Buzz
9 mẹo đơn giản (và miễn phí) này sẽ nâng cao năng suất của bạn một cách đáng kể.
Dù làm việc tại nhà hay văn phòng, nhiều người gặp khó khăn trong việc tập trung, làm việc hiệu quả và hoàn thành mọi nhiệm vụ.
Từ khi bắt đầu kinh doanh tự do năm 2013, tôi đã xây dựng một doanh nghiệp thành công, thực hiện nhiều công việc phụ, hoàn thành nhiều dự án lớn cho nhiều khách hàng cùng lúc và làm việc dưới 40 giờ mỗi tuần trong khi đi du lịch và chuyển đến nhiều thành phố.
Nhưng bí quyết của tôi không nằm ở nút tai, cà phê, 'kỷ luật tự giác' hay bất kỳ ứng dụng quản lý thời gian nào. (Thực tế, tôi không dùng công cụ năng suất nào cả.)
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những chiến lược hiệu quả cao đã giúp tôi tăng năng suất và đạt kết quả tuyệt vời mà không cần dựa vào ý chí.
Dù bạn là chủ sở hữu hay nhân viên, những mẹo này đều sẽ hữu ích cho bạn.
1. Tránh xa những kẻ thù lớn nhất của năng suất
Mọi người thường cố gắng nâng cao năng suất bằng cách thêm đủ loại công cụ:
Nhưng việc cải thiện một hệ thống không hiệu quả không dẫn đến năng suất cao hơn.
Trước khi thêm bất kỳ điều gì, hãy bắt đầu bằng cách loại bỏ những thứ làm giảm năng suất của bạn.
“Không phải là tăng mỗi ngày mà là giảm mỗi ngày. Hãy loại bỏ những thứ không cần thiết.” _ Bruce Lee
Nguyên tắc đầu tiên: Không bao giờ kiểm tra email hoặc tin nhắn vào buổi sáng
55% người Mỹ kiểm tra email trước khi bắt đầu công việc.
Vấn đề với việc trả lời email hoặc tin nhắn quá sớm là nó đưa mọi người vào trạng thái phản ứng: Họ phải xử lý ngay các nhiệm vụ, yếu tố gây căng thẳng và những việc nhỏ nhặt trước khi có cơ hội tập trung vào các ưu tiên chính.
Và bởi vì họ đã xem email trước khi làm việc, nên họ không thể giải quyết ngay lập tức! Điều này khiến họ bị phân tâm cả buổi sáng.
(Phần sau của bài viết, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra email một cách hiệu quả hơn.)
Nguyên tắc thứ hai: Giới hạn tất cả thông báo
Điện thoại của nhiều người giống như một nhà máy gây xao nhãng - với đủ loại cảnh báo, tin nhắn, lời nhắc và thông báo, nó giống như bạn có một em bé luôn cần sự chú ý trong túi vậy.
Nhưng bạn không thể tập trung làm việc theo cách này.
Thứ nhất, con người không thể làm nhiều việc cùng lúc một cách hiệu quả. Dù bạn có nỗ lực đến đâu, nếu cứ vài phút lại có thông báo, bạn cũng không thể tập trung vào công việc của mình.
Thứ hai, nếu một thông báo kéo bạn ra khỏi công việc, khi quay lại, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tâm trí điều chỉnh lại, tập trung và đạt lại mức năng suất trước khi bị gián đoạn. (Thực tế, bạn mất hơn 23 phút mỗi lần.)
Thứ ba, việc kiểm tra thông báo giống như một chất gây nghiện:
Mỗi khi bạn kiểm tra một tin nhắn, email, hay cảnh báo, não bạn sẽ tiết ra dopamine, một chất hóa học khiến chúng ta cảm thấy dễ chịu.
Cuối cùng, cơ thể bạn sẽ nghiện những hóa chất này và bạn sẽ khao khát chúng - cách duy nhất để thỏa mãn cơn thèm đó là kiểm tra Gmail, Slack, Instagram, Facebook, v.v.
Giải pháp đơn giản là đặt điện thoại ở chế độ máy bay hoặc 'không làm phiền' vào những thời điểm cụ thể trong ngày, đặc biệt là buổi sáng.
Đối với những ai muốn nâng cấp, tôi khuyên bạn nên tắt tất cả các thông báo không cần thiết từ các ứng dụng trên điện thoại.
Quy tắc thứ ba: Không xem TV, đọc tin tức hay kiểm tra/mạng xã hội vào buổi sáng
Năng suất là hoàn thành các công việc quan trọng nhất của bạn một cách hiệu quả nhất.
Các dự án cho sếp, xây dựng doanh nghiệp, tạo công việc kinh doanh phụ, viết sách, tập luyện marathon, hoặc đạt được tấm bằng.
Tuy nhiên, rất có thể những ưu tiên hàng đầu của bạn không phải là Instagram, email hay xem SportsCenter.
Vấn đề là khi bắt đầu buổi sáng bằng việc tiêu thụ thông tin, mọi người lấp đầy tâm trí mình với những thứ vô dụng và mất tập trung trước khi tiến một bước nào để đạt được mục tiêu của mình.
Không thứ nào trong số đó giúp họ hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất. Tệ hơn, những thứ như tin tức còn làm mọi người cảm thấy tiêu cực, căng thẳng và bi quan hơn, ảnh hưởng đến năng suất.
Nhưng có lý do tại sao những thứ này lại xuất hiện nhiều vào buổi sáng của bạn.
2. Chinh phục thời điểm quan trọng nhất trong ngày
Mẹo để tăng năng suất rất đơn giản:
Hãy kiểm soát ba giờ đầu tiên ngay khi bạn tỉnh dậy.
Đây là thời điểm bạn sáng tạo, tập trung, tỉnh táo, năng suất và đầy năng lượng nhất.
Đó là lý do tại sao bảo vệ buổi sáng của bạn và tận dụng những giờ này là điều quan trọng.
Đây là cách làm:
Trước hết, dành vài phút vào đầu ngày để thực hiện những thói quen buổi sáng tốt.
Dành thời gian buổi sáng để chuẩn bị, không chỉ để làm việc, nhưng tôi hứa rằng vài phút đó sẽ thay đổi năng suất của bạn.
“Nếu tôi có tám giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành sáu giờ đầu tiên để mài rìu của mình.” - Abraham Lincoln.
Một số cách để 'mài sắc chiếc rìu của bạn':
Thiền. Đi dạo. Ăn uống lành mạnh. Đọc sách đầy cảm hứng. Đặt mục tiêu. Tập yoga...
Không cần phải phức tạp, chỉ cần làm điều gì đó giúp bạn sẵn sàng 100% - về tinh thần, thể chất và cảm xúc - để tập trung, có động lực và cảm thấy sảng khoái.
Sau đó, khi bạn bắt đầu làm việc, bạn sẽ có động lực đủ để hoàn thành tất cả các dự án của mình.
Thứ hai, hãy tránh đưa ra quá nhiều quyết định không quan trọng và thay vào đó, hãy duy trì những thói quen tương tự hàng ngày.
Bí mật thực sự của các vận động viên ưu tú là gì?
Họ duy trì những thói quen hàng ngày đơn giản nhưng đầy tính hiệu quả.
Họ ưa chuộng một loại thức ăn nhất định, thực hiện các bài tập thể dục đều đặn và thực hiện các động tác khởi động giống nhau.
Buổi sáng là thời điểm vàng để làm việc hiệu quả nhất. Hãy tránh lãng phí năng lượng với những quyết định nhỏ nhặt.
Chúng ta chỉ có giới hạn tài nguyên trí óc cao nhất mỗi ngày.
Bằng cách thực hiện những hành động tương tự hàng ngày, bạn sẽ dành được sự tập trung cao độ cho những công việc quan trọng hơn.
Tiếp theo, hãy thực hiện những điều tuyệt vời.
Sau khi hoàn thành buổi sáng, bạn sẽ có khoảng 2–2,5 giờ cho công việc của mình, là thời điểm bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất.
Phần còn lại của bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó.
3. Tại sao việc phân chia nhiệm vụ là cần thiết?
Nhiều người nghĩ rằng họ gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ vì lười biếng hoặc thiếu ý chí, động lực hoặc quyết tâm.
Thực tế, nguyên nhân lại đơn giản hơn nhiều so với điều mà họ nghĩ!
Ví dụ, một ai đó có danh sách công việc sau:
- Viết một bài blog
- Tạo một trang web mới
Vấn đề là mỗi công việc này đều quá phức tạp.
Viết một bài blog hoặc xây dựng một trang web mới có thể mất từ 3 đến 30 giờ!
Mỗi công việc quá lớn và không có hạn chế thời gian cụ thể, không có cách nào để đo lường tiến độ trừ khi bạn hoàn thành toàn bộ công việc.
Nếu việc mất 30 giờ, nó sẽ chiếm một phần của danh sách công việc trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.
Thay vì vậy, hãy phân chia chúng thành các nhiệm vụ cụ thể, có thể hoàn thành trong vòng chưa đầy một giờ.
Ví dụ: thay vì 'viết một bài blog', bạn có thể chia thành 'lập dàn ý', 'viết bản nháp sơ bộ cho phần giới thiệu', 'tạo ra 10 ý tưởng tiêu đề khác nhau', 'viết 200 từ', v.v.
Tất cả đều cụ thể, thực hiện được và có thể đo lường.
Như kẹo, miếng nhỏ luôn ngon hơn:
1. Với các nhiệm vụ nhỏ hơn (ví dụ: mất 20 phút), bạn tự tin rằng bạn có thể hoàn thành chúng. Nhưng nếu nhiệm vụ của bạn là xây dựng một trang web (có thể mất vài ngày, vài tuần hoặc vài tháng), đích đến có thể là ở Nam Cực.
2. Khi bạn hoàn thành các nhiệm vụ ở mức 'vừa đủ', bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bằng cách nhìn thấy bản thân hoàn thành nhiều việc hơn, bạn sẽ có động lực và sự tự tin.
Sau khi bạn đã có danh sách công việc cần làm và có thể thực hiện, bây giờ là lúc sắp xếp chúng theo đúng cách…
4.Ưu tiên công việc như một chuyên gia
Một trong những bài học quan trọng trong cuộc đời tôi là từ 'Quy tắc 80/20'.
Còn được biết đến là 'Nguyên tắc Pareto', nó giải thích rằng khoảng 80% sản lượng của bạn đến từ khoảng 20% công sức bạn bỏ ra.
Trong lĩnh vực năng suất, điều này có nghĩa là 20% công việc của bạn tạo ra 80% kết quả.
Tuy nhiên, một số người chỉ làm theo danh sách việc cần làm của họ mà không có sự ưu tiên. Do đó, họ có thể hoàn thành nhiều công việc vào cuối ngày nhưng nhận được ít kết quả hơn (nếu có).
Thực tế, trong danh sách công việc của mọi người, chỉ có một số ít là thực sự hiệu quả nhất.
Vì thế, hãy lựa chọn 3 điều quan trọng nhất - không quá 3 - và đặt chúng ở hàng đầu.
Sau đó, tập trung vào 3 việc đó mà không chạm vào bất kỳ điều gì khác trong danh sách của bạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng.
Bằng cách hoàn thành những mục ưu tiên này trước tiên, bạn sẽ đạt được nhiều kết quả nhất mỗi ngày.
Một lần nữa, sáng sớm là thời điểm bạn có nhiều năng lượng sáng tạo, tập trung và hứng khởi nhất; vì vậy hãy dành thời gian tốt nhất trong ngày cho các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
Để tìm ra 3 nhiệm vụ hàng đầu của bạn, hãy thử đặt các câu hỏi như:
l Ba điều mà không thể để lại cho ngày mai?
l Ba điều mà nếu tôi hoàn thành mà không làm gì khác, có thể tồn tại được là gì?
l Ba điều sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến cuộc sống của tôi là gì?
Tuy nhiên, nếu bạn có 5 nhiệm vụ quan trọng cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay, hãy xác định hai mục mà nếu bạn không thực hiện chúng sẽ gây ra ít hậu quả nhất.
Sau đó, ưu tiên ba mục còn lại.
(Học cách ưu tiên công việc không chỉ thay đổi năng suất mà còn cuộc sống của bạn.)
5.Lý do giới hạn thời gian có thể giảm tốc độ làm việc của bạn
Bạn đã từng có cả tháng để hoàn thành một công việc nhỏ - và cuối cùng 'một công việc nhỏ' đó kéo dài cả tháng chưa?
Thực tế, có một nguyên lý cho điều đó.
Đó là 'Định luật Parkinson:' Công việc sẽ mở rộng ra để lấp đầy toàn bộ thời gian cần thiết để hoàn thành nó.
Nói cách khác, bất kể bạn dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, nó sẽ lấy đi khoảng thời gian đó - dù là 30 phút, ba giờ hay ba tuần.
Vì vậy, để tăng năng suất, đừng để bản thân có thêm thời gian để hoàn thành một công việc gì đó:
Thay vì đó, hãy giảm thời gian.
Đặt ra một thời hạn quyết liệt và xem bạn có thể hoàn thành nó nhanh chóng như thế nào. Dĩ nhiên, bạn muốn làm việc tốt, nhưng hãy cố gắng thúc đẩy bản thân về cả tốc độ VÀ chất lượng.
Bạn sẽ nhận ra rằng những công việc mà trước đây mất 'một thời gian dài' thực sự có thể hoàn thành nhanh hơn rất nhiều.
Thường thì, bạn sẽ thực hiện công việc tốt hơn vì bạn tập trung toàn bộ sức lực và sự chú ý của mình vào việc đạt được thời hạn cấp bách.
Đây là cách bạn có thể sử dụng Định luật Parkinson để hưởng lợi.
6. Tại sao 'trái cà chua' là phương pháp tốt nhất để tăng cường năng suất.
Trong quá trình làm việc, tôi luôn áp dụng một phương pháp được gọi là 'Kỹ thuật Pomodoro:'
Đặt bộ hẹn giờ, làm việc cho đến khi báo đồng hồ reo, nghỉ một thời gian ngắn và sau đó lặp lại.
Cho dù bạn đang làm việc, viết, đọc hay học, thì việc nghỉ ngơi thường xuyên là cần thiết.
Đó giống như việc tập thể dục trong phòng gym: Bạn cần nghỉ ngơi giữa các bài tập để có thể tiếp tục mà vẫn duy trì sức bền, sức mạnh và sự tập trung.
Trong khi thời gian làm việc ban đầu là 25 phút - với thời gian nghỉ 5 phút - tôi thường làm việc trong 50 phút và nghỉ 10 phút.
(Tôi đã thử thời gian làm việc liên tục là 90 phút và thậm chí là 2 giờ, vì vậy hãy xem cái nào phù hợp nhất với bạn.)
Tuy nhiên, trong thời gian nghỉ này, quan trọng là bạn thực sự 'nghỉ ngơi' thay vì chỉ kiểm tra email, mạng xã hội hoặc lạc hướng.
Thường, tôi sẽ đi bộ nhanh hoặc tập giãn cơ; sau đó, tôi đặt lại đồng hồ và tiếp tục làm việc.
Bộ đếm thời gian cũng giúp bạn đánh giá thời gian đã trôi qua, không phải thời gian còn lại trong ngày, điều này tôi tin là quan trọng hơn nhiều đối với năng suất.
Là một phần thưởng bổ sung, việc đặt bộ đếm thời gian giúp bạn không cần phải liên tục nhìn vào đồng hồ để biết bạn đã làm việc trong thời gian nào - điều này có thể làm bạn mất tập trung và mất năng lượng tinh thần - vì bộ đếm thời gian sẽ thông báo khi bạn đã làm việc trong khoảng thời gian đã đặt ra.
7. Cách rút ngắn các công việc của bạn
Như tôi đã viết trước đó, nhiều người thường bắt đầu ngày bằng việc kiểm tra email.
Thật không may, thói quen sử dụng email của họ đang trở nên tồi tệ hơn mỗi ngày!
Trung bình, mọi người dành 28% thời gian trong ngày làm việc để đọc và trả lời email. Nhưng như tôi đã giải thích trước đó, mỗi lần bạn kiểm tra email, bạn không chỉ mất thời gian đọc chúng mà còn mất thời gian chuyển đổi tinh thần giữa các nhiệm vụ và cố gắng tập trung trở lại.
Nghiên cứu từ RescueTime trên 50.000 người dùng của họ cho thấy rằng họ kiểm tra email hoặc tin nhắn của mình, trung bình, mỗi sau sáu phút.
Thay vì để email của bạn ở chế độ nền (mà 84% mọi người làm), sẽ hiệu quả và năng suất hơn nếu làm như sau:
Lên lịch chỉ kiểm tra email và tin nhắn của bạn 1-3 lần mỗi ngày.
Bằng cách đó, thay vì liên tục kiểm tra thông báo và biến một ngày của bạn thành một chuỗi các tác vụ không liên quan, bạn tập trung kiểm tra email/tin nhắn của mình ở một vài thời điểm được chỉ định mỗi ngày.
Tim Ferriss gọi điều này là “tóm gọn”.
Với tôi, trong khoảng thời gian email được chỉ định này, tôi đặt bộ đếm thời gian và lướt qua tất cả các email của mình, nhanh chóng trả lời hoặc xóa mọi thứ.
Khi đã hoàn thành, tôi đóng Gmail và quay trở lại công việc.
Tuy nhiên, một số người có thể nói, 'Công việc của tôi không cho phép điều đó.'
Đầu tiên, tôi không chấp nhận giả định đó.
Làm thế nào họ biết độ chính xác của điều đó? Họ đã thử giảm số lần kiểm tra email chưa? Công việc của họ có thực sự yêu cầu họ trả lời email và tin nhắn trong vòng vài giây sau khi nhận được không?
(Có lẽ họ chỉ ưa thích sự làm phiền?)
Thứ hai, theo cách mà Tim Ferriss đã nói, “đừng yêu cầu, hãy xin lỗi”.
Việc dễ dàng nhất để thực hiện là thử nghiệm nó trong một tuần và quan sát kết quả. Bạn luôn có thể trở về như cũ.
Thứ ba, nếu công việc cụ thể của bạn thật sự không cho phép, hãy thử giải pháp sau:
Trên ứng dụng Mail của iPhone, tôi đã cấu hình nó để tôi chỉ nhìn thấy người gửi và tiêu đề, không hiển thị nội dung trước.
Như vậy, nếu bạn thực sự cần phải kiểm tra email thường xuyên, ít nhất bạn sẽ biết liệu email bạn nhận có quan trọng hay không - ví dụ như từ sếp hoặc khách hàng của bạn hoặc về một vấn đề quan trọng - mà không bị xao lạc bởi nội dung không quan trọng của email.
8. Tăng cường hiệu suất làm việc của bạn bằng cách sử dụng một thủ thuật âm nhạc
Bạn đã tạo ra thói quen buổi sáng của mình. Bạn đã lập danh sách công việc ưu tiên của mình. Bạn chưa xem email hoặc tin nhắn. Bạn đã đặt thời gian làm việc trong 50 phút và sẵn sàng.
Vậy bây giờ sao?
Dưới đây là một mẹo đơn giản để giúp bạn nâng cao khả năng làm việc của mình lên một tầm cao mới:
Nghe lặp lại cùng một bản nhạc.
Đây là lý do tại sao nó rất hiệu quả:
Thay vì luôn nghe những bài hát khác nhau, điều này khuyến khích bạn tập trung vào âm nhạc, khi nghe cùng một bài hát, bạn sẽ đắm chìm vào âm nhạc, không còn tập trung vào lời và chỉ cảm nhận năng lượng.
Điều này thực sự giúp giảm bớt sự phân tâm và tạo động lực cho bạn khi làm việc.
9. Vượt qua rào cản cuối cùng
Những chiến lược năng suất trước đó đều rất mạnh mẽ và hiệu quả.
Nhưng dưới đây là một sự thật đau lòng:
Dù bạn có lên kế hoạch ngày của mình ra sao hoặc áp dụng bao nhiêu chiến lược năng suất đi chăng nữa, nếu bạn không thích công việc bạn đang làm, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả.
Vì vậy, nếu bạn thử những gợi ý này và vẫn gặp khó khăn khi hoàn thành công việc, hãy tự hỏi:
Bạn có thực sự mong muốn làm chúng từ đầu hay không?
Có điều gì đang khiến bạn sợ hãi hoặc chống đối không?
Đôi khi, bạn có thể chỉ cần trả tiền cho người khác làm điều đó cho bạn trên các trang như Fiverr, Upwork, v.v.
Nhưng trong những thời điểm cần phải vượt qua sự kháng cự bên trong - đặc biệt là khi muốn thay đổi cuộc sống - thì có thể đó là dấu hiệu của một vấn đề sâu hơn.
Cơ thể, tâm trí và khả năng chịu đựng của bạn có thể đang cố gắng truyền đạt điều gì đó cho bạn.
Nói từ trải nghiệm cá nhân, lần cuối cùng tôi phản đối công việc là do tôi phải làm công việc mà tôi không thích và cuối cùng tôi đã từ bỏ nó (điều này cũng giúp tôi vượt qua trầm cảm).
Tôi không thể chắc chắn với bạn, nhưng tôi khuyên bạn nên dành chút thời gian, tìm hiểu kỹ lưỡng và xem sự phản đối đó đến từ đâu.
Bởi vì đây là tin vui:
Khi bạn kết hợp tất cả các chiến lược này với công việc mà bạn thực sự muốn làm, bạn sẽ không thể bị cản trở.
Và tôi rất mong muốn thấy bạn sẽ đạt được điều gì.
Tác giả: Anthony J. Yeung
Liên kết gốc: Cách Hoàn Thành Nhiều Hơn Trong 3 Giờ Hơn Hầu Hết Người Khác Trong Một Tuần | của Anthony J. Yeung | Sổ Tay Doanh Nhân (entrepreneurshandbook.co)
Dịch viên: Doãn Thị Lý Lan - ToMo - Học Một Điều Gì Đó Mới
