Buzz
'Tôi không quan trọng việc mình làm trong bao lâu, tôi không bao giờ cảm thấy đã làm đủ.'
Nếu bạn từng có cảm xúc như vậy, bạn không phải một mình. Dù thời gian làm việc của chúng ta ngày càng dài, nhưng có vẻ chúng ta đang làm ít việc hơn. Nhưng tại sao lại như vậy?
Để hiểu những gì đang ngăn cản bạn hoàn thành công việc, bạn chỉ cần suy nghĩ về một ngày làm việc điển hình của mình. Nếu bạn giống như tôi, những ngày của bạn sẽ trông như sau:
Bạn bắt đầu công việc với đầy năng lượng, xem qua danh sách công việc cần làm và tưởng tượng một ngày làm việc hiệu quả. Nhưng thay vì bắt đầu ngay lập tức, bạn muốn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì cần phải làm.
Do đó, bạn lên Twitter để kiểm tra xem có ai 'nhắc đến' bạn không. Lên LinkedIn để xem có ai nhận xét về bài viết gần đây của bạn không. Kiểm tra hộp thư đến của bạn để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ một công việc khẩn cấp mới được giao.
Được rồi, nhiệm vụ hoàn thành. Giờ chỉ còn làm việc thôi.
Cái gì vậy? Susan mới viết xong đề xuất dự án à? Bạn nên kiểm tra đề xuất trước đã.
Chờ đã chút… Sao giờ này đã 10 giờ rồi ???
Còn việc mà chiều qua Robby nhắc bạn làm thì sao? Còn cái gì nữa đây???
một ngày rối bời và không gian lận
hầu hết mọi người chỉ làm việc 2 tiếng 48 phút mỗi ngày
Đây không phải là để làm bạn cảm thấy xấu hổ vì làm ít hơn. Thay vào đó, khi bạn nhận ra bạn chỉ có vài giờ mỗi ngày để làm việc hiệu quả, bạn có thể bắt đầu tận dụng thời gian này, thay vì giả vờ bạn có thời gian vô hạn và sau đó tự hỏi thời gian đã đâu mất.
Quan trọng hơn là khi nào và cách bạn làm việc, chứ không phải là bạn làm bao nhiêu.
Không phải vấn đề là bạn chỉ có khoảng 3 giờ làm việc mỗi ngày. Mà là cách bạn sắp xếp thời gian hạn chế đó thành nhiều phần nhỏ từ 15–20 phút giữa các cuộc họp, cuộc gọi và những thứ làm phân tâm khác.
Có thể bạn nghĩ bạn đặc biệt, nhưng có lẽ không phải vậy.
40% người không bao giờ làm việc hơn 30 phút mà không bị gián đoạn trong một ngày làm việc.
Sự khác biệt rất lớn giữa 3 giờ tập trung và việc chia nhỏ thời gian thành 'tập hợp' các khoảnh khắc 5 phút giữa các công việc 'khẩn cấp'.
Khi ngày của bạn trở thành một cảnh lộn xộn, đó là dấu hiệu bạn đang chuẩn bị cho thất bại. Một lần nữa, thời gian giới hạn của bạn bị ảnh hưởng bởi:
Chuyển đổi công việc
Sự phân tâm
Sự áy náy về hiệu suất
46,9% thời gian trong ngày để suy nghĩ về những điều khác với những gì chúng ta đang làm
Ngược lại, nếu bạn có thể học cách dành ít nhất 1–2 giờ mỗi ngày để tập trung cao độ, bạn sẽ thu được lợi ích kép từ việc đầu tư thời gian của mình.
Sự Bùng Nổ của Siêu NhânTăng 500% khi ở trong trạng thái tập trung cao độ
Để tận dụng lợi thế của sức mạnh tăng cường này, bạn cần biết hai điều:
Khi nào
Làm thế nào
Đừng nghĩ rằng bạn cần tập trung 100% suốt cả ngày. Thay vào đó, hãy chấp nhận những hạn chế của bản thân và tối ưu hóa ngày của bạn xung quanh chúng.
Làm sao chỉ trong 2 giờ, bạn có thể hoàn thành nhiều hơn mọi người trong một ngày
Hai giờ tập trung cao độ có thể đem lại nhiều thành tựu hơn so với một ngày đầy cuộc họp, email, cuộc gọi và công việc.
Như Alex Pang, tác giả của Rest, đã nói: Tại sao bạn sẽ làm được nhiều hơn khi làm ít hơn?
'Hai giờ bạn thực sự tập trung vào giải quyết vấn đề sẽ tốt hơn là dành 10 giờ bị gián đoạn bởi cuộc họp và rối loạn từ Slack nhiều lần.'
Vậy bạn sẽ làm thế nào? Dưới đây là 5 bước để giúp bạn tiến bộ mỗi ngày mà không cần phải làm việc đến chết.
1. Tìm khoảng thời gian tối ưu để làm việc
Hãy bắt đầu với thời điểm làm việc.
Mỗi người chúng ta đều có những khoảnh khắc trong ngày mà tự nhiên tràn đầy năng lượng, tập trung và năng suất hơn. Nếu bạn có thể 'lên lịch' thời gian tập trung của mình vào những khoảnh khắc đó, bạn sẽ có thể tận dụng chúng hiệu quả hơn.
Vậy bạn làm việc hiệu quả nhất khi nào? Chúng tôi đã viết một hướng dẫn đầy đủ về cách tìm giờ cao điểm của riêng bạn ở đây, nhưng khi bạn bắt đầu một ngày mới, hãy áp dụng một giả định chung.
Như nhà nghiên cứu hành vi Dan Ariely đã giải thích trong Reddit AMA:
“Nói chung, mọi người thường làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng. Hai tiếng sau khi tỉnh giấc hoàn toàn có thể là thời điểm tốt nhất.'
Mỗi người có những yếu tố khác nhau quyết định thời điểm họ làm việc hiệu quả nhất. Nhưng nếu bạn không chắc chắn, buổi sáng là một thời điểm tốt để bắt đầu.
2. Tạo điều kiện thuận lợi để làm việc hiệu quả
Bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, liệu có thay đổi gì không?
Đảm bảo bạn có môi trường làm việc tốt nhất để khai thác thời gian đó. Điều quan trọng là tối ưu hóa không gian và thời gian làm việc của bạn, và đảm bảo bạn có đủ năng lượng cho một ngày mới.
Nếu bạn thức khuya, sẽ khó để duy trì sức lực vào những giờ này. Vì vậy, trước khi bắt đầu bất cứ công việc nào, hãy đảm bảo bạn có thói quen ngủ đủ và sâu.
Tiếp theo, hãy chắc chắn bạn đang làm việc trong môi trường tập trung.
Bắt đầu bằng việc loại bỏ mọi sự xao lãng khỏi không gian làm việc của bạn. Điều này bao gồm việc tìm kiếm một không gian yên tĩnh, sạch sẽ, có ánh sáng và không khí tươi mới để bạn có đủ năng lượng và động lực. Hãy loại bỏ những yếu tố gây phân tâm và làm mất tập trung như điện thoại hoặc danh sách công việc.
Tiếp theo, hãy đảm bảo bạn loại bỏ hoặc ngăn chặn những yếu tố gây phân tâm bên trong. Đó có thể là việc lướt mạng xã hội, đọc tin tức hoặc kiểm tra email.
Chỉ có ý chí chưa đủ. Hãy sử dụng công cụ như FocusTime vào đầu ngày để giúp bạn tập trung. Tôi thường bắt đầu ngày mới với 30 phút FocusTime để tránh bị phân tâm bởi tin tức hoặc mạng xã hội.
3. Chọn một 'điểm nhấn' hàng ngày
Bạn cần thời gian và môi trường phù hợp để tập trung, và giờ đã đến lúc quyết định điều quan trọng cần bạn chú ý.
Mục tiêu là sử dụng năng lượng cao nhất của bạn trong giờ làm việc hiệu quả nhất để tiến triển trong công việc quan trọng.
Những gì bạn chọn để dành thời gian của mình phải có ý nghĩa và quan trọng. Nếu thời gian còn lại bị chiếm bởi cuộc họp, cuộc gọi và công việc khẩn cấp, bạn cũng có thể nhìn lại và biết rằng bạn đã hoàn thành một công việc quan trọng.
Trong cuốn sách Make Time, các tác giả gọi đây là “điểm nhấn” hàng ngày của bạn. Họ giải thích:
“Mục tiêu dài hạn hữu ích nhưng có thể làm bạn bỏ lỡ thời gian hiện tại. Nhiệm vụ là cần thiết nhưng không thú vị, chúng thường bị quên lãng”.
“Điểm nhấn” nằm giữa nhiệm vụ và mục tiêu dài hạn, là điều bạn quan tâm và muốn tập trung vào. Điều này có thể là:
Nhiệm vụ hàng ngày
Hài lòng
Vui vẻ
Dù bạn dành hai giờ cho việc gì, thì thời gian đó cũng cần được tôn trọng và coi trọng. Nếu bạn làm việc nhóm, đảm bảo rằng thời gian của họ được tuân thủ và không bị ảnh hưởng bởi cuộc họp hoặc cuộc gọi.
Angie Morgan, tác giả của Spark, đã giải thích về việc dẫn dắt bản thân và người khác đến thành công:
“Dành cả giờ hành chính để gửi email không giúp bạn đạt được mục tiêu lớn hơn. Khi mọi người nói, 'Tôi rất bận', thường có nghĩa là, 'Tôi không biết cách lập kế hoạch' hoặc 'Tôi không biết ưu tiên công việc'.”
Năng suất thực sự là làm đúng việc, đúng lúc, đúng chỗ.
4. Lắng nghe cơ thể, không phải lắng nghe đồng hồ
Mặc dù chúng tôi sử dụng 'hai giờ' như một hướng dẫn, nhưng đó không phải là quy tắc cứng nhắc. Ép buộc bản thân khi mất tập trung chỉ dẫn đến kiệt sức. Hãy bảo vệ thời gian của bạn để hồi phục năng lượng.
Điều quan trọng là lắng nghe cơ thể, không chỉ là nghe đồng hồ.
Tương tự như việc xác định thời điểm tối ưu để làm việc bằng cách theo dõi đường cong năng suất, bạn cần biết khi nào năng lượng giảm. Theo nghiên cứu giấc ngủ, sau mỗi 90 phút làm việc căng thẳng, tâm trí cần được nghỉ ngơi.
Khi cơ thể cần nghỉ, nó sẽ gửi tín hiệu như đói, buồn ngủ, bồn chồn hoặc mất tập trung. Hãy lắng nghe và nghỉ ngơi ngắn 5-10 phút, đi bộ, vươn vai, uống nước để tái tạo năng lượng.
Nếu muốn thời gian làm việc được cố định hơn, bạn có thể áp dụng kỹ thuật Pomodoro: làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút. Tuân thủ chu trình này để có một ngày hiệu quả.
5. Sử dụng thời gian còn lại trong ngày dựa trên “đường cong năng suất cá nhân” của bạn
Cuối cùng, bạn sẽ làm gì với thời gian còn lại trong ngày của mình?
Hoàn thành “điểm nhấn” mỗi ngày để cảm thấy hoàn thành công việc vào cuối ngày. Nhưng không dừng lại ở đó, sử dụng thời gian còn lại để xử lý công việc khẩn cấp và thông tin liên lạc.
Ở bước này, bạn có thể áp dụng kỹ thuật tương tự như các bước trước. Biết khi năng lượng cao và thấp, bạn có thể tổ chức công việc phù hợp.
Cuộc họp, email và cuộc gọi khi năng lượng thấp
Công việc hàng ngày và công việc khẩn cấp khi năng lượng cao (nhưng không trong thời gian tối ưu)
Nghỉ ngơi khi cảm thấy sắp suy giảm năng lượng (như vào buổi chiều!)
Bạn vẫn có thể làm việc hiệu quả ngoài giờ tập trung, nhưng mục tiêu là cam kết làm việc hiệu quả trong những khoảnh khắc này mỗi ngày. Nếu bạn có được những 'hai giờ' đó, bạn đã có một ngày tốt. Có thể nói là tốt hơn hầu hết mọi người.
Nhiều thời gian không đồng nghĩa với nhiều công việc hơn
