Buzz
Bạn đã bỏ ra nhiều công sức và thời gian để soạn thảo bản sơ lược lý lịch (hy vọng là không phải nước mắt). Nó được chu đáo từ đầu đến cuối, đầy đủ những động từ mạnh mẽ và những dấu gạch đầu dòng quan trọng, và cuối cùng bạn cảm thấy như nó đã được chăm chút đủ và sẵn sàng để gửi đi. Bây giờ, bạn chỉ cần gửi nó đến đúng địa chỉ - có thể là gửi cho nhà tuyển dụng của công việc mà bạn muốn hoặc liên lạc với bạn bè làm việc tại công ty mà bạn quan tâm.
Đó là điều mà bài viết này muốn nhấn mạnh: tiêu đề của một email có thể là yếu tố quyết định liệu ai đó sẽ đọc bản sơ lược lý lịch mà bạn đã dành công sức để viết - hoặc không.
Tại sao tiêu đề lại quan trọng như vậy?
Bạn có thể tự hỏi rằng có cần phải quan tâm đến tiêu đề không - sau cùng không phải là nội dung của bản sơ lược lý lịch mới quan trọng sao? Đúng vậy, bản sơ lược lý lịch của bạn cần phải hoàn hảo, và điều này sẽ giúp bạn có cơ hội được mời phỏng vấn. Nhưng một bản lý lịch xuất sắc cũng sẽ không có ý nghĩa nếu không có ai mở email ra và đọc nó.
Tiêu đề là yếu tố quyết định liệu email đó sẽ được mở ra và đọc hay không. Steven Davis, một tư vấn nghề nghiệp tại Muse, người sáng lập và giám đốc của Renaissance Solutions, với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng, chia sẻ. “Email có thể giống như một loại virus. Chúng có thể mang những thông tin không cần thiết. Những người bận rộn thường không có thời gian để đọc tất cả email. Và quyết định liệu mở hay xóa email thường dựa trên tiêu đề của nó và người gửi.” Nhiệm vụ của bạn là, theo Davis, “tạo sự hứng thú để họ mở email đó.”
Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận: Khi hòm thư của bạn đầy hàng trăm email mỗi ngày, bạn cần phải phân biệt cái nào không phải là spam hoặc quảng cáo hoặc một email tự động được gửi từ một nhãn hàng trước khi quyết định mở và đọc nó. “Mọi người đều nhận được rất nhiều email quảng cáo như vậy,” Nekpen Osuan Wilson, một tư vấn nghề nghiệp tại Muse, người sáng lập và giám đốc của WomenWerk, tiết lộ. “Nhiều người rất bận rộn và không có nhiều thời gian để xử lý mọi thứ,” bao gồm cả việc lọc ra email rác trong hòm thư của họ. Bạn cần có một tiêu đề hấp dẫn để phân biệt email của bạn với những email rác đó.
Vậy thì, trường hợp nào bạn nên gửi lý lịch qua email nhỉ?
Có nhiều trường hợp mà bạn có thể gửi bản sơ yếu lý lịch qua email. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến nhất:
- Bạn đang nộp đơn cho một công việc và mô tả yêu cầu bạn gửi bản lý lịch, thư xin việc, và mọi tài liệu liên quan tới một địa chỉ email cụ thể.
- Bạn đang ứng tuyển theo sự gợi ý hoặc đề xuất.
- Bạn đang tiếp tục trò chuyện với một mạng lưới kinh doanh bạn đã gặp hoặc đã trò chuyện với trước đó (có thể bạn đã đề cập đến việc bạn đang tìm kiếm công việc và họ nói rằng họ sẽ theo dõi bạn và yêu cầu bạn gửi lý lịch qua email cho họ).
- Bạn gửi bản lý lịch cho một nhà tuyển dụng để xin vào vị trí phù hợp với kỹ năng của bạn.
- Bạn đang tham gia cuộc phỏng vấn thông tin và cố gắng cung cấp một số thông tin cơ bản trước.
- Bạn nhờ ai đó xem qua bản sơ yếu lý lịch của bạn và đưa ra phản hồi, và họ đã đồng ý làm điều đó. Vì vậy, bạn gửi tài liệu qua cho họ (nhưng không nên cho rằng họ sẽ làm điều này trước khi đảm bảo rằng họ sẵn lòng và có thời gian cho việc này, theo Wilson nói).
9 Bí Quyết Viết Tiêu Đề Khi Gửi Sơ Yếu Lý Lịch
Nếu bạn muốn ai đó mở email, đọc tin nhắn của bạn và xem bản lý lịch mà bạn đã dành nhiều công sức để viết, sau đây là một số hướng dẫn bạn có thể tham khảo.
1. Đừng Bỏ Qua Việc Viết Tiêu Đề!
Quy tắc đầu tiên để viết tiêu đề là, bạn đã biết rồi, bạn phải viết nó. Điều này có vẻ như quá rõ ràng nhỉ, nhưng đã bao giờ bạn dành rất nhiều thời gian lo lắng về nội dung mà quên viết tiêu đề chưa? “Một tin nhắn mà không có tiêu đề có thể sẽ bị lọc vào hòm thư rác và không bao giờ được chú ý. Hoặc nếu không, người nhận có thể xóa hoặc lưu trữ nó mà không đọc” cố vấn nghề nghiệp của Muse, Tara Goodfellow, chia sẻ. Đảm bảo rằng bạn đã viết tiêu đề cho email của mình.
2. Viết một cách chuyên nghiệp
“Tôi từng đọc một email với dòng tiêu đề là ‘Khoẻ không?’ đấy là một lỗi lớn” Davis chia sẻ. Khi gửi bản lý lịch, hãy chắc chắn rằng bạn viết tiêu đề một cách chuyên nghiệp và tránh sử dụng ngôn từ không thích hợp với người không quen biết (hoặc thậm chí là quen biết).
Không chỉ có tiêu đề quan trọng, địa chỉ email cũng rất quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu. “Đừng quên kiểm tra lại tên địa chỉ email và suy nghĩ xem người nhận sẽ nghĩ gì về nó” Goodfellow lưu ý. Có thể tên có ý nghĩa với bạn – có thể là một trò đùa hoặc một biệt danh cũ chẳng hạn – “nhưng [nó không] chuyên nghiệp với một người không quen biết về bạn” cô ấy nói. “Hãy tạo một cái mới đi!”
Lý tưởng nhất là kết hợp tên, họ và từ viết tắt của tên bạn, Davis gợi ý, bạn có thể thêm một vài con số nếu cần. Và tốt nhất là tránh xa AOL và thậm chí cả Yahoo, anh ấy nói. “Dưới tư cách nhà tuyển dụng, chúng tôi sẽ nghĩ rằng ‘Người này không chuyên nghiệp tí nào’” Nói một cách ngắn gọn, “nsyncfan4eva” trên AOL á? Không hợp lý. Nhưng “carlos.ximenez” trên Gmail à? Tốt hơn nhiều.
3. Hãy Ngắn Gọn
Trong thời đại mà mọi người thường kiểm tra email trên điện thoại, bạn cần xem xét số lượng từ mà họ có thể thấy trước khi tiêu đề bị cắt ngắn. Ví dụ, dịch vụ tiếp thị qua email của Mailchimp gợi ý sử dụng khoảng 9 từ và 60 ký tự để có tiêu đề tốt nhất. Vậy nên hãy viết tiêu đề ngắn gọn và đảm bảo bạn “sử dụng một số từ đầu để trực tiếp đi vào vấn đề” như Davis đề xuất. “Càng ít càng tốt.”
4. Tuân theo hướng dẫn (Nếu có)
Theo một số hướng dẫn, bạn sẽ thấy một lời nhắc dưới mô tả công việc hướng dẫn cách nộp sơ yếu lý lịch và các tài liệu khác đến một địa chỉ email nhất định. “Một số tin tuyển dụng chung như thế thường có một mẫu nhất định” Wilson nói. “Lưu ý này rất quan trọng. Hãy nhớ tuân theo nó.” Ví dụ, lưu ý có thể viết là: “Nộp sơ yếu lý lịch, thư xin việc, và hồ sơ của bạn đến [email protected]. Tiêu đề email: Thiết kế sản phẩm #29881.”
Trong những trường hợp như vậy, bạn nên sử dụng tiêu đề được cung cấp cho bạn, vì họ có thể lọc và chuyển tin nhắn trực tiếp vào hộp thư hoặc người nhận. Nếu bạn muốn sơ yếu lý lịch của mình đến đúng nơi và tạo ấn tượng tốt, “Hoàn toàn. Tuân theo. Hướng dẫn. Trong nhiều trường hợp, đó là cách họ đánh giá bạn lần đầu tiên” Goodfellow chia sẻ. Hãy để lại ấn tượng tích cực cho họ.
5. Đưa vào cả những chi tiết liên quan
Nếu không có hướng dẫn cụ thể về các mẫu tiêu đề để sử dụng, hãy đảm bảo bạn đưa vào cả những thông tin liên quan. Khi nộp đơn cho một công việc, hãy đưa tên vị trí ứng tuyển và/hoặc mã công việc nếu có. Ví dụ: “Kỹ sư toàn diện #1769 - Asha Murray,” hoặc, “Ứng tuyển vào vị trí quản lý truyền thông, đã nộp ngày 18/4.” Nếu công việc bạn đang nộp đơn được đề xuất hoặc giới thiệu bởi ai đó, hãy nhắc đến họ. Ví dụ: “Đề xuất bởi Maya Katz” hoặc “Theo lời giới thiệu của Kevin.”
Viết tên của bạn trong tiêu đề cũng không tồi đâu. Bạn có thể viết, “Ứng tuyển vị trí Quản lý Tiếp thị Sản phẩm - Noah Cohen” hoặc “Ứng tuyển vị trí Chuyên gia Nghiên cứu UX (Tiffany White).”
6. Nhấn mạnh điểm mạnh của bạn
Bạn có thể tạo ấn tượng ngay từ tiêu đề bằng cách liệt kê học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, hoặc bất kỳ điều gì bạn nghĩ người đọc sẽ thấy thu hút. “Viết email từ góc nhìn của người đọc.” Wilson nói. “Những điều gì quan trọng nhất với người đọc email này? Bạn muốn họ biết điều gì?”
Ví dụ, khi nộp đơn, bạn có thể viết “Vị trí Thư ký Điều hành - Jess Lai, CPA” hoặc, “Ứng tuyển vị trí Giáo viên Tiếng Anh (#3392) – đạt giải “Giáo viên của năm” với hơn 15 năm kinh nghiệm.”
7. Kích thích họ mở email và đọc nhiều hơn!
Trong một số trường hợp, tiêu đề email có thể bị hạn chế bởi một số quy định và bạn không nên vi phạm chúng. Nhưng bạn vẫn có nhiều cách để làm cho nó hấp dẫn hơn trong tình huống đó. Điều quan trọng là phải làm rõ lý do bạn liên hệ với họ - và phải cụ thể. Đó là lý do khi bạn xin việc hoặc gửi email cho nhà tuyển dụng, bạn nên nhấn mạnh công việc một cách rõ ràng.
“Đừng nghĩ rằng chỉ công việc tôi đang làm là điều mà bạn nên chú ý. Hãy cung cấp thêm thông tin.” Goodfellow chia sẻ. Các nhà tuyển dụng thường có hàng tá vị trí mở cùng một lúc và bạn nên giúp họ dễ dàng hơn trong việc phân loại email (hoặc dễ tìm kiếm trong hộp thư).
“Rất nhiều người gửi email với tiêu đề là ‘Liên lạc’ hoặc, ‘Phần tiếp theo’ hoặc, ‘Kiểm tra’” Davis nói. Những tiêu đề mập mờ như vậy sẽ gây hiểu lầm khi bạn không biết người gửi là ai hoặc tại sao họ gửi cho bạn. “Tiêu đề càng chi tiết, hiệu quả càng cao.”
Nếu bạn liên lạc với một mạng lưới liên hệ, Wilson nói, bạn có thể viết như này “Tiếp theo từ cuộc thảo luận tại SXSW,” hoặc, “Tiếp theo từ cuộc trò chuyện về hội thảo dữ liệu khoa học trực tuyến - Alexandria Lopez.” Nếu bạn tiếp tục từ một cuộc trò chuyện giới thiệu, bạn có thể viết như sau, “Cảm ơn vì thời gian bàn bạc, tôi là Jin - người được Hannah giới thiệu.” Hoặc nếu bạn thấy ai đó đăng về một cơ hội việc làm, bạn có thể đề cập và nhấn mạnh điểm chung, như, “Cùng là cựu sinh viên NYU như bài đăng trên LinkedIn của bạn.”
8. Đừng hốt hoảng
Tôi hiểu rằng rất khó chịu khi bạn cảm thấy như bạn gửi email vào khoảng không và không nhận được phản hồi. Nhưng việc truyền đạt cảm xúc của bạn vào tiêu đề email không giúp gì cả. “Không nên làm quá đà” Davis lưu ý. “Cách thể hiện tức giận như ‘Tôi chưa nhận được câu trả lời từ bạn cả’ hoặc ‘Tôi đã gửi bản sơ yếu lý lịch từ một tuần trước’” sẽ không khiến người nhận muốn trả lời bạn ngay. Thậm chí, họ có thể bỏ qua email của bạn ngay lập tức.
9. Hãy đọc lại kỹ!
Làm điều này là điều hiển nhiên. Kiểm tra lại lỗi và sửa chữa từ lịch sử công việc và thư xin việc của bạn. Đọc lại và nhấn mạnh nó, có thể nhờ người thân hoặc bạn bè giúp bạn kiểm tra. Đừng quên nhấn mạnh tiêu đề, vì đó có thể là ấn tượng đầu tiên về bạn.
Tôi vẫn phải làm điều này. Gõ tên của tôi, một tên dài với hai 'O' và hai 'L', tôi không muốn ai nghĩ rằng tôi không thể đánh vần tên của mình. Goodfellow chia sẻ một cách hài hước.
Một số gợi ý về việc viết tiêu đề.
Bạn cần ví dụ cụ thể về việc viết tiêu đề email không? Dưới đây là một số ví dụ.
Khi nộp đơn xin việc
Quản lý kinh doanh
Chức vụ Giám đốc Nhân sự (Yêu cầu-7881) - Polly Kim
Ứng tuyển cho công việc Phân tích Tài chính (Derrick James)
Ứng tuyển vào vị trí Cố vấn Nghiên cứu - Sasha Martin
Đã nộp đơn cho vị trí Điều phối Chương trình vào ngày 28 Tháng 1
Đã nộp đơn vào vị trí Giám đốc Sản xuất (Có kinh nghiệm làm Trưởng Nhóm, có khả năng sáng tạo linh hoạt)
Khi bạn được giới thiệu
Được giới thiệu bởi Sandra Rodriguez
Được đề xuất bởi Jordan Stein
Theo lời giới thiệu của June Park
Ứng tuyển cho vị trí Quản lý Thành công Khách hàng (được giới thiệu bởi Jessica O’Malley)
Được giới thiệu bởi Priya B. cho vị trí Quản lý Tiếp thị qua email (R122)
Xin chào Bob, Farid gợi ý cho tôi liên lạc với anh
Khi bạn kết nối vào mạng lưới liên lạc
Tiếp tục cuộc trò chuyện của chúng ta tại HR Expo (tôi là Aya Belsky)
Tiếp tục thảo luận về SEO từ cuộc họp tiếp thị hôm qua
Tham gia cuộc hội thảo trực tuyến của cựu sinh viên UT-Austin hôm qua
Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho tôi, tôi là Ashley từ mạng lưới của Marcelo
Tiếp tục tham gia nhóm của bạn ở XYZ Co.
Quên mất nhắc đến bảng dữ liệu của ngày hôm qua...
Gửi sơ yếu lý lịch của tôi như đã hẹn (tôi là Marta từ buổi sales happy hour)
Khi gửi sơ yếu lý lịch để nhận đánh giá...
Cảm ơn vì đã đề xuất kiểm tra sơ yếu lý lịch SDR của tôi!
Thực sự rất biết ơn vì đã dành thời gian hôm qua để kiểm tra sơ yếu lý lịch cho tôi.
