Buzz
Tóm tắt:
Tác giả phân tích 5 giai đoạn của quá trình đưa ra lời khuyên: (1) Lựa chọn người thích hợp; (2) Nâng cao sự hiểu biết; (3) Đề xuất các giải pháp thay thế; (4) Quyết định cuối cùng; và (5) Hành động. Mỗi giai đoạn đều cung cấp gợi ý cho cả người tìm kiếm lời khuyên và người tư vấn. Ví dụ: Ở giai đoạn 4, khi cần hạn chế các lựa chọn, người tìm kiếm lời khuyên có thể xem xét lại ý kiến đã loại bỏ hoặc được xem xét chưa kỹ, trong khi người tư vấn có thể đóng vai trò kiểm tra những ước định đã xác nhận.
Nhìn chung, hướng dẫn của tác giả đề xuất một cách tiếp cận mới mẻ: một phương pháp sáng tạo, hợp tác để hiểu vấn đề và tạo ra những giải pháp tiềm năng - thường đòi hỏi sự giao tiếp liên tục.
Tìm kiếm và đưa ra lời khuyên là yếu tố cốt lõi trong việc lãnh đạo hiệu quả và ra quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, nhiều nhà lãnh đạo coi chúng như không phải là kỹ năng thực tiễn mà họ có thể học và cải thiện. Việc chấp nhận hướng dẫn thường được xem là việc chấp nhận pasif của sự thông minh. Và việc tư vấn thường được xem là vấn đề của 'khả năng phán đoán tốt' - bạn có hoặc không có - thay vì là một kỹ năng có thể được phát triển.
Khi giao tiếp được thực hiện tốt, cả hai bên đều hưởng lợi. Chỉ những người thực sự mở lòng để nhận lời khuyên (không chỉ là để được công nhận) mới có thể tạo ra các giải pháp tốt hơn cho vấn đề hơn là tự mình làm. Họ làm phong phú thêm ý kiến của mình - và nghiên cứu đã chỉ ra rằng, họ có thể vượt qua những rào cản nhận thức, những định kiến và những sai lầm logic của họ. Những người đưa ra lời khuyên hiệu quả sẽ sử dụng sức ảnh hưởng mềm mại - họ ảnh hưởng đến những quyết định quan trọng trong khi đồng thời ủy quyền cho người khác hành động. Khi là người lắng nghe tích cực, họ cũng học được rất nhiều từ những vấn đề mà mọi người chia sẻ với họ. Và nguyên tắc 'nhận gì đó để trả lại' tạo ra một sức mạnh ràng buộc mạnh mẽ: Việc cung cấp lời khuyên chuyên môn thường tạo ra một món nợ ngầm mà người nhận luôn muốn trả lại.
Tuy nhiên, những người cung cấp và nhận lời khuyên cần vượt qua những rào cản quan trọng, như ưu tiên ý kiến cá nhân hơn hết, không quan tâm đến tư cách của người khác và thừa nhận rằng việc lắng nghe chân thành là khó khăn và mất thời gian. Toàn bộ quá trình giao tiếp là một nghệ thuật yêu cầu sự tinh tế và phức tạp. Điều này đòi hỏi sự nhạy cảm về cảm xúc, tự nhận thức, khả năng kiềm chế, giao tiếp và kiên nhẫn từ cả hai bên. Quá trình này có thể bị biến dạng theo nhiều cách, và thiếu sự thấu hiểu có thể dẫn đến những hậu quả - hiểu nhầm và thất vọng, sự nghi ngờ, những giải pháp thay thế, làm mờ mịt mối quan hệ và ngăn cản sự phát triển cá nhân - với một cái giá đáng kể đối với cá nhân và tổ chức của họ.
Vì những kỹ năng quan trọng này thường được coi là tự nảy sinh và ít khi được dạy; nhưng chúng ta đã thấy rằng chúng có thể được học và tạo ra tác động lớn. Vì vậy, chúng tôi dựa trên nhiều nghiên cứu (cả của chúng tôi và của người khác) để xác định những trở ngại phổ biến nhất và cung cấp hướng dẫn thực tế để vượt qua chúng. Mặc dù đã cố gắng giữ bí mật, nhưng ví dụ trong bài viết này dựa trên những trải nghiệm thực tế của những người được phỏng vấn trong nhiều bối cảnh khác nhau. Tất nhiên, lời khuyên được đưa ra phải phù hợp với tình hình. Giao tiếp và tư vấn bao gồm rất nhiều trường hợp, vì vậy ở đây chúng tôi chỉ tập trung vào những tình huống quan trọng, nguy cơ hoặc quyết định dựa trên cảm xúc - những tình huống mà bạn có thể đã phải tham khảo với người khác rất nhiều lần - bởi vì những người lãnh đạo thường phải đối mặt với những quyết định như vậy và phải học cách xử lý chúng.
Tại sao việc này lại khó hơn chúng ta nghĩ
Mỗi khi bạn cần lời khuyên, việc sai sót trong suy nghĩ và hạn chế thông tin sẽ làm cho quá trình truyền đạt trở nên phức tạp. Người tìm kiếm lời khuyên cần nhận biết điều họ thiếu sót, biết khi nào và làm thế nào để nhờ sự hướng dẫn, học từ những người thích hợp và vượt qua sự bảo thủ đối với quan điểm của họ. Người tư vấn cũng phải đối mặt với vô số thách thức khi cố gắng để giải thích những tình huống rắc rối và hướng dẫn cho những vấn đề khó giải quyết.
Dưới đây, chúng tôi sẽ mô tả những rào cản lớn nhất ở cả hai phía. Một lý do khiến chúng trở nên phổ biến là vì chúng là những vấn đề cơ bản - mọi người thường không nhận ra rằng họ đang gặp phải vấn đề - vì vậy bạn có thể thấy hữu ích khi thử kiểm tra hành vi của mình theo những điều dưới đây.
Khi bạn tìm kiếm lời khuyên, hãy chú ý đến những rào cản sau:
Cho rằng bạn đã có câu trả lời sẵn
Khi đứng trước quyết định liệu cần sự giúp đỡ hay không, con người thường gặp khó khăn trong việc đánh giá khả năng của bản thân và dựa quá nhiều vào trực giác. Điều này dẫn đến sự tự tin quá mức và xu hướng tự quyết định dựa trên kiến thức và giả định trước đó. Một vấn đề khác liên quan là tìm kiếm lời khuyên với mục đích nhận được sự công nhận hoặc khen ngợi. Mọi người thực hiện điều này khi tin rằng họ đã giải quyết vấn đề nhưng muốn 'kiểm tra' lại với cấp trên hoặc đồng nghiệp. Hoặc họ làm điều đó khi nghi ngờ về giải pháp của mình nhưng lại sợ mất thời gian và công sức để cải thiện. Điều này có thể khiến người tư vấn xa lánh khi lộ rõ (và điều này sẽ xảy ra) rằng họ đang yêu cầu sự hướng dẫn chỉ để phô trương hoặc tránh việc nghiên cứu thêm.
Chọn người tư vấn không đúng
Đôi khi có chủ ý, đôi khi không, những người ra quyết định thường tìm kiếm lời khuyên từ những người có quan điểm tương đồng. Ví dụ, trong một nghiên cứu về các CEO, những người ở các công ty có hiệu suất tài chính kém hơn thường tìm kiếm lời khuyên từ các giám đốc điều hành trong cùng ngành, có cùng vị trí chức vụ (hiệu suất tài chính dựa trên giá trị thị trường so với giá trị sổ sách). Kết quả là hạn chế thay đổi chiến lược - ít thị trường sản phẩm và địa lý đa dạng. Thêm vào đó, một số nghiên cứu thực tế cho thấy những người tìm kiếm lời khuyên dễ tin theo hướng dẫn từ bạn bè hoặc những người thân thiện khác. Mặc dù bạn bè, người thân thiện và dễ gần gũi mang lại cảm giác thoải mái và tin tưởng cao, nhưng họ không đảm bảo chất lượng hoặc sự chuyên nghiệp của lời khuyên.
Người tìm lời khuyên cũng không thể nghĩ đến đủ sáng tạo về vấn đề chuyên môn họ đang gặp phải - lĩnh vực nào có thể mang lại thông tin quý giá, ai đã từng giải quyết vấn đề tương tự trước đó, kiến thức của ai là phù hợp nhất, kinh nghiệm của ai thích hợp nhất - hoặc tạo ra một mạng lưới đủ lớn để tìm ra nó. Thật không may, để hiểu được một thế giới phức tạp hoặc thay đổi, các nhà lãnh đạo thường hạn chế người khác theo những nhãn mác mà không thể phản ánh được trí tuệ thực sự của họ. Đó là một sai lầm mà Tổng thống John F. Kennedy đã gặp phải trong việc xác định chiến lược cho Vịnh Xuân - ông không tham khảo ý kiến của Bộ trưởng Lao động Arthur Goldberg, cho rằng Goldberg thiếu kiến thức quân sự. Nhưng như nhà báo David Halberstam mô tả trong 'Những người giỏi nhất và sáng suốt nhất', Goldberg đã từng điều hành các hoạt động du kích trong Thế chiến II, vì vậy ông hiểu rằng du kích 'hoàn toàn không giỏi đối đầu với các đơn vị chính quy'. Ông giải thích với Tổng thống: 'Bất kỳ khi nào chúng ta sử dụng họ theo cách đó, chúng ta đều mất hết họ.... Nhưng ông đã không nghĩ đến điều đó - và ông xếp tôi vào hạng chỉ là Bộ trưởng Lao động.
Thiếu khả năng xác định vấn đề
Người tìm kiếm lời khuyên thường gặp khó khăn trong việc hiểu được người tư vấn của họ - đôi khi do cách giao tiếp không hiệu quả, đôi khi do hạn chế về nhận thức hoặc cảm xúc. Khi giao tiếp không hiệu quả, họ có thể kể câu chuyện quá chi tiết, làm mất tập trung và có thể hiểu sai vấn đề cần giải quyết. Hoặc họ có thể bỏ qua những chi tiết tiêu biểu về bản thân mình, nhưng lại là yếu tố quan trọng để hiểu bức tranh tổng thể. Nhiều người cũng coi thường các chi tiết cơ bản về bối cảnh mà người tư vấn của họ không biết. Hoặc họ có thể hiểu sai vấn đề bằng cách đặt ra những ranh giới tùy ý và bỏ qua thông tin quan trọng, khiến đánh giá của bản thân và người tư vấn bị sai lệch.
Lơ là lời khuyên
Khi đã có lời khuyên, phần lớn sai lầm của họ là đánh giá thấp hoặc bỏ qua nó. Điều này thường xuyên xuất hiện trong nghiên cứu về hành vi tổ chức - do đó, đây không phải là vấn đề lạ. 'Tính ích kỷ' thường làm mù quan điểm của họ - ngay cả khi họ không có chuyên môn, họ vẫn ưu tiên ý kiến của mình hơn là của người khác. Hoặc họ có thể hiểu logic của mình nhưng không hiểu lý do của người tư vấn. Hoặc họ có thể quá cố chấp vào những quyết định đã định sẵn mà không thay đổi dù nhận được phản hồi trái ngược. Dần dần, việc lơ là lời khuyên có thể hủy hoại các mối quan hệ quan trọng. Các tư vấn sẽ chú ý khi họ không được lắng nghe và điều này gây ra sự nghi ngờ và căm phẫn.
Những cá nhân ở vị trí quyền lực thường là người gặp nhiều khó khăn nhất. Theo một nghiên cứu thử nghiệm, họ khó chấp nhận lời khuyên từ chuyên gia, khiến họ bỏ qua những gì các chuyên gia nói. Những người có quyền lực cao đã bỏ qua gần hai phần ba lời khuyên. Trong khi đó, nhóm quản lý và nhóm có quyền lực thấp bỏ qua ít hơn một nửa.
Sai lầm trong việc đánh giá tính phù hợp của lời khuyên
Hầu hết những người tìm lời khuyên gặp khó khăn trong việc phân biệt lời khuyên tốt và xấu. Họ đánh giá cao lời khuyên nếu đến từ nguồn đáng tin cậy, ngay cả khi không hợp lý. Ngược lại, họ coi lời khuyên không thích hợp nếu khác xa tiêu chuẩn hoặc đến từ những người họ thường không đồng tình. Những người này cũng không tiếp thu lời khuyên khi có mâu thuẫn với người tư vấn. Và họ không thể bù đắp được cho những lời khuyên sai lệch do xung đột lợi ích, ngay cả khi những người đưa ra lời khuyên thừa nhận xung đột này.
Khi bạn cung cấp lời khuyên, hãy nhớ đến những điều này:
Vượt qua những trở ngại
Rất nhiều người thích đưa ra lời khuyên mặc dù không được yêu cầu, nhưng hành động đó thường bị coi là xâm phạm và hiếm khi được nghe theo. Một cách khác mà những người tư vấn vượt qua giới hạn là xen vào những lĩnh vực mà họ không đủ chuyên môn. Việc này có thể mang lại cho họ cảm giác hài lòng về bản thân trong thời gian ngắn, nhưng cái giá phải trả rất lớn. Những người thường xuyên đưa ra lời khuyên thiếu căn cứ sẽ nhanh chóng mất uy tín và ảnh hưởng trong tổ chức của họ. Ngay cả một lần đưa ra lời khuyên sai lầm cũng thường dẫn đến việc mất sự tin tưởng của người đó.
Đánh giá sai vấn đề
Các chuyên gia tư vấn cần thu thập thông tin để có cái nhìn rõ ràng hơn về vấn đề cần giải quyết. Lúc đó, họ có thể mắc vài dạng lỗi sai, như Edgar Schein, từ Trường Sloan của MIT, đã chỉ ra. Đầu tiên, họ có thể đánh giá vấn đề quá sớm vì nghĩ rằng họ thấy những điểm tương đồng với những thách thức mà họ đã từng gặp. Thông thường, những yếu tố đó lại không đúng khi nhìn nhận toàn bộ bản chất của vấn đề. Thứ hai, đôi khi họ quên rằng những người xin lời khuyên là những bên có quan điểm riêng, những người có thể, cố ý hay vô tình, đưa ra những mô tả không đầy đủ hoặc thiên vị. Việc tin tưởng những mô tả đó ngay lập tức dẫn đến đánh giá không chính xác và đưa ra lời khuyên sai lầm. Tất cả những điều này trở nên càng trầm trọng hơn bởi nỗi sợ vô lý nhưng luôn tồn tại về việc bị coi là vô năng: Các chuyên gia tư vấn thường tránh đặt những câu hỏi cơ bản, thăm dò vì không muốn gây ảnh hưởng đến danh tiếng chuyên gia của mình.
Hướng dẫn theo cách 'tự đặt mình vào trung tâm'
Các tư vấn thường sử dụng cách tiếp cận 'tôi sẽ thấy ra sao nếu tôi là bạn', nhưng điều này thường không hiệu quả vì họ không đưa ra sự thấu hiểu đúng đắn về tình huống hay lựa chọn. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thấu hiểu và đưa ra gợi ý hữu ích.
Hạn chế trong việc truyền đạt lời khuyên
Một số tư vấn có thể đưa ra những gợi ý mơ hồ, khó hiểu hoặc quá nhiều tùy chọn mà không có hướng dẫn cụ thể. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy bối rối hoặc quá tải.
Xử lý hậu quả không đúng cách
Một số tư vấn có thể cảm thấy bị xúc phạm nếu người nhận không tuân theo lời khuyên của họ. Điều này có thể gây mất sự tin tưởng và gây ra khoảng cách giữa 2 bên.
Tác giả: Harvard Business Review
Nghệ thuật Tư vấn và Nhận lời khuyênDịch bởi: Nguyễn Thùy Dương - ToMo - Học Điều Mới
