹ năng mềm thường đạt được hiệu suất làm việc cao hơn và năng suất tốt hơn, ông nói. Và những người có kỹ năng mềm tốt thường có sự nghiệp thành công hơn. 'Ở Pháp, chúng tôi gọi chúng là compétences transversales, tức là những kỹ năng bạn có thể sử dụng trong bất kỳ tình huống nghề nghiệp nào', ông nói.

Dù có thể khó khăn, nhưng việc phát triển kỹ năng mềm khi làm việc từ xa không phải là điều không thể, theo Nancy Rothbard, giảng viên quản lý và Phó Viện Trưởng Trường Wharton, Đại Học Pennsylvania. 'Khi không có sự tương tác trực tiếp, bạn cần phải cẩn trọng hơn về cách tương tác với mọi người', bà nói. 'Bạn cần phải suy nghĩ kỹ lưỡng hơn về cách thể hiện bản thân và ấn tượng bạn gây ra'. Nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng mềm khi làm việc từ xa, dưới đây là một số bước bạn có thể thử.

Xác Định và Phát Triển Kỹ Năng Mềm

Đầu tiên, hãy xác định những kỹ năng mềm bạn muốn cải thiện, theo Collery. 'Nhiều người mới bắt đầu sự nghiệp chú trọng vào thành tích học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc ở các công ty nổi tiếng', ông nói. 'Thay vào đó, hãy suy nghĩ về việc phát triển bản thân. Bạn cần gì? Và bạn muốn trở thành ai?'. Ông đề xuất hỏi ý kiến từ bạn bè, đồng nghiệp và người hướng dẫn về những điểm mạnh và yếu của bạn.

Tiếp theo, hãy lập kế hoạch để phát triển những kỹ năng đó. Collery khuyên bạn nên coi đó như là 'hành trình để đạt được mục tiêu'. Ví dụ, nếu bạn muốn cải thiện khả năng sáng tạo, ông gợi ý bạn nên tham gia các hoạt động thú vị và thách thức bản thân. Điều này có thể là việc tham gia các khóa diễn xuất, lớp học vẽ hoặc tham gia các sự kiện nghệ thuật địa phương.

Thể Hiện Giá Trị Chung

Vì không có cơ hội gặp gỡ và trò chuyện ở nơi làm việc hoặc tham gia các buổi họp nhóm, bạn cần phải cân nhắc và có chiến lược hơn trong cách tương tác với đồng nghiệp. Rothbard khuyên bạn nên xây dựng sự 'đồng thuận' với họ. 'Xây dựng một nền tảng chung và thiết lập các giá trị chung', bà nói. 'Hãy thăm hỏi và tìm hiểu về trải nghiệm và hoàn cảnh của họ.'

Bắt đầu bằng cách hỏi về lịch làm việc của họ, Collery khuyên. 'Hỏi họ khi nào họ làm việc hiệu quả nhất và cách họ quản lý thời gian - chia sẻ lịch làm việc của bạn để cả hai đều biết khi nào mình hoạt động hiệu quả nhất'. Sau đó, đi sâu hơn nữa. 'Hỏi họ về đam mê và điều gì thúc đẩy họ', ông nói. 'Cố gắng hiểu đồng nghiệp của bạn là ai khi họ nói chuyện về cuộc sống ngoài công việc.'

Những cuộc trò chuyện này giúp mở rộng mối quan hệ và phát triển kỹ năng giao tiếp của bạn. Mục tiêu không phải là kết bạn với mọi người, mà là xây dựng sự tôn trọng và lòng tin, làm cho mối quan hệ làm việc mạnh mẽ hơn.

Thể hiện sự quan tâm đến đồng nghiệp

Trong thế giới kỹ thuật số, nơi cuộc họp diễn ra qua màn hình, thường tuân theo kịch bản. Tuy nhiên, không ai muốn một cuộc họp tẻ nhạt.

Rothbard nhấn mạnh rằng thời gian 'không làm gì' là cơ hội để tạo mối quan hệ trong không gian nhóm và xây dựng mối quan hệ. 'Thể hiện sự tò mò và kỹ năng lắng nghe', bà nói. 'Hãy chú ý và nhớ lại những gì mọi người nói - đừng để những lời nói vô ích - và nhắc lại đó', bà chia sẻ.

Nếu bạn quên, Rothbard khuyến nghị ghi chú những thông tin quan trọng mà mọi người chia sẻ, như địa điểm nghỉ ngơi hoặc tên thú cưng. Sử dụng thông tin này để duy trì liên lạc và thể hiện sự quan tâm ngoài công việc. Tuy nhiên, cần tránh làm phiền, 'để mọi người cảm thấy được tôn trọng', bà nhấn mạnh.

Rèn kỹ năng quan sát

Hiểu được những biểu hiện không nói của người khác và cách họ diễn đạt bằng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể giúp tăng cường kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, khi giao tiếp qua mạng và không thể nhìn thấy người đối diện cũng như không có ánh mắt, cử chỉ hay bối cảnh xung quanh, việc hiểu được suy nghĩ của họ trở nên thách thức như Rothbard đã chú ý. 'Bạn có thể tự hỏi, 'Đồng nghiệp của tôi đang cau mày vì lý do nào? Có phải vì điều tôi nói, hoặc có lẽ con của họ vừa bước vào phòng, hoặc họ chỉ muốn chuyển sang cuộc họp Zoom khác?''

Rất dễ hiểu nhầm tình huống. Đó là lý do tại sao Collery nhấn mạnh việc phát triển khả năng quan sát và trực giác của bản thân. Chú ý đặc biệt đến biểu hiện khuôn mặt và giọng điệu của đồng nghiệp, và quan sát kỹ lưỡng những dấu hiệu khi lời nói và hành động của họ phù hợp với nhau. 'Hãy chú ý vào cách họ truyền đạt thông điệp và cách họ tạo ra khoảng cách giữa các từ.' Mục tiêu của bạn, theo ông ấy, là 'tìm kiếm những khoảnh khắc thật sự khi bạn tham gia vào cuộc họp qua Zoom'.

Yêu cầu phản hồi

Bởi vì không thể nhận phản hồi ngay lập tức như trong giao tiếp trực tiếp, việc yêu cầu phản hồi từ nhóm và quản lý là cần thiết. Điều này có thể thực hiện thông qua việc kiểm tra định kỳ hoặc yêu cầu phản hồi ngay lập tức, theo Collery. 'Cuộc họp đã thành công và tôi rất vui vì chúng ta đã đồng ý về dự án này. Tuy nhiên, về một vấn đề khác, tôi muốn biết cách tôi đã giao tiếp hôm nay. Có điều gì tôi có thể làm khác không?'.

Cân nhắc việc chuẩn bị trước trước khi tham gia vào cuộc họp nhóm hoặc thuyết trình để họ hiểu rõ loại phản hồi mà bạn muốn nhận, theo Rothbard. Bạn cũng có thể nghĩ đến việc tận dụng việc làm việc từ xa bằng cách liên hệ trực tiếp với đồng nghiệp hoặc cấp trên để nhận phản hồi và cải thiện ngay lập tức, cô ấy bổ sung. Khi bạn đề xuất một quan điểm, hãy nói rằng: 'Có cách nào khác mà tôi có thể thử không? Hoặc, ý kiến nào đã thú vị hơn với nhóm? Hãy tôn trọng và không làm phiền mọi người. Những gì bạn đang tìm kiếm, 'tương đương với việc ai đó gật đầu phê bình hoặc nhăn mày', cô ấy nói.

Chứng minh đạo đức trong công việc của bạn

Khi làm việc từ xa, bạn cần xây dựng lòng tin và chứng minh kỹ năng mềm của mình với quản lý và đồng nghiệp, như Rothbard đã chỉ ra. Điều này bao gồm việc chứng minh khả năng quản lý thời gian và khối lượng công việc một cách hiệu quả, ưu tiên nhiệm vụ và linh hoạt khi kế hoạch thay đổi. 'Nếu bạn muốn tiến xa, bạn phải làm cho mọi người ngạc nhiên', cô ấy nhấn mạnh.

Chứng minh đạo đức trong công việc của bạn thông qua kết quả cụ thể và phản hồi kịp thời. Hãy tuân thủ kỷ luật trong việc quản lý mong đợi và đáp ứng thời hạn. Giao tiếp thường xuyên và trở thành một thành viên đáng tin cậy trong nhóm. Bạn không thể biến mất trong vài giờ, cô ấy nhấn mạnh. Nếu bạn cần phải tắt kết nối để tập trung, hãy thông báo cho sếp và đồng nghiệp để họ hiểu rằng đó là dấu hiệu của sự tập trung, không phải là sự không chú ý. 'Sản phẩm của bạn có ý nghĩa, nhưng bạn cần phải hiện diện và phản hồi nhanh chóng để đối phó với câu hỏi: Bạn đang làm gì?'

Tìm cách gặp mặt trực tiếp

Dù bạn chủ yếu làm việc từ xa, việc tìm cách gặp mặt với đồng nghiệp là quan trọng để đầu tư vào sự phát triển chuyên nghiệp của bạn, theo Collery. Làm việc ở nhà không đủ để bạn thực hiện vai trò trong tương tác nhóm. 'Bạn không thể xây dựng quan hệ mà không cần phải gặp mặt. Cơ thể bạn cần phải có mặt và làm việc để trở nên mạnh mẽ hơn', ông ấy lưu ý. Điều tương tự cũng áp dụng cho các mối quan hệ. 'Bạn cần phải gặp mặt để kết nối, học hỏi và phát triển.'

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn mới bắt đầu sự nghiệp của mình, ông ấy nhấn mạnh. Bạn có thể không thể tham gia công ty mỗi tháng hoặc mỗi quý, nhưng thậm chí một chút tiếp xúc cũng rất hữu ích, theo ông ấy. 'Đó là lúc bạn có thể thấy những tín hiệu không nói và hành vi không chính thức nhỏ bé nhưng lại tạo nên một môi trường làm việc mạnh mẽ và giúp bạn tham gia tích cực vào công việc.'

Nguyên tắc cần nhớ

Nên

• Đánh giá những kỹ năng mềm cần thiết cho công việc và lập kế hoạch phát triển bao gồm các hoạt động mở rộng và liên kết các phần khác nhau của bản thân.

• Hãy tò mò, thực hành lắng nghe tích cực và chú ý đến những chi tiết quan trọng về đồng nghiệp để chứng tỏ bạn đang quan tâm.

• Chủ động tìm kiếm phản hồi để không bỏ lỡ cơ hội cải thiện, điều này có thể là một điểm yếu của công việc từ xa.

Không nên

• Tham gia vào cuộc trò chuyện một cách thụ động. Hãy nỗ lực kết nối với đồng nghiệp bằng cách đặt những câu hỏi sâu sắc, vượt qua những câu trả lời đơn giản.

• Biến mất một cách đột ngột để làm đồng nghiệp phải tự hỏi bạn đang ở đâu. Hãy luôn đáng tin cậy và phản hồi để xây dựng lòng tin và chứng minh đạo đức trong công việc của bạn.

• Bỏ qua tầm quan trọng của việc dành thời gian gặp mặt trực tiếp với đồng nghiệp. Điều này quan trọng cho sự phát triển chuyên nghiệp và phát triển kỹ năng mềm.