[ToMo] Đa Nhiệm Không Hiệu Quả: Phương Pháp Khoa Học Cho Ngày Tốt Hơn

Điện thoại bạn đang reo, bạn phải kịp deadline, và chỉ còn đủ thời gian để giặt quần áo trước khi họp tiếp theo bắt đầu.

Cảm thấy hỗn loạn hay như mọi ngày? Mặc dù nhiều người biết về nhược điểm của đa nhiệm, nhưng vẫn khó từ bỏ thói quen đó. Việc hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc dường như hấp dẫn. Dù sao, trong một ngày chỉ có giới hạn thời gian, và luôn có điều gì đó cạnh tranh sự chú ý của chúng ta. Vậy tại sao không làm tất cả mọi thứ cùng một lúc?

Đa nhiệm không phải là không thể. Chính là nhiều người chúng ta rơi vào bẫy nghĩ rằng mình giỏi đa nhiệm hơn những gì thực sự có thể. Nhưng nếu muốn xử lý tất cả các công việc và làm tất cả mọi thứ, chúng ta cần hiểu khi nào nên đa nhiệm và khi nào nên tập trung vào một công việc.

Nghe có vẻ rối loạn, hoặc như là một phần của cuộc sống hàng ngày? Dù chúng ta đã quen với nhược điểm của việc làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng lại khó mà từ bỏ thói quen này. Lời hứa ngầm về việc hoàn thành nhiều việc hơn cùng một lúc thật hấp dẫn. Cuối cùng, trong một ngày chỉ có một lượng thời gian nhất định, và luôn có điều gì đó tranh giành sự chú ý của chúng ta. Tại sao không chấp nhận và làm mọi thứ cùng một lúc?

Đa nhiệm không phải là điều không thể. Chỉ là nhiều người trong số chúng ta rơi vào bẫy nghĩ rằng mình giỏi hơn trong việc đa nhiệm. Nhưng nếu muốn xử lý tất cả các công việc và làm mọi thứ, chúng ta cần hiểu rõ khi nào nên đa nhiệm và khi nào nên tập trung toàn bộ sự chú ý vào một công việc.

Đa nhiệm không phải là điều không thể. Hầu hết chúng ta thường cho rằng mình có khả năng hơn những gì thực sự là. Tuy nhiên, để giải quyết mọi vấn đề và hoàn thành mọi công việc, chúng ta cần phải biết khi nào là lúc phải đa nhiệm và khi nào cần phải tập trung toàn bộ sự chú ý vào một nhiệm vụ.

Điều đó không có nghĩa là chúng ta phải hoàn toàn từ bỏ ước mơ về hiệu suất và năng suất. Điều đó chỉ đòi hỏi chúng ta phải điều chỉnh cách suy nghĩ về hiệu suất và năng suất.

Thế nhưng mọi việc không dừng lại ở đó. Chúng ta cần phải tìm hiểu cách thoát khỏi sự cuốn hút của đa nhiệm và làm gì thay vào đó.

Học cách phá vỡ thói quen đa nhiệm - và thay vào đó tập trung vào những việc quan trọng.

Đa nhiệm là gì?

Tìm hiểu cách phân chia thời gian hiệu quả giữa nhiều công việc.

Đa nhiệm hóa là gì?

Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua. Chúng ta có hai (hoặc nhiều) nhiệm vụ mà kỹ thuật có thể làm cùng một lúc, vậy tại sao không làm cả hai? Nếu không nhượng bộ, chúng ta sẽ tiếp tục suy nghĩ về điều đó mà thôi.

Đa nhiệm thường được hiểu là làm hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Tuy nhiên, vì bộ não con người có hạn chế rất lớn về khả năng thực sự làm được trong một lúc, đây là một hiểu lầm. Đa nhiệm là việc chuyển đổi nhanh chóng từ một nhiệm vụ sang một nhiệm vụ khác - và chúng ta không giỏi như chúng ta nghĩ.

Khoa học đằng sau đa nhiệm

Hầu hết mọi người nghĩ rằng đa nhiệm là làm hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Tuy nhiên, vì bộ não con người có hạn chế rất lớn về khả năng thực sự làm được trong một lúc, đây là một hiểu lầm. Đa nhiệm là việc chuyển đổi nhanh chóng từ một nhiệm vụ sang một nhiệm vụ khác - và chúng ta không giỏi như chúng ta nghĩ.

Bí mật đằng sau đa nhiệm

Khoa học đằng sau đa nhiệm

Nghiên cứu về thần kinh học cho thấy khi chúng ta cố gắng làm hai nhiệm vụ phức tạp cùng một lúc, não bộ thực tế không đa nhiệm. Thay vào đó, nó nhanh chóng chuyển đổi giữa hai nhiệm vụ. Mặc dù chúng ta có cảm giác như đang xử lý cả hai nhiệm vụ như một chuyên gia, nhưng thực tế, chúng ta đang sử dụng hết tài nguyên bộ nhớ làm việc quý báu của mình. Việc chuyển đổi này khiến chúng ta trở nên ít quan sát hơn - và dễ gây ra lỗi hơn.

Đa nhiệm và hiệu suất

Chắc hẳn bạn đã nghe nói rằng đa nhiệm làm giảm hiệu suất làm việc của bạn. Và đúng vậy - theo một nghiên cứu của một nhà thần kinh học tại Đại học Stanford, việc chuyển đổi nhiệm vụ có thể dẫn đến sự suy giảm 40% trong hiệu suất làm việc.

Nghiên cứu về đa nhiệm và năng suất

Bạn có thể đã nghe rằng đa nhiệm làm giảm hiệu suất làm việc của bạn. Và thực sự, theo một nghiên cứu của một nhà thần kinh học tại Đại học Stanford, việc chuyển đổi nhiệm vụ có thể dẫn đến sự suy giảm 40% trong hiệu suất làm việc.

Có thể bạn đã nghe rằng việc đa nhiệm sẽ không tốt cho hiệu suất làm việc của bạn. Và thực sự là như vậy - theo một nghiên cứu của các nhà nghiên cứu thần kinh tại trường Đại học Stanford, chuyển đổi giữa các nhiệm vụ có thể dẫn đến việc giảm 40% hiệu suất làm việc.

Vùng não trước trán chịu trách nhiệm cho quản lý điều hành, giúp chúng ta tập trung vào thông tin có liên quan và phớt lờ các tác nhân không quan trọng. Khả năng này giảm đi theo tuổi tác, đó là lý do tại sao thanh thiếu niên có khả năng đa nhiệm tốt hơn người lớn tuổi.

Sử dụng nhiều phương tiện truyền thông cùng một lúc đã được xác định là gây hại đặc biệt đối với hiệu suất nhiệm vụ. Khi mọi người chuyển từ một nhiệm vụ này sang một nhiệm vụ khác, họ trải qua hiện tượng gọi là chi phí chuyển đổi - một sự giảm hiệu suất tạm thời trong khoảng từ 5-15%.

Đa nhiệm cũng khiến cho mọi người mất dần khả năng theo dõi những gì họ đã làm, kết quả cuối cùng là thời gian hoàn thành nhiệm vụ kéo dài hơn. Các nghiên cứu cho thấy sau khi một nhiệm vụ bị gián đoạn, việc hoàn thành sẽ mất nhiều thời gian hơn đáng kể — ngay cả khi sự gián đoạn chỉ là ngắn ngủi. Trong một nghiên cứu khác, công nhân cần khoảng 25 phút để lấy lại tinh thần sau khi bị làm phiền trong một nhiệm vụ.

Đa nhiệm cũng khiến cho mọi người mất dần khả năng theo dõi những gì họ đã làm, kết quả cuối cùng là thời gian hoàn thành nhiệm vụ kéo dài hơn. Các nghiên cứu cho thấy sau khi một nhiệm vụ bị gián đoạn, việc hoàn thành sẽ mất nhiều thời gian hơn đáng kể — ngay cả khi sự gián đoạn chỉ là ngắn ngủi. Trong một nghiên cứu khác, công nhân cần khoảng 25 phút để lấy lại tinh thần sau khi bị làm phiền trong một nhiệm vụ.

Cũng như trên, đa nhiệm cũng khiến cho mọi người mất dần khả năng theo dõi những gì họ đã làm, kết quả cuối cùng là thời gian hoàn thành nhiệm vụ kéo dài hơn. Các nghiên cứu cho thấy sau khi một nhiệm vụ bị gián đoạn, việc hoàn thành sẽ mất nhiều thời gian hơn đáng kể — ngay cả khi sự gián đoạn chỉ là ngắn ngủi. Trong một nghiên cứu khác, công nhân cần khoảng 25 phút để lấy lại tinh thần sau khi bị làm phiền trong một nhiệm vụ.

Việc làm nhiều việc cùng một lúc có tốt không?

Nói ngắn gọn, không - việc làm nhiều việc cùng một lúc có thể gây hại cho cả năng suất làm việc và sức khỏe tổng thể của bạn. Chúng ta không chỉ ít hiệu quả hơn, mà còn cảm thấy căng thẳng hơn. Thay vì tự tin, chúng ta cảm thấy lo lắng, không kiên nhẫn và bực bội.

Tất nhiên, có một loạt các cách kết hợp nhiều việc cùng một lúc; một số cách rõ ràng gây hại hơn các cách khác. Nghe podcast trong khi rửa chén có lẽ là ổn - thực tế, loại đa nhiệm này có thể giúp bạn động viên để hoàn thành những công việc không mong muốn. Nhưng điều này hoạt động bởi vì khối lượng kognitif cần thiết cho các công việc khác nhau không cạnh tranh với nhau.

Việc làm nhiều việc cùng một lúc có tốt không?

Nói ngắn gọn, không - việc làm nhiều việc cùng một lúc có thể gây hại cho cả năng suất làm việc và sức khỏe tổng thể của bạn. Chúng ta không chỉ ít hiệu quả hơn, mà còn cảm thấy căng thẳng hơn. Thay vì tự tin, chúng ta cảm thấy lo lắng, không kiên nhẫn và bực bội.

Tất nhiên có vô số cặp nhiệm vụ đa nhiệm; một số gây hại rõ rệt hơn những thứ khác. Nếu bạn vừa nghe podcast vừa rửa chén thì hoàn toàn ổn - và thực tế, loại hình đa nhiệm này có thể giúp bạn động viên để hoàn thành những công việc không mong muốn. Nhưng hiệu quả của nó phụ thuộc vào mức độ nhận thức cần thiết cho từng nhiệm vụ mà không ảnh hưởng gì đến nhau.

Khi nhiệm vụ yêu cầu phản ứng nhanh hoặc sự chú ý tập trung, việc vật lộn với nhiều công việc có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Những phần mười giây mà chúng ta lãng phí có thể không quan trọng khi rửa chén, nhưng chúng có thể làm sự khác biệt khi lái xe.

Bởi vì chúng ta thường đánh giá quá cao khả năng đa nhiệm của bản thân, việc đặt ra quy tắc xung quanh những nhiệm vụ xứng đáng nhận sự tập trung đầy đủ của bạn là hữu ích. Ví dụ, tôi cho phép bản thân nghe nhạc hoặc sách nói trong khi lái xe, vì chúng yêu cầu rất ít tương tác. Tôi nhanh chóng nhận ra rằng ngay cả khi nghe những bài học ngoại ngữ hoặc nhận một cuộc gọi điện thoại có vẻ giống nhau, nhưng khối lượng nhận thức thì khác biệt rất nhiều.

Because we tend to overestimate our multitasking abilities, it helps to set rules around what tasks deserve your full attention. For example, I let myself listen to music or an audiobook while driving, since they require very little interaction. I learned very quickly that even though listening to foreign language lessons or taking a phone call seemed like the same thing, the cognitive load was much different.

 Bởi vì chúng ta có xu hướng đánh giá quá cao khả năng đa nhiệm của chúng ta, nó giúp ta đặt ra những quy tắc cho những nhiệm vụ xứng đáng được ta hoàn toàn tập trung. Ví dụ như, tôi để bản thân nghe nhạc hoặc sách audio trong khi lái xe, vì nó ít gây xao nhãng. Tôi học cực kỳ nhanh mặc dù là qua việc lắng nghe những bài giảng nước ngoài hay gọi một cuộc điện thoai dường như giống nhau, mức độ nhận thức khác nhiều rất nhiều. 

Ban đầu, bạn có thể cảm thấy như bạn đã bỏ lỡ khi chỉ làm một việc mỗi lúc. Tuy nhiên, việc học cách tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất thực sự có thể cải thiện sức khỏe và năng suất của bạn.

Ban đầu, có thể bạn sẽ cảm thấy như bạn đang bỏ lỡ khi chỉ làm một việc mỗi lần. Tuy nhiên, học cách tập trung vào một nhiệm vụ có thể thực sự cải thiện sức khỏe và năng suất của bạn.

Lợi ích của việc tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần

Các lợi ích của việc tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần 

Những hiệu quả tích cực của việc đa nhiệm dường như rất rõ ràng, nhưng nhược điểm cũng rất đáng kể. Trái lại, dưới đây là một số lợi ích của việc “chỉ tập trung vào một nhiệm vụ”

Dường như những ảnh hưởng tích cực của việc đa nhiệm đã rất rõ ràng, nhưng những hậu quả tiêu cực cũng đáng kể. Ngược lại, dưới đây là một số lợi ích của việc “tập trung chỉ vào một nhiệm vụ”.

1. Giảm căng thẳng

1. Giảm căng thẳng

Như đã được nhắc đến trước đó, công việc nhận thức khi đa nhiệm là quan trọng đáng kể. Não của bạn không được thiết kế để làm nhiều hơn một công việc một lúc, và nó cảm thấy hạnh phúc hơn khi không cần phải làm như vậy. Sau khi vượt qua nỗi sợ rằng bạn không đủ năng suất, bạn sẽ thấy thích thú với sự tập trung duy nhất.

Như đã đề cập trước đó, hoạt động nhận thức khi đa nhiệm là rất quan trọng. Não của bạn không được thiết kế để làm nhiều hơn một công việc một lúc, và nó sẽ vui hơn khi không phải làm như vậy. Sau khi vượt qua nỗi sợ hãi về việc bạn không đạt được đủ năng suất, bạn sẽ cảm thấy thích thú với sự tập trung duy nhất.

2. Tạo đà

2. Tạo động lực

Khi bạn tập trung vào một việc mỗi lần, bạn thường hoàn thành các công việc nhanh hơn rất nhiều. Và — như bất kỳ người đam mê năng suất nào cũng biết, chiến thắng thực sự không phải là hoàn thành công việc, mà là gạch nó ra khỏi danh sách của bạn. Ý tôi là, có gì thỏa mãn hơn điều đó chứ?

Khi bạn chỉ tập trung vào một thứ duy nhất, bạn thường hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn. Và - như những người say mê về năng suất, chiến thắng thực sự không phải là hoàn thành nhiệm vụ - mà là gạch đi chúng trong danh sách công việc. Ý của tôi là, có gì thỏa mãn hơn điều đó chứ?

Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ, bạn sẽ xây dựng được sự tự tin và tạo đà cho bản thân. Một vài thứ còn đáng chán hơn việc làm việc cả ngày với nhiều nhiệm vụ khác nhau, mà không thể nói bạn đã hoàn thành một cái gì đó.

Khi hoàn thành các nhiệm vụ, bạn sẽ xây dựng được sự tự tin và tạo động lực cho bản thân. Một vài thứ còn đáng chán hơn việc làm việc cả ngày với nhiều nhiệm vụ khác nhau, mà không thể nói bạn đã hoàn thành được một việc nào.

3. Đầu ra chất lượng cao hơn

3. Chất lượng sản phẩm cao hơn

Một trong những tác động tiêu cực của việc đa nhiệm là tăng đáng kể số lượng lỗi. Khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ, bạn thường mắc ít lỗi hơn. Sự giảm lỗi này đi kèm với một số phần thưởng tốt — như thời gian hoàn thành ngắn hơn và khả năng rơi vào trạng thái trạng thái lưu thông cao hơn. Tập trung vào một việc là một cách dễ dàng để cải thiện hiệu suất làm việc của bạn.

Một trong những ảnh hưởng tiêu cực của việc đa nhiệm là khả năng mắc lỗi sẽ tăng cao. Khi bạn tập trung vào một công việc, khả năng mắc lỗi sẽ giảm đi. Điều này không chỉ giúp bạn hoàn thành nhanh hơn mà còn giúp bạn dễ dàng đạt được 'trạng thái dòng chảy'. Tập trung vào một nhiệm vụ là cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Tăng sức tập trung

Một trong những bí mật của việc thiền là bạn không cần phải làm trống suy nghĩ. Lợi ích thực sự của việc tập trung đến từ việc luôn quay về một điểm cố định.

Một trong những bí mật của việc thiền là bạn không cần phải làm trống suy nghĩ. Lợi ích thực sự của việc tập trung đến từ việc luôn quay về một điểm cố định.

Bạn có thể coi việc tập trung vào một nhiệm vụ như một thực hành chánh niệm. Mỗi khi bạn thành công trong việc kiềm chế cảm giác muốn kiểm tra điện thoại di động hoặc bắt đầu một dự án mới, bạn đang tăng cường khả năng tập trung của mình. Thói quen này sẽ mang lại lợi ích, như kích thích sự sáng tạo và sự hài lòng với công việc bạn đang làm.

Bạn có thể coi việc tập trung vào một nhiệm vụ như một thực hành chánh niệm. Mỗi khi bạn thành công trong việc kiềm chế cảm giác muốn kiểm tra điện thoại di động hoặc bắt đầu một dự án mới, bạn đang tăng cường khả năng tập trung của mình. Thói quen này sẽ mang lại lợi ích, như kích thích sự sáng tạo và sự hài lòng với công việc bạn đang làm.

Chiến lược hiệu quả để tránh việc đa nhiệm

Học cách tập trung vào một nhiệm vụ có vẻ đáng giá, nhưng thách thức thực sự là học cách dừng việc đa nhiệm. Miễn là công việc, gia đình và các trách nhiệm khác của chúng ta vẫn cố gắng thu hút sự chú ý của chúng ta, việc đa nhiệm sẽ trở nên hấp dẫn.

Đây là 7 cách để tránh bị mê hoặc bởi điều mê hoặc của việc đa nhiệm:

Học cách tập trung vào một nhiệm vụ có vẻ đáng giá, nhưng thách thức thực sự là học cách dừng việc đa nhiệm. Miễn là công việc, gia đình và các trách nhiệm khác của chúng ta vẫn cố gắng thu hút sự chú ý của chúng ta, việc đa nhiệm sẽ trở nên hấp dẫn.

Hãy tham khảo 7 cách để tránh rơi vào mê hoặc của việc đa nhiệm:

Dưới đây là 7 cách để tránh rơi vào quan niệm sai về việc đa nhiệm:

1. Tin vào những phát hiện khoa học

Không có nhiều tranh luận về việc đa nhiệm - các nhà nghiên cứu dường như khá chắc chắn rằng các chi phí không đáng giá những lợi ích nhỏ nhoi. Thách thức là vượt qua áp lực (nội và ngoại lực) để làm nhiều việc cùng một lúc.

Tự giáo dục về sự thật đằng sau năng suất có thể giúp bạn bắt đầu chống lại cảm giác muốn. Ban đầu có thể hơi không thoải mái, đặc biệt nếu văn hóa làm việc của bạn thúc đẩy việc đa nhiệm. Nhưng những lợi ích đáng giá.

Tự mình học về sự thật đằng sau hiệu quả làm việc có thể giúp bạn bắt đầu từ chối cảm giác muốn. Ban đầu có thể hơi không thoải mái, đặc biệt nếu văn hóa làm việc của bạn khuyến khích việc đa nhiệm. Nhưng những lợi ích đáng giá.

Tự giáo dục về sự thật đằng sau năng suất có thể giúp bạn bắt đầu chống lại cảm giác muốn. Ban đầu có thể hơi không thoải mái, đặc biệt nếu văn hóa làm việc của bạn thúc đẩy việc đa nhiệm. Nhưng những lợi ích đáng giá.

Tự giáo dục về sự thật phía sau sự hiệu quả có thể giúp bạn bắt đầu kiềm chế những ham muốn. Ban đầu có thể hơi không thoải mái, đặc biệt nếu văn hóa công việc của bạn ủng hộ việc đa nhiệm. Nhưng lợi ích của nó là xứng đáng.

2. Tạo ra một lịch trình phù hợp với bạn

Không phải ai cũng có cùng nhịp điệu sinh học. Nếu bạn là người sáng sớm, hãy thức dậy sớm và bắt đầu với những công việc quan trọng nhất. Nếu bạn làm việc hiệu quả vào buổi tối, hãy sử dụng thời gian buổi tối để hoàn thành danh sách công việc của bạn. Và nếu bạn cần một khoảng nghỉ vào giữa ngày (gợi ý: hầu hết chúng ta đều cần), hãy lên kế hoạch cho nó. Tìm ra điều phù hợp với bạn và tuân thủ lịch trình đó.

3. Thực hành các nghi lễ chánh niệm

Nhắc đến nhịp điệu sinh học, không phải ai cũng giống nhau. Nếu bạn là người sáng sớm, hãy thức dậy sớm và bắt đầu với những công việc quan trọng nhất. Còn nếu bạn làm việc hiệu quả vào buổi tối, hãy sử dụng thời gian buổi tối để hoàn thành danh sách công việc của bạn. Và nếu bạn cần một khoảng nghỉ vào giữa ngày (gợi ý: hầu hết chúng ta đều cần), hãy lên kế hoạch cho nó. Tìm ra điều phù hợp với bạn và tuân thủ lịch trình đó.

Thực hành các nghi lễ chánh niệm

3. Áp dụng phương pháp chánh niệm khi thực hiện

Khi muốn tập trung vào một nhiệm vụ, việc thi hành các nghi lễ có thể hữu ích. Bằng cách thiết lập những nghi lễ cụ thể khi bạn muốn ngồi xuống làm việc, bạn có thể huấn luyện não bộ của mình nhận biết rằng đã đến lúc tập trung.

Ví dụ, mỗi khi bạn ngồi xuống bàn làm việc, bạn có thể thở sâu và dành 30 giây suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong ngày đó. Hoặc bạn có thể mở một danh sách nhạc nhất định khi làm việc. Bất kể nghi lễ nào, việc thiết lập một điều đơn giản có thể là một tín hiệu mạnh mẽ để tập trung.

4. Hạn chế sự phân tâm

Chẳng hạn, mỗi khi bạn ngồi xuống bàn làm việc, bạn có thể thở sâu và dành 30 giây suy nghĩ về mục tiêu của mình trong ngày đó. Hoặc bạn có thể nghe một playlist nhất định khi làm việc. Dù là nghi lễ gì, việc thiết lập một thứ gì đó đơn giản có thể là một tín hiệu mạnh mẽ để tập trung.

5. Giới hạn những yếu tố gây xao lạc

4. Xác định ranh giới của việc làm phiền

Khi tôi thực sự cần phải hoàn thành công việc, có một mẹo mà tôi luôn tin dùng.

Tôi gác điện thoại của mình vào một bên.

Ngay cả khi tôi nghĩ rằng tôi có thể chỉ “phớt lờ nó”, điện thoại được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn. Điều tương tự cũng đúng với truyền hình, radio và trẻ con. Nếu bất kỳ cái nào trong số đó xuất hiện trong không gian làm việc của tôi, điều đó có nghĩa là tôi đang đa nhiệm — cho dù tôi có muốn thừa nhận điều đó hay không.

Tôi đặt điện thoại vào một bên.

Thậm chí khi tôi nghĩ rằng tôi có thể “làm ngơ”, điện thoại được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn. Điều tương tự cũng đúng với truyền hình, radio và trẻ con. Nếu bất kỳ cái nào trong số đó xuất hiện trong không gian làm việc của tôi, điều đó có nghĩa là tôi đang đa nhiệm — cho dù tôi có muốn thừa nhận điều đó hay không.

Thậm chí khi tôi nghĩ rằng tôi có thể chỉ “làm ngơ” với nó, điện thoại được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn. Truyền hình, radio, và những đứa trẻ cũng đều như vậy. Nếu bất cứ thứ gì như vậy xuất hiện trong không gian làm việc của tôi, điều đó có nghĩa là tôi đang đa nhiệm - dù bản thân tôi có muốn chấp nhận điều đó hay không.

Công nghệ có thể là một sự trợ giúp to lớn trong việc quản lý thời gian và tập trung. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng để chặn xao nhãng, đặt thời gian, và duy trì sự tập trung của bản thân. Ngoài ra, còn có hàng loạt các công cụ hiệu suất tuyệt vời khác có thể giúp bạn làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Vì tôi thực sự kém khi đặt điện thoại vào nơi, tôi sử dụng một ứng dụng để ngăn tôi sử dụng nó. Tôi thấy rằng nó hoạt động rất hiệu quả khi kết hợp với đồng hồ Pomodoro. Những lúc tắt mạng kỹ thuật số nhỏ này thường khiến tôi cảm thấy năng suất hơn và cảm thấy sảng khoái hơn - ngay cả khi có nghĩa là tôi sẽ bỏ lỡ một vài tin nhắn.

Bởi vì tôi thực sự kém khi đặt điện thoại vào nơi, tôi sử dụng một ứng dụng để ngăn tôi sử dụng nó. Tôi thấy rằng nó hoạt động rất hiệu quả khi kết hợp với đồng hồ Pomodoro. Những lúc tắt mạng kỹ thuật số nhỏ này thường khiến tôi cảm thấy năng suất hơn và cảm thấy sảng khoái hơn - ngay cả khi có nghĩa là tôi sẽ bỏ lỡ một vài tin nhắn.

Uỷ quyền

5. Uỷ quyền

5. Giao phó

Bạn không thể làm tất cả mọi thứ một mình, vì vậy hãy giao phó nhiệm vụ khi có thể. Điều này sẽ giúp bạn giải phóng thời gian để tập trung vào những việc khác. Một trong những câu tục ngữ yêu thích của tôi là “làm những việc chỉ bạn mới có thể làm”. Nó giúp tôi xác định ưu tiên của mình. Ví dụ, bất kỳ ai cũng có thể gấp quần áo của tôi, nhưng không phải ai cũng có thể kể chuyện cho con tôi nghe trước khi đi ngủ.

Hãy thực tế với những gì bạn có thể làm trong một ngày, và ưu tiên làm những việc chỉ bạn mới có thể làm. Lập danh sách tất cả các mục cần thực hiện trong một ngày. Từ đó, đi qua từng nhiệm vụ với một lịch trình trong đầu. Nếu nó cần phải được làm, nhưng có thể được làm nhanh hơn hoặc tốt hơn bởi người khác — hãy giao phó nó đi.

6. Lên lịch theo năng lượng, không phải thời gian

Lên lịch theo năng lượng, không phải theo thời gian

6. Lập kế hoạch theo năng lượng, không theo thời gian

Khi tôi bắt đầu làm việc với HLV BetterUp của mình, tôi từng cảm thấy bực bội nếu không hoàn thành được toàn bộ danh sách công việc của mình. Tôi không hiểu tại sao một danh sách công việc dường như ngắn gọn lại cảm thấy khó khăn đến vậy.

HLV của tôi khuyến khích tôi đánh giá ngày của mình dựa trên năng lượng, không phải thời gian. Một số nhiệm vụ không tốn nhiều thời gian, nhưng lại đòi hỏi rất nhiều năng lượng tinh thần (như ngồi trong cuộc họp Zoom). Một số nhiệm vụ kéo dài hơn, nhưng lại không cần nhiều năng lượng để hoàn thành (như đọc một cuốn sách hay).

Hiểu biết này giúp tôi học cách quản lý tải trí tuệ. Tôi cố gắng kết hợp phương pháp chặn thời gian này với lịch trình hàng ngày và chu kỳ năng lượng của mình. Đối với tôi, điều đó có nghĩa là làm những nhiệm vụ khó khăn, tập trung vào sáng sớm và để những nhiệm vụ ít năng lượng, ít tập trung cho buổi chiều sau.

6. Lập kế hoạch theo năng lượng, không phải theo thời gian

Hiểu biết này giúp tôi học cách quản lý tải trí tuệ. Tôi cố gắng kết hợp phương pháp chặn thời gian này với lịch trình hàng ngày và chu kỳ năng lượng của mình. Đối với tôi, điều đó có nghĩa là làm những nhiệm vụ khó khăn, tập trung vào sáng sớm và để những nhiệm vụ ít năng lượng, ít tập trung cho buổi chiều sau.

Hiểu được điều này cũng giúp tôi hiểu cách quản lý nhận thức của mình. Tôi thử áp dụng phương pháp này vào việc phân chia thời gian (time-blocking) trong lịch trình hàng ngày và chu trình năng lượng của tôi. Đối với tôi, đó chính là thực hiện những nhiệm vụ khó khăn, đòi hỏi tập trung vào buổi sáng, và hoàn thành những công việc ít tốn năng lượng, ít đòi hỏi sự tập trung vào buổi chiều.

7. Nghỉ ngơi tốt

7. Hãy nghỉ ngơi đầy đủ

Một phần quan trọng của hiệu suất cao nhất là sạc năng lượng đầy đủ. Chuyển đổi nhiệm vụ, cũng như hoàn thành một chuỗi các nhiệm vụ liên tục một cách nhanh chóng, đều tốn năng lượng đáng kể. Bạn có thể tối đa hóa các lợi ích của việc tập trung vào một nhiệm vụ bằng cách dành thời gian để sạc pin trước khi tiếp tục với một nhiệm vụ nhận thức mới.

Phần quan trọng của việc đạt được hiệu suất cao nhất chính là nạp đầy đủ năng lượng. Thay đổi nhiệm vụ, cũng như hoàn thành liên tục một loạt các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đều tốn rất nhiều năng lượng. Bạn có thể tối ưu hóa các lợi ích của việc tập trung vào một nhiệm vụ bằng cách dành thời gian để sạc năng lượng trước khi tiếp tục với một nhiệm vụ nhận thức mới.

Những khoảnh khắc nghỉ này không cần phải kéo dài lâu — chúng chỉ là cơ hội để não bộ của bạn nghỉ ngơi trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới. Bạn có thể thử thiền, nghe nhạc, duỗi cơ, hoặc ăn một bữa nhẹ. Đi dạo bên ngoài là một cách tuyệt vời để nạp năng lượng, vì nó cung cấp sự kích thích endorphin, nhiều oxy hơn cho não bộ của bạn, tập thể dục nhẹ nhàng và thời gian tránh xa màn hình.

Những khoảng nghỉ này không cần phải kéo dài — chỉ là cơ hội để não bộ của bạn nghỉ ngơi trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới. Bạn có thể thử thiền, nghe nhạc, giãn cơ, hoặc ăn một bữa ăn nhẹ. Đi dạo bên ngoài là cách tuyệt vời để nạp lại năng lượng, nhờ vào sự gia tăng endorphin, thêm oxy cho não, tập thể dục nhẹ nhàng và thời gian tránh xa màn hình.

Từ bỏ việc đa nhiệm hoàn toàn

Từ bỏ việc làm nhiều việc cùng lúc để đạt hiệu quả tốt hơn

Với quá nhiều ưu tiên cạnh tranh, việc luôn bận rộn có vẻ là giải pháp. Thật khó tin rằng nếu hoàn thành một việc là tốt, thì hoàn thành hai việc cùng lúc lại không tốt hơn.

Khi có quá nhiều ưu tiên xung đột, sự bận rộn có vẻ là câu trả lời. Nhưng thật khó tin rằng việc hoàn thành một nhiệm vụ là tốt, còn hoàn thành hai nhiệm vụ cùng lúc lại không tốt chút nào.

Giống như nhiều thứ khác, nhanh hơn không có nghĩa là tốt hơn và nhiều hơn không có nghĩa là cải thiện. Sự phân tán của việc đa nhiệm gây ảnh hưởng đến sự tập trung, khả năng tập trung, sức khỏe và trí lực của bạn là không đáng. Tham gia vào nhiều việc không giúp bạn làm việc thông minh hơn — chỉ làm việc vất vả hơn. Hãy đổi nó lấy một điều gì đó thực sự tạo nên sự khác biệt.

Giống như nhiều thứ khác, nhanh hơn không đồng nghĩa với tốt hơn, và cũng không mang lại sự cải thiện hay tiến bộ. Sự đa nhiệm làm mất đi sự tập trung, chú ý, sức khỏe và tinh thần của bạn, điều đó không đáng. Tham gia vào nhiều việc không giúp bạn làm việc thông minh hơn — chỉ làm nhiều hơn mà thôi. Hãy thay thế nó bằng thứ có thể tạo nên sự khác biệt thực sự.