Buzz
Trong thời đại hiện đại với tốc độ phát triển nhanh chóng, các khó khăn mà chúng ta thường xuyên đối mặt có vẻ không bao giờ kết thúc.
Các vấn đề liên tục xâm nhập vào cuộc sống của chúng ta, đòi hỏi chúng ta phải đối mặt và vượt qua. Chúng có thể liên quan đến công việc, gia đình hoặc thậm chí là bản thân mình! Những vấn đề này thường chỉ là dấu hiệu của sự phức tạp sâu xa hơn. Và dường như chúng có thể được giải quyết một cách nhanh chóng. Nhưng nếu không tìm ra nguyên nhân thực sự, chúng có thể tái phát lại lần nữa.
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp vĩnh viễn cho các thách thức mà bạn đang đối mặt hàng ngày? Phương pháp 5 TẠI SAO sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Kỹ thuật 5 TẠI SAO là một cách hiệu quả để phát hiện ra nguyên nhân thực sự của các vấn đề tái phát. Bằng cách hỏi liên tục 'Tại sao?', chúng ta có thể đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Giải Mã 5 TẠI SAO - Khám Phá Nguồn Gốc
Sakichi Toyoda đã phát triển phương pháp 5 TẠI SAO như một công cụ để giải quyết các vấn đề quan trọng. Sau đó, Toyota Motor Corporation đã áp dụng phương pháp này. Quá trình này đã góp phần tạo nên dấu ấn trong việc phát triển hệ thống sản xuất của Toyota. Mọi người trên khắp thế giới đã áp dụng nó như một cách tiếp cận khoa học để giải quyết vấn đề.
Taiichi Ohno, một kiến trúc sư của Hệ thống sản xuất Toyota, đã mô tả phương pháp này như “Nền tảng của phương pháp tiếp cận khoa học của Toyota bằng cách lặp lại lý do tại sao năm lần... và sau đó bản chất của vấn đề, cũng như giải pháp của nó sẽ trở nên rõ ràng...”.
Phương pháp 'Phân tích 5 TẠI SAO' là gì?
Phân tích 5 TẠI SAO khá đơn giản. Bạn có thể áp dụng cách tiếp cận này, dù là trong một nhóm, một đội, hoặc thậm chí là một mình. Vì vậy, mỗi khi một vấn đề nảy sinh, bạn có thể đào sâu vào nguyên nhân gốc rễ của nó bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” năm lần.
Việc lặp lại câu hỏi không nhất thiết phải là năm lần. Có thể là ít hơn hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào vấn đề cụ thể. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng năm lý do là đủ để hoàn thành phân tích nguyên nhân gốc rễ của một tuyên bố vấn đề.
Lời khuyên
Điều quan trọng nhất trong kỹ thuật này là người thực hiện. Họ cần giữ cho câu trả lời hợp lý và không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc.
Sử dụng cảm xúc để giải quyết vấn đề có thể hữu ích, nhưng chỉ là một giải pháp tạm thời. Để ngăn chặn vấn đề tái diễn, trả lời một cách logic là rất quan trọng.
Khi bạn đã xác định được nguyên nhân, hãy phát triển chiến lược để giải quyết vấn đề. Điều này giúp tránh được các sự cố tương tự trong tương lai.
Cách sử dụng Phương pháp '5 TẠI SAO'?
1. Thu thập một nhóm người tham gia
Hình thành một nhóm là bước quan trọng
Tổ chức một nhóm đại diện từ các bộ phận khác nhau. Đảm bảo mọi thành viên đều có kiến thức đầy đủ về vấn đề và quen thuộc với quy trình. Chọn người trung lập làm người điều hành để đảm bảo quá trình không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc.
2. Xác định rõ vấn đề
Thảo luận vấn đề với tất cả thành viên trong nhóm và đưa ra tuyên bố vấn đề rõ ràng, ngắn gọn và tập trung. Thông tin phải được định nghĩa chính xác để tránh khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
3. Hỏi “Tại sao?” nhiều lần
Thảo luận vấn đề với tất cả thành viên trong nhóm và đưa ra tuyên bố vấn đề rõ ràng, ngắn gọn và tập trung. Thông tin phải được định nghĩa chính xác để tránh khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
Hỏi “Tại sao?” nhiều lần
Khi phát hiện ra vấn đề, nhà tư vấn nên bắt đầu bằng câu hỏi 'Tại sao?' đối với mọi thành viên trong nhóm. Quan trọng nhất là đảm bảo mọi câu trả lời đều phản ánh thực tế và dựa trên dữ liệu hiện có. Tránh sự giả định, quan điểm cá nhân và dự đoán vì chúng có thể gây hiểu lầm.
Gợi ý
Một số vấn đề có thể có nhiều nguyên nhân. Trong trường hợp đó, hãy lặp lại phương pháp này bằng cách đặt câu hỏi khác nhau mỗi lần. Ghi lại tất cả nguyên nhân để xử lý. Phương pháp này giúp phát hiện ra những yếu điểm trong tổ chức và quá trình thực thi.
4.
Thảo luận về nguyên nhân
Sau khi xác định nguyên nhân của vấn đề, hãy tìm giải pháp và thu thập ý kiến từ tất cả thành viên trong nhóm. Đề xuất từ mọi bộ phận sẽ làm tăng hiệu quả của các biện pháp khắc phục. Ghi lại các biện pháp và chia sẻ cho tất cả các bộ phận liên quan. Cuối cùng, hành động ngay lập tức để tránh tái phát vấn đề.
Gợi ý
Các chiến lược phản biện nhằm cải thiện tình hình chứ không phải chỉ trích. Biện pháp đối phó khác biệt so với giải pháp. Giải pháp cung cấp một giải pháp tạm thời mà không giải quyết nguyên nhân, trong khi biện pháp chống lại đề xuất các hành động để ngăn chặn sự cố tái diễn.
5.
Giám sát biện pháp đối phó
Tốt nhất là chỉ định một thành viên để theo dõi việc thực hiện và quan sát trên toàn bộ tổ chức. Lên lịch họp định kỳ để thảo luận về tác động của các biện pháp đối phó. Nếu cần, tiến hành phân tích 5 WHY để tìm nguyên nhân sâu xa.
5 Ví dụ về Phân tích 5 WHY
Dưới đây là một ví dụ về một vấn đề thực tế trong cuộc sống đã được giải quyết bằng phương pháp Phân tích 5 WHY. Mối quan hệ nguyên nhân và kết quả của vấn đề trở nên rõ ràng với ví dụ này.
Vấn đề: Bị sa thải
1.
Tại sao? [Tại sao tôi bị sa thải?]
Tôi đã đến làm muộn nhiều lần trong vài tháng qua.
2.
Tại sao lại như vậy? [Tại sao tôi phải trễ giờ đi làm?]
Con của tôi khó mở mắt và luôn đến trường muộn.
3.
Tại sao vậy? [Tại sao cô ấy không thể dậy đúng giờ?]
Cô ấy thức muộn để kịp hoàn thành bài tập về nhà của mình.
4.
Tại sao thế này? [Tại sao cô ấy không làm xong bài tập về nhà đúng giờ?]
Cô ấy gặp khó khăn khi hiểu và viết các từ.
5.
Tại sao lại như vậy? [Tại sao cô ấy gặp khó khăn?]
Cô ấy gặp vấn đề về khả năng đọc.
Mẫu của việc phân tích 5 TẠI SAO phải được thực hiện
Nếu bạn muốn tìm một cách tiếp cận dễ dàng để phân tích vấn đề của bạn và tìm ra giải pháp, dưới đây là 5 lý do mà bạn nên xem xét. Mẫu này sẽ giúp bạn xác định rõ ràng nguyên nhân cơ bản của vấn đề. Đây là một cách tiếp cận có cấu trúc để tìm ra gốc rễ của vấn đề.
Dưới đây là một ví dụ minh họa:
https://slideuplift.com/powerpoint-templates/5-why-analysis-powerpoint/?utm_source=medium_5whyBlog&utm_medium=medium_5whyBlog&utm_campaign=medium_5whyBlog
Kết luận
Thường thì nguyên nhân thực sự của mọi vấn đề không phải lúc nào cũng hiển nhiên. Chúng thường chỉ được phát hiện sau khi bạn nghiên cứu sâu hơn về vấn đề. Vì vậy, thường phải mất thời gian và công sức để khám phá nguyên nhân thực sự. Và sau đó, bạn tự hỏi tại sao vấn đề vẫn lặp lại mặc dù đã cố gắng giải quyết.
Tóm lại, cách duy nhất để ngăn vấn đề lặp lại là tìm hiểu vấn đề từ bên trong. Tìm ra nguyên nhân cơ bản và thực hiện các biện pháp phòng tránh có thể giải quyết được vấn đề. Phân tích 5 tại sao là một trong những kỹ thuật thẩm vấn hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng. Với sự hiểu biết về các phương pháp như vậy, chúng ta có thể giải quyết nhiều vấn đề trên thế giới, mỗi vấn đề một lần!
