Buzz
Hiệu Quả Chiếm 10% Trong Năng Suất. Tôi Tình Cờ Bắt Gặp Câu Này Khi Đang Nghiên Cứu Cho Bài Đăng Trên Blog. Hãy Nói Rõ Hơn Về Điều Này.
Hiệu Quả Đồng Nghĩa Với Việc Thực Hiện Công Việc Một Cách Nhanh Chóng Và Hoàn Thành Xuất Sắc.
Bây Giờ, Khi Bạn Dường Như Không Thể Hoàn Thành Công Việc Hàng Ngày Của Mình Với Tốc Độ Nhanh Hơn (Mà Không Làm Giảm Chất Lượng Của Chúng), Bạn Có Thể Cảm Thấy Thất Vọng. Tuy Nhiên, Tin Tốt Là Bạn Có Thể Học Cách Làm Việc Hiệu Quả Hơn Với Các Nhiệm Vụ Của Mình.
Trong Bài Viết Này, Bạn Sẽ Tìm Hiểu:
Hiệu Quả Trong Công Việc Nghĩa Là Gì,
Cách Tập Trung Và Hoàn Thành Công Việc,
Làm Thế Nào Để Hiệu Quả Và Năng Suất Cao Hơn Trong Công Việc ?
Hiệu Quả Trong Công Việc Nghĩa Là Gì?
Bạn Có Quen Với Những Cảnh Phim Đó Khi Một Người Đánh Máy Rất Nhanh, Với Nụ Cười Tự Tin Trên Khuôn Mặt Của Cô Ấy Không? Những Cảnh Này Thường Được Theo Sau Bởi Nhạc Piano Có Nhịp Vui Tươi. Khi Tôi Nghĩ Về Làm Việc Hiệu Quả, Tôi Nghĩ Đến Bức Tranh Này Trong Đầu. Khi Nói Đến Hiệu Quả Tại Nơi Làm Việc, Nó Liên Quan Đến Nhiều Thứ Hơn Là Không Khí Vui Tươi Đã Đề Cập Ở Đoạn Trước. Hiệu Quả Ở Nơi Làm Việc Ám Chỉ Rằng Nhân Viên Thực Hiện Đúng Nhiệm Vụ Được Giao Một Cách Phù Hợp, Không Lãng Phí Quá Nhiều Thời Gian Hoặc Năng Lượng. Bằng Cách Này, Nhân Viên Giúp Đỡ Khách Hàng / Khách Hàng Cung Cấp Nhiều Sản Phẩm / Dịch Vụ Chất Lượng Hơn. Do Đó, Các Nhân Viên Giúp Doanh Nghiệp Của Họ Phát Triển. Bên Cạnh Đó, Những Nhân Viên Làm Việc Hiệu Quả Còn Có Năng Suất Cao Vì Họ Biết Cách Quản Lý Công Việc Và Hoàn Thành Mọi Công Việc Được Giao Một Cách Hoàn Chỉnh Và Đúng Hạn.
Làm Thế Nào Bạn Có Thể Tập Trung Và Hoàn Thành Công Việc?
Hãy Xem Những Gì Bạn Có Thể Làm Để Duy Trì Sự Tập Trung Và Hoàn Thành Công Việc Một Cách Dễ Dàng, Bất Kể Vị Trí Công Việc Của Bạn Là Gì.
Làm Việc Trong Các Khoảng Thời Gian Ngắn, Sau Đó Nghỉ Giải Lao Nhanh
Theo Như Nghiên Cứu Của Đại Học Illinois, “Sự Chuyển Hướng Ngắn Gọn Khỏi Một Nhiệm Vụ Có Thể Cải Thiện Đáng Kể Khả Năng Tập Trung Vào Nhiệm Vụ Đó Trong Thời Gian Dài Của Một Người”. Vì Vậy, Khi Bắt Đầu Thực Hiện Một Bài Tập, Hãy Đảm Bảo Làm Việc Trong Các Khoảng Thời Gian Ngắn, Từ 20 Đến 30 Phút, Sau Đó Nghỉ Ngơi Trong 5 Phút Ngắn Ngủi.
Hãy thử sử dụng ứng dụng Pomodoro, với các đợt làm việc kéo dài 25 phút (Pomodoros). Sau mỗi đợt đó, nghỉ ngơi 5 phút. Sau khi hoàn thành bốn đợt làm việc, bạn được nghỉ dài hơn, khoảng 30 phút. Nếu bạn cảm thấy 25 phút là quá ít thời gian cho công việc của mình, bạn có thể sắp xếp công việc bằng cách tăng thời gian làm việc của mình lên 90 phút cho mỗi đợt Pomodoro.
Theo dõi chu kỳ sinh học của bạn
Chu kỳ sinh học, được gọi là chu kỳ 24 giờ, là một chu kỳ tự nhiên được đặt tên từ cụm từ Latin 'Circa diem', có nghĩa là 'xấp xỉ một ngày'. Chu kỳ này ảnh hưởng đến sự hoạt động của cả tinh thần và thể chất. Khả năng tập trung của bạn cũng phụ thuộc vào chu kỳ sinh học. Một số người có khả năng tập trung cao vào buổi sáng, trong khi người khác thì vào buổi chiều hoặc tối.
Mơ mộng có thể hữu ích và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn không? Thật bất ngờ là có.
Trong cuốn sách Bored and Brilliant: How Spacing Out Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi nói về tầm quan trọng của việc để tâm hồn lơ đễnh:
“Khi tâm trí của chúng ta không tập trung, chúng ta kích hoạt một trạng thái gọi là “chế độ mặc định”, nơi tinh thần có thể giải quyết vấn đề và tạo ra những ý tưởng tốt nhất của mình, cũng như tham gia vào việc sắp xếp kế hoạch cá nhân, đó là cách chúng ta hiểu thế giới và cuộc sống của mình, đồng thời đặt ra các mục tiêu cho tương lai.'
Cô ấy cũng chỉ ra rằng khi chúng ta giải thoát, đó là lúc chúng ta sáng tạo nhất.
Vì vậy, hãy cho phép bản thân mơ mộng trong khoảng 10 hoặc 15 phút khi bạn làm các công việc đơn điệu hoặc nghỉ ngơi. Điều này giúp bạn tìm ra cách tiếp cận mới cho các vấn đề phức tạp hoặc nhiệm vụ, từ đó tăng hiệu suất làm việc. Hơn nữa, bạn sẽ tập trung hơn trong công việc, trong cuộc họp hoặc khi giải quyết những thách thức khó khăn.
Ngoài việc tư duy thoáng đãng, thời gian không hiệu quả cũng có thể mang lại lợi ích. Tim Kreider trong cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World đã mô tả lợi ích của việc nhàn rỗi:
Nhưng nếu bạn quá bận rộn và không có thời gian rảnh rỗi, điều gì sẽ xảy ra? Cal Newport đề xuất điều gì trong tình huống này?
'Vào cuối ngày làm việc, hãy dừng việc suy nghĩ về công việc cho đến khi bắt đầu một ngày mới — không kiểm tra email sau giờ làm việc, không thảo luận công việc và không lên kế hoạch cho thách thức tiếp theo; hãy loại bỏ suy nghĩ về công việc hoàn toàn.'
Newport cũng cho biết thêm rằng một trong những lợi ích của việc nghỉ ngơi là 'thời gian dành để nạp lại năng lượng cần thiết để làm việc sâu hơn.' Theo Newport, công việc sâu là 'loại công việc tối ưu hóa hiệu suất.'
Làm thế nào để làm việc hiệu quả và năng suất hơn trong công việc?
Như đã đề cập trước đó, hiệu quả và năng suất có sự khác biệt. Làm việc hiệu quả là hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và có tổ chức, trong khi làm việc có năng suất là đạt được kết quả mong muốn. Để thành công trong công việc, bạn cần phải xuất sắc cả hai lĩnh vực này. Dưới đây là một số mẹo thiết thực để trở nên hiệu quả và năng suất trong công việc.
Trước hết, tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Mỗi sáng, hãy suy nghĩ về những công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành trong ngày. Hãy cố gắng làm thực tế và ghi lại ba nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành trước khi kết thúc ngày.
Đặt ra một mục tiêu rõ ràng và tập trung vào nó sẽ giúp bạn đi đúng hướng và nâng cao năng suất.
Hãy thử áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower.
Một trong những cách hữu ích nhất để học cách ưu tiên công việc là thử áp dụng kỹ thuật ma trận Eisenhower. Phương pháp quản lý thời gian này giúp bạn phân biệt công việc quan trọng và không quan trọng.
Ma trận Eisenhower bao gồm bốn phần tư thời gian:
Công việc quan trọng và khẩn cấp,
Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Vì vậy, ưu tiên giải quyết công việc từ phần tư đầu tiên. Sau khi hoàn thành, bạn tiếp tục với phần tư thứ hai. Đối với phần tư thứ ba, bạn có thể chuyển giao cho đồng nghiệp. Còn phần tư thứ tư, hãy loại bỏ nó.
Với cái nhìn tổng quan từ ma trận Eisenhower, bạn sẽ cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình, từ đó làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Dành thời gian cho công việc chuyên sâu.
Công việc chuyên sâu đóng vai trò quan trọng trong các nhiệm vụ đòi hỏi hoặc cần thiết cho vị trí công việc của bạn. Khi thực hiện các công việc này, tập trung và tránh bị phân tâm.
Ví dụ, với tôi là một người viết nội dung, công việc chuyên sâu là viết blog. Để tập trung hơn, tôi thích nghe nhạc cổ điển hoặc nhạc phim. Những thể loại này giúp tôi làm việc hiệu quả và hoàn thành blog.
Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về cách âm nhạc ảnh hưởng đến năng suất, hãy đọc blog của chúng tôi về chủ đề này.
Tác động của âm nhạc đối với năng suất - tích cực và tiêu cực
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tập trung và làm công việc chuyên sâu, Newport đề xuất một quy trình như sau:
Chọn nơi và thời gian làm việc. Tìm một không gian yên tĩnh cho công việc chuyên sâu. Nếu có thể, có một không gian đặc biệt chỉ dành để làm việc chuyên sâu, như phòng họp, thư viện hoặc một góc làm việc thoải mái tại nhà. Trước khi bắt đầu, xác định thời gian bạn cần dành cho công việc này.
Quyết định cách bạn sẽ tiến hành công việc. Đặt ra mục tiêu cụ thể cho giai đoạn làm việc sâu sắc của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang viết một bài luận, bạn có thể điều chỉnh số lượng từ hoặc số lượng tiêu đề phụ mà bạn phải hoàn thành trong thời gian làm việc sâu sắc. Ngoài ra, bạn cũng có thể kích hoạt trình chặn web ngay sau khi bắt đầu làm việc, để tránh bị làm mất tập trung bởi các trang mạng xã hội hoặc tin tức.
Chọn cách bạn sẽ hỗ trợ bản thân trong công việc. Quy trình làm việc sâu sắc của bạn cũng cần bao gồm tất cả các yếu tố quan trọng khi bạn đang làm việc. Ví dụ, một cốc cà phê hoặc một bữa ăn nhẹ nếu bạn đói. Hơn nữa, hãy chọn ánh sáng thích hợp và một chiếc ghế thoải mái.
Đây chỉ là một số ý tưởng để làm cho quá trình làm việc sâu sắc của bạn trở nên thoải mái và hiệu quả hơn. Bạn có thể điều chỉnh quy trình để phù hợp hơn với bản thân và nhiệm vụ.
Tránh việc đa nhiệm
Khi bạn thực hiện hai nhiệm vụ cùng một lúc, thực ra bạn đang chuyển trọng tâm giữa chúng. Điều này được gọi là chuyển đổi ngữ cảnh và do bạn chuyển từ một nhiệm vụ này sang một nhiệm vụ khác một cách nhanh chóng, nên có vẻ như bạn đang thực hiện hai nhiệm vụ đồng thời.
Tuy nhiên, đa nhiệm không hiệu quả như vẻ ngoài của nó. Khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ, sau đó nhanh chóng chuyển sang nhiệm vụ khác, bộ não của bạn cần nhiều thời gian và năng lượng hơn để tải và tải lại ngữ cảnh.
Tại sao tránh đa nhiệm và tập trung sẽ tăng hiệu suất công việc.
Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn.
Nhận ra việc phải làm nhiệm vụ phức tạp có thể làm mất động lực.
Ví dụ, khi tạo hình minh họa cho blog, hãy phân tích công việc thành các phần nhỏ.
- Bao gồm tạo bản nháp, liên hệ với người viết, thực hiện thay đổi, thêm chi tiết và đính kèm hình minh họa.
Hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên để tạo động lực hoàn thành những việc tiếp theo.
Hạn chế thời gian xử lý email.
Trả lời email liên tục làm nhân viên làm việc muộn.
Giới hạn thời gian sử dụng email trừ khi cần thiết.
Kiểm tra email vào đầu hoặc cuối giờ làm việc.
Viết email cụ thể hơn để tránh gửi lại và giảm sự phân tâm.
Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại.
Công việc định kỳ là những nhiệm vụ xảy ra thường xuyên như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, như trả lời email và tham gia cuộc họp.
