Buzz
Bạn có cảm giác mệt mỏi trong những cuộc họp trí óc quá nhiều không? Dưới đây là những chiến lược sáng suốt để tránh những cảm xúc đó và làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn.
Các doanh nhân thường ưa thích các cuộc họp diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, vấn đề này đã được nâng lên do đại dịch, khi các quản lý cố gắng kiểm soát nhân viên trực tiếp sau khi họ chuyển sang làm việc từ xa, và nhân viên phải cố gắng hợp tác với nhau và duy trì mối quan hệ xã hội.
Một nghiên cứu từ Reclaim.ai trên 15.000 người chỉ ra rằng các chuyên viên hiện đang dành hơn một nửa tuần làm việc - tức là 21 tiếng rưỡi - để tham gia các cuộc họp, kể từ khi đại dịch bắt đầu, con số này đã tăng thêm 7,3 tiếng mỗi tuần. Ngay cả khi nhiều công ty đã quay trở lại văn phòng hoặc áp dụng các hình thức làm việc kết hợp, có vẻ như xu hướng tổ chức họp nhiều hơn vẫn tiếp tục. Theo báo cáo nghiên cứu, tổng số cuộc họp vẫn tăng lên gần 70% so với tháng 2 năm 2020.
Và hiển nhiên, ngày càng có nhiều cuộc họp trực tuyến được tổ chức - điều này được xem là một thách thức vì chúng có thể gây mệt mỏi hơn so với cuộc họp trực tiếp, nghiên cứu từ Đại học Stanford chỉ ra rằng điều này có nguyên nhân từ cường độ giao tiếp mắt kín hơn và sự căng thẳng tinh thần khi phải nhìn thấy hình ảnh của chính mình.
Vậy chúng ta phải xử lý thế nào khi có quá nhiều cuộc họp? Rõ ràng không có một cách duy nhất. Một nghiên cứu vào năm 2017 về các giám đốc điều hành cấp cao từ giáo sư Kinh Tế Harvard Leslie Perlow và các đồng nghiệp đã chỉ ra rằng chỉ có 17% người tin rằng các cuộc họp là cách tốt nhất cho nhóm hoặc cá nhân. Đúng vậy, thời gian chúng ta dành cho các cuộc họp không phải là thời gian để hoàn thành những công việc sâu sắc mà chúng ta thực sự được đánh giá, như việc hoàn thành doanh số bán hàng, phân tích chi tiết, viết báo cáo hoặc xây dựng chiến lược mới.
Hầu hết chúng ta biết rằng phần lớn công việc thường kết thúc vào buổi tối và cuối tuần.
Nếu bạn cảm thấy chán chường với những cuộc họp dài dằng dặc, đây là bốn cách bạn có thể áp dụng để đối phó, ngay cả khi bạn là người thích sự phong cách họp hành.
Giải quyết vấn đề theo hướng ngược lại
Hãy đối mặt với sự thật rằng nếu mọi người trong công ty đều thích tham gia các cuộc họp, thì việc nêu ý kiến phản đối sẽ không dễ dàng. Thay vào đó, hãy giải quyết vấn đề theo hướng ngược lại. Nếu bạn là người lãnh đạo, bạn có thể thử áp dụng 'Ngày Không Họp vào Thứ Sáu' (hoặc Thứ Hai,...), trong đó có ít nhất một ngày trong tuần được dành riêng để làm việc tập trung hơn. Công ty như Meta Platforms Inc. và Atlassian Corp. đã thử nghiệm cách này và có những tiến triển tích cực. Một nghiên cứu gần đây từ Đại học Henley của Đại học Reading, đã chỉ ra rằng việc không có cuộc họp mỗi tuần đã giúp cải thiện sự tự chủ, giao tiếp, sự liên kết và sự hài lòng, giảm bớt căng thẳng và tăng năng suất. Hãy học hỏi từ những chuyên gia và áp dụng những phương pháp này vào công việc của bạn.
Kêu gọi sự đồng cảm
Ngay cả khi mọi người không hài lòng với một tình huống như vậy (tức là quá nhiều cuộc họp), họ vẫn sẽ tiếp tục các thói quen cũ trừ khi họ được “phân tâm' khỏi đó. Bằng cách tế nhị và nhẹ nhàng, bạn có thể làm họ phân tâm bằng cách nhắc nhở họ về cảm xúc của họ. Bạn có thể nói “Tôi không biết bạn thế nào, nhưng có vẻ như tất cả chúng ta đều mệt mỏi vì có quá nhiều cuộc họp ngày nay. Thay vì họp nhóm để thảo luận về vấn đề, có lẽ chúng ta nên ủy thác nó cho một người và họ có thể đưa ra các ý tưởng ban đầu, sau đó chúng ta có thể thảo luận về nó trong buổi họp chính thức. Bạn nghĩ sao?”. Bằng cách này, bạn không trốn tránh trách nhiệm bằng cách né tránh các cuộc họp không cần thiết: Đề xuất của bạn giúp mọi người dễ dàng bỏ qua những cuộc họp không cần thiết mà không ai thực sự muốn hoặc cần.
Đánh giá lời mời
Nếu công ty bạn thường tổ chức các cuộc họp mặc định, thì chất lượng của những cuộc họp đó thường không cao. Vì vậy, bạn không nên chỉ đơn giản nghĩ rằng việc được mời đến một cuộc họp sẽ mang lại giá trị. Thay vào đó, hãy thiết lập một quy tắc 'đánh giá lời mời' bằng cách hỏi tổ chức cuộc họp về chủ đề cụ thể của cuộc họp và bạn được mời đến để đóng góp vào điều gì.
Nếu họ không cung cấp một phản hồi cụ thể như 'rất vui khi bạn tham dự và chia sẻ quan điểm', điều đó cho thấy cuộc họp có vẻ không được tổ chức cụ thể hoặc bạn sẽ không có vai trò quan trọng trong cuộc họp đó. Trong trường hợp đó - trừ khi cuộc họp liên quan đến vấn đề nhạy cảm hoặc bạn được sếp yêu cầu tham dự - bạn có thể lịch sự nhắc nhở. Bạn có thể nói: 'Cảm ơn rất nhiều về lời mời, hiện tại tôi đang rất bận rộn với một dự án khác. Nhưng nếu được, bạn có thể gửi cho tôi bản tóm tắt cuộc họp, tôi sẽ xem xét và đóng góp thêm nếu cần.'.
Hãy trung thực
Việc công khai thể hiện sự không hài lòng với các cuộc họp có thể mang lại một số rủi ro, nhưng có thể rất nhiều người đồng nghiệp khác cũng muốn chia sẻ suy nghĩ của họ. Nếu bạn nhận được lời mời không quan trọng, thì việc nói thẳng có thể tạo ra sự tôn trọng. Bạn có thể nói: 'Tôi phải trung thực với bạn, tôi không thích các cuộc họp. Để giúp ích cho bạn, nếu sự hiện diện của tôi thực sự cần thiết, tôi sẽ tham dự. Nhưng cũng có nhiều cách khác để tham gia vào cuộc họp, như gặp gỡ trước để thảo luận hoặc gửi email về ý tưởng của tôi. Tôi nghĩ đó là cách hiệu quả nhất với tôi. Bạn nghĩ sao và tôi có thể giúp gì bạn?'. Ít nhất, đồng nghiệp của bạn sẽ hiểu quan điểm của bạn và sẽ cân nhắc trước khi mời bạn đến các cuộc họp không cần thiết trong tương lai. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể tạo ra một giải pháp mà cả hai đều hài lòng, giúp tiết kiệm thời gian và có mục tiêu hơn, đồng thời tránh được việc làm giảm hiệu suất do các cuộc họp không cần thiết.
Chia sẻ quan điểm của bạn
Bạn đã sử dụng chiến lược gì để tránh những cuộc họp mà bạn cảm thấy lãng phí thời gian? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn dưới đây.
Dường như không ai thích cuộc họp. Tuy nhiên, việc chúng xảy ra quá thường xuyên khiến chúng ta chấp nhận chúng như một phần không thể tránh khỏi của công việc, nhưng thực ra không như vậy. Bằng cách sử dụng các chiến lược này, bạn có thể tránh được những cuộc họp khó chịu và không hiệu quả nhất, để dành thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
