[ToMo] Chiến Lược Quản Trị Hiệu Quả Giúp Tăng Sự Gần Gũi

Việc thăm dò tích cực tạo ra sự đồng nhất trong tâm trí và sự hòa hợp giữa các cá nhân. Điều này cũng tạo ra không gian để mọi người chậm lại, suy ngẫm về các vấn đề gặp phải và thiết lập các giải pháp mới.

David Brendel là cộng sự sáng lập của Strategy of Mind, một công ty tư vấn, đào tạo quản lý và phát triển lãnh đạo, dựa trên triết học và tâm lý học. Ông là một bác sĩ tâm lý có bằng y khoa từ Harvard Medical School và bằng Tiến sĩ triết học từ Đại học Chicago.

Ryan Stelzer cũng là cộng sự sáng lập của Strategy of Mind. Ông đã tham gia Chương trình Thực tập sinh Quản lý Tổng thống tại Nhà Trắng dưới thời Obama. Nhóm của ông chịu trách nhiệm cải thiện và duy trì hiệu suất làm việc ở mức cao trong các cơ quan liên bang.

Dưới đây, David và Ryan sẽ chia sẻ năm ý tưởng chủ đạo trong cuốn sách mới của họ, Suy nghĩ - Nói chuyện - Sáng tạo: Xây dựng Môi trường làm việc phù hợp cho con người.

1. Giám đốc điều hành nên đóng vai trò như một người hướng dẫn

Cách đây vài năm, chúng tôi đã tổ chức một buổi hội thảo kéo dài nửa ngày cho một công ty quản lý tài sản chuyên cung cấp các thiết bị hỗ trợ sinh hoạt. Họ đang mắc kẹt với tinh thần làm việc thấp, tỷ lệ nhân viên bỏ việc cao và thu nhập thì chẳng có thay đổi khả quan nào cả. Trong một gian căn-tin lớn, các thành viên của mỗi bộ phận trong công ty được sắp xếp để ngồi cùng nhau tại những chiếc bàn tròn. Sau một bài giảng ngắn, chúng tôi quay trở lại với câu hỏi mở ưa thích của mình là: 'Điều gì khiến bạn phải trằn trọc mất ngủ?' Ban đầu, chúng tôi được nghe một loạt những lời phàn nàn phổ biến tại nơi làm việc như là: khối lượng công việc nặng nề, có quá nhiều email, thiếu sự trao đổi từ phía lãnh đạo.

Và bàn cuối cùng mà chúng tôi đến gặp là bàn của nhóm những người giám hộ. Người tổng hợp câu trả lời của nhóm họ đã báo cáo lại rằng điều khiến họ trăn trở là sự mất mát. Những người giám hộ này đã không chỉ cố khắc phục vấn đề kiểu như sửa đường ống nước, mà họ còn trở thành bạn bè hay tri kỷ của khách hàng. Một người giám hộ đã rưng rưng nước mắt khi kể câu chuyện về một khách hàng lớn tuổi thường gọi điện nhờ ông đến mở giúp hũ dưa muối chỉ vì bà quá yếu, không thể tự mở được. Rồi sau đấy, hai người họ sẽ ngồi lại với nhau và có những cuộc trò chuyện thân tình về gia đình. Họ đã quan tâm đến nhau như vậy trong nhiều năm. Và rồi đến khi những lời nhờ vả về hũ dưa muối ấy không còn nữa thì ông ấy đã rất đau lòng.

Sau đó thì sự cảm động đã lan tỏa khắp căn phòng khi mọi người ở đó tham gia vào các cuộc thảo luận sôi nổi về việc kết nối lại với các giá trị nhân văn cốt lõi của công ty. Nhiều tháng sau, chúng tôi nhận thấy rằng nhiều chỉ số có liên quan ở đây đã được cải thiện đáng kể: điểm đánh giá mức độ gắn bó của người lao động tăng, tỷ lệ bỏ việc giảm xuống, thu nhập hàng quý nhiều hơn. Người ta cho rằng cú lội ngược dòng bất ngờ này có lẽ phần lớn là nhờ có buổi hội thảo. Một câu hỏi mở - “Điều gì khiến bạn phải trằn trọc mất ngủ?” - đã biến đổi mọi thứ.

Kinh nghiệm từ công ty này cũng đã phản ánh những phát hiện từ nghiên cứu trong Dự án Aristotle của Google. Vài năm trước đó, Google đã nhận ra rằng điều giúp nhận biết rõ nhất một nhóm có hiệu suất làm việc cao là cảm giác “an toàn trong tâm lý” của các thành viên khi họ được tự do động não và nói chuyện một cách cởi mở mà không sợ bị đánh giá theo cách tiêu cực hay bị trả thù. Cách thức để có được sự an toàn trong tâm lý và hiệu suất làm việc cao đó là thông qua các câu hỏi mở. Và một câu hỏi mở kiểu như vậy đã cho thấy rằng người giám hộ có thể là hình mẫu của một người quản lý tốt nhất cần có trong một tập thể doanh nghiệp.

2. Trò chuyện là một môn khoa học khó nhằn

Để đảm bảo rằng người giám hộ không chỉ đóng góp cho sự phát triển tổng thể của công ty một cách tự nhiên, tốt nhất là nên chủ động và có mục tiêu cụ thể trong việc khuyến khích các cuộc trò chuyện độc đáo với mọi thành viên tại nơi làm việc. Những cuộc trò chuyện này nên được bắt đầu bằng những câu hỏi mở rộng được thiết lập cẩn thận. Điều này thực sự khó khăn hơn chúng ta nghĩ, đặc biệt là khi có quá nhiều việc phải xử lý. Tuy nhiên, chúng ta cần phải chú ý rất kỹ lưỡng đến cách giao tiếp với mỗi cá nhân giống như cách chúng ta chăm sóc công việc chuyên môn của mình.

Các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng phần lớn các cuộc trò chuyện diễn ra và kết thúc với sự không hài lòng từ một hoặc tất cả mọi người. Chúng ta đang sống trong một thế giới mà mọi người dường như ưa thích việc ra lệnh hoặc thể hiện ý kiến hơn là sự tò mò để đặt câu hỏi, lắng nghe phản hồi một cách thành thật hoặc đủ khiêm nhường để khuyến khích việc trao đổi ý kiến. Vấn đề này xuất hiện ở mọi nơi chúng ta có thể nhìn thấy, từ nơi làm việc đến bàn ăn gia đình và thậm chí những cuộc họp quan trọng của chính phủ.

Có thêm một điều mà nghiên cứu này đã phát hiện ra: đó là cách chúng ta giao tiếp không chỉ ảnh hưởng đến cách mà trẻ em phát triển mà còn đối với sự hiểu biết của chúng về thế giới xung quanh.

Ngược lại, nếu chúng ta chỉ đơn giản là ra lệnh hoặc nói chuyện mà không lắng nghe họ, họ có thể không cảm thấy thoải mái để chia sẻ ý kiến hoặc suy nghĩ của mình một cách tự nhiên.

Phương pháp mà chúng tôi đã phát triển được gọi là “thăm dò tích cực”, có thể được điều chỉnh thông qua thực hành. Nó đòi hỏi sự tập trung tỉ mỉ và gần như chuyên sâu vào việc đặt ra các câu hỏi mở và đưa ra các phát ngôn rõ ràng. Thăm dò tích cực sẽ tạo ra sự đồng thuận trong tâm trí và sự hòa hợp giữa các cá nhân.

Chủ nghĩa nhân văn không được đặt ưu tiên

Tiến sĩ C. Miller Fisher đã đóng góp nhiều vào lĩnh vực thần kinh học và là một chuyên gia về abulia - hội chứng suy giảm động lực.

Trong một trong những cuộc thảo luận, Fisher đã ngồi đối diện với một người đàn ông mắc chứng abulia trong hai giờ đồng hồ. Bệnh nhân đó hầu như không nói một lời nào và nét mặt anh ta hoàn toàn vô cảm.

Tuy nhiên, Fisher đã bỏ qua một điều quan trọng. Sau khi buổi hội thảo kết thúc, một sinh viên y khoa đã đẩy xe lăn của bệnh nhân ra hành lang. Rồi cậu sinh viên dừng lại, đến bên cạnh và quỳ xuống để ngang tầm mắt với người bệnh nhân. Cậu sinh viên thân thiện đã hỏi một câu hỏi mở: 'Anh cảm thấy thế nào về buổi hội thảo?'. Phản ứng tích cực của bệnh nhân khiến cho khuôn mặt anh ta sáng lên và anh ta nói: “Nó giống như là bức chân dung của bác sĩ Fisher vậy!”

Tình trạng của bệnh nhân đã dần cải thiện trong những ngày sau đó cho đến khi anh ta có thể trở về nhà. Thực tế, liệu pháp trị liệu thích đáng cho một bệnh nhân mắc chứng abulia lại phức tạp hơn nhiều so với những gì một chuyên gia ưu tú trong lĩnh vực thần kinh học lâm sàng có thể hiểu.

Gắn kết với một cộng đồng cơ sở là quan trọng

Câu chuyện về đội New York Islanders là một minh họa tốt cho sức mạnh của sự thăm dò tích cực. Từ khi thành lập vào năm 1972, đội Islanders đã viết nên một truyền thuyết tại Long Island, dù sân vận động của họ đã trở nên xuống cấp. Nhưng khi đội tuyển được chuyển đến Barclays Center ở Brooklyn vào năm 2016, điều này đã gây ra nhiều khó khăn.

Vì vậy, các chủ sở hữu mới của đội đã bắt đầu đặt ra nhiều câu hỏi mở. Jon Ledecky đã tham gia cùng người hâm mộ trên tuyến Đường sắt Long Island để đến sân vận động ở Brooklyn và thảo luận về tương lai của đội tuyển.

Ledecky cũng đã thảo luận với các quan chức địa phương để tìm ra giải pháp cho vấn đề của đội tuyển.

Vì vậy, đội Islanders đang chuyển đến một sân vận động mới, gần hơn với các fan hâm mộ của họ ở Long Island. UBS, một ngân hàng quốc tế có trụ sở tại Thụy Sĩ, đã mua quyền đặt tên cho sân nhà của đội.

Tin vào khả năng của bản thân là quan trọng

Một trong những câu chuyện thành thị kể về nhà tâm lý học nổi tiếng William James. Ông đã chỉ ra rằng con người sẽ trở thành những gì họ nghĩ về bản thân.

Quan điểm của James dựa trên nghiên cứu về tâm lý học nhận thức, chỉ ra rằng chúng ta có khả năng lựa chọn những gì chúng ta nghĩ và cách sống.

“Tôi có thể thay đổi thế giới”, James nói, “Điều này chỉ có thể trở thành sự thật nếu bạn tin vào nó mà không cần có bằng chứng”. Nói cách khác, bạn cần tin vào khả năng của mình để thay đổi thế giới.