[ToMo] Pomodoro: Phương pháp Quản lý Thời gian Thực sự Hiệu Quả, Lấy Cảm Hứng từ Người Nghi Ngờ về Phương Pháp Nâng Cao Năng Suất Này

Chưa từng để ý đến các mánh khóe và bí quyết tăng năng suất. Thay vào đó, tôi thích làm mọi việc đơn giản. Nhìn vào lịch trình của mình, viết ra một danh sách công việc cần hoàn thành trong ngày, và bắt đầu chạy đua.

Tuy nhiên, sau khi nghe nhiều lời khen ngợi về phương pháp Pomodoro, tôi nghĩ mình nên thử. Rất nhiều người ca ngợi về cách nó giúp họ bắt đầu tập trung và tăng năng suất làm việc. Vậy nên, tôi nghĩ việc thử nghiệm không hại gì cả, nếu mọi thứ suôn sẻ, thậm chí tôi còn có thể tìm ra một chiến lược mới để xử lý danh sách dài đến khó tin những công việc cần phải làm của bản thân.

Còn kết quả thu được ở phía dưới, nhưng trước hết…

Phương pháp Pomodoro là gì và làm thế nào để bạn sử dụng nó?

Phương pháp Pomodoro là một hệ thống quản lý thời gian khuyến khích mọi người làm việc theo thời gian họ có - thay vì phải đối mặt với nó. Các bước cơ bản như sau:

1. Chọn một công việc bạn muốn thực hiện.
2. Đặt thời gian là 25 phút và tập trung hoàn thành công việc bạn đã chọn.
3. Sau 25 phút, nghỉ giải lao 5 phút.
4. Lặp lại bước 1-3 trong 4 lần.
5. Nghỉ giải lao kéo dài từ 15 đến 30 phút.

Đi

ều gì làm cho phương pháp Pomodoro hiệu quả?

Ý tưởng sau phương pháp này là sử dụng bộ đếm thời gian để tạo cảm giác cấp bách. Thay vì cảm thấy có quá nhiều thời gian trong ngày để hoàn thành công việc và sau đó lãng phí thời gian quý báu vào những việc gây xao lạc, bây giờ bạn biết rằng bạn chỉ có 25 phút để tiến triển công việc càng nhiều càng tốt.

Nghỉ ngơi đều đặn giúp giảm bớt cảm giác mệt mỏi, kiệt sức mà hầu hết chúng ta thường gặp vào cuối ngày. Với kỹ thuật này, bạn sẽ không nhận ra đã ngồi trước máy tính bao lâu. Thay vào đó, chiếc đồng hồ Pomodoro sẽ nhắc bạn đứng dậy và thư giãn.

Tôi nên dùng ứng dụng nào để áp dụng phương pháp Pomodoro?

OK, nhưng liệu kỹ thuật Pomodoro có thực sự hiệu quả? 

Mặc dù tôi thường nghi ngờ về các biện pháp tăng năng suất, nhưng sau khi thử Pomodoro trong một tuần, điều mà tôi muốn nói là: Tôi thực sự thích phương pháp này—và tôi sẽ tiếp tục áp dụng nó khi muốn nâng cao năng suất cá nhân.

Điề

u tôi nghĩ sẽ xảy ra khi thử kỹ thuật Pomodoro.

Thật sự, tôi đã dự đoán trước rằng tôi sẽ không hợp với nó. Tôi là người thích ngồi trước máy tính làm việc suốt 4 tiếng mà không nghỉ ngơi. Vì vậy, giả thuyết cơ bản là không phù hợp với tôi. Nhưng tôi đã quyết định thử nghiệm phương pháp này.

Khi tôi thử kỹ thuật Pomodoro, điều gì thực sự xảy ra?

Ban đầu, làm việc với thời gian ngắn như vậy có chút khó khăn. Có nhiều lúc—đặc biệt là ở giai đoạn ban đầu—tôi muốn bỏ qua việc bấm giờ và tiếp tục làm việc. Nhưng tôi tự ép bản thân phải tuân thủ quy trình.

Những điều tôi thích về kỹ thuật Pomodoro

Sau một thời gian, tôi đã hoàn toàn quen với phương pháp này. Tôi làm việc một cách tập trung và hiệu quả trong thời gian 25 phút, hăng hái hoàn thành nhiều công việc nhất có thể. Tôi không còn bị lôi cuốn vào Facebook hoặc những bài báo clickbait. Với tư cách là một người đa nhiệm, tôi nhận thấy mình có thể tập trung hoàn toàn vào một dự án.

Những điều tôi không thích về kỹ thuật Pomodoro

Tôi không thể là một nhà báo trung thực nếu không thừa nhận ít nhất một điểm yếu. Pomodoro hoạt động hiệu quả trong những ngày tôi có thể quản lý thời gian của mình, nhưng trở nên phức tạp khi có cuộc gọi và cuộc họp. Tôi không nghĩ khách hàng hoặc đồng nghiệp sẽ thích tôi giữa trò chuyện: “5 phút nữa quay lại! Đồng hồ của tôi mới tắt!”.

Do đó, tôi chỉ tắt đồng hồ trong các cuộc họp—15 phút hoặc một tiếng—và sử dụng Pomodoro khi cuộc họp kết thúc. Nghe có vẻ như vi phạm, nhưng thực sự không có cách nào tốt hơn để xử lý tình huống đó.

4 mẹo hàng đầu để áp dụng Pomodoro

Dưới đây là một số gợi ý để sử dụng Pomodoro hiệu quả:

1. Lập kế hoạch trước cho Pomodoro.

Trước khi bắt đầu, xác định bạn sẽ làm gì trong 25 phút. Điều này giúp bạn bắt đầu công việc ngay mà không phải suy nghĩ.

2. Thực sự nghỉ trong giờ nghỉ giải lao.

Vì tôi đã quen với làm việc trong thời gian dài như vậy (trong giờ giải lao, tôi nghĩ mình làm việc hiệu quả), việc chia nhỏ ngày làm việc và nghỉ ngơi dường như ngược lại với thói quen đó. Nhưng làm thế nào mà làm việc ít lại có thể giúp tôi làm được nhiều việc hơn chứ?

Bởi vì phải đứng dậy và nghỉ ngơi để không nhìn chằm chằm vào màn hình laptop, tôi nhận ra mình thực sự đã cảm thấy tốt hơn vào mỗi cuối ngày. Không chỉ cảm thấy đã trải qua một ngày làm việc xứng đáng mà còn giảm căng thẳng, mờ mắt và chuột rút. Đứng lên vài lần trong ngày thực sự có ích đó.

3. Đừng ngần ngại tùy chỉnh.

Nếu thời gian trong mỗi khung thời gian không phù hợp, bạn có thể điều chỉnh thời gian nghỉ và tập trung cho đến khi bạn tìm được sự cân bằng lý tưởng cho ngày làm việc của mình.

4. Tìm một đối tác Pomodoro.

Tạo thêm trách nhiệm cho bản thân bằng cách tìm một đối tác để thử Pomodoro cùng. Thống nhất kế hoạch và khuyến khích nhau trong thời gian nghỉ. Đối tác không nhất thiết phải là đồng nghiệp hay cùng địa điểm với bạn!

Nếu không tìm thấy đối tác, hãy tìm người bạn để chia sẻ và thảo luận về kế hoạch làm việc Pomodoro. Chia sẻ trách nhiệm có thể giúp bạn tiến xa hơn trong hành trình.