Buzz
3. Sắp xếp công việc
Bây giờ, khi đã có danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện, làm sao để bạn biết nên bắt đầu từ đâu? Dưới đây là hai phương pháp giúp bạn xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình:
I. PHƯƠNG PHÁP SIÊU CẤU TRÚC (SUPERSTRUCTURE):
Hãy tưởng tượng phương pháp Siêu cấu trúc như khi bạn đang xây dựng một tòa nhà.
Trước hết, bạn cần bắt đầu với việc xây dựng phần nền móng – tức là xác định các nhiệm vụ Buộc - Phải - Làm trong kế hoạch của bạn. Đây là những nhiệm vụ cấp thiết và bắt buộc phải hoàn thành trong ngày, đóng vai trò nền tảng cho một ngày làm việc hiệu quả.
Khi phần nền móng đã hoàn thiện, bạn sẽ tiếp tục xây dựng các bức tường và mái nhà – tương ứng với những nhiệm vụ Nên - Làm trong kế hoạch. Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp thiết như các nhiệm vụ Buộc - Phải - Làm. Chúng góp phần hình thành cấu trúc một ngày làm việc, hỗ trợ và xoay quanh các nhiệm vụ chính.
II. MA TRẬN KHẨN CẤP - QUAN TRỌNG
Đây là công cụ hữu ích giúp bạn phân loại và sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tính cấp thiết và mức độ quan trọng của chúng.
Các nhiệm vụ được chia thành 4 nhóm:
- Quan trọng và khẩn cấp
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp
- Không quan trọng và không khẩn cấp
Phương pháp này đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ của bạn đều nhận được sự quan tâm phù hợp. Bạn không nên chỉ tập trung vào các nhiệm vụ ngắn hạn mà còn phải chú ý đến những nhiệm vụ có ảnh hưởng lâu dài.
Quay lại với trường hợp của tôi, để xác định thứ tự ưu tiên thực hiện, tôi sẽ sắp xếp các nhiệm vụ đã được đề ra nhờ vào phương pháp Siêu cấu trúc. Bắt đầu với các nhiệm vụ buộc tôi phải hoàn thành trong ngày như việc thực hiện cuộc họp nội bộ với đội tiếp thị hoặc nấu bữa tối cho hai nhóc tỳ. Tiếp theo là các nhiệm vụ nên thực hiện, có thể kể đến như việc lên ý tưởng cho một quyển sách mới. Cuối cùng là những nhiệm vụ tốt - nếu – có, đơn cử như việc đi ăn trưa cùng với một tác giả triển vọng.
Xây dựng một ngày của bạn với các khối thời gian
Chúng ta đã xác định được các nhiệm vụ cần thực hiện, nhưng khi nào chúng ta dự định sẽ thực hiện chúng? Đây là lúc phương pháp chia khối thời gian sẽ có mặt để hỗ trợ. Áp dụng phương pháp này giống như việc bạn đang vẽ bản đồ mô phỏng cho một ngày của mình, với mỗi nhiệm vụ sẽ chiếm một ngăn thời gian riêng.
Phương pháp chia khối thời gian là “người bạn thân” của tôi. Tôi thường xuyên áp dụng phương pháp này để sắp xếp cho các nhiệm vụ khác nhau được thực hiện trong những khoảng thời gian cụ thể, ví như tôi dùng toàn bộ buổi sáng của mình để hoàn thành công việc và dành thời gian chiều để sinh hoạt với các con. Theo đó, phương pháp này đã góp phần hình thành nên khung sườn cho một ngày hoạt động của tôi và giúp tôi dồn tất cả sự tập trung của mình vào việc thực hiện một nhiệm vụ mỗi lần.
Hãy hình dung một ngày của bạn như một khối thời gian lớn. Phương pháp chia khối sẽ chia nhỏ khối thời gian lớn này thành những mảnh ghép thời gian nhỏ và sử dụng các mảnh ghép ấy cho các nhiệm vụ khác nhau. Khoảng thời gian từ 9 đến 10 giờ sáng của bạn có thể được dùng để “Làm việc trên dự án X', từ 10 đến 11 giờ sáng sẽ là thời điểm để “Trả lời hộp thư điện tử” và tương tự điều này được áp dụng cho việc phân chia hợp lý các khoảng thời gian còn lại.
Tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần
Và đừng quên tự thưởng cho bản thân những khoảng nghỉ giữa giờ. Kể cả máy móc cũng cần có thời gian để làm nguội, huống chi chúng ta - những con người bằng xương bằng thịt – chỉ có khả năng chịu đựng giới hạn. Một khoảng nghỉ kéo dài 5 phút sau mỗi giờ làm việc sẽ giữ cho trạng thái năng lượng của bạn ở mức ổn định. Bạn có thể áp dụng kỹ thuật Pomodoro, theo đó bạn sẽ có 5 phút nghỉ giải lao cứ sau mỗi 25 phút làm việc (hay còn được gọi là một phiên Pomodoro).
Tận dụng tối đa các công cụ và công nghệ
Các công cụ quản lý năng suất làm việc sẽ giúp bạn bám sát kế hoạch mà bản thân đã đề ra.
Ví như, các ứng dụng lịch có thể đóng vai trò như một trợ lý cá nhân luôn nhắc nhở bạn về những sự kiện tiếp theo sẽ diễn ra. Hay có thể kể đến các ứng dụng quản lý thời gian hoạt động như một chiếc đồng hồ hẹn giờ sẽ giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc thực hiện một nhiệm vụ ở mỗi khung thời gian khác nhau.
Thường xuyên xem xét lại bản kế hoạch của bạn
Tôi tạo lập cho bản thân thói quen xem xét và thiết lập lại lịch trình của mình vào mỗi tuần bởi vì trọng tâm công việc của tôi sẽ luôn theo đổi tùy thuộc tính chất của mỗi giai đoạn. Vào một số tuần, trọng tâm công việc của tôi sẽ xoay quanh một buổi sự kiện ra mắt trong khi vào những tuần khác, các buổi gặp gỡ giữa phụ huynh học sinh và giáo viên sẽ chiếm hầu hết sự chú ý của tôi. Việc điều chỉnh kế hoạch dựa theo yêu cầu và đặc trưng của mỗi tuần hoạt động chính là chìa khóa để tôi có thể đảm đương và hoàn thành các công việc của mình ở nhiều vai trò khác nhau.
Hãy dành ra một khoảng thời gian ngắn vào mỗi cuối ngày hoặc mỗi cuối tuần để tự mình nhìn nhận và đánh giá lại diễn tiến của một ngày/tuần làm việc.
Các hoạt động của bạn có bám sát lịch trình đã được đề ra không? Có những nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian hơn bạn dự tính không? Có sự cố hay trục trặc nào bất ngờ xảy ra không?
Sự nhìn nhận, xem xét lại cho phép bạn đánh giá thực tế mức độ hiệu quả của bản kế hoạch đã được đề ra cũng như ghi nhận khách quan những thành quả mà bản thân đã đạt được. Hãy tự khích lệ bản thân về tất cả những nhiệm vụ mà bạn đã hoàn thành được! Sẽ thật tuyệt vời khi bạn có thể đưa các hoạt động nhìn nhận, xem xét lại này vào trong thói quen sinh hoạt của bạn và thực hành chúng như việc chải răng trước khi đi ngủ.
Nhưng khi bạn phát hiện ra mọi thứ đang không vận hành suôn sẻ như những gì bản thân đã mong đợi thì đã đến lúc bạn cần thực hiện một số sự tinh chỉnh cho bản kế hoạch của mình. Nếu một nhiệm vụ liên tục kéo dài hơn thời gian đã dự kiến ban đầu thì hãy bố trí và sắp xếp nhiều thời gian hơn dành cho nhiệm vụ đó. Nếu bạn nhận thấy công việc của bản thân liên tục bị gián đoạn vào một khoảng điểm nhất định thì có lẽ bạn sẽ cần dời các nhiệm vụ của mình sang một khoảng thời gian khác yên ắng hơn.
Và đôi lúc cuộc sống sẽ mang đến cho bạn những sự kiện bất ngờ mà bạn không thể nào lường trước được. Đó có thể là những khi bạn ngã bệnh, khi một công việc ngoài lề đột ngột xuất hiện buộc bản phải thực hiện, hoặc đó cũng có thể là khi các mục tiêu ban đầu của bạn đã có sự thay đổi. Không sao cả! Nếu cuộc sống ném cho bạn những sự cố bất ngờ thì hãy điều chỉnh kế hoạch của bạn để đối phó với các sự cố ấy. Hãy làm cho bản kế hoạch của bạn luôn phát huy tác dụng kể cả trong các tình huống mới.
Nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng
Bạn có còn nhớ những khoảng nghỉ giữa giờ mà chúng ta đã đề cập đến ở phần trước? Hãy tận dụng chúng một cách hiệu quả.
Hoạt động nghỉ giải lao mà tôi nhắc đến hoàn toàn không tương đồng với việc lướt điện thoại hoặc kiểm tra hộp thư điện tử. Điều bạn thực sự cần ở đây là những khoảng thời gian nghỉ ngơi đích thực và được thực hiện đúng cách. Chính những khoảng nghỉ nhỏ này sẽ là cơ hội để bạn làm mới tâm trí cũng như bổ sung lại nguồn năng lượng đã cạn kiệt của bản thân sau một khoảng thời gian dài tập trung vào công việc.
Bạn có thể tự mình tìm hiểu một vài kĩ thuật thư giãn nhanh, hiệu quả để áp dụng trong các khoảng nghỉ giải lao của bản thân. Đó có thể là các bài tập hít thở sâu, một vài tư thế yoga đơn giản, hay đơn giản chỉ là việc đắm mình trong một khoảng không gian tĩnh lặng. Các hoạt động trên sẽ đóng vai trò như những trạm dừng chân tạm thời giúp giải phóng tâm trí bạn khỏi những căng thẳng và áp lực trước mắt.
Hoặc bạn cũng thể thử các bài thiền chánh niệm. Trong vòng vài phút đồng hồ, bạn sẽ chỉ tập trung tâm trí của mình vào khoảnh khắc hiện tại, vào những sự kiện đang hiện diện ngay tại đây và vào lúc này, chứ không phải là các nhiệm vụ, lịch trình hay mục tiêu trong tương lai. Hãy chỉ tập trung vào thực tại, như bản chất vốn có của nó. Đây là cơ hội để bạn có thể kết nối lại với bản thân cũng như tìm về lại với chính mình giữa guồng quay công việc hối hả, tất bật.
Hay cũng có thể bạn chỉ đơn giản muốn được nhâm nhi một tách cà phê tuyệt hảo, hoặc lắng nghe những bản nhạc yêu thích. Các khoảng thời gian giải lao có thể được thực hiện dưới bất kì hình thức nào, miễn sao đó là những hoạt động mang lại cho tâm trí bạn cảm giác thư giãn và thoải mái để có thể phục hồi lại năng lượng sau những giờ làm việc mệt mỏi.
Chia sẻ gánh nặng khi cần thiết
Bạn có biết người ta thường hay nói rằng: “Nhiều tay thì nhẹ việc”? Có lẽ câu nói đó cũng đang đề cập đến vấn đề mà chúng ta sẽ cùng nhau bàn luận sau đây.
Mặc dù đây là kế hoạch và nhiệm vụ của bạn, nhưng bạn không cần phải tự mình thực hiện mọi công việc một mình. Thực ra, đôi khi sẽ hiệu quả hơn nếu bạn không làm như vậy.
Hãy nhìn nhận và đánh giá lại các nhiệm vụ đã được đặt ra. Liệu có phải tất cả các nhiệm vụ đó đều yêu cầu bạn phải tự mình thực hiện, hay có một vài nhiệm vụ nào đó có thể được đảm nhận bởi một người khác?
Đấy có thể là bản báo cáo mà đồng nghiệp có thể thực hiện thay bạn, hoặc đấy cũng có thể là những lần vợ/chồng của bạn đi mua sắm thực phẩm hay bạn. Đôi khi những công việc dọn dẹp hay các thủ tục hành chính cũng có thể được thực hiện bởi các nguồn nhân công ở bên ngoài.
Trong công việc, tôi sẽ giao phó lại phần kiểm duyệt nội dung cho bộ phân biên tập và các chiến dịch tiếp thị cho bộ phận quản lý dự án. Khi ở nhà, tôi sẽ tìm kiếm sự trợ giúp từ vợ và những người hàng xóm thân thiện xung quanh khi cần thiết. Việc này tuy có thể sẽ mang lại cảm giác khó khăn khi thực hiện lúc ban đầu, nhưng dần dà mọi thứ trở nên nhẹ nhõm và dễ thở hơn khi tôi nhận ra rằng bản thân không cần phải tự mình gánh vác hết tất cả mọi việc.
Hãy xác định các nhiệm vụ mà bạn có thể chia sẻ thực hiện hay giao phó lại cho những người khác. Điều này cho phép bạn tập trung hiệu quả thời gian và năng lượng của bản thân vào những việc mà bạn làm tốt nhất cũng như giúp bạn tránh rơi vào trạng thái quá tải khi phải tự mình gánh vác hết mọi công việc.
Việc tìm kiếm sự trợ giúp từ các nguồn xung quanh không phải là dấu hiệu của sự yếu đuối, mà thay vào đó điều này lại là minh chứng cho thấy khả năng xây dựng kế hoạch thông minh ở một cá nhân. Bởi lẽ mục tiêu cuối cùng mà mỗi chúng ta cần phải hướng đến không nên chỉ dừng lại ở mức hoàn thiện được mọi nhiệm vụ đã đặt ra, mà phải là hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất có thể. Điều đó đôi khi đòi hỏi chúng ta phải hoạt động theo nhóm và tương trợ lẫn nhau.
Lời kết
Như tác giả bán chạy nhất Seth Godin đã nói:
“Bạn không cần nhiều thời gian hơn trong ngày. Bạn cần phải đưa ra quyết định.”
Khi đã có trong tay một bản kế hoạch thông minh, mỗi ngày làm việc của bạn sẽ không trôi qua trong sự vô định, mơ hồ và bạn cũng sẽ không phải ngày qua ngày ôm ấp hi vọng bản thân sẽ may mắn tìm thấy được bí kíp của sự thành công. Thay vào đó, bạn xác định được rõ ràng đích đến của bản thân ngay từ khi bắt đầu, từ đó tìm kiếm và tự mình vạch ra các con đường dẫn đến vạch đích ấy.
Điều này cho phép bạn đạt được nhiều mục tiêu và thành quả hơn. Từ ước mơ, mục tiêu cho đến danh sách những việc cần làm – giờ đây tất cả đều ở trong tầm với của bạn. Tuy nhiên, đích đến cuối cùng của việc lập kế hoạch không chỉ xoay quanh việc gạch bỏ được các nhiệm vụ ra khỏi danh sách những việc cần làm mà nó còn tiến xa hơn đến việc tiết kiệm cho bạn thời gian và năng lượng để dành cho những thứ mà bạn yêu thích, trân quý – gia đình, sở thích, thư giãn.
Và lợi ích tuyệt vời nhất mà việc lập kế hoạch mang lại cho cuộc sống của chúng ta đó là khả năng làm chủ cuộc chơi và giảm thiểu căng thẳng. Với một bản kế hoạch trong tay, bạn sẽ tránh được tình trạng cuống cuồng thực hiện mọi thứ vào phút chót, để rồi cảm thấy bản thân bị quá tải và mất quyền kiểm soát. Thay vào đó, bạn sẽ giữ được cho mình sự bình tĩnh và tỉnh táo trong mọi hoàn cảnh để làm chủ các sự kiện xảy đến cuộc sống của mình.
