Buzz
Có những loại hình PR nào? Đó là câu hỏi tôi thường được hỏi. Dĩ nhiên, có nhiều hình thức PR khác nhau.
Mục tiêu chính của PR là thu hút sự chú ý tích cực trên các phương tiện truyền thông. Nhưng đó chỉ là một phần của PR. Quan hệ công chúng cũng liên quan đến cách bạn giao tiếp trong doanh nghiệp của mình, sự tham gia trong cộng đồng, cách xử lý khủng hoảng, và hoạt động trên mạng xã hội.
Tuy nhiên, các loại PR không hoàn toàn riêng biệt mà thường giao nhau. Bất kỳ loại hình PR nào cũng liên quan đến quan hệ truyền thông và truyền thông nội bộ. Quan hệ đối ngoại cũng kết nối với quan hệ cộng đồng và chiến lược truyền thông. Nhưng với mục đích của bài giới thiệu này, chúng tôi sẽ tập trung vào 7 loại hình PR cơ bản.
1. QUAN HỆ TRUYỀN THÔNG
Rất nhiều người cho rằng quan hệ công chúng và quan hệ truyền thông giống nhau, nhưng thực ra không phải. Quan hệ công chúng là việc sử dụng truyền thông để xây dựng mối quan hệ giữa tổ chức và công chúng của họ. Trong khi đó, quan hệ truyền thông là một phần của PR tập trung vào xây dựng mối quan hệ với các phương tiện truyền thông, nhà báo, đài truyền hình, blogger và những người ảnh hưởng để đảm bảo họ đưa tin về tổ chức một cách miễn phí.
Vậy là họ sẽ phải tổ chức họp và gặp gỡ ăn uống cùng nhau phải không? Trong những năm 1980, điều đó có thể đúng, nhưng không phải ngày nay. Tuy nhiên, việc xây dựng quan hệ truyền thông vẫn đòi hỏi thời gian và nỗ lực. Các nhân viên PR chuyên nghiệp dành nhiều năm để xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng và minh bạch với các nhà báo. Đáp lại, họ tìm kiếm những câu chuyện thú vị, hấp dẫn về tổ chức, sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng thu hút sự chú ý và sự quan tâm.
Tất nhiên, một trong những lợi ích của việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà báo là họ sẽ đến với bạn để lấy trích dẫn, có cái nhìn sâu sắc hơn về lĩnh vực, thậm chí đề cập đến doanh nghiệp của bạn trong một nghiên cứu khi viết báo. Điều này là minh chứng cho việc bạn và doanh nghiệp của bạn đang dẫn đầu trong ngành. Và nếu bạn và tổ chức của bạn làm việc trung thực, mở cửa và sẵn lòng, phương tiện truyền thông có nhiều khả năng sẽ đăng những bài báo tích cực về bạn - ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng.
2. QUAN HỆ CỘNG ĐỒNG
Quan hệ cộng đồng là việc xây dựng uy tín cho tổ chức trong cộng đồng địa phương. Ngày nay, nó được coi là một phần của chiến lược PR tổng thể của tổ chức hơn là một chiến lược riêng biệt.
Một công ty thực hiện cam kết với cộng đồng sẽ hấp dẫn hơn một công ty không có cam kết nào. Và việc thiết lập mối quan hệ tích cực với cộng đồng cũng có thể là động lực thúc đẩy lợi nhuận.
LÝ DO CẦN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH PR QUAN HỆ CỘNG ĐỒNG:
Đạt được sự ủng hộ từ cộng đồng địa phương cho các dự án như mở siêu thị mới hoặc phát triển nhà ở
Công ty của bạn sẽ trở nên hấp dẫn hơn đối với nhân viên, giúp thuận tiện trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài địa phương
Nâng cao vị thế của các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp để cộng đồng địa phương trở thành đại diện thương hiệu
Chia sẻ lại với cộng đồng địa phương để nâng cao uy tín đạo đức của công ty.
Loại hình PR này không đòi hỏi nhiều chi phí và có thể đơn giản như cập nhật thường xuyên trên blog công ty, tài trợ cho sự kiện địa phương, khuyến khích nhân viên đóng góp thời gian hoặc kiến thức chuyên môn của họ cho một tổ chức từ thiện địa phương, tham gia vào các hoạt động của cộng đồng để cải thiện cộng đồng. Nếu bạn cần sự ủng hộ từ cộng đồng cho dự án mới, bạn cũng có thể tìm kiếm trực tiếp ý kiến từ cư dân.
Có mối quan hệ làm việc tích cực với các phóng viên của báo, trang web địa phương cũng là một giải pháp tốt. Cho phép họ tiếp cận với các quản lý cấp cao và những tin tức độc quyền sẽ tăng cơ hội cho họ cung cấp thông tin hữu ích cho bạn.
3. XỬ LÝ TRUYỀN THÔNG KHỦNG HOẢNG
Truyền thông khủng hoảng là một phần quan trọng trong chiến lược PR khi một số vấn đề nghiêm trọng xảy ra, như: sản phẩm lỗi cần thu hồi, sự cố về môi trường, hoặc việc nhân viên cáo buộc công ty có hành vi không đúng. Mọi vấn đề trên có thể gây tổn thương danh tiếng và cần được giải quyết kịp thời.
Chìa khóa để vượt qua khủng hoảng truyền thông là sự chuẩn bị. Đừng chờ đợi cho đến khi vấn đề xảy ra rồi mới bắt đầu lập kế hoạch xử lý khủng hoảng. Hãy đảm bảo bạn đã có kế hoạch sẵn để xử lý khủng hoảng trước khi nó xảy ra, từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực của dư luận đối với doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, bạn cần xác định rõ ai là người phát ngôn và phương tiện họ sử dụng để truyền đạt thông điệp. Hãy đảm bảo rằng họ đã được đào tạo trước về lĩnh vực truyền thông, vì khi xảy ra khủng hoảng, không phải lúc để họ học hỏi. Làm thế nào thông tin sẽ được chia sẻ? Qua một thông cáo trên Twitter? Hay thông qua cuộc họp báo do CEO công ty tổ chức? Đồng thời, đừng quên đến các nhóm nhân viên nội bộ của bạn, hãy xác định trước cách thông tin sẽ được thông báo và cập nhật, không để họ nhận thông tin từ nguồn không đáng tin cậy. Bạn cũng có thể dựa vào phương tiện truyền thông để hỗ trợ tổ chức trong trường hợp khẩn cấp.
4. Mối Quan Hệ Quốc Tế
Mối quan hệ quốc tế, còn được gọi là vận động chính trị, bao gồm việc xây dựng mối quan hệ với các chính trị gia, chính phủ và những người có ảnh hưởng để thúc đẩy thay đổi trong chính sách hoặc vị trí của một tổ chức.
Trong việc xây dựng mối quan hệ quốc tế, vai trò của nhân viên PR là làm rõ quan điểm của tổ chức. Họ cần phải rất rõ ràng, vì bất kỳ thay đổi nào trong chính sách cũng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp, tích cực hoặc tiêu cực. Và quan điểm này cần phải được thông báo trước với những người quyết định ở cấp cao nhất.
Để hỗ trợ các nhà hoạch định chính sách trong quá trình đưa ra quyết định, các chuyên gia quan hệ quốc tế cần cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về lĩnh vực cho họ. Việc này thường được thực hiện thông qua việc tham gia thảo luận với chính phủ, việc soạn thảo báo cáo nội bộ và quốc tế, hoặc thông qua các cuộc họp, hội nghị hoặc cuộc trao đổi trực tiếp. Các nhóm quan hệ quốc tế cũng chịu trách nhiệm soạn thảo câu trả lời cho các ủy ban chính phủ chọn và đề xuất chính sách cho các tuyên bố.
Một phần không thể thiếu của mối quan hệ quốc tế là quản lý truyền thông, tuy nhiên nó tập trung chủ yếu vào vấn đề chính trị, bao gồm việc phát hành thông cáo báo chí và bài viết để ảnh hưởng đến ý kiến công chúng.
5. Truyền Thông Trên Mạng Xã Hội
Các nền tảng truyền thông mạng xã hội như Twitter, Facebook, Instagram và TikTok đang trở thành lựa chọn hàng đầu khi tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ mới. Những nền tảng này, cùng với LinkedIn, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động PR. Thực tế, mạng xã hội đã làm mờ ranh giới giữa PR và marketing và thay đổi cách thức PR hoạt động.
Mạng xã hội là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực PR, giúp bảo vệ và quảng bá uy tín của tổ chức và mang lại kết quả tích cực ngay lập tức. Các chuyên gia PR sử dụng mạng xã hội để thông báo về công ty, phản hồi nhanh chóng tin đồn và hiểu rõ ý kiến của mọi người về thương hiệu, tất cả đều là phần không thể thiếu của chiến lược quản lý.
Ngoài ra, mạng xã hội còn giúp các thương hiệu chi phối ý kiến công chúng, tìm kiếm và thu hút những người ảnh hưởng, cũng như liên kết trực tiếp với các nhà báo để tạo ra nội dung. Đồng thời, nó cũng mở ra cơ hội cho các thương hiệu để kết nối với khách hàng và thể hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.
Tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh chóng của mạng xã hội, sai sót có thể xảy ra và thường xảy ra một cách nhanh chóng. Twitter thường là nơi mà các lời xin lỗi được đưa ra công khai, đặc biệt khi xảy ra sai sót trên nền tảng này.
Các tổ chức và chuyên gia PR cần xác định nền tảng mạng xã hội nào phù hợp nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của họ. Họ cần phải xem xét liệu họ đang tiếp cận đúng đối tượng trên TikTok hay Twitter có phải là nền tảng tốt nhất. Các tổ chức cũng cần phải rõ ràng về người sẽ quản lý việc phản hồi trên mạng xã hội. Nếu họ chịu trách nhiệm về nội dung, họ cần được đào tạo cẩn thận để tránh gây ra sai lầm và tạo ra khủng hoảng. Hoặc có thể giao việc quản lý mạng xã hội cho các chuyên gia PR là một lựa chọn khôn ngoan?
6. Truyền Thông Nội Bộ
Yếu tố quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp là con người. Không có doanh nghiệp nào có thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu đi con người. Vì vậy, việc quản lý mối quan hệ tại nơi làm việc là điều cực kỳ quan trọng, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, tránh được rắc rối và đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả nhất có thể.
Mỗi nhân viên đều có thể đại diện cho tổ chức hoặc là người chỉ trích công ty một cách mạnh mẽ nhất. Vì vậy, các công ty cần phải tạo ra các chương trình để tương tác và thông báo với nhóm nhân viên. Điều này là quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, tăng động lực và sự đánh giá cao, đây là một phần không thể thiếu của bất kỳ chiến lược PR nào.
TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ BAO GỒM:
Tổ chức các sự kiện cho nhân viên, như ngày làm việc trong môi trường mới hoặc các buổi trưa
Tạo bản tin nội bộ và tương tác thường xuyên để nhân viên cập nhật tin tức
Giới thiệu các chương trình phúc lợi cho nhân viên
Cung cấp các chương trình hoặc khóa học chia sẻ kiến thức
Giới thiệu chương trình toàn diện
Tiến hành khảo sát nhân viên
Bắt đầu một chương trình quản lý thay đổi để đối phó với việc thay đổi trong văn phòng, cách làm việc mới (như sử dụng bàn làm việc chung) hoặc sự sáp nhập của công ty
Liên lạc với các công đoàn và giải quyết tranh chấp
Phát triển các ý tưởng để cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Tổ chức các buổi trao thưởng tại nơi làm việc
7. Truyền Thông Chiến Lược
Đây là phần cuối cùng của câu hỏi về các loại hình PR, nơi mà hoạt động PR giao thoa với marketing và quảng cáo. Truyền thông chiến lược tập trung vào việc đưa ra các thông điệp phối hợp nhằm hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu, thay vì chỉ truyền tải thông tin thông thường. Nó đòi hỏi hiểu rõ các ưu tiên của doanh nghiệp và đảm bảo rằng MỌI hoạt động truyền thông đều hỗ trợ những ưu tiên này.
Vai trò của một chuyên gia PR là tăng cường vị thế của tổ chức thông qua các phương tiện truyền thông, đối tác, nhân viên và khách hàng, với nội dung thông điệp được kiểm soát và kết hợp với các hoạt động truyền thông khác.
CÁC BƯỚC TRONG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHIẾN LƯỢC:
Xác định nhóm đối tượng: Chúng ta muốn và cần liên lạc với ai?
Xác định mục tiêu: Tại sao chúng ta cần liên lạc với nhóm đối tượng này?
Phát triển các thông điệp chính: Chúng ta cần truyền tải nội dung gì?
Xây dựng kế hoạch chiến lược: Làm thế nào để truyền tải thông điệp và khi nào thực hiện?
Xác định cách thức đánh giá: Làm thế nào để đo lường thành công?
