Buzz
Bạn muốn tăng thêm cơ hội thành công? Hãy tránh việc làm nhiều việc cùng một lúc. Mặc dù đa nhiệm nghe có vẻ tốt nhưng thực tế lại không hiệu quả. Khả năng quản lý nhiều dự án cùng một lúc có thể tạo ra ấn tượng nhưng thực sự chỉ làm giảm hiệu suất.
Tuy nhiên, thực tế thường chỉ cho thấy sự thiếu hiệu quả và không thể tập trung vào mọi thứ. Thực tế chứng minh rằng tập trung vào một hoạt động tại một thời điểm có thể mang lại hiệu quả cao hơn.
Chìa khóa cho sự thành công và năng suất là phát triển khả năng tập trung và xác định ưu tiên một cách rõ ràng. Hãy tiếp tục đọc để hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của việc làm nhiều việc cùng một lúc và những giải pháp đơn giản để thay đổi thói quen.
Việc làm nhiều việc cùng một lúc là gì?
Làm nhiều việc cùng một lúc là việc hoàn thành đồng thời nhiều nhiệm vụ. Điều này bao gồm việc quản lý nhiều nhiệm vụ, chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Dưới đây là một số ví dụ về việc làm nhiều việc cùng một lúc trong các lĩnh vực khác nhau:
- Trả lời email trong khi xem TV
- Chập nhận một số đơn đặt hàng trên điện thoại trong khi gọi cho khách hàng
- Vừa ăn vừa lái xe
- Chuẩn bị bài thuyết trình khi nghe giảng
Một số nghiên cứu cho thấy rằng đa nhiệm giảm khả năng hiểu, sự chú ý và hiệu suất tổng thể, từ đó làm giảm năng suất.[1]
Chính xác thì đa nhiệm ảnh hưởng đến năng suất như thế nào? Mặc dù có vẻ như bạn đang thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, nhưng bạn phải nhanh chóng chuyển trọng tâm và sự chú ý của mình từ công việc này sang công việc khác. Việc chuyển đổi giữa các chức năng có thể khiến bạn gặp khó khăn trong việc loại bỏ sự phân tâm và tạo nên các rào cản tinh thần khiến bạn chậm lại.
Tại sao chúng ta nghĩ đa nhiệm có ích?
Chúng ta tin rằng đa nhiệm có lợi vì nó là một phần trong thói quen hàng ngày của mình—chúng ta làm việc, dọn dẹp nhà, đưa đón con cái đi học, … Các nhà thần kinh học đã khẳng định rằng bộ não của chúng ta không được thiết kế để thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Nhà thần kinh học Daniel Levitin tuyên bố rằng đa nhiệm làm não gặp khó khăn và sử dụng hết năng lượng có giá trị. Khi não chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, nó sẽ khiến vỏ não trước trán và thể vân đốt cháy lượng glucose đã oxy hóa. Đây cũng chính là nhiên liệu cần thiết để duy trì công việc. [2]
Ngoài ra, khi chúng ta cố gắng để làm nhiều việc cùng một lúc, chúng ta đang tự hại bộ não theo những cách tác động nghiêm trọng đến sức khỏe, chức năng nhận thức và năng suất của chúng ta. Chúng ta có ảo tưởng mạnh mẽ về năng suất từ đó.
Trong rất nhiều bài viết tuyển dụng, các doanh nghiệp nêu rõ ràng rằng các ứng viên cần phải có khả năng làm nhiều công việc cùng một lúc. Họ có thể tin rằng họ cần nhân viên có thể phản ứng nhanh chóng với mọi tình huống phát sinh. Điều này đôi khi có thể hữu ích.
Tuy nhiên, nếu bạn liên tục làm gián đoạn người khác hoặc ép họ tập trung vào hai nhiệm vụ cùng một lúc, bạn sẽ không đạt được sự hiệu quả hoặc sự sáng tạo như mong muốn từ nhân viên của mình.
Theo nghiên cứu, làm nhiều việc cùng một lúc có ảnh hưởng tiêu cực đáng kể đến tiêu chuẩn chăm sóc. Bộ não của bạn hoạt động kém hiệu quả hơn khi làm nhiều việc cùng một lúc, điều này ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Năng suất của những người làm nhiều việc cùng một lúc có thể giảm đến 40%.[3]
Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng công việc của bạn và thậm chí làm giảm năng suất của nhân viên, kéo dài thời gian của dự án và làm tăng sự lo lắng vì bạn không thể hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn.
5 ảnh hưởng của làm nhiều việc cùng một lúc
Làm nhiều việc cùng một lúc có nhiều ảnh hưởng. Dưới đây là một số ảnh hưởng phụ đặc trưng:
1. Bộ nhớ gặp vấn đề có thể do làm nhiều việc cùng một lúc gây ra
Bộ nhớ làm việc của con người là một tài nguyên nhận thức cơ bản được chia cho các nhiệm vụ đồng thời. Theo một nghiên cứu, những người làm nhiều việc cùng một lúc phải đấu tranh với khả năng ghi nhớ và trí nhớ dài hạn. Nghiên cứu gần đây đã phát hiện ra rằng những người làm nhiều việc cùng một lúc có kết quả trong các bài kiểm tra trí nhớ đơn giản kém hơn.[4]
2. Làm nhiều việc cùng một lúc ảnh hưởng đến chất lượng công việc
Một nhân viên làm nhiều việc cùng một lúc có thể sẽ mắc lỗi thường xuyên hơn và tạo nên chất lượng công việc thấp hơn.
Phải dành nhiều thời gian hơn để nhân viên chuyển từ công việc này sang công việc khác, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc của họ. Có ý kiến cho rằng làm nhiều việc cùng một lúc làm giảm hiệu suất và hiệu quả tổng thể.
3. Làm nhiều việc cùng một lúc là thách thức về tinh thần
Có nhiều công việc cùng một lúc có thể làm tăng căng thẳng. Bộ não hoạt động quá mức khi cố gắng tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc.
Công việc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành khi não phải thường xuyên chuyển đổi giữa chúng. Hiện bạn sẽ gặp thêm căng thẳng vì những công việc giống nhau làm mất nhiều thời gian hơn bình thường. Làm nhiều việc cùng một lúc gây lo lắng và ảnh hưởng đến hiệu suất tại nơi làm việc, đặc biệt là trong các tổ chức nhỏ có ít nhân viên.
Làm nhiều việc cùng một lúc không chỉ làm tăng mức độ căng thẳng của chúng ta mà còn có thể làm tăng nguy cơ lo âu xã hội và trầm cảm, cũng như gây ra các vấn đề về trí nhớ dài hạn.
4. Làm nhiều việc cùng một lúc làm giảm tính độc đáo và sáng tạo
Khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, bạn làm chậm quá trình suy nghĩ và học tập của mình. Khả năng đa nhiệm có thể ngăn chặn sự đổi mới và sáng tạo của một người.
Tập trung là chìa khóa để có được tư duy mới mẻ, nhưng nếu bạn làm nhiều việc cùng một lúc, bạn chỉ có thể tưởng tượng ra điều gì mới nếu bạn liên tục chuyển đổi và lẻo đẻo.
5. Làm nhiều việc cùng một lúc làm giảm trí tuệ cảm xúc và IQ
Các nhà nghiên cứu về sự đồng cảm tại các tổ chức giáo dục trên toàn thế giới đã phát hiện ra rằng những người làm nhiều việc cùng một lúc có chỉ số IQ thấp hơn và ít đồng cảm hơn (khả năng cảm nhận nỗi đau của người khác) so với những người không làm nhiều việc cùng một lúc.
Một nghiên cứu của Đại học London đã chỉ ra rằng một số người tham gia có chỉ số IQ giảm 15 điểm, khiến họ có chỉ số IQ trung bình bằng với một đứa trẻ 8 tuổi.[5]
Tác động Domino của làm nhiều việc cùng một lúc
Tác động rơi domino của việc làm nhiều việc cùng một lúc là gì? Nó ảnh hưởng như thế nào đến các khía cạnh khác trong cuộc sống của chúng ta? Tuy nhiên, bộ não con người có thể trở nên phụ thuộc vào cơn dâng trào của adrenaline kèm theo việc chuyển đổi nghề nghiệp và trở nên phụ thuộc, tương tự như tác động của chất gây nghiện.
Điều quan trọng cần lưu ý là khi chúng ta làm nhiều việc cùng một lúc, sự chú ý của chúng ta có thể bị phân tán. Kết quả là đôi khi các đối tác có thể cảm thấy bị bỏ rơi nếu chúng ta vừa nghe điện thoại vừa trò chuyện và một đứa trẻ có thể cảm thấy bị bỏ lại nếu chúng ta đang làm nhiều việc cùng một lúc trong nhà bếp.
Vậy là đã đến lúc 'tập luyện' cho sự tập trung của bạn. Quản lý thời gian giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng. Tổ chức, liên kết, năng suất, mục tiêu, thời gian và loại bỏ các mục không cần thiết từ danh sách công việc của bạn đều nằm trong quản lý thời gian.
Có bao nhiêu lần bạn bắt đầu làm một việc gì đó và bị phân tâm bởi một thông báo trên điện thoại hoặc một người khách bước vào văn phòng của bạn? Trong một môi trường có quá nhiều sự phân tâm, việc tập trung có thể trở nên khó khăn hơn.
Dưới đây là bốn cách giúp bạn phát triển sự tập trung:
1. Xây dựng khả năng tập trung vào một công việc
Đơn nhiệm là sự tập trung hoàn toàn vào một công việc tại một thời điểm. Trong thời đại hiện nay, việc thực hiện công việc đơn nhiệm trở nên phức tạp hơn do có quá nhiều lựa chọn.
Danh sách công việc phong phú, tiến bộ công nghệ, và thậm chí cả tâm trí của chúng ta thường làm cho chúng ta dễ bị lạc hướng và làm nhiều công việc cùng một lúc. Sự tập trung vào một công việc tại một thời điểm được gọi là đơn nhiệm. Điều này cũng được một số người gọi là đơn tác vụ.
Công việc đơn nhiệm có lợi cho chúng ta hơn và giúp tăng năng suất. Để biến điều này thành thói quen, chúng ta cần huấn luyện lại tâm trí. Bạn có thể kiểm soát sự chú ý tốt hơn bằng cách tích cực tập trung vào một ý nghĩ đang lạc lối. Thực hiện này giúp bạn kiểm soát tốt hơn sự chú ý và tạo ra thói quen tự động hóa. Nó cũng cải thiện khả năng kiểm soát cảm xúc, tập trung, và trí nhớ.[6]
1. Hạn chế số tab trên trình duyệt của bạn
Màn hình của máy tính bạn có thường xuyên hiển thị mười lăm cửa sổ trở lên cùng một lúc không? Chúng ta thường chuyển từ tab này sang tab khác và từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, điều này có thể gây mất tập trung.
Luôn chỉ mở một tab hoặc một cửa sổ. Hãy đóng bất kỳ tab nào không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại. Khi kết thúc mỗi ngày, hãy đóng toàn bộ trình duyệt của bạn để có một khởi đầu mới vào ngày hôm sau.
2. Xây dựng thói quen chánh niệm
Chánh niệm mang lại nhiều lợi ích, bao gồm cả sự tăng năng suất. Nó cũng giúp giảm căng thẳng, cải thiện chất lượng giấc ngủ và thậm chí làm cho kế hoạch của bạn hiệu quả hơn.
Hãy bắt đầu một sổ tay chánh niệm. Sổ tay này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản thân và tập trung vào những lĩnh vực mà bạn muốn đặt ra ranh giới tốt hơn. Điều này có thể bao gồm việc để điện thoại sang một bên trong bữa ăn hoặc sắp xếp những khoảnh khắc thư giãn trong suốt ngày làm việc của bạn.
3. Tắt thông báo
Bạn có biết một người trung bình thường kiểm tra điện thoại của mình bao nhiêu lần mỗi ngày không? 150 lần! Khi nghe thấy tiếng thông báo, bạn luôn muốn biết điều gì đang xảy ra, nhưng khi bạn mở điện thoại, sự chú ý của bạn sẽ bị phân tán.
Mặc dù việc tắt thông báo không thể ngăn bạn kiểm tra điện thoại vào các thời điểm ngẫu nhiên trong ngày, nhưng nó sẽ giúp giảm tần suất làm điều đó.
Không làm phiền
2. Ưu tiên rõ ràng
Mỗi ngày, chúng ta đưa ra nhiều quyết định, thậm chí bạn cũng không nhận ra điều đó. Tuy nhiên, bạn luôn phải đối diện với những quyết định quan trọng. Phương pháp sắp xếp ưu tiên rõ ràng là một cách tốt để giúp bạn xác định thứ tự ưu tiên. Sử dụng phương pháp này, bạn có thể:
- Tập trung vào những điều quan trọng nhất, còn được gọi là xác định thứ tự ưu tiên
- Tiết kiệm thời gian
- Xây dựng và cải thiện sự rõ ràng
- Đưa ra những quyết định tốt hơn thông qua một phương pháp có hệ thống và đáng tin cậy sẽ nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn
Chúng ta bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng về mục tiêu. Sau đó, chúng ta phân loại trách nhiệm và cơ hội thành ba nhóm:
1. Phải có – Đạt được mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng. Nếu thiếu nó, kết quả mong muốn sẽ không có ý nghĩa.
2. Nên có – Quan trọng nhưng không gấp. Tuy nhiên, nếu thiếu nó có thể làm giảm chất lượng của kết quả cuối cùng.
3. Có thì tốt – Có nó là tốt, nhưng không có nó cũng không ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của chúng ta.
Phương pháp kiến trúc thượng tầng
Khởi đầu thành công
Tinh thần
: Đặt mục tiêu đúng đắn
để bắt đầu kinh doanh
- Chìa khóa thành công
là mục tiêu rõ ràng
Cần phải có
Là cần phải có
Sở hữu là lựa chọn tốt
Hãy tổ chức tất cả các khả năng đã nêu đầy đủ vào một trong ba loại cấu trúc thượng tầng.
3. Quản lý năng lượng tinh thần của bạn
Mệt mỏi có ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc, cả ở mặt cá nhân và trong lĩnh vực nghề nghiệp. Nó làm điều này bằng cách giảm động lực, tập trung, nỗ lực của nhân viên và làm chậm tiến độ, gây ra tác động tiêu cực đến hiệu suất của toàn bộ tổ chức.
Trong tác phẩm của Daniel Levitin, The Organized Mind: Suy Nghĩ Một Cách Rõ Ràng Trong Thời Đại Bão Tuyết Thông Tin, ông giải thích về đường cong quyết định. “Bộ não của chúng ta được lập trình để đưa ra một số quyết định cụ thể mỗi ngày và khi đạt đến giới hạn, chúng ta không thể đưa ra quyết định nào được nữa, bất kể chúng cần thiết đến mức nào.” Điều này cũng thường được gọi là mệt mỏi vì quyết định.
Để tăng thêm hiệu quả trong công việc, hãy kiểm soát năng lượng tinh thần của bạn.
Các lãnh đạo doanh nghiệp thành công vì họ đã thực hiện những hành động sau.
- Ngủ đủ giấc.
- Tập thể dục.
- Làm việc sáng suốt.
- Thường xuyên nghỉ ngơi
Hãy hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn. Thời điểm tốt nhất để giải quyết vấn đề này là làm việc đầu tiên vào buổi sáng khi tâm trí bạn sảng khoái nhất. Phần còn lại của ngày sẽ trở nên thú vị hơn nhiều sau khi hoàn thành nhiệm vụ khó khăn vì phần thách thức lớn nhất đã qua.
4. Thực Hành Thức Tỉnh & Nhận Thức
Có một số hoạt động “đa nhiệm” có thể mang lại lợi ích, nhưng nhưng nhưng nhưng nghe một bài thiền trong khi rửa chén hoặc tập trung vào tiếng nước chảy; điều này giúp bạn thư giãn và tạo sự hứng thú trong các hoạt động đó mà không cảm thấy nhàm chán.
Quan trọng phải nhớ rằng có sự khác biệt giữa chánh niệm và thiền định. Chánh niệm là một trạng thái hiện có, trong khi thiền định là một hành động.
Mặc dù có vẻ như việc kiểm tra điện thoại mỗi sáng không liên quan gì đến đa nhiệm, nhưng nó có thể làm giảm đáng kể năng suất.
Doanh nhân, người sáng lập và chủ tịch của NuttZo, Danielle Dietz-LiVolsi, khuyên rằng không nên kiểm tra điện thoại hoặc email ngay sau khi thức dậy. Cô ấy đề xuất rằng hãy dành ít nhất một giờ cho bản thân trước khi bắt đầu hoạt động để bạn không phản ứng tức thì.
Kết hợp thiền vào buổi sáng. Bắt đầu ngày mới bằng cách thiền phù hợp với bạn. Thiền đi bộ buổi sáng kết hợp giữa chuyển động và chánh niệm, trong khi thiền thở tập trung vào năng lượng và sự tập trung.
Lời kết
Không thể mong đợi bộ não luôn tỉnh táo khi bạn làm việc từ sáng đến tối. Bạn cần thường xuyên dừng lại để tiếp nhiên liệu và tăng cường sự tập trung. Nếu không, bạn có thể bị phân tâm và phải đối mặt với việc đa nhiệm.
Các nhà khoa học đã chứng minh rằng thời gian nghỉ ngơi giúp bộ não hoạt động tốt nhất. Lời khuyên này cũng giúp bạn tăng cường sự chú ý trong công việc.
Đa nhiệm nên là khả năng duy nhất bạn nên ghi vào sơ yếu lý lịch. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy năng suất của mình tăng lên nhiều nếu học cách dừng lại với việc làm nhiều việc cùng một lúc và cải thiện từng công việc một.
