[ToMo] Hiệu Ứng Bikeshed: Tại Sao Chúng Ta Thường Bận Tâm Đến Những Vấn Đề Nhỏ?

'Bikeshed' (Tạm dịch: Nhà để xe đạp) là một biểu tượng cho việc chúng ta thường dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề nhỏ mà bỏ qua những điều quan trọng hơn. Dưới đây là lý do tại sao và cách để khắc phục.

Làm thế nào để chúng ta có thể giảm thiểu thời gian cho những việc không quan trọng? Từ cuộc họp không có kết quả đến hàng loạt email hàng tuần không giải quyết được vấn đề, chúng ta thường lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Điều này khiến chúng ta không còn đủ thời gian cho những quyết định quan trọng.

Để giải quyết vấn đề này, trước hết chúng ta cần xác định nguyên nhân khiến chúng ta sa vào những việc nhỏ. Sau đó, chúng ta cần xem xét các chiến lược để thay đổi hành vi và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Luật của Parkinson

Bạn có thể đã nghe về Định luật Parkinson, nói về việc các công việc mở rộng để lấp đầy thời gian được dành cho chúng. Nhưng có một Định luật khác, Định luật Parkinson về những điều tầm thường, ít được biết đến, được đặt ra bởi Cyril Northcote Parkinson, một nhà sử học và tác giả người Anh trong những năm 1950.

Định luật về sự bàn thảo chỉ ra rằng thời gian mà một tổ chức dành để thảo luận vấn đề không quan trọng thường tương quan nghịch với tầm quan trọng thực sự của nó trong sơ đồ công việc. Các vấn đề lớn, phức tạp thường không được bàn thảo nhiều, trong khi những vấn đề nhỏ, đơn giản thường được bàn thảo nhiều hơn.

Định luật về sự bàn thảo của Parkinson còn được biết đến với cái tên “Định luật nhà để xe đạp” sau câu chuyện mà ông Parkinson dùng để minh họa cho định luật này. Ông ấy yêu cầu người đọc tưởng tượng một cuộc họp của uỷ ban tài chính bàn luận về một chương trình nghị sự với 3 vấn đề. Các vấn đề lần lượt là:

• Một đề xuất cho việc xây dựng một nhà máy điện hạt nhân trị giá 10 triệu bảng Anh

• Một đề xuất để xây một nhà để xe đạp trị giá 350 bảng Anh

• Một đề xuất cho ngân sách cà phê hàng năm với 21 bảng Anh

Kết quả là gì? Uỷ ban sẽ thông qua đề xuất về nhà máy điện hạt nhân trong thời gian ngắn. Đề xuất này quá phức tạp và khó hiểu nên không ai có đủ kiến thức để thảo luận sâu hơn và hầu hết các thành viên của uỷ ban cũng không biết nhiều về chủ đề này. Một thành viên có kiến thức thì không thể giải thích cho các thành viên khác hiểu. Một thành viên khác đề xuất một phiên bản tái thiết kế, nhưng nó dường như là một nhiệm vụ khó khiến phần còn lại của uỷ ban từ chối xem xét.

Cuộc thảo luận sẽ nhanh chóng chuyển sang đề xuất về nhà để xe đạp. Tại đây, các thành viên của uỷ ban thấy dễ dàng bày tỏ quan điểm của mình hơn. Họ đều biết những gì là một nhà để xe đạp và trông nó như thế nào. Một số người bắt đầu một cuộc tranh luận sôi nổi về vật liệu nào tốt nhất để lợp mái, cân nhắc các lựa chọn tiết kiệm tiền nhất có thể. Họ thảo luận về nhà để xe đạp lâu hơn là nhà máy điện hạt nhân.

Cuối cùng, uỷ ban chuyển sang vấn đề thứ ba: ngân sách cho cà phê. Đột nhiên, mọi người trong uỷ ban đều tự nhận là chuyên gia. Họ đều biết về cà phê và biết rõ giá cả cũng như giá trị của nó. Trước khi ai đó nhận ra điều gì đang xảy ra, họ dành quá nhiều thời gian để thảo luận về ngân sách 21 bảng Anh cho cà phê hơn là việc thảo luận về nhà máy điện hạt nhân và nhà để xe đạp cộng lại! Cuối cùng, uỷ ban hết giờ và quyết định sẽ họp lại để hoàn thiện phân tích. Mọi người rời đi với sự hài lòng vì đã góp phần vào cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ.

Tại sao điều này lại xảy ra?

Hiệu ứng nhà để xe đạp xảy ra khi chủ đề càng đơn giản, càng nhiều người có ý kiến về nó và do đó càng nhiều người nói về nó. Khi một vấn đề nằm ngoài khả năng hiểu biết của chúng ta như nhà máy năng lượng nguyên tử, chúng ta thậm chí không thể đưa ra ý kiến.

Nhưng khi chúng ta hiểu được một phần nào đó về một chủ đề, thậm chí không có thông tin gì có giá trị để thêm vào, chúng ta cảm thấy bắt buộc phải nói gì đó, nếu không sẽ trông thật ngu ngốc. Ngay cả những người không hiểu biết cũng có thể nói về nhà để xe đạp. Mọi người muốn chứng tỏ họ biết về một chủ đề như lòng bàn tay và có ý tưởng để đóng góp.

Với bất kỳ vấn đề nào, chúng ta không nên coi trọng mọi ý kiến mà người ta bổ sung ngang nhau. Chúng ta nên tập trung vào ý kiến của những người đã có kinh nghiệm làm việc đó. Khi chúng ta quyết định đóng góp, chúng ta cần tập trung vào lĩnh vực mà chúng ta có giá trị để cống hiến. Điều này sẽ cải thiện kết quả của quyết định.

Chiến lược phòng tránh Hiệu ứng nhà để xe đạp

Để tránh hiệu ứng nhà để xe đạp, bạn cần đặt ra một mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Trong cuốn sách Nghệ thuật tụ họp: Cách chúng ta họp và lý do nó quan trọng của Priya Parker, người có hàng chục năm kinh nghiệm thiết kế các cuộc họp lớn, cho rằng bất kỳ cuộc họp thành công nào (bao gồm cuộc họp kinh doanh) cũng cần có một mục tiêu tập trung và duy nhất. “Tính cụ thể là một nhân tố quan trọng”, Priya nói.

Tại sao mục đích rõ ràng lại quan trọng như vậy? Bởi vì nó là công cụ giúp lọc tất cả quyết định trong cuộc họp, bao gồm cả việc quyết định ai nên tham gia cuộc họp.

Với quan điểm đó, chúng ta có thể nhận thấy thảo luận về những vấn đề lớn và phức tạp như xây dựng nhà máy điện hạt nhân hoặc nhà để xe đạp trong cùng một cuộc họp không phải là lựa chọn tốt. Điều này vì không có đủ thông tin cụ thể để thảo luận về chúng.

Điều quan trọng là nhận ra không phải tất cả đầu vào của một vấn đề đều cần được xem xét. Những ý kiến chứa đựng đầy đủ thông tin là những ý kiến quan trọng nhất trong các cuộc họp lớn với nhiều người tham gia, để tránh tốn thời gian không cần thiết.

Khi lựa chọn danh sách khách mời, Parker đề xuất rằng “nếu mục đích của cuộc họp chỉ để đưa ra quyết định, bạn có thể cần hạn chế số lượng người tham gia.” Điều này giúp tránh hiệu ứng nhà để xe đạp, không mời những người không có kiến thức và kinh nghiệm về vấn đề cần thảo luận.

Điều này cũng giúp có một cá nhân được ủy quyền chịu trách nhiệm đưa ra quyết định cuối cùng. Khi không có ai được ủy quyền đưa ra quyết định, việc đạt được sự đồng thuận trở nên khó khăn. Việc có một cá nhân chịu trách nhiệm giúp cuộc họp diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.

Bất kỳ vấn đề nào cần thảo luận của nhiều người đều không nhất thiết là vấn đề quan trọng nhất. Để tránh lạc quan vào những vấn đề tầm thường, cần có một mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp và mời những người có kiến thức chuyên môn để thảo luận một cách hiệu quả và mang tính xây dựng.