Buzz
Không ai muốn phải săn lùng công việc. Lướt qua các trang tuyển dụng online, chuẩn bị hồ sơ, sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn khó khăn – đó không phải là điều dễ dàng. Đối với nhiều người, việc viết thư ứng tuyển là một phần khó khăn nhất trong quá trình tìm kiếm việc làm. Có rất nhiều lời khuyên trái ngược trên mạng, và nhiều người không biết phải bắt đầu từ đâu. Bạn thực sự cần nó không, đặc biệt khi ứng tuyển online.
Ý kiến chuyên gia
Câu trả lời luôn là có, tất nhiên, có những lúc bạn nộp đơn trực tuyến và bạn không thể đính kèm thư xin việc. Tuy nhiên, hãy đính kèm khi có thể - theo Jodi Glickman – chuyên gia giao tiếp và tác giả của cuốn sách Great on the Job (Tỏa Sáng Trong Công Việc). Đó là cách tốt nhất để HR hoặc giám đốc có ấn tượng về bạn và phân biệt bạn so với những ứng viên khác. Trong một môi trường làm việc cạnh tranh, việc tạo ra sự khác biệt với người khác rất quan trọng – theo John Lees, nhà chiến lược sự nghiệp và tác giả của cuốn sách Knockout CV. Tuy vậy, đối với những người đã từng viết thư xin việc thì cảm thấy khó khăn.
Hãy tìm hiểu kỹ trước
Trước khi bắt đầu viết, hãy tìm hiểu kỹ về công ty và vị trí công việc cụ thể mà bạn muốn. Dĩ nhiên, bạn nên đọc kỹ về mô tả công việc, nhưng cũng nên xem qua trang web của công ty, Twitter của ban điều hành và thông tin nhân sự trên Linkedin. Sự chuẩn bị này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công ty và việc làm. Ngoài ra, việc này cũng giúp bạn điều chỉnh phong cách viết thư. “Hãy suy nghĩ về văn hóa tổ chức mà bạn muốn ứng tuyển” – theo Glickman. Nếu đó là một văn phòng sáng tạo – như nhà thiết kế, thì hãy tạo ra những điểm nổi bật khác biệt - ngược lại, nếu đó là một cơ quan truyền thống – như ngân hàng, hãy cân nhắc lại điều này.
Nếu có thể, hãy liên hệ trực tiếp với giám đốc tuyển dụng hoặc một người trong tổ chức trước khi viết thư xin việc. Bạn có thể gửi email hoặc tin nhắn trên Linkedin với một câu hỏi thông minh về công việc. Bằng cách đó, bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện. Bạn có thể viết 'Cảm ơn cuộc trò chuyện có ích tuần trước' hoặc 'Tôi đã có một cuộc trò chuyện với một người trong tổ chức'. Tất nhiên, không phải lúc nào cũng có thể liên hệ, hoặc họ có thể không phản hồi lại. Không sao, hãy thử xem sao.
Tập trung vào tương lai
Trong khi sơ yếu lý lịch thường tập trung vào kinh nghiệm trong quá khứ, thư xin việc của bạn nên tập trung vào tương lai và những gì bạn muốn làm. Hãy sử dụng nó như một liên kết giữa quá khứ và tương lai bạn muốn và giải thích lý do. Do ảnh hưởng của đại dịch, có thể bạn sẽ không ứng tuyển vào một công việc mà bạn từng làm. 'Có hàng triệu người đang thay đổi ngành nghề của họ, cả tự nguyện và bắt buộc, họ cần phải tập trung và suy nghĩ về các kỹ năng của họ có phù hợp với một vai trò hoặc một ngành mới. Bạn có thể sử dụng thư xin việc để giải thích về sự chuyển đổi của bản thân, có thể từ việc chăm sóc khách hàng đến công việc về marketing. Hãy coi đây là một cơ hội để thể hiện kỹ năng chuyển đổi của bạn.
Bắt đầu ấn tượng
Thường thì mọi người bắt đầu với cụm từ “Tôi xin ứng tuyển vào vị trí X tại địa điểm Y” – điều này thật nhàm chán. Hãy bắt đầu bằng một câu nói châm biếm – tại sao công việc này thu hút bạn và bạn sẽ đóng góp như thế nào. Ví dụ, bạn có thể viết “Tôi là một chuyên gia trong việc gây quỹ cho môi trường với hơn 15 năm kinh nghiệm, tôi xin ứng tuyển vào vị trí có thể áp dụng các kỹ năng của mình. Tôi muốn đem chuyên môn và nhiệt huyết của mình để phát triển cho đội nhóm”. Sau đó, bạn có thể thêm một vài câu về lý lịch và kinh nghiệm của bạn, nhưng hãy nhớ không làm cho thư của bạn quá dài.
Nhà tuyển dụng có thể phải đọc rất nhiều thư như vậy, vì vậy bạn càng phải gây ấn tượng với họ, nhưng đừng cố gắng làm hài hước. Hãy tránh xa những câu nói vô nghĩa, hãy nói trực tiếp và sôi nổi như “Hãy để tôi giải thích 2 lý do tại sao tôi là một sự bổ sung hoàn hảo cho đội nhóm”.
Nếu có mối quan hệ cá nhân với công ty hoặc người làm việc tại đó, đề cập đến điều đó trong phần mở đầu, và hãy gửi lá thư này trực tiếp cho người nhận. Với mối quan hệ mới, việc tìm giám đốc tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn.
Nhấn mạnh các giá trị bản thân
Các giám đốc tuyển dụng luôn muốn tìm người có thể giúp họ giải quyết các vấn đề. Từ những nghiên cứu bạn đã thực hiện trước đó, hãy chứng minh rằng bạn hiểu rõ về công việc và các thách thức của công ty. Không cần phải đi sâu vào chi tiết nhưng bạn nên đề cập đến cách đại dịch ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể viết: “Nhiều công ty chăm sóc sức khỏe đang bị quá tải bởi nhu cầu chăm sóc đặc biệt trong khi vẫn phải bảo vệ sức khỏe của nhân viên y tế”. Sau đó, đề cập đến kinh nghiệm của bạn và cách bạn đã giải quyết vấn đề tương tự trong quá khứ hoặc hoàn thành một nhiệm vụ liên quan. Bạn cần cung cấp bằng chứng cho những hành động đó.
Lees chỉ ra 2 kỹ năng quan trọng nhất cho hầu hết các công việc hiện nay: khả năng thích ứng và khả năng học hỏi. Hãy đưa ra những dẫn chứng nhỏ để chứng minh kỹ năng đó. Ví dụ, bạn đã hỗ trợ đội làm việc từ xa, mô tả cách bạn đã thực hiện và kỹ năng bạn cần có.
Truyền tải nhiệt huyết
“Nếu bạn không được nhận, không hẳn là do thiếu kỹ năng” – theo Glickman. Có thể nhà tuyển dụng không tin vào câu chuyện của bạn, vào việc bạn muốn có công việc và những gì bạn sẽ làm. Giám đốc tuyển dụng sẽ chọn những người thực sự hứng thú với công việc này. Vậy nên, hãy làm rõ tại sao bạn muốn công việc này. Lee cho rằng “Sự nhiệt huyết truyền tải tính cách của bạn” và hãy bắt đầu như thế này “Ai mà không muốn làm việc tại đây chứ, bạn là một người lãnh đạo năng suất và làm gương cho mọi người. Đừng ngần ngại ứng tuyển dù có những điều bạn không thích về công ty hoặc vị trí.
Lưu ý đến phong cách văn phòng
Hãy chú ý không nên quá lạc quan hoặc nói những điều mà bạn không thực sự muốn nói. Tính chân thành rất quan trọng, dù 'bạn đã thất nghiệp nhiều tháng và đang rất cần một công việc lúc này', không được thể hiện sự tuyệt vọng của bản thân. Đồng thời, đừng để phong cách văn phòng làm giảm sự tự tin của lá thư, hãy tỏ ra chuyên nghiệp và chắc chắn. Một nguyên tắc quan trọng là đặt mình vào vị trí nhà tuyển dụng và sử dụng ngôn ngữ mà họ thường sử dụng với đối tác và khách hàng. Tất nhiên, rất khó để tự đánh giá phong cách văn phòng của bản thân nên hãy nhờ người khác đánh giá bản nháp của bạn. Lees cho biết anh ấy luôn cắt bỏ những phần thể hiện sự tuyệt vọng trong lá thư của mình.
Viết ngắn gọn
Rất nhiều lời khuyên cho rằng hãy viết trong một trang giấy. Lees và Glickman khuyên rằng hãy làm cho nó ngắn gọn hơn nữa. Họ cho biết hầu hết các lá thư xin việc mà họ thấy đều rất dài và nên ngắn gọn để có thể đọc lướt qua một lần. Bạn có thể đề cập nhiều điều nhưng hãy tóm tắt lại. Đây là lúc nhờ đến người khác đánh giá bằng cách nhờ họ đọc và loại bỏ những phần không cần thiết.
Xem xét đánh giá
Thực tế, hãy gửi bản nháp của bạn cho nhiều người đánh giá. Hãy yêu cầu phản hồi cụ thể về phần mà bạn muốn họ xem xét thay vì hỏi ý kiến tổng quát về lá thư. Cụ thể hơn, hãy hỏi 2 điều: 'Câu chuyện của tôi có truyền đạt ý chính một cách rõ ràng không?' và 'Lá thư này có vấn đề gì không?'. Những người khác có thể nhận biết được những phần thiếu cân đối, quá kỳ vọng, khiêm nhường hoặc tự ti. Họ có thể giúp bạn tìm ra những phần không phù hợp.
Khi không thể nộp thư:
Nhiều công ty áp dụng hệ thống tuyển dụng trực tuyến, không có nơi để gửi kèm lá thư. Có thể bạn sẽ cố gắng gửi kèm lá thư ở một vài nơi, nhưng điều đó khá khó khăn vì mỗi ô chỉ cho phép điền một loại thông tin cụ thể. Trong trường hợp đó, hãy sử dụng phần đó để tả năng lực và tâm huyết của bạn. Nếu có thể, hãy nhờ người khác gửi hộ lá thư đính kèm và nhấn mạnh những điểm quan trọng trong đơn xin việc của bạn.
Các phương pháp:
Nên:
Bắt đầu bằng cách ấn tượng về lý do bạn muốn công việc và những gì bạn có thể đóng góp.
Viết ngắn gọn - nhà tuyển dụng nên có thể đọc hết thư chỉ trong một cái nhìn.
Tôn vinh một thành tựu của bạn để chứng tỏ khả năng giải quyết các thách thức quản lý.
Không nên:
Sử dụng quá nhiều hài hước - thường sẽ tạo cảm giác làm dáng.
Gửi một lá thư xin việc quá cổ điển - hãy cá nhân hóa để phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển.
Khen ngợi công ty quá mức - hãy thể hiện sự chuyên nghiệp.
Lời khuyên thực tế:
Tình huống 1: Trình bày yêu cầu của công ty
Michele Sommers, phó chủ tịch nhân sự của Boys & Girls Village, một tổ chức phi lợi nhuận tại Connecticut, đang tuyển dụng một chuyên gia đào tạo và tuyển dụng. 'Chúng tôi cần một ứng viên có kinh nghiệm, có khả năng tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới', theo lời của Michele. Họ cũng muốn ứng viên có thể bắt đầu công việc ngay lập tức vì họ không có nguồn lực đào tạo mới.
Hơn 100 người đã nộp đơn cho vị trí này. Hệ thống tuyển dụng trực tuyến không cho phép đính kèm thư xin việc, nhưng một ứng viên có tên Heidi (tên giả) đã gửi kèm một lá thư sau khi nộp hồ sơ. Theo Michele, đó là một động thái thông minh giúp cô ấy nổi bật.
Hồ sơ của Heidi cho thấy cô là một người thay việc thường xuyên và có thời gian làm việc ngắn với các quản lý trước đó. Michele nghĩ rằng cô ấy là một ứng viên không dễ dàng bị sa thải và cô cũng là ứng viên duy nhất không có bằng cử nhân.
Tuy nhiên, lá thư xin việc của Heidi đã thu hút sự chú ý của Michele. Trước tiên, nó rất chuyên nghiệp. Heidi bắt đầu thư bằng việc xác nhận rằng đơn của cô đã được xem xét. Heidi đề cập đến việc biết về tổ chức qua các nguồn tin và vị trí của cô trong tổ chức Boys and Girls Village.
Nhưng điều thực sự ấn tượng với Michele là kiến thức của cô về đội ngũ và thách thức của tổ chức. Cô đã tiến hành nghiên cứu và liệt kê những điều cần thực hiện và đã thực hiện để giúp chúng tôi đáp ứng những nhu cầu đó.
Những đặc điểm và nguồn cảm hứng mà cô ấy đã truyền đạt trong thư xin việc hiện ra rõ ràng trong cuộc trò chuyện qua điện thoại,” và Heidi đã thể hiện khả năng của mình. “Tôi muốn có vai trò này lớn hơn ngay từ đầu nhưng điều đó không dễ dàng,” theo Michele. Khi gặp Heidi, tôi biết mình có thể phát triển thêm nó. Sau 3 tuần, Michele giao việc cho Heidi và cô ấy đồng ý.
Tình huống 2: Thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng
Trong suốt 4 năm qua, Emily Sernaker đã ứng tuyển vào nhiều vị trí tại Hội đồng Giải cứu Quốc tế (IRC). Cô không bao giờ từ bỏ, mỗi lần ứng tuyển, cô đều sử dụng một lá thư riêng. “Tôi muốn lá thư xin việc nhấn mạnh khả năng, tính sáng tạo và sự tôn trọng đối với tổ chức,” cô nói.
Sarah Vania, quản lý nhân sự địa phương của tổ chức, cho biết lá thư của Emily đã thu hút sự chú ý của cô ấy, đặc biệt là những đoạn video về thành tựu của Emily trong việc ủng hộ và gây quỹ cộng đồng. Emily cho rằng: “Trước đây, tôi có kinh nghiệm về việc hỗ trợ những thanh niên sống sót sau khi bị buôn người, phụ nữ và những người tị nạn cầu cứu. Có những câu trong lá thư như “Tôi có thể thuyết phục, sáng tạo và suy nghĩ kỹ”, nhưng cung cấp bằng chứng là một cách để thuyết phục nhà tuyển dụng
Dưới đây là những gì Emily đã viết cho Sarah về video:
Đây là một đoạn video ngắn về câu chuyện của tôi làm một nhà hoạt động. Tổ chức phi lợi nhuận Invisible Children tham gia một hội nghị dành cho thanh thiếu niên, nơi tôi đã phát biểu trong năm nay. Đoạn video kéo dài khoảng bốn phút.
Như bạn có thể thấy từ video, tôi đã đạt được nhiều thành công trong vai trò là một sinh viên gây quỹ, quyên góp hơn 200.000 đô la cho Invisible Children. Sau đó, tôi tiếp tục làm cố vấn cho Wellspring International và gần đây đã hoàn thành khóa học của mình với tư cách là Học giả Đại sứ Quốc tế Rotary.
Trong mỗi lá thư, Emily đã nhấn mạnh rằng cô muốn làm việc cho IRC. “Truyền đạt sự nhiệt huyết có thể dễ bị tổn thương và trở nên ngây thơ, nhưng khi nó trở thành sự thật, nhiệt huyết của tôi đối với tổ chức là chân thành và việc thể hiện nó cảm thấy đúng đắn” – cô ấy nói.
Dưới đây là cách mà Emily thể hiện sự quan tâm của mình khi làm việc cho IRC:
Bạn cũng cần biết rằng tôi rất đánh giá cao IRC. Tôi rất thích tìm hiểu về các chương trình của bạn và đã đến thăm trụ sở tại New York, trang trại San Diego New Roots, triển lãm We Can Be Heroes và triển lãm Half the Sky ở Los Angeles. IRC là sự lựa chọn hàng đầu của tôi và tôi tin rằng tôi sẽ là một bổ sung có giá trị cho nhóm gây quỹ của bạn.
Emily đã học được trong suốt quá trình rằng tổ chức có hàng trăm ứng viên ứng tuyển cho mỗi vị trí và môi trường vô cùng cạnh tranh. Cô nói: “Tôi đánh giá cao rằng tôi không phải là người giỏi nhất trong mọi tình huống nhưng tôi cũng chắc chắn rằng tôi đã có một đóng góp đáng kể. Cuối cùng, sự kiên trì của Emily đã được đền đáp. Cô được thuê làm điều phối viên quan hệ đối ngoại tạm thời và 4 tháng sau, cô chuyển sang làm công việc cố định.
