[ToMo] Hành Động và Tổ Chức Theo Lịch Trình: Làm Thế Nào Để Tận Dụng Tối Đa Thời Gian Của Bạn

Những người hiệu quả nhất trên thế giới khẳng định rằng, thành công của họ đến từ việc họ luôn tuân thủ lịch trình công việc. Dưới đây là cách áp dụng điều này vào cuộc sống hàng ngày của bạn.

Bạn có biết về Elon Musk, Bill Gates, hay Cal Newport không?

Đúng vậy, tất cả họ đều tuân thủ một lịch trình công việc được thiết kế một cách khoa học. Họ không chỉ vẽ và tô màu lên lịch cá nhân vì sở thích cá nhân, mà vì họ muốn tận dụng tối đa mỗi phút giây, mỗi ngày trong cuộc sống.

Phương pháp này rất đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả. Và tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện nó.

Hãy xem xét xem điều này có quen thuộc với bạn không nhé.

Bạn đang đối mặt với một lượng công việc khổng lồ và danh sách ngày càng dài. Đầu óc bạn bị quấy rối bởi công việc, các dự án ngoài trời và cuộc sống cá nhân. Mọi thứ đều đang chiếm hết thời gian của bạn. Bạn cảm thấy như muốn có thêm một ngày nữa để hoàn thành tất cả.

Mỗi khi bạn bắt đầu làm việc, luôn có điều gì đó đột ngột xảy ra. Một email quan trọng đòi phản hồi ngay lập tức. Một cuộc họp không lường trước. Cuộc gọi đến liên tục làm bạn không thể tập trung.

Điều này dễ hiểu, bởi vì cuộc sống hiện đại luôn bận rộn như vậy.

Bạn gần như không thể hoàn thành tất cả công việc.

Vâng, tôi có một vài thông tin muốn chia sẻ với bạn.

Việc lập danh sách và cố gắng hoàn thành chúng không đủ. Đó không phải là cách xây dựng lịch trình hoặc thói quen tốt. Danh sách công việc không giúp bạn tập trung hơn.

Điều quan trọng mà bạn cần là thời gian.

Nhiệm vụ bạn cần làm phải phù hợp với thời gian bạn có sẵn. Hãy chọn một nhiệm vụ và bắt đầu thực hiện ngay.

Có vẻ đơn giản nhưng lại rất hiệu quả. Hãy tưởng tượng nếu bạn biết rõ những gì bạn sẽ hoàn thành trong tuần này. Hơn thế nữa, bạn sẽ xử lý email, hoàn thành công việc và giữ sức khỏe tốt hơn.

Phương pháp lập thời gian sẽ thay đổi cuộc sống của bạn. Sống và làm việc theo thời gian biểu cho phép bạn kiểm soát cuộc sống của mình.

Thời gian biểu là gì?

Đây là cách kết hợp quản lý công việc và thời gian của bạn. Bạn sẽ phân chia thời gian trong ngày và gán các nhiệm vụ cho từng khối thời gian. Mỗi nhiệm vụ được thực hiện trong khung thời gian của nó, không làm ảnh hưởng đến công việc khác.

Với việc lập thời gian như vậy, lịch trình hàng ngày của bạn đã được điều chỉnh kỹ lưỡng. Công việc, các sự kiện xã hội và thời gian nghỉ ngơi đã được sắp xếp và ưu tiên.

Thay vì chỉ tập trung vào danh sách dài các nhiệm vụ, việc tạo ra các 'khối' thời gian giúp bạn lên kế hoạch cho mỗi ngày. Điều này đòi hỏi bạn phải tổ chức và phân chia thời gian một cách hợp lý.

Rõ ràng, phương pháp này mạnh mẽ và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chỉ sử dụng danh sách nhiệm vụ.

Vậy Hiệu Quả Ra Sao?

Nghe có vẻ đáng sợ phải không? Nhưng thực ra, nó lại rất đơn giản và dễ dàng.

Hãy để tôi kể cho bạn nghe tôi đã thử phương pháp này như thế nào.

Kinh Nghiệm Sống Và Làm Việc Theo Thời Gian Biểu

Thực ra, tôi không nhận ra khi nào và làm thế nào tôi bắt đầu sử dụng phương pháp này. Một ngày nọ, sếp gọi tôi vào cuộc họp để thảo luận về lịch trình làm việc của tôi.

Anh ấy yêu cầu tôi dành 2 giờ mỗi tuần chỉ để ngồi và suy nghĩ về cách cải thiện lợi nhuận của công ty. Tôi chỉ được phép nghiên cứu, không làm bất kỳ công việc khác, và thậm chí không được trả lương trong thời gian đó.

Thành công không phụ thuộc vào việc tôi hoàn thành bao nhiêu công việc trong 2 giờ. Quan trọng là kết quả mà chúng tôi đạt được.

Bạn biết không, lợi nhuận đã tăng rất nhiều. Các công việc dễ gây phân tâm vẫn được hoàn thành.

Sếp của tôi nhận ra rằng ngày làm việc của tôi thường bị gián đoạn bởi vấn đề và sự cố. Đó là một phần của công việc, và tôi phải xử lý tất cả.

Mục tiêu chính của tôi là tăng lợi nhuận. Tôi không thể bỏ qua điều đó vì tôi rất bận rộn.

Ưu tiên phải được tôn trọng trong lịch trình của tôi - bất kể điều gì xảy ra.

Vì vậy, tôi nhận ra ý tưởng này có thể hiệu quả đến đâu. Tôi càng nhận ra nhiều ưu điểm hơn - đủ để xây dựng lại thời gian biểu, như thế này.

Tôi tin bạn sẽ đồng ý với tôi ngay lập tức.

Tại Sao Lập Thời Gian Biểu Lại Hiệu Quả?

Tôi nghĩ có thể bạn cũng đã thử phương pháp này - chỉ là bạn không nhận ra thôi. Trước khi tìm hiểu về nó, tôi thường sử dụng thời gian giữa các cuộc họp để thử và hoàn thành các nhiệm vụ.

Và khi là học sinh, tôi sẽ đăng ký các lớp học trong thời gian tôi rảnh rỗi, không phải làm gì cả. Thời gian ngồi ở các lớp này sẽ được tôi sử dụng để hoàn thiện các bài tập được giao về nhà.

Dưới đây là một số điều mà những người theo dõi thời gian biểu đã khám phá ra.

Lịch Trình Tạo Ra Deadline

Một công việc, dù đơn giản, cũng có xu hướng trở nên phức tạp hơn để chiếm hết thời gian được giao. Đây là một vấn đề lớn, theo Định luật Parkinson ('Công việc sẽ mở rộng ra để đầy thời gian được giao').

Ví dụ, nếu tôi dành một tuần để viết bài này, nó sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Thật sự, rất dễ dàng. Nhưng liệu nó sẽ tốt hơn gấp 5 lần không? Liệu nó có đem lại nhiều giá trị hơn là hoàn thành bài này và thêm bốn bài viết nữa?

Có lẽ là không.

Chúng ta sẽ trở nên hiệu quả và năng suất hơn khi đặt thời hạn cho mỗi nhiệm vụ hoặc công việc. Đồng thời, chúng ta cũng sẽ làm được nhiều việc hơn và đạt được kết quả tốt hơn - thậm chí là tốt hơn nhiều.

Lập Thời Gian Biểu Giúp Ngăn Chặn Sự Trì Hoãn

Bước khởi đầu là phần khó nhất khi bắt đầu một công việc. Chỉ cần biết nơi bắt đầu cũng đã là một thách thức lớn. Nếu bạn phải đối mặt với một danh sách dài các việc phải làm, thì tình hình sẽ trở nên tồi tệ hơn.

Bạn có thể ngăn chặn sự trì hoãn bằng cách lập kế hoạch thời gian.

Bạn sẽ không phải lo lắng về việc phải làm gì trước. Lịch trình sẽ loại bỏ những yếu tố không cần thiết, chỉ giữ lại thời gian và nhiệm vụ.

Việc sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn tập trung cao độ vào các nhiệm vụ khó.

Một lịch trình không chỉ nêu rõ những gì bạn đang làm vào bất kỳ thời điểm nào, mà còn những gì bạn không làm.

Khi phải đối mặt với các công việc khó, cần sự tập trung, không ai muốn bị gián đoạn. Chúng ta cũng không muốn phải đa nhiệm.

Những thứ phiền toái như email và mạng xã hội đều có thời gian riêng của chúng. Chúng không được phép xâm phạm vào thời gian của các công việc khác.

Tạo Điều Kiện Cho Việc Hoàn Thành Công Việc Nhỏ Một Cách Hiệu Quả

Điều này được đạt được bằng cách kết hợp hai kỹ thuật: lập thời gian biểu và gộp nhóm công việc tương đồng.

Nếu bạn hạn chế việc xử lý email một lần mỗi ngày (hoặc thậm chí một lần mỗi tuần), điều đó có nghĩa là bạn đang xử lý email theo lô. Khi bạn ngồi xuống, tập trung vào email và trả lời chúng một cách liên tục, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bạn sẽ không lạc trôi trong việc click chuột qua cửa sổ mới hoặc ứng dụng khác.

Bạn không cần phải quay lại và nhớ những gì bạn đang làm.

Năng suất của bạn sẽ tăng lên đáng kể.

Các khối thời gian giúp bạn tự giác hơn về trách nhiệm.

Bạn phải chịu trách nhiệm cho các 'khối' và các nhiệm vụ bạn đã xác định. Không còn chỗ cho những lý do bào chữa dở hơi như 'Tôi không có thời gian để tập thể dục và ăn uống đúng cách.'

Thay vào đó, bạn sẽ nói:

'Tôi đã không quyết định dành thời gian cho việc tập thể dục và ăn uống đúng cách.'

Điều này thực sự quan trọng với tôi.

Nó sẽ giúp tôi kiểm soát thời gian và các hoạt động của mình trong thời gian đó.

Vậy Phương Pháp Lập Thời Gian Biểu Hoạt Động Như Thế Nào?

Mỗi người nên tuân thủ một thời gian biểu để cân đối cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, không ai có cùng một lịch trình và công việc.

Điều này có nghĩa là, cách thức áp dụng sẽ khác biệt đối với từng người. Dưới đây là 6 bước giúp bạn tổ chức thời gian hiệu quả:

Bước 1: Xác định mục tiêu, ưu tiên và trách nhiệm của bạn

Từ lúc này, hãy dành thời gian cho những việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng một cách hiệu quả.

Để làm điều đó, hãy hiểu rõ bạn muốn đạt được điều gì. Hãy suy nghĩ về việc bạn muốn dành thời gian bao nhiêu cho gia đình và đặt ra mục tiêu cho tương lai của bản thân.

Nếu bạn vẫn chưa đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp, hãy tham khảo các bài viết hướng dẫn của tôi.

Trước hết, hãy đặt ra mục tiêu, từ đó bạn có thể ưu tiên công việc và hoạt động của mình.

Theo đuổi các mục tiêu dài hạn bằng cách đặt ra các mục tiêu ngắn hạn. Lý tưởng nhất, hãy có những mục tiêu có thể đạt được trong vòng 6 tháng.

Đối với mỗi mục tiêu, hãy tạo ra các nhiệm vụ để hoàn thành trong tuần tiếp theo. Chúng sẽ được sắp xếp trong lịch trình cùng với các hoạt động khác.

Bước 2: Tạo ra một bảng thời gian

Tốt nhất là chia ngày thành các khung thời gian riêng biệt. Nếu có thể, tạo các khối có độ dài 2 giờ, nhưng cũng có nhiều nhiệm vụ không đòi hỏi thời gian dài như vậy.

Bạn cũng có thể thêm thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ trong khung thời gian nếu cần (ví dụ như cuộc họp từ 11:15 đến 11:45).

Tôi dùng lịch số để quản lý thời gian, nhưng việc sử dụng lịch truyền thống cũng hiệu quả không kém. Cuối bài, tôi đề xuất vài ứng dụng hữu ích bạn có thể thử.

Nhiệm vụ công việc: Màu xanh dương

Hoạt động xã hội: Màu vàng

Cá nhân: Màu da cam

Sức khỏe: Màu xanh lá cây

Bây giờ hãy khởi đầu việc thêm nhiệm vụ vào các mảnh ghép màu trong bước kế tiếp. Bằng cách thể hiện màu sắc trong mỗi hạng mục, bạn sẽ có cái nhìn sinh động về cách thời gian của bạn được sử dụng.

Bước 3: Điền Các Nhiệm Vụ Cố Định Và Các Hoạt Động Cá Nhân

Điền vào các mảnh ghép những nhiệm vụ bạn không thể bỏ qua hoặc thay đổi. Điều này bao gồm việc đưa đón gia đình, đi làm và tham gia các cuộc họp định kỳ mà bạn không thể tránh khỏi. Cũng như lên kế hoạch cho việc tập thể dục, ăn uống và nghỉ ngơi.

Bạn cũng nên tạo ra một thói quen buổi sáng và buổi tối, và lên lịch cho việc đó.

Bằng cách lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân của bạn vào thời điểm này, bạn đang tạo ra một bức tranh tổng thể về thời gian phù hợp với công việc của bạn.

Tôi nhận ra rằng quan trọng nhất là cố gắng dành thời gian cho sức khỏe và gia đình trước hết. Bởi vì cuối cùng, những thứ này sẽ đi cùng bạn trong suốt một khoảng thời gian dài. Bạn có thể điều chỉnh và hy sinh nếu bạn cần thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 4: Xây Dựng Các Khối Thời Gian Cho Công Việc Cần Tập Trung

Nếu bạn muốn phá vỡ sự tập trung cao độ, hãy tạo nhiều khoảnh khắc tập trung như vậy mỗi ngày. Hãy tạo ra thời gian cho những công việc này khi bạn cảm thấy hiệu suất làm việc của mình đạt đến đỉnh cao nhất.

Hãy đảm bảo rằng, trong khoảnh khắc đó, không có gì có thể làm bạn mất tập trung.

Bước 5: Xác Định Các Khối Thời Gian Cho Công Việc Dễ Dàng, Lặp Lại Và Những Công Việc Hàng Ngày

Đối với hầu hết chúng ta, những công việc 'phản ứng' ở đây bao gồm việc trả lời email, điện thoại và tham dự các cuộc họp. Chúng đến một cách không mong muốn và cản trở sự tập trung của bạn vào những việc quan trọng nhất.

Tuy nhiên:

Những công việc đó vẫn phải được hoàn thành.

Tôi thích hoàn thành mọi thứ không liên quan đến thời gian nhạy cảm vào các buổi chiều. Và tốt nhất là tôi sẽ làm chúng vào cuối tuần, bao gồm các việc như đi mua sắm tại cửa hàng tạp hóa và hoàn thành những công việc nhỏ nhặt.

Tôi thích mất một ngày để hoàn thành những nhiệm vụ đơn giản và nhàm chán hơn là phải làm chúng bị gián đoạn mỗi ngày.

Và hãy nhớ rằng, bạn sẽ không thể kiểm soát tất cả mọi thứ ở đây.

Hãy làm những gì bạn có thể.

Khi công việc đã được hoàn thành, tuần làm việc của bạn sẽ trở nên bận rộn và 'đầy đủ'. Điều này là cần thiết. Hãy đảm bảo không để lại bất kỳ khoảng trống nào.

.

Bước 6: Tổ Chức

Đánh Giá Hàng Tuần

Để Theo Dõi Tiến Độ Và Lên Kế Hoạch Tiếp Theo

Sau bước này, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu theo dõi lịch trình đã đề ra. Và vào cuối tuần, hãy ngồi lại và xem mọi thứ diễn ra như thế nào - thông qua việc đánh giá.

Thường xuyên tôi dành 2 giờ (có thể là 2 giờ quan trọng nhất) để xem xét công việc của mình trong tuần qua.

Và vì thế:

Quan trọng là tự hỏi liệu bạn đã ước lượng đúng thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ, trong quá trình làm việc có bị phân tâm hay gặp khó khăn gì khác không.

Đừng ngần ngại thay đổi kế hoạch. Tìm ra thời gian biểu phù hợp nhất giúp bạn làm việc hiệu quả nhất.

Sau khi xem xét tiến trình, hãy xem xét nhiệm vụ cho tuần tiếp theo. Kiểm tra xem chúng có phù hợp với mục tiêu của bạn không, và sau đó sắp xếp chúng vào thời gian biểu cho tuần tiếp theo.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo bạn đã bao gồm tất cả các dự án, dành thời gian cho các nhiệm vụ không thể tránh khỏi và chăm sóc sức khỏe của bản thân.

Và đó là mọi thứ, chỉ có thế thôi! Tất nhiên, trừ khi bạn chưa bao giờ dừng lại.

Bởi vì luôn cần phải tiến bộ không ngừng, và một tuần mới sẽ lại đến.

Nghe có vẻ tuyệt vời - có thể đó là một công cụ mà bạn có thể dành cả đời để hoàn thiện và tận hưởng từ đó.

4 Mẹo Để Cải Thiện Lịch Trình Của Bạn Một Cách Hiệu Quả

Tôi đã làm đơn giản các bước - để bạn có thể bắt đầu xây dựng một lịch trình ngay từ bây giờ.

Tuy vậy, bạn vẫn cần thực hành nhiều. Tôi sẽ chia sẻ với bạn một số mẹo mà cho đến nay, tôi thấy khá hữu ích.

1. Tuân Thủ Lịch Trình

Sau khi bạn đã lập lịch cho bản thân, hãy nghiêm túc tuân thủ và tự đặt deadline cho các nhiệm vụ.

Khi thời gian cho một công việc đã hết - đơn giản, hãy dừng lại.

Nếu bạn bắt đầu tạo ra những ngoại lệ nhỏ, bạn sẽ nhanh chóng mất đi những lợi ích lớn.

Nếu bạn không hoàn thành kịp, hãy ghi lại để nhắc nhở bản thân rằng mình sẽ hoàn thành vào lần sau. Cố gắng hoàn thành một việc trong khung thời gian cố định, để tránh tình huống phá hỏng toàn bộ kế hoạch của bạn.

Ý tưởng tốt ở đây là từ đầu, hãy xem xét và dành thời gian cho các công việc. Ví dụ: bạn có thể hoàn thành một công việc trong 30 phút, nhưng hãy dành 35 phút để hoàn thành. Bạn sẽ cảm thấy tốt hơn khi hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hơn là thất bại nhiều lần.

2. Tận Dụng Thời Gian Ngắn Để Nghỉ Ngơi

Pomodoro

.

Ví dụ, hầu hết các khối công việc của tôi kéo dài 2 giờ. Tôi làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Lặp lại quy trình này bốn lần trong một khối 2 giờ.

Nếu có công việc nào khó khăn hoặc căng thẳng, hãy chia nhỏ các khoảng thời gian làm việc hơn nữa.

Sau một thời gian, lên kế hoạch nghỉ lâu hơn để thưởng thức ẩm thực và nghỉ ngơi một chút.

Phương pháp này sẽ giúp bạn duy trì tiến độ cho toàn bộ công việc. Điều này cũng có nghĩa là mỗi khoảnh khắc làm việc đều kết thúc bằng một thời gian nghỉ - giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

3. Xác định 'Chủ Đề' Cho Mỗi Ngày

Trong bài viết trước, chúng ta đã hiểu cách phân chia công việc theo đợt phải không? Đó là một cách quản lý thời gian thông minh giúp tối ưu hóa hiệu suất lao động.

Chúng ta sắp xếp các công việc tương tự và có liên quan vào cùng một ngày để hoàn thành. Bằng cách hợp nhất các luồng công việc và hoạt động tương đồng, bạn có nhiều cơ hội đạt được trạng thái tập trung cao nhất khi làm việc.

Và tương tự như vậy, bằng cách dành cả ngày để hoàn thành các nhiệm vụ dễ dàng, bạn có thể dễ dàng bị mất tập trung. Thay vào đó, hãy phân phối chúng ra khỏi các công việc đòi hỏi sự nỗ lực tập trung cao.

Ví dụ:

Tôi biết rằng các nhà văn thường dành một ngày để tìm hiểu nội dung cho tất cả các bài viết của họ. Sau đó, họ dành hai ngày mỗi tuần chỉ để viết các phần nội dung của bài viết. Vào ngày thứ tư, họ sẽ chỉnh sửa tất cả những gì họ đã viết. Họ sắp xếp tất cả các công việc nhỏ, trả lời email, điện thoại và mua sắm cho ngày thứ năm.

Mỗi ngày tập trung vào một chủ đề, trong đó tất cả các công việc đều tương tự nhau.

Bạn cũng có thể áp dụng điều này trong cuộc sống cá nhân của mình. Nếu bạn có hai ngày rảnh mỗi tuần, bạn có thể dành một ngày để thư giãn và thử những điều mới lạ. Ngày còn lại sẽ là thời gian nghỉ ngơi và dọn dẹp.

Bộ não của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi bạn sử dụng phương pháp này, vì vậy hãy cân nhắc.

4. Phát Triển Thói Quen

Mẹo cuối cùng là tập trung vào việc xây dựng thói quen. Sẽ có những cam kết mà bạn không thể kiểm soát. Mỗi tuần sẽ có những biến đổi.

Vậy là đủ rồi. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy hiệu quả ngay lập tức nếu bạn thiết lập một hệ thống thời gian nhất quán (duy trì từ tuần này sang tuần khác). Đồng thời, việc xây dựng các thói quen lành mạnh cũng là cách giúp bạn tăng hiệu suất làm việc. Những thói quen lành mạnh, theo đúng nghĩa đen, được hình thành từ việc chọn lựa hành động đúng đắn và thực hiện chúng một cách đều đặn.

Dù bạn không thể kiểm soát mọi thứ vào giữa ngày, buổi sáng và buổi tối vẫn là do bạn quyết định!

Xây dựng sự nhất quán, hình thành kỷ luật. Tôi tin rằng bạn sẽ thấy lợi ích từ điều này!

4 Lưu Ý Khi Lập Kế Hoạch Thời Gian Bạn Nên Tránh

Ở thời điểm này, có lẽ bạn đã sẵn lòng rồi phải không? Tôi cũng cảm thấy hào hứng khi tìm ra điều này.

Trước khi áp dụng phương pháp xây dựng thời gian biểu, có một số sai lầm phổ biến mà bạn nên tránh ngay từ đầu.

1. Vui Vẻ, Nhưng Đừng Quá Lạc Quan!

Với nhiều người, lên kế hoạch cho các hoạt động vui chơi có thể dễ dàng làm hỏng tinh thần. Tôi hiểu điều đó, vì tôi đã từng trải qua.

Giống như việc hoàn thành các công việc hàng ngày, việc 'Tận hưởng niềm vui' cũng trở thành một nhiệm vụ mà tôi phải hoàn thành.

Tôi vẫn khuyên bạn dành thời gian cho niềm vui và nghỉ ngơi. Hãy để mọi thứ diễn ra tự nhiên.

Bạn có thể tự quyết định làm gì khi có thời gian. Hãy thoải mái quyết định liệu bạn sẽ đi ra ngoài tham gia cộng đồng hay làm một buổi xem TV trên sofa.

Hoặc chờ đến thời gian nghỉ và sử dụng thời gian đó để làm những điều bạn thích.

2. Hãy Linh Hoạt, Đừng Quá Ràng Buộc

Bạn có thể nghe Elon Musk và Bill Gates chia nhỏ ngày của họ thành các khung thời gian chỉ 5 phút. Sau khi thử nghiệm, bạn sẽ hiểu rõ hơn về thời gian.

Hãy sẵn lòng thích ứng với thay đổi và trở nên linh hoạt hơn.

Lịch trình bạn đã tạo ra là mục tiêu của bạn và cũng là con đường bạn phải tuân theo. Đừng hoảng sợ nếu mọi thứ không diễn ra như dự kiến, hãy giữ bình tĩnh và chuyển sang công việc tiếp theo.

Một cách giải quyết tốt cho vấn đề này là dành một khoảng thời gian trống trong mỗi tuần để hoàn thành những công việc chưa xong. Nếu bạn hoàn thành tất cả, tuyệt vời. Nhưng nếu không, hãy có một kế hoạch dự phòng để đảm bảo bạn hoàn thành tất cả vào cuối tuần.

3. Tránh Quá Nhiều Chi Tiết Trong Kế Hoạch Công Việc

Khi Bắt Đầu, Khó Đoán Thời Gian Cần Thiết

Khó Thống Trị Kĩ Năng Ước Lượng Thời Gian

Nếu Cố Gắng Lập Kế Hoạch Chi Tiết, Nguy Cơ Đánh Giá Sai

4. Đừng Buông Xuôi Trong Khó Khăn

Đừng Bao Giờ Chán Nản

Đây Là Một Thách Thức To Lớn, Vậy Nên Đừng Lo Lắng.

Khi Kế Hoạch Trở Nên Không Chắc Chắn, Đừng Buông Xuôi.

Tất Cả Đều Gặp Phải Tình Huống Tương Tự.

Cố Gắng Làm Việc Lâu Dài, Kết Quả Sẽ Đến.

Hãy Giữ Tinh Thần Lạc Quan.

Top 4 Ứng Dụng Quản Lý Thời Gian Tốt Nhất

Tạo Lịch Và Quản Lý Thời Gian Là Mục Tiêu Chính Của Thời Gian Biểu.

Dưới Đây Là Một Số Ứng Dụng Có Thể Hữu Ích Cho Bạn.

1. TickTick Premium

TickTick Premium - Tạo Lịch Và Đếm Thời Gian

TickTick Premium Cung Cấp Nhiều Tiện Ích Hữu Ích.

Bạn Có Thể Tạo Danh Sách Việc Cần Làm Và Phân Chia Thời Gian.

Phương Pháp Pomodoro Giúp Tập Trung Trong Thời Gian Dài.

TickTick Premium Hỗ Trợ Trên Mọi Hệ Điều Hành.

2. Planway

Planway - Ứng Dụng Tạo Lịch Nhóm

Planway Kết Hợp Với Trello Để Quản Lý Tác Vụ.

Dễ Dàng Tạo Lịch Biểu Nếu Bạn Đã Sử Dụng Trello.

Khi Planway và Trello được kết nối, bạn có thể dễ dàng kéo và sắp xếp công việc trên lịch của mình. Điều này rất hữu ích nếu bạn làm việc nhóm theo cùng một kế hoạch.

Ngoài ra, chúng hỗ trợ các lịch số phổ biến như Outlook, Google và iCloud.

Nếu bạn chưa sử dụng Trello, hãy cân nhắc sử dụng hệ thống này.

SkedPal - Tự động tạo thời gian biểu

SkedPal giúp tự động lập lịch hiệu quả.

SkedPal là lựa chọn hoàn hảo cho quản lý thời gian.

SkedPal là một ứng dụng tự động mạnh mẽ. Nó sẽ sắp xếp nhiệm vụ của bạn vào lịch theo thời gian hiện tại và ưu tiên của bạn.

Bạn chỉ cần liệt kê công việc cần làm và đặt hạn chót cũng như ước tính thời gian cần thiết.

Sau đó, SkedPal sẽ tự động tạo lịch trình hoàn chỉnh cho bạn.

Bạn có thể điều chỉnh nếu cần và phân bổ thời gian cho các dự án hoặc loại công việc cụ thể.

Tôi thích điều này vì việc cài đặt rất đơn giản và không tốn nhiều thời gian.

SkedPal là một lựa chọn tuyệt vời để tự động hóa lịch trình cá nhân.

HourStack

- Theo dõi thời gian cho thời gian biểu của bạn

Một trong những thách thức khi tạo thời gian biểu mà mọi người phải đối mặt là ước tính thời gian hoàn thành xong nhiệm vụ.

Đầu tiên, HourStack cho phép bạn xây dựng lịch trình theo các khối. Sau đó, bạn chọn một nhiệm vụ bạn sẽ làm và bắt đầu hẹn giờ.

Khi thời gian cho khối đó kết thúc, bạn đánh dấu nó là "đã hoàn thành" hoặc để nó sang một bên và kết thúc vào một thời điểm khác.

Tôi thích ý tưởng này vì hai lý do:

Trước tiên, nó thúc đẩy bạn suy nghĩ tích cực về việc quản lý thời gian. Bạn cần nhận biết khi bắt đầu một công việc và kiểm tra xem nó đã hoànthành chưa.

Thứ hai, nó theo dõi cẩn thận thời gian mà bạn ước lượng để hoàn thành công việc.

Với cách tiếp cận này, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra liệu công việc đó có cần cải thiện hay không.

Dù bạn không thích cách tiếp cận này ban đầu, nhưng nó vẫn là một trải nghiệm thú vị.

Hãy tự mình kiểm soát thời gian biểu của bạn.

Hãy luôn nhớ điều này.

Bạn là người duy nhất có thể điều khiển cuộc sống của mình. Chỉ có bạn mới quyết định điều gì xảy ra trong thời gian của mình. Điều này là một sự thay đổi trong cách suy nghĩ - để tránh cho các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.

Vì vậy, nếu bạn cảm thấy mất kiểm soát, hãy thay đổi.

Luôn luôn thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp.

Sau khi thực hành một thời gian, bạn sẽ thực sự nhận ra những lợi ích của cách làm này. Khi đó, bạn sẽ không muốn dừng lại.

Chúc bạn may mắn!

Bảng tóm tắt

Lập thời gian biểu (Tạo khối thời gian) là cách để bạn quản lý thời gian cho các công việc trong lịch trình hàng ngày. Bạn chia ngày thành các khối thời gian và gắn các công việc vào từng khối đó.

Phương pháp này giúp ngăn chặn việc trì hoãn, tăng cường sự tập trung và tránh sự phân tâm.

Bằng cách kết hợp các công việc tương tự và xác định thời gian cho chúng, bạn có thể hoàn thành các công việc nhàm chán một cách hiệu quả hơn.

Các bước để tạo thời gian biểu:

1. Xác định mục tiêu, ưu tiên và nhiệm vụ của bạn

2. Tạo một bản mẫu, phân chia thời gian hàng ngày thành các khối thời gian

3. Điền các công việc cố định vào khung giờ

4. Điền các công việc cần tập trung vào khung giờ

5. Điền các công việc lặp lại, nhẹ nhàng và những việc nhỏ vào lịch trình

Một số mẹo để lên thời gian biểu hiệu quả nhất:

- Tuân thủ lịch trình

- Sử dụng đồng hồ bấm giờ cho các công việc khó khăn và nghỉ ngơi thường xuyên

- Lên kế hoạch 'ngày theo chủ đề' cho các công việc tương tự để tăng hiệu quả và tập trung

- Tạo lịch trình với những thói quen tích cực

- Đừng quá tải kế hoạch cho thời gian giải trí

- Hãy linh hoạt với các khung thời gian - sử dụng thời gian biểu như một chỉ dẫn

- Đừng nản lòng từ đầu - mọi thứ cần thời gian để thực hành

Các ứng dụng tốt nhất để lập thời gian biểu:

- Premium của TickTick - đặt lịch và sử dụng bộ đếm thời gian tích hợp sẵn.

- Kế hoạch của Planway - liên kết phần mềm quản lý công việc Trello hiện tại với lịch khối.

- SkedPal - tự động xây dựng thời gian biểu bằng cách ước lượng thời lượng các công việc và ghi nhớ các ưu tiên của bạn.