Buzz
Bạn đã từng gặp những người lang thang giữa cuộc sống như thể họ đang khám phá một thành phố mới mà không mang theo bản đồ chưa?
Họ luôn hối hả, luôn vội vã và luôn muộn màng. Dĩ nhiên, trạng thái vội vã này có thể thú vị trong một vài trường hợp, nhưng thường dẫn đến hỗn loạn với các chuyến bay bị bỏ lỡ, tài liệu quên lãng hoặc bữa sáng vội vã.
Để tôi làm rõ điều này – Không có gì sai khi ta hành động một chút bừa bãi.
Thực hiện một chuyến du lịch mà không cần lên kế hoạch trước hoặc thử ẩm thực tại một nhà hàng mới mẻ mà không suy nghĩ trước, phải không? Đó chính là những trải nghiệm mới lạ cho cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên, khi cuộc sống hàng ngày trở nên như một chuyến tàu lượn với tốc độ cao, có lẽ bạn cần xem xét lại thói quen của mình.
Sống mà không có kế hoạch không chỉ là một cuộc phiêu lưu gay cấn với nhiều bất ngờ. Thực ra, đó là như việc tung hứng một quả bóng khi đang cố gắng giữ thăng bằng trên chiếc xe đạp một bánh – trông thú vị nhưng lại đầy căng thẳng.
Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ kết thúc sự hỗn loạn này cùng nhau. Tôi sẽ cung cấp các hướng dẫn chi tiết, sát với thực tế để từng bước giúp bạn cải thiện hiệu quả trong việc lên kế hoạch cho một ngày làm việc. Bạn sẽ học cách thực hiện nhiệm vụ một cách nhịp nhàng mà không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào và từ đó bắt đầu tận hưởng một cuộc sống ngăn nắp, giảm căng thẳng.
Sức mạnh của việc lập kế hoạch chiến lược hàng ngày
Bạn còn nhớ câu 'Con chim đến sớm nhất là con bắt được sâu' không? Đúng vậy, câu nói đó không chỉ đơn thuần là triết lý văn học mà còn chứa đựng nhiều ý nghĩa sâu xa hơn. Một nghiên cứu gần đây đã tiếp tục khám phá sâu hơn vào ý nghĩa ẩn sau câu nói đó, tìm hiểu sâu hơn về tầm ảnh hưởng của việc lập kế hoạch và trì hoãn đối với tiến độ công việc, cũng như tác động của chúng đến mức độ căng thẳng và hạnh phúc tổng thể của cá nhân.
Trong cuộc nghiên cứu này, 2000 đối tượng thường xuyên đảm nhận các vị trí quyết định trong công việc đã được tiến hành để điều tra cẩn thận. 'Người lập kế hoạch' là những người có thói quen tính toán, lập kế hoạch từng bước tiến trình của họ trước khi hành động, trong khi 'người trì hoãn' là những người có xu hướng tránh và hoãn lại việc thực hiện các nhiệm vụ trước mắt. Kết quả bất ngờ cho thấy nhóm người lập kế hoạch có khả năng quản lý cảm xúc của bản thân tốt hơn và ít rơi vào trạng thái căng thẳng. Nhìn chung, nhóm người lập kế hoạch có các chỉ số sức khỏe và đời sống cá nhân lành mạnh hơn so với nhóm người trì hoãn.
Bây giờ, chúng ta sẽ xem kết quả thực nghiệm:
Hơn một nửa số người lập kế hoạch cho biết họ vẫn có thời gian để tương tác xã hội và 44% trong số họ cảm thấy có đủ thời gian cho bản thân. Ngược lại, chỉ có 39% và 31% số người trì hoãn ghi nhận cảm giác tương tự.
Khoảng 79% số người lập kế hoạch cảm nhận mối liên kết chặt chẽ giữa họ và gia đình, trong khi chỉ có 65% số người trì hoãn cảm nhận tương tự.
Gần một nửa số người lập kế hoạch cảm thấy đảm bảo về tài chính, trong khi chỉ có một phần ba số người trì hoãn có cùng cảm nhận.
Dựa vào các số liệu thống kê trên, hãy cùng nhau khám phá những lợi ích mà việc lập kế hoạch mang lại cho từng cá nhân:
Kiểm soát khả năng nhận thức của bản thân
Nhiều người trong chúng ta thường sống cuộc sống một cách tự động, ít khi tự đánh giá hoặc suy ngẫm về hành động của mình cũng như mục đích sau những hành động đó.
Việc lập kế hoạch giống như một điểm dừng tâm trí, buộc chúng ta phải chậm lại để xem xét và suy ngẫm về các kế hoạch của bản thân, giúp chúng ta thoát khỏi trạng thái mơ hồ như đã nói ở trên.
Khi ghi lại các nhiệm vụ và mục tiêu, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về những công việc quan trọng đối với bạn. Nếu mỗi ngày là một miếng thịt, việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn loại bỏ những phần không cần thiết và tập trung vào những phần thịt chất lượng.
Việc lập kế hoạch không chỉ giúp bạn tránh xa sự xô đẩy của cuộc sống mà còn mang lại sự hỗ trợ cần thiết để bạn tự điều khiển hướng đi của mình.
Nâng cao sự tập trung
Bộ não của chúng ta không được thiết kế để thực hiện nhiều công việc cùng một lúc và sự phân tâm có thể nhanh chóng lấy đi nguồn lực quý báu của trí óc chúng ta.
Hiểu rõ quá trình phát triển của trò chơi sẽ giúp bạn trở thành người kiểm soát cuộc chơi. Đây giống như việc có một hệ thống định vị GPS theo dõi mỗi ngày làm việc của bạn. Hệ thống này sẽ cho chúng ta biết nơi chúng ta cần đến và giúp giải thoát khỏi sự bối rối trong tâm trí mỗi khi phải đưa ra quyết định cho bước tiến kế tiếp.
Đạt được nhiều mục tiêu hơn
Hãy coi mỗi ngày của bạn như một chiếc vali với các nhiệm vụ và hoạt động là quần áo. Nếu thiếu sự suy nghĩ cân nhắc, mỗi ngày sẽ trôi qua như một chiếc vali quá tải, nhồi nhét quần áo một cách bừa bãi – một số bộ quần áo may mắn sẽ được giữ nguyên trong vali, nhưng một số khác sẽ rơi ra ngoài. Lập kế hoạch một cách hiệu quả giống như việc gấp gọn quần áo và sắp xếp từng món đồ vào vali, đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, kể cả chiếc đầm lộng lẫy cho những dịp bất ngờ.
Kiểm soát căng thẳng
Khi dự đoán được các sự kiện có thể xảy ra, bạn sẽ có thời gian để tìm ra cách giải quyết vấn đề khi gặp phải những điều bất ngờ, và tránh được việc phải làm mọi thứ một cách vội vã, hấp tấp chỉ khi sự kiện xảy ra. Điều này giống như bạn có một cuốn sổ tay hướng dẫn hữu ích giúp bạn lập kế hoạch hoạt động hàng ngày của mình.
Làm sao để tạo ra một ngày làm việc hiệu quả
Vậy bạn cần phải lên kế hoạch cho mỗi ngày của mình như thế nào để hoàn thành nhiều công việc hơn và giảm bớt căng thẳng? Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn thiết lập một ngày làm việc hiệu quả cho bản thân:
1. Đặt ra các mục tiêu và xác định ưu tiên rõ ràng
Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị cho một ngày làm việc năng suất là đặt ra mục tiêu. Ở đây, chúng ta không nói về những mục tiêu lớn lao như 'Tôi muốn trở thành tỷ phú'. Thay vào đó, chúng ta sẽ tập trung vào việc xác định các mục tiêu cụ thể cho mọi khía cạnh của cuộc sống hàng ngày, từ sức khỏe đến mối quan hệ và sự nghiệp. Cuộc sống không chỉ là về công việc. Hãy tưởng tượng nó như một cái cân và bạn cần các vật thăng bằng để duy trì sự ổn định.
Và bây giờ, khi bạn đã xác định được mục tiêu của mình, đến lúc xác định ưu tiên. Bạn không thể bắt được hai con thỏ cùng một lúc, phải không? Vì vậy, áp dụng quy tắc 5/25 là một cách tốt để bắt đầu:
- Chọn ra 5 mục tiêu thực sự quan trọng và cần thiết nhất cho bản thân
- Tập trung vào 5 mục tiêu đó
Điểm quan trọng không phải là ép bản thân hoàn thành tất cả nhiệm vụ mà là hoàn thành những mục tiêu thực sự quan trọng và cần thiết.
Đây là bước đầu tiên trong việc thiết kế một ngày làm việc hiệu quả: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và xác định thứ tự ưu tiên phù hợp.
Với vai trò Giám đốc điều hành của LifeHack và là người cha của hai cậu con trai, mỗi ngày với tôi như một trò chơi phức tạp khi phải đáp ứng yêu cầu của công việc và gia đình. Do đó, tôi lập ra các mục tiêu từ dài hạn như tăng doanh số cho LifeHack đến ngắn hạn như hỗ trợ dự án khoa học của con trai lớn vào tuần tới.
2. Phân chia mục tiêu thành các phần nhỏ hơn
Bạn không thể ăn hết chiếc bánh chỉ trong một lần cắn, và điều tương tự áp dụng cho việc xác định và thiết lập mục tiêu. Bạn cần phải chia nhỏ mục tiêu thành các phần nhỏ phù hợp với việc hoàn thành.
Nếu mục tiêu của bạn là viết một quyển sách, thì mục tiêu đó là quá lớn và có thể làm bạn mất hứng thú ngay từ đầu. Nhưng khi bạn chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn như “viết một chương trong tuần này” hoặc “viết một trang trong hôm nay” thì việc hoàn thành mục tiêu trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Trong công việc, tôi thường chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Mục tiêu gần đây nhất của tôi là tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Thoạt nghe có vẻ to tát, nhưng khi chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ như “đẩy mạnh tiếp thị số” hoặc “xây dựng mối quan hệ với các tác giả” thì nó trở nên khả thi hơn và dễ dàng bắt đầu thực hiện.
