[ToMo] Chiếm Được Kỹ Năng Giao Tiếp - Gợi Ý Xây Dựng Thay Vì Phê Phán

Internet đã đánh mất sự tỉnh táo của nhiều người và làm cho họ tin rằng việc lớn lên là đủ, không cần phải trưởng thành. Tuy nhiên, sự thật là mọi người đều phải trưởng thành, vì không thể tự trả hóa đơn hàng ngày. Khi làm việc tự do, tất cả chúng ta đều muốn làm việc với những người trưởng thành. Hơn nữa, không ai muốn làm việc với người chỉ biết giao tiếp bằng cách nổi giận và la mắng. Và dĩ nhiên, không ai muốn công việc của mình bị chỉ trích hoặc đối xử không công bằng.

Mặc dù mọi người thích đưa ra ý kiến và chia sẻ ý kiến của mình, nhưng không phải ai cũng có khả năng tiếp nhận ý kiến của người khác. Câu 'Tôi chỉ muốn tốt cho bạn!' thường đi kèm với mọi lời khuyên, nhưng hiếm khi ai dạy chúng ta cách đưa ra phản hồi xây dựng - thực sự hữu ích cho người nhận.

• Ý nghĩa của Phản Hồi Xây Dựng

Phản hồi xây dựng là một nhiệm vụ khó khăn. Để đưa ra phản hồi tích cực, bạn cần tôn trọng người khác, nhìn nhận một cách khách quan và công bằng, và giúp họ tiến bộ hơn. Điều này khác biệt với việc thể hiện cảm xúc và phê phán vì một hành vi hoặc điều gì đó không phù hợp với bạn. Loại phản hồi này thường dễ dàng thực hiện hơn, nhưng cũng dễ khiến bạn trở nên không được ưa thích hơn.

Nhiều người xem xét phê phán chỉ là một cách để giải tỏa, giúp họ cảm thấy cân bằng trong những tình huống căng thẳng hoặc để khoe khoang về sự xuất sắc của họ. Một ví dụ phổ biến là giải quyết khiếu nại của khách hàng. Họ tức giận, la hét vào điện thoại, thậm chí là không hài lòng với những người không có 'trách nhiệm' phải chịu đựng sự phát triển của họ. Trong tình huống như vậy, việc tức giận có thể giúp giải tỏa stress, nhưng ở nơi làm việc, đó là một sai lầm. Nếu bạn muốn người khác tôn trọng bạn, ít nhất là phải tôn trọng họ như vậy.

•  Phê bình - Có Cần Thiết Không?

Mọi hình thức chỉ trích đều phản ánh sự không hài lòng của người đưa ra quyết định đối với công việc đã hoàn thành hoặc được giao. Có thể là chất lượng không đạt yêu cầu hoặc thiếu một số yếu tố quan trọng. Trong mọi trường hợp, nếu không đạt được mục tiêu, thì đã đến lúc cần phải điều chỉnh kế hoạch.

Trước khi chỉ trích ai đó, bạn cần nhìn nhận công bằng và tin tưởng họ, mặc dù có thể còn nghi ngờ và lo lắng. Để đưa ra phê bình mang tính xây dựng, trước hết bạn cần tôn trọng và thừa nhận sự thật rằng người nghe biết họ đang làm gì và có thời gian để cải thiện.

• Chọn Người Đúng, Việc Đúng

Nếu bạn là lãnh đạo của một doanh nghiệp và bạn cảm thấy người đảm nhận không phù hợp với công việc hiện tại, thì không cần phải chỉ trích - bạn cần phải điều chỉnh nhiệm vụ hoặc tìm người thích hợp hơn.

Giả sử bạn có người phù hợp cho công việc, nhưng công việc của họ không đạt yêu cầu, lúc này, hãy xem xét liệu họ có đủ thời gian, nguồn lực và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ hay không.

Tuy nhiên, đây không phải là vấn đề bạn nên chỉ trích, đó là vấn đề về kỹ năng, điều quan trọng là cho họ thêm thời gian để tích luỹ kinh nghiệm. Đôi khi bạn cần hỏi họ chỉ ra điểm yếu để tìm ra nguyên nhân của vấn đề và điều này giúp bạn hiểu rõ hơn.

Cách Đưa Ra Lời Góp Ý Xây Dựng

'cuộc trò chuyện tử tế'

1. Phát hiện vấn đề

Đúng vậy, việc góp ý xây dựng là một công việc khó khăn và một phần của nó liên quan đến việc phát hiện vấn đề. Không ai thích được nói rằng họ đang sai, mà không được giải thích cụ thể rằng họ đã sai ở điểm nào. Việc có thái độ 'Ừ! Vậy đó! Làm sao?' không chỉ giống trẻ con mà còn cho thấy bạn ít quan tâm đến thời gian của người khác.

Nếu bạn nhận thấy rằng vấn đề là do sự không cẩn thận của họ hoặc họ tập trung vào một vấn đề đã sai ngay từ đầu, hãy cho họ biết rõ điều đó. Phải hiểu suy nghĩ của họ trước khi đưa ra giải pháp phù hợp.

2. Đề Xuất Giải Pháp

Đúng vậy, bạn cũng cần đề xuất một giải pháp. Nếu màu xanh không phù hợp với bạn, hãy xác định màu nào và tại sao. Đừng nói một cách mơ hồ hoặc yêu cầu không hợp lý, như 'màu xanh pha đỏ nhưng không phải tím'. Trừ khi một màu cụ thể đã được chỉ định trong bản phác thảo của khách hàng, nhà thiết kế có quyền tự do chọn màu phù hợp cho thiết kế.

Trong trường hợp bạn là khách hàng, nếu bạn không thích - hoàn toàn ổn, vì bạn trả tiền cho người thiết kế - hãy cung cấp cho họ màu sắc bạn nghĩ là ổn và lý do tại sao nó phù hợp hơn với mục đích của bạn. Điều này áp dụng cho tất cả các loại phản hồi. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ mong muốn của mình về bản thiết kế. Hãy có cái nhìn rõ ràng về những gì bạn muốn, điều này sẽ dẫn chúng ta đến bước tiếp theo.

3. Cung Cấp Ví Dụ

Như một phần mở rộng của quan điểm số #2, các ví dụ sẽ giúp bạn và người nhận góp ý xây dựng một 'bản phác thảo' tương tự trong đầu. Điều này có thể là các bước cần thực hiện để khắc phục sự cố, những thay đổi cần thực hiện hoặc một hướng đi mới cần được xây dựng.

một lần là đủ

4. Xác Định Giới Hạn. 

Và bởi vì bạn là một lãnh đạo chứ không phải là một nhà độc tài, hãy cung cấp cho nhân viên đủ quyền tự do mà anh ta có thể làm việc hoặc những giới hạn mà anh ta phải tuân thủ. Điều này sẽ cho phép anh ta sáng tạo hết mức có thể trong khi vẫn đáp ứng những gì bạn mong đợi từ anh ta.

• Một lời nhắc quan trọng

Khi đưa ra các điểm cần tránh, mục tiêu cuối cùng của việc phê bình là để giúp người nghe tiến bộ hơn. Tông điệu và thái độ trong việc truyền đạt thông tin này nên tinh tế và linh hoạt, nhưng cũng cần phải làm nổi bật các khía cạnh tiêu cực của tình huống.

Hãy nhớ rằng không phải ai cũng sẵn lòng chấp nhận sự phê bình của bạn một cách cởi mở - dù nó có tính xây dựng hay không, hãy sẵn lòng đón nhận những phản ứng gay gắt có thể xuất phát từ việc tổn thương lòng tự trọng. Bạn cũng có thể muốn chuẩn bị cho những lời nói cay đắng nhằm trả đũa hoặc tấn công bạn - điều này khiến bạn phải đặt câu hỏi tại sao bạn lại làm như vậy từ đầu.

Sự phê bình có tính xây dựng là điều không thể thiếu. Nó không chỉ mang lại kinh nghiệm cho những người giàu kinh nghiệm đến những người mới bắt đầu, mà còn giúp phát triển các phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả nhất cho toàn bộ quá trình làm việc. Vì có thể mất một thời gian cho một người mới bắt đầu để bắt kịp về kinh nghiệm, những lời góp ý có thể giúp đẩy nhanh quá trình học hỏi. Và không ai muốn thiếu các chuyên gia xung quanh để giúp đạt được mục tiêu của mình.