[ToMo] Bí Quyết Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả: 20 Mẹo Giúp Bạn Kiểm Soát Lịch Trình (Phần 1)

Lịch trình của bạn dày đặc, danh sách công việc càng ngày càng dài, và có vẻ như thời gian không còn đủ? Dưới đây là cách cải thiện việc quản lý thời gian để giúp bạn luôn kiểm soát được mọi thứ.

Thời gian. Đó là tài nguyên mà tất cả chúng ta đều sở hữu. Tuy nhiên, trong khi một số người có thể thành công trong công việc và về nhà sớm mỗi ngày, thì phần lớn chúng ta đều gặp khó khăn và căng thẳng khi cố gắng hoàn thành mọi việc đúng thời hạn. Dưới đây là 20 mẹo hàng đầu về cách cải thiện quản lý thời gian để giúp bạn kiểm soát lịch trình của mình trước khi nó kiểm soát bạn.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian đồng nghĩa với việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất có thể. Điều này bao gồm việc giảm thiểu sự rối loạn, phân công nhiệm vụ, ưu tiên việc bạn muốn dành thời gian và cuối cùng là hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hạn và ít căng thẳng hơn.

Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng cần thiết cho cả công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.

Nó có thể giúp bạn:

• Hoàn thành tất cả các nhiệm vụ công việc của bạn, để bạn không phải làm việc muộn hoặc vào cuối tuần.

• Đáp ứng tất cả các thời hạn đúng giờ hoặc sớm. Không bao giờ quên hoặc bị trễ cho một cuộc hẹn xã hội nữa.

• Tăng cường năng suất của bạn, giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn và vượt trội trong công việc.

• Kiểm soát lịch trình của bạn, giúp bạn quản lý mức độ căng thẳng và lo lắng của mình.

Cách cải thiện khả năng quản lý thời gian: 20 lời khuyên hàng đầu của chúng tôi

Bạn muốn phát triển kỹ năng quản lý thời gian của mình? Dưới đây là những gì bạn cần làm.

1. Dành thời gian để lập kế hoạch cho tuần của bạn

Khi bạn bận rộn, điều cuối cùng bạn muốn làm là dừng lại với danh sách công việc và dành thời gian để lập kế hoạch cho tuần của mình. Tuy nhiên, dành một vài phút vào đầu tuần có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ trong tương lai.

Hãy dành chút thời gian vào sáng thứ Hai, tối Chủ nhật hoặc chiều thứ Sáu để lên kế hoạch. Dù sao, bạn cũng có thể không hoàn thành nhiều việc trong thời gian này.

Hãy sử dụng thời gian này để xem xét tuần làm việc sắp tới và lập kế hoạch cho các cuộc họp, thời hạn và sự kiện xã hội mà bạn không thể trì hoãn.

Sau đó, hãy liệt kê những việc bạn muốn hoàn thành, như thực hiện một dự án lớn hơn, lên ý tưởng kinh doanh hoặc tiếp cận khách hàng mới. Hàng ngày, hãy lập kế hoạch cẩn thận để không bỏ lỡ điều gì.

2. Ưu tiên danh sách công việc

Danh sách công việc không nên là một danh sách vô tận chứa mọi thứ bạn muốn hoàn thành trong cuộc sống.

Thay vì làm như vậy, hãy lựa chọn những việc không thể thay đổi để hoàn thành mỗi ngày.

Hãy cân nhắc chọn ba nhiệm vụ 'phải làm' và sau đó tạo ra một danh sách riêng cho những việc khác cần hoàn thành nhưng không quá khẩn cấp.

Điều này sẽ giúp bạn thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất hàng ngày, thay vì bận rộn làm những công việc có thể hoãn lại đến cuối tuần.

3. Ưu tiên các nhiệm vụ chính trong tuần hoặc tháng của bạn.

Ngoài việc chọn ra ba công việc quan trọng cần hoàn thành mỗi ngày, hãy cân nhắc thực hiện tương tự trong tuần hoặc tháng.

Điều này cũng có thể là điều bạn nên thảo luận với sếp hoặc nhóm của mình.

Bằng cách lựa chọn ba ưu tiên trong tuần hoặc tháng và nhắc nhở bản thân về chúng mỗi buổi sáng, bạn sẽ đảm bảo không bị cuốn vào làm những công việc không quan trọng hoặc các cuộc họp không cần thiết.

Điều này cũng sẽ buộc bạn nhìn vào tổng thể và thực hiện các bước để đạt được những mục tiêu lớn hơn của mình.

4. Sử dụng Lịch trực tuyến

Không vấn đề nếu bạn sử dụng Lịch Google, Lịch Apple hoặc một ứng dụng khác. Quan trọng là, ngay cả những người thích lịch giấy của họ hoặc nghĩ rằng lịch không phải là dành cho họ cũng nên cân nhắc sử dụng một lịch.

Sử dụng lịch trực tuyến có nghĩa là bạn có thể truy cập nó từ máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc điện thoại di động.

Bạn có thể thêm thời hạn và cuộc họp vào đó mọi lúc mọi nơi và kiểm tra kỹ trước khi cam kết điều gì.

Chọn một lịch và cam kết sử dụng nó để ghi nhận các ngày, thời hạn và công việc quan trọng.

5. Tự đặt thời hạn giả

Nếu yếu điểm trong việc quản lý thời gian của bạn là thiếu thời hạn, hãy bắt đầu đặt cho mình những thời hạn giả.

Ví dụ: Nếu báo cáo đến hạn vào thứ Sáu, hãy đặt thời hạn trong lịch của bạn là Thứ Tư hoặc sớm hơn nếu bạn muốn có thêm thời gian dự phòng.

Sau đó, cố gắng quên thời hạn thực sự. Thay vào đó, đặt mục tiêu hoàn thành tất cả công việc và nộp trước thời hạn giả mạo của bạn.

Điều này sẽ mang lại cho bạn một khoảng thời gian dự phòng nếu gần hoặc bỏ lỡ thời hạn giả mạo và khuyến khích bạn làm việc trước thời hạn.

6. Đặt thời hạn chặt chẽ cho bản thân

Công việc sẽ bị điều chỉnh để vừa với khung thời gian bạn đặt ra.

Nếu bạn tự đặt một thời hạn là phải tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến trong hai giờ, bạn sẽ không có thời gian lãng phí trên mạng xã hội hoặc kiểm tra email. Bạn sẽ phải tập trung để hoàn thành công việc đó, ngay cả khi đó là áp đặt từ chính bản thân bạn.

Vì vậy, khi đặt thời hạn, hãy cố gắng đặt chúng sớm hơn một chút để giúp đẩy lùi thói quen trì hoãn.

7. Thử chặn thời gian

Chặn thời gian là một kỹ thuật năng suất có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn hơn.

Bạn chia ngày thành các khối thời gian, gán mỗi khối cho một nhiệm vụ cụ thể. Sau đó, bạn tập trung chỉ làm việc trên nhiệm vụ đó trong khối đó, bỏ qua bất kỳ sự xao lãng nào hoặc các nhiệm vụ khác bạn phải làm.

Thêm vào đó, bằng cách đặt một thời gian giới hạn cho mình, bạn sẽ làm việc nhanh hơn để hoàn thành theo kế hoạch.

Ví dụ: Nếu bạn phải viết báo cáo, tạo quảng cáo và xử lý email trong một ngày cụ thể, bạn có thể sắp xếp ngày của mình để xoay quanh ba nhiệm vụ đó.

Tuy nhiên, mỗi khi chuyển đổi, bạn sẽ mất thời gian để quay lại tâm trạng làm việc. Đó là lý do tại sao tập trung vào một công việc trong một khoảng thời gian cố định có thể hiệu quả hơn.

Ví dụ, với việc chặn thời gian, ngày của bạn có thể diễn ra như sau:

4 giờ chiều - 5 giờ chiều: xử lý email và công việc quản trị cuối cùng trong ngày. Điều này giúp phân chia rõ ràng các nhiệm vụ, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa chúng.

Phương pháp này giống như chặn thời gian, nhưng bạn tổ chức các công việc tương tự nhau vào cùng một khoảng thời gian, làm chúng một cách liên tục.

Bạn chia thời gian thành các khối tương tự nhau, làm từng khối một theo thứ tự. Điều này giúp tăng cường tập trung và hiệu suất.

Ví dụ: Nếu bạn là một nhà văn, bạn có thể dành ngày thứ Hai để nghiên cứu, ngày thứ Ba để viết và ngày thứ Tư để chỉnh sửa bài viết của mình.

Trong những ngày đó, bạn có thể đang làm việc trên nhiều bài viết, nhưng bạn phân bổ thời gian cho nghiên cứu, viết và chỉnh sửa mỗi bài vào các ngày khác nhau để nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau.

Bằng cách kết hợp các nhiệm vụ tương tự, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn mà không cần thay đổi quá nhiều suy nghĩ.

Phương pháp này cũng hữu ích khi bạn có một loạt các nhiệm vụ quản trị nhỏ cần hoàn thành.

Tắt thông báo giúp bạn tránh sự phân tâm do tiếng “ting” của tin nhắn hoặc email mới. Mỗi khi bạn quay lại công việc, bạn không cần phải dành thêm thời gian để tập trung lại.

Thông báo từ điện thoại và máy tính có thể làm bạn mất tập trung. Hãy tắt chúng để tập trung hoàn toàn vào công việc.

Hãy đặt điện thoại của bạn ở chế độ 'im lặng' và, nếu có thể, tắt thông báo cùng đóng hộp thư email.

Tập trung vào một nhiệm vụ trong 30 hoặc 60 phút, sau đó kiểm tra tin nhắn vào thời gian phù hợp với bạn.

Nghỉ giải lao.

Khi danh sách công việc của bạn ngày càng tăng lên, đừng bao giờ quên nghỉ ngơi. Nghỉ ngơi giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Nếu bạn không nghỉ ngơi, bộ não sẽ trở nên mệt mỏi và không hoạt động hiệu quả. Thách thức làm việc trong 90 phút rồi nghỉ 30 phút; hoặc làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút.

Hãy sử dụng thời gian nghỉ ngơi một cách thông minh. Rời khỏi bàn làm việc, uống nước, đi dạo hoặc thực hiện các động tác vận động.