Buzz
Bao giờ bạn nghĩ: 'Tôi nghĩ mình có đủ thời gian cho việc này!' hoặc 'Tại sao tôi luôn chậm so với kế hoạch của mình?' Đó giống như một chuỗi vô tận của việc đặt mục tiêu, không đạt được và sau đó là sự hoài nghi.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng vấn đề của ngụy biện lập kế hoạch là rất phổ biến. Bạn có thể nhận thấy điều này trong hệ thống giáo dục, nơi cả giáo viên và học sinh đều gặp phải vấn đề này. Hãy xem xét thế giới công nghệ, chỉ có một phần ba số dự án hoàn thành đúng hẹn. Trong khi đó, thiết kế công nghiệp trung bình tốn thời gian nhiều hơn gấp 3,5 lần so với dự kiến. Thậm chí các nhà văn, với gần 90% trong số họ thường gặp phải việc giao bản thảo muộn.
Vì vậy, chúng ta đồng ý: Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của mình thì đến lúc tránh xa khỏi ngụy biện lập kế hoạch. Hãy tìm hiểu cách ngay bây giờ.
Bí Mật Về Ngụy Biện Lập Kế Hoạch
Daniel Kahneman và Amos Tversky, hai nhà tâm lý học và kinh tế học hàng đầu, đã tiết lộ cho chúng ta về cái gọi là bẫy nhận thức tiềm ẩn:
Trong một bài báo được xuất bản vào năm 1979, họ đã chỉ ra rằng chúng ta, con người, có một thói quen kỳ lạ. Khi suy nghĩ về tương lai, thay vì áp dụng logic và phân tích, chúng ta thường phụ thuộc nhiều vào trực giác của mình.
Vấn đề ở đây là gì? Trực giác của chúng ta không phải lúc nào cũng đúng. Những sai lầm chúng ta mắc phải không chỉ là những lỗi ngẫu nhiên. Chúng tuân theo một mẫu, phản ánh những định kiến của chúng ta.
Tập trung vào việc lập kế hoạch, Kahneman và Tversky đã nêu bật một vấn đề thường gặp. Hãy nghĩ về các nhà khoa học và nhà văn. Họ đã bỏ lỡ deadlines nhiều lần, nhưng vẫn thường mắc phải những sai lầm tương tự về thời gian. Sự lặp lại của sai lầm này, gần như có thể dự đoán được, được gọi là ngụy biện lập kế hoạch.
Năm 2003, Kahneman đã mở rộng khái niệm này. Ông cho rằng ngụy biện lập kế hoạch không chỉ liên quan đến thời gian mà còn liên quan đến chi phí, rủi ro và phần thưởng của hành động. Theo ông, chúng ta thường quá lạc quan về cách mọi thứ sẽ diễn ra và coi thường những khó khăn có thể gặp phải.
Tóm lại, ngụy biện trong việc lập kế hoạch có nghĩa là chúng ta thường đánh giá sai về thời gian và chi phí của một công việc, đồng thời bỏ qua những rủi ro tiềm ẩn.
Nếu rơi vào bẫy này, có thể là do:
- Ngân sách quá hạn chế và thiếu nguồn lực, thời gian triển khai ngắn hạn và cường điệu các lợi ích.
Trong quản lý dự án, những yếu tố này thường dẫn đến sự lộn xộn và không hiệu quả.
Một ví dụ điển hình về việc ngụy biện trong lập kế hoạch.
Hãy bỏ qua lý thuyết và xem xét thực tế: Nhà hát Opera Sydney là một minh chứng rõ ràng cho việc ngụy biện lập kế hoạch.
Trong năm 1957, Úc dự tính chỉ cần khoảng 7 triệu đô la Úc để hoàn thành dự án, nhưng thực tế là 102 triệu USD - gấp hơn 10 lần ước tính ban đầu.
Đáng chú ý là phần lớn chi phí này được tài trợ bởi State Lottery, thậm chí bạn có thể trúng số để đóng góp cho một công trình quốc gia.
Việc xây dựng kéo dài hơn 14 năm thay vì dự kiến 4 năm, bắt đầu từ năm 1959. Trước khi dự án hoàn tất, hơn 10.000 công nhân đã đổ mồ hôi và công sức vào công việc này.
Thủ phạm gây ra ngụy biện trong lập kế hoạch.
Chúng ta hãy đi sâu vào chi tiết thực tế của ngụy biện lập kế hoạch. Điều gì đã gây ra những sai lầm trong quá trình lập kế hoạch này? Đó là thiên kiến nhận thức - những con đường tắt vô hình đã làm cho chúng ta bị mê hoặc và đưa ra quyết định sai lầm.
Thành kiến “Mọi thứ đều tốt đẹp” (Thành kiến lạc quan).
Bạn đã bao giờ tự cho mình là người giỏi nhất thế giới trong việc lật bánh pancake hay vua của việc đỗ xe song song chưa? Đó là một dạng của thành kiến lạc quan.
Con người chúng ta thường tự tin vào khả năng của mình. Thực tế, 93% người Mỹ tin rằng họ lái xe tốt hơn hầu hết mọi người khác trên đường; 90% giáo viên tin rằng họ đang dạy những thiên tài. Tuy nhiên, thống kê chỉ ra rằng không phải ai cũng có thể vượt trội như vậy. Nhưng bộ não của chúng ta thích nghĩ rằng mọi thứ chúng ta làm đều thành công và mọi nhiệm vụ đều dễ dàng thành công.
Thành kiến “Ấn tượng ban đầu” (Thành kiến mỏ neo).
Còn nhớ lần cuối bạn bị ảnh hưởng bởi mức giá được nêu ra đầu tiên không? Đó chính là do thành kiến mỏ neo. Giọng nói nhỏ trong tâm trí chúng ta thường cho rằng thông tin đầu tiên là đáng tin cậy nhất.
Nếu bạn đang bán căn nhà của mình và nhận được một đề nghị mua đầu tiên với giá rất thấp, vì thành kiến mỏ neo, đề nghị này có thể ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đến quan điểm của bạn về giá trị thực sự của căn nhà.
Tương tự, khi ai đó nói rằng “Dự án sẽ kéo dài như vậy,” ước tính đó thường dính chặt vào tâm trí, làm mờ đi các thông tin khác.
Thành kiến “Tôi đã nói vậy rồi” (Thành kiến Xác nhận).
Đây là một thành kiến phổ biến. Khi đã đưa ra quyết định, chúng ta thường chỉ lựa chọn những thông tin xác nhận niềm tin của mình, bỏ qua những thông tin khác không hỗ trợ ý kiến của mình.
Thành kiến “Tôi đã trải qua, Tôi đã thấy điều này trước đó” (Tự suy nghĩ về hình ảnh tương tự).
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, thành kiến này thúc đẩy chúng ta dựa vào những lối tắt tinh thần để đưa ra đánh giá nhanh chóng. Trong tâm trí chúng ta, có những hình ảnh lướt qua nhanh chóng - những khuôn mẫu - về mọi thứ.
Chúng ta tìm kiếm cá nhân hoặc vật phẩm phù hợp với hình ảnh đã tồn tại trong đầu chúng ta. Bộ não báo động: “Aha! Tôi đã thấy điều này trước đó!” và chúng ta đánh giá dựa trên hình ảnh đã biết đó, bỏ qua những chi tiết độc đáo của hiện tại.
Vì vậy, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tránh những thành kiến này và lập kế hoạch thông minh hơn?
Làm thế nào để tránh những sai lầm ngụy biện và trở thành một người lập kế hoạch tốt hơn?
Bây giờ bạn đã hiểu được những gì dẫn đến thất bại trong việc lập kế hoạch. Hãy chuẩn bị cho mình những hành động cụ thể để tránh các sai lầm.
1. Hãy kiểm tra lại khả năng dự báo mưa thay vì nắng (Hãy cẩn trọng hơn, thực tế không thể lường trước được hết)
Xin đừng hiểu nhầm ý tôi. Sự lạc quan có thể tốt, nhưng đừng quá lạc quan. Đôi khi, mức độ lạc quan cao có thể khiến chúng ta bỏ lỡ những thứ quan trọng nhất. Nhớ lại lúc bạn quyết tâm học chơi guitar vào cuối tuần, nhưng cuối cùng lại chẳng có gì trừ cảm giác đau đớn từ những ngón tay. Đó là rủi ro của sự lạc quan vượt quá mức.
Khi bắt đầu một dự án mới, hãy nhìn vào mọi khía cạnh một cách cân nhắc hơn. Điều này không làm bạn trở nên tiêu cực mà chỉ cho thấy bạn là một người suy nghĩ logic. Thay vì mơ mộng về thành công cuối cùng, hãy xem xét những thách thức có thể gặp phải.
Hãy dũng cảm hỏi những câu hỏi khó khăn nhưng quan trọng. “Có gì có thể gây trở ngại cho tiến trình của chúng ta?” hoặc “Có chi phí nào ẩn chứa mà chúng ta chưa phát hiện ra không?”
Ví dụ, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện lớn, hãy xem xét tất cả các khía cạnh, không chỉ là phần hoành tráng. Nếu có sự chậm trễ trong việc giao hàng, thì sẽ xử lý thế nào? Hoặc có thể là việc thiếu khí heli cho 500 quả bóng bay đây? Hãy chuẩn bị tinh thần cho mọi tình huống có thể xảy ra.
Bằng cách cân nhắc mọi việc một cách cẩn trọng, bạn đang chuẩn bị cho mình một hành trình suôn sẻ hơn. Đó giống như việc mang theo một chiếc dù khi đi picnic. Mong rằng bạn sẽ không cần dùng đến nó, nhưng nếu mưa đến, bạn sẽ thấy hữu ích lắm!
Hãy để niềm tin là động lực và thực tế là bản đồ dẫn đường. Cả hai đều quan trọng trong hành trình của bạn.
2. Hãy suy nghĩ về cuộc sống như một trò chơi xếp hình LEGO: Xây dựng từ những khối nhỏ nhặt!
Bạn đã từng cố gắng nuốt cả một chiếc bánh trong một lần chưa? Đó có thể không phải là ý tưởng tốt. Nhưng khi chia nhỏ nó thành từng phần, bạn sẽ cảm thấy hài lòng.
Nguyên tắc này cũng áp dụng cho dự án của bạn. Đối mặt với một nhiệm vụ lớn có thể quá khó khăn, nhưng khi chia nhỏ nó ra, mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.
Hãy tưởng tượng bạn đang tổ chức một sự kiện cho cộng đồng. Thay vì nói 'Hãy tổ chức sự kiện tốt nhất trong hai tháng', hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ như trò chơi LEGO. Tạo ra các khối, xác định những bước quan trọng.
Đầu tiên, hãy xác định chủ đề cho sự kiện. Khi đã chuẩn bị xong, tìm nơi tổ chức. Bạn đã chọn được chưa? Tiếp theo, tiếp cận với các diễn giả hoặc người biểu diễn tiềm năng.
Bằng cách chia nhỏ dự án thành các phần phù hợp, bạn có thể quản lý thời gian một cách cụ thể, đảm bảo mọi phần đều được chú ý đúng mức.
Mỗi cột mốc hiện giờ đóng vai trò như một thử thách. Bạn đã hoàn thành đúng hạn chưa? Tuyệt vời, hãy tự tặng cho mình một lời khen! Lo lắng về việc bị bỏ lại? Đừng lo, bạn đã biết nơi cần điều chỉnh và tập trung.
Vì vậy, đối mặt với một dự án lớn, đừng hoảng sợ vì quá lớn. Hãy chia nhỏ nó ra. Hãy mừng từng bước tiến nhỏ và trước khi bạn biết, bạn sẽ có một dự án hoàn hảo. Dự án có thể là một lời nói ẩn dụ, nhưng thành công thì không.
3. Tìm kiếm trong kho dữ liệu (Từ các dự án tương tự)
Hãy nhớ lại khi bạn đã hứa sẽ làm một chiếc bánh trong 30 phút vì mạng đã hứa. Nhưng sau đó, bạn biết rằng dì Mabel đã mất ba giờ để nướng xong chiếc bánh vào Lễ Tạ ơn năm trước? Đó là kiến thức bạn cần!
Thay vì chỉ mơ mộng về tương lai, đến lúc đeo kính thám tử. Hãy tìm hiểu về lịch sử của các dự án tương tự trong quá khứ và không chỉ nhìn bề nổi. Đào sâu vào đó. Phân tích không chỉ những thành công mà còn những khó khăn: sự chậm trễ, trở ngại đột ngột, và vấn đề về ngân sách.
Ví dụ: Nếu bạn chuẩn bị phát hành một bản cập nhật phần mềm mới, đừng chỉ dựa vào kế hoạch lý tưởng của bạn. Hãy xem xét các bản cập nhật trước đó. Việc thử nghiệm thực sự mất bao lâu? Có lỗi nào xuất hiện không? Khách hàng có gặp vấn đề gì không? Bằng cách nghiên cứu kết quả của các dự án trước, bạn sẽ xây dựng kế hoạch dựa trên hiện thực thay vì chỉ là lạc quan.
Dữ liệu trong quá khứ là công cụ quan trọng của bạn. Nó giúp bạn tránh những điều bất ngờ không lường trước khi lập kế hoạch.
4. Mở ra góc nhìn mới (Tận dụng quan điểm bên ngoài)
Hãy tưởng tượng bạn đã ngồi nhìn vào bức tranh ghép hình suốt hàng giờ. Bạn chắc chắn rằng mảnh ghép đó phải điều chỉnh ở đúng vị trí, nhưng khi thử gắn vào, nó không khớp. Sau đó, một người bạn đi ngang qua, nhìn vào và nhận ra một bước quan trọng mà bạn đã bỏ qua. Họ làm được điều đó vì họ có quan điểm mới, không gánh nặng của sự cố gắng và thất bại trước đó.
Các dự án có thể giống như mảnh ghép đó. Khi bạn chìm đắm vào, mọi ý tưởng đều quý giá, mọi kế hoạch đều hoàn hảo. Nhưng đôi khi, bạn cần một góc nhìn mới. Góc nhìn từ một người không hiểu rõ về dự án. Họ có thể đưa ra nhận xét khách quan.
Giả sử bạn đang triển khai một chiến dịch tiếp thị mới. Bạn và nhóm của bạn có thể nghĩ rằng một góc nhìn mới từ bên ngoài sẽ thú vị và cần thiết. Khi bạn mời một người từ bên ngoài, có thể là từ bộ phận tài chính hoặc thậm chí là từ một ngành nghề khác, họ có thể giúp bạn hiểu rõ hơn. Họ có thể đặt ra các câu hỏi về những điều bạn cho là dễ dàng hoặc chỉ ra những nguy cơ tiềm ẩn mà bạn chưa tính đến.
Nhận phản hồi, đặc biệt là từ người thứ ba không thiên vị, không phải là điều tồi tệ. Trái lại, đó giống như việc huấn luyện viên thể dục thúc đẩy bạn luyện tập mạnh mẽ hơn. Dù có khiến bạn cảm thấy không thoải mái nhưng đảm bảo rằng bạn đang tiến xa hơn trong cuộc đua của mình.
Lần sau khi bạn hoàn thiện một kế hoạch, hãy mời một người mang quan điểm mới. Hãy để họ phát hiện những sai sót. Hãy đón nhận ý kiến của họ với lòng biết ơn. Vì một kế hoạch chịu được chỉ trích là một kế hoạch mạnh mẽ.
Việc lập kế hoạch giống như việc vẽ bản đồ, không phải sở hữu đất đai.
Hãy chấp nhận rằng chúng ta đều có những giấc mơ. Chúng ta tưởng tượng về những kế hoạch lớn và đôi khi, vì đam mê quá lớn, bỏ qua những chi tiết nhỏ. Điều đó không sao cả. Ước mơ lớn là nơi bắt đầu cho sự sáng tạo. Nhưng đừng quên rằng một con tàu không có bánh lái sẽ chỉ bị cuốn theo dòng nước.
Lập kế hoạch mà không có bản đồ là giống như con tàu không có bánh lái. Dễ dàng bị mắc kẹt trong hiện tại. Nhưng bây giờ, khi bạn được trang bị với kiến thức và chiến lược, bạn có cơ hội để định hướng và điều chỉnh hành trình của mình.
