Buzz
Cuối năm ngoái, Sir Richard Branson, CEO của Virgin và một nhà đầu tư tri thức, đã tuyên bố rằng ông sẽ loại bỏ ngày làm việc thường nhật trong 10 năm tới. Ông lý giải rằng sự phát triển của công nghệ, thay đổi xã hội, và công việc từ xa đã khiến lịch trình hàng ngày trở nên lạc hậu.
Có những tác động tiêu cực đối với công việc kinh doanh.
Theo nghiên cứu của chúng tôi, những người lao động tri thức chỉ có 2 giờ 48 phút làm việc hiệu quả mỗi ngày, so với hơn 8 giờ làm việc truyền thống. Một trong những vấn đề lớn nhất là làm việc không đúng thời điểm.
Mọi người đều biết rằng quản lý công việc quan trọng với thời gian hiệu quả là rất quan trọng, nhưng làm sao để biết khi nào ta đang làm việc tốt nhất?
Cách những người làm việc hiệu quả nhất hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn hơn
Nếu chúng ta chỉ làm việc hiệu quả trong khoảng 3 giờ mỗi ngày, tại sao lại dành toàn bộ thời gian cho công việc?
Thực tế là lịch trình làm việc hàng ngày không phù hợp với những người lao động hiện đại. Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng năm 1938 chỉ định một tuần làm việc 44 giờ để ngăn chặn việc làm hơn 100 giờ mỗi tuần mà nhiều nhà máy đòi hỏi (và cấm lao động dưới 18 tuổi).
Nhưng công việc kiến thức sáng tạo không giống với việc làm trên dây chuyền sản xuất.
Những người làm việc hiệu quả nhất thường chỉ tập trung trong vài giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày
“Một số nhà văn, nhà khoa học và nhà toán học đối mặt với những vấn đề khó khăn thực sự. Và họ thường làm việc vào buổi sáng, ăn trưa nhanh chóng và sau đó ra ngoài đi dạo trong một hoặc hai giờ. Kỳ thực, trong lúc đi bộ, họ vẫn tiếp tục suy nghĩ nhẹ nhàng về các vấn đề họ đang giải quyết.'
Những người này biết rằng năng lượng và sự tập trung của chúng ta tuân thủ một chu trình tự nhiên trong ngày. Do đó, họ nhận ra là không hiệu quả khi làm việc tập trung cao khi năng lượng thấp.
Khi năng lượng của chúng ta giảm, chúng ta trở nên ít sáng tạo hơn, khó đưa ra quyết định hơn và dễ bị căng thẳng và choáng ngợp hơn. Ngược lại, các nghiên cứu chỉ ra rằng chúng ta có thể năng suất cao hơn tới 500% khi ở trạng thái lưu chuyển.
Như doanh nhân Srinivas Rao đã nói:
“Quan trọng hơn là thời lượng, là mức độ tập trung. Vì nếu bạn có độ tập trung cao, bạn có thể giảm thời gian cần thiết để đạt được kết quả tương tự hoặc tốt hơn.”
Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn thời gian không hiệu quả mà bạn dành mỗi ngày. Thay vào đó, nếu bạn biết được thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình mỗi ngày, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, hiệu quả hơn và tổng thể hiệu quả hơn.
3 bước để xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất mỗi ngày của bạn
Việc hiểu thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất hàng ngày đòi hỏi sự nhận thức, thử nghiệm và sự thu thập dữ liệu.
Hãy cùng khám phá cách bạn có thể sử dụng RescueTime để biết khi nào bạn làm việc tốt nhất hàng ngày.
Bước 1: Thu thập dữ liệu
Khi bạn đã cài đặt RescueTime trên thiết bị, nó sẽ tự động thu thập dữ liệu về các ứng dụng và trang web bạn sử dụng cùng mức độ hiệu quả của bạn trong ngày.
Sau khoảng một tuần thu thập dữ liệu cơ bản, bạn có thể khám phá những xu hướng quan trọng.
Tổng quan hàng tuần
Ở đây, tôi thấy rằng tôi đã dành thời gian lớn cho các công việc hiệu quả như viết và thiết kế. Tuyệt vời! Nhưng vẫn cần cải thiện thêm.
Tính hiệu suất> Thời gian trong ngày
Tuy nhiên, bạn cũng có thể nhận thấy có một số thời gian không tập trung vào những giờ làm việc hiệu quả nhất của tôi. Điều này không phải lúc nào cũng tốt và chắc chắn là điều tôi muốn cải thiện trong bước tiếp theo.
Bảng xếp hạng hàng đầu của tôi theo giờ.
Bước 2: Lên kế hoạch thời gian làm việc năng lượng cao (và thấp)
Bây giờ chúng ta đã có dữ liệu năng suất tổng cộng của mình, chúng ta có thể bắt đầu đưa điều này vào lịch trình hàng ngày của mình. Ở cấp độ cao, chúng ta muốn lên lịch:
- Thời gian tập trung vào những giờ cao điểm
- Các cuộc họp, cuộc gọi và email khi mức năng lượng thấp
- Nghỉ giải lao khi bạn có nhiều khả năng trải qua thời kỳ suy giảm năng lượng
Một trong những phương pháp tốt nhất để tích hợp tất cả điều này vào lịch trình của bạn là sử dụng tính năng chặn thời gian.
Tóm lại, chặn thời gian là khi bạn điền đầy lịch trình của mình với các khối thời gian dành riêng cho từng hoạt động. Điều này mang lại lợi ích bởi vì thay vì bị phân tâm và phản ứng với người khác, bạn đã tạo ra một ngày lý tưởng cho bản thân mình.
Lịch trình này hoạt động vì một số lý do:
Công việc đạt hiệu suất cao nhất khi năng lượng ở đỉnh điểm.
Hoạt động nhẹ nhàng khi mức năng lượng giảm sút.
Nghỉ ngơi đầy đủ.
Bước 3: Theo dõi tiến độ của bạn và điều chỉnh
Đây là nơi mà hầu hết mọi người bị lạc hậu khi họ cố gắng tổ chức công việc theo năng lượng của mình.
Hầu hết chúng ta đều có thói quen hàng ngày trong công việc. Nhưng chỉ vì bạn đã bỏ qua một ngày không có nghĩa là bạn phải theo chế độ đó.
Mục tiêu & Cảnh báo của RescueTime giúp bạn đặt rào cản cho ngày của mình. Dưới đây là một số ví dụ:
hãy đặt Mục tiêu cho X giờ làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng.
hãy đặt Cảnh báo nếu bạn dành quá 15 phút trên mạng xã hội vào buổi sáng.
Xem xét báo cáo hoạt động hàng đầu của tôi, tôi nhận thấy rằng tôi thường bị phân tâm bởi mạng xã hội trong những giờ làm việc hiệu quả nhất hàng ngày.
Nếu bạn không kiểm soát được thời gian của mình, bạn nên làm gì?
Có thể nói rằng không phải tất cả chúng ta đều có khả năng kiểm soát cách sử dụng thời gian của mình. (Thực tế, chỉ có 10% số người cho biết họ cảm thấy kiểm soát được thời gian hàng ngày của mình).
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không thể thực hiện các chiến lược để tận dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất hàng ngày. Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể làm:
Theo dõi chu kỳ cao nhất và thấp nhất, cũng như chu kỳ lặp lại.
Làm việc theo Nhịp điệu Ultradian.
Áp dụng giao tiếp nhanh nhẹn
Không phải lúc nào bạn cũng có thể kiểm soát được ngày của mình. Nhưng khi bạn hiểu được thời gian làm việc hiệu quả nhất mỗi ngày của mình, ít nhất bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang tạo điều kiện cho thành công của mình.
