[ToMo - Song Ngữ] Cách Tái Thiết Lập Công Việc: 13 Mẹo Giúp Làm Việc Của Bạn Trở Nên Ít Căng Thẳng Hơn Trong Năm Này

Dưới đây là những thay đổi mà công nhân có thể thực hiện để cải thiện hiệu suất và giảm căng thẳng trong năm 2023

Nhiều người bắt đầu năm mới với việc ăn uống lành mạnh, tập thể dục hoặc uống nhiều nước hơn, nhưng các chuyên gia về năng suất cho rằng đây cũng là thời điểm lý tưởng để đặt lại tư duy ở nơi làm việc.

Chuyên gia cho biết, bắt đầu năm mới là cơ hội để công nhân đánh giá những điều làm tốt, làm không tốt và mong muốn trong tương lai, từ đó đề ra kế hoạch phát triển. Điều này có thể quan trọng không kém, thậm chí hơn cả việc đặt mục tiêu sức khỏe cá nhân vì hầu hết công nhân dành phần lớn thời gian tỉnh táo của mình tại nơi làm việc.

Năm mới là cơ hội để công nhân đánh giá những gì đã thành công, những điều không như ý và những gì họ mong muốn trong tương lai, từ đó đề ra kế hoạch phát triển.

Chuyên gia cho rằng, bắt đầu năm mới là thời điểm để công nhân đánh giá những điều làm tốt, làm không tốt và những gì họ mong muốn trong tương lai, từ đó đề ra kế hoạch phát triển. Điều này có thể quan trọng không kém, thậm chí hơn cả việc đặt mục tiêu sức khỏe cá nhân vì hầu hết công nhân dành phần lớn thời gian tỉnh táo của mình tại nơi làm việc.

Chuyên gia cho biết, việc đánh giá năm vừa qua và hướng tới là điều rất quan trọng

“Quan trọng là dành thời gian để đánh giá năm qua và nhìn vào tương lai,” Jono Luk, phó chủ tịch quản lý sản phẩm tại Webex của Cisco nói. “Rất dễ dàng để trở lại cùng một nhịp điệu và tốc độ [như trước].”

Họ cũng thêm rằng, việc thay đổi có ý nghĩa không cần phải gây áp lực lớn, khó khăn hoặc thậm chí là lớn lao. Ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách làm việc của ai đó.

Họ cũng nhấn mạnh rằng, việc tạo ra sự thay đổi có ý nghĩa không nhất thiết phải là một việc gì đó quá choáng ngợp, khó khăn hoặc thậm chí là quá lớn lao. Ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách làm việc của mỗi người.

“Tôi tin vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ dần dần,” Joshua Zerkel, người đứng đầu bộ phận tiếp thị kết nối toàn cầu và là chuyên gia về năng suất tại Asana nói. “Không bao giờ là ý tưởng tốt khi làm thay đổi toàn bộ mọi thứ.”

Joshua Zerkel, người đứng đầu bộ phận tiếp thị kết nối toàn cầu và đồng thời cũng là một chuyên gia về năng suất tại Asana cho biết: “Tôi rất tin tưởng vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ dần dần. Không bao giờ là một ý tưởng hay khi đảo lộn tất cả mọi thứ cùng một lúc.'

Dưới đây là 13 cách mà những người lao động có thể chuẩn bị để có thể gặt hái thành công vào đầu năm.

Here are 13 ways workers can set themselves up for success at the beginning of the year.

Thiết lập lại ranh giới của bạn.

Đặt lại các ranh giới của bạn.

Chia sẻ mục tiêu và ranh giới của bạn với người khác,” ông ấy nói. “Ví dụ, ‘Nếu bạn thấy tôi online vào lúc 7 giờ tối, hãy đuổi tôi ra.’ Người khác sẽ giúp bạn chịu trách nhiệm.

Rõ ràng hóa mục tiêu của bạn.

Chia sẻ mục tiêu và ranh giới của bạn với người khác. Ví dụ, ‘Nếu bạn thấy tôi online vào lúc 7 giờ tối, hãy đuổi tôi ra.’ Người khác sẽ giúp bạn chịu trách nhiệm.

Đặt ra mục tiêu của bạn.

Một cách để suy nghĩ về mục tiêu của bạn là nhớ những gì bạn đã đạt được và áp dụng điều đó vào những gì bạn muốn làm trong tương lai, Akhila Satish, Giám đốc điều hành của Meseekna, một công ty công nghệ sử dụng mô phỏng để hỗ trợ đánh giá tài năng, cho biết. Hãy cố gắng làm cho mục tiêu của bạn trở nên cụ thể nhất có thể với khung thời gian nhỏ để chúng trở nên khả thi, bà ấy nói. Bạn có thể cần thu thập phản hồi để giúp bạn, theo Anita Williams Woolley, giáo sư và phó trưởng khoa nghiên cứu tại Trường Kinh doanh Tepper của Đại học Carnegie Mellon. Bà ấy cũng gợi ý dành một chút thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần để xem xét lại hoạt động của bạn và phối hợp chúng với mục tiêu của bạn.

Nói rõ mục tiêu của bạn.

Akhila Satish, Giám đốc điều hành của Meseekna, một công ty công nghệ sử dụng mô phỏng để hỗ trợ đánh giá tài năng, cho biết rằng một cách để suy nghĩ về mục tiêu của bạn đó là hãy ghi nhớ những gì bạn đã hoàn thành và áp dụng điều đó vào những gì bạn muốn làm trong tương lai. Bà ấy nói, hãy cố gắng làm cho các mục tiêu của bạn trở nên khả thi nhất có thể với các khung thời gian ngắn để có thể để chinh phục được chúng. Anita Williams Woolley, giáo sư và cũng là phó trưởng khoa nghiên cứu tại Trường Kinh doanh Tepper của Đại học Carnegie Mellon cho biết, bạn có thể cần thu thập những lời góp ý để hỗ trợ chính mình. Bà ấy cũng gợi ý rằng hãy dành một chút thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần để xem xét lại các hoạt động của bạn và sắp xếp chúng phù hợp với những mục tiêu.

“Hãy chủ đích và cụ thể về những gì bạn cần làm để tiến triển,” bà ấy nói.

Bà ấy nói: “Hãy chủ đích và cụ thể chi tiết về những gì bạn cần làm để tạo nên sự tiến triển.

Đánh giá ưu tiên của bạn.

Những việc cấp bách không phải lúc nào cũng quan trọng, Woolley cho biết, vì vậy hãy đảm bảo bạn hiểu rõ ưu tiên của mình. Sau khi đã làm điều đó, bạn có thể lập kế hoạch cụ thể cho những gì bạn dự định làm và lặp lại cho đến khi tạo ra những thói quen mới. Điều đó có thể là việc thêm các mục vào lịch để chặn thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể. “Tập trung vào những điều quan trọng,” bà ấy nói. “Đừng để chúng bị trì hoãn bởi những việc không quan trọng và khẩn cấp.”

Đánh giá ưu tiên của bạn.

Woolley nói rằng, những điều khẩn cấp có thể không phải lúc nào cũng quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hiểu các ưu tiên của mình. Sau khi hoàn thành điều đó, bạn có thể vạch ra cụ thể những gì mình dự định làm và lặp lại cho đến khi tạo được những thói quen mới. Chẳng hạn như bổ sung các mục vào trong lịch để tạo ra các khoảng giới hạn thời gian nhằm tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể. Bà ấy nói rằng, “Hãy tập trung vào những điều quan trọng. Đừng để chúng bị chệch hướng bởi những việc không quan trọng và không cấp thiết”

Truyền đạt ý định.

Chuyên gia khuyến khích bạn nên công khai cam kết và ý định của mình trong năm. Chia sẻ suy nghĩ của bạn có thể hữu ích cho phần còn lại của nhóm của bạn, những người có thể có ý kiến hoặc cần phải điều chỉnh kỳ vọng của họ. “Điều đó có thể giảm số lượng những điều có thể làm bạn sa lầy,” Woolley nói. “Và nếu bạn cam kết một cách công khai, bạn có khả năng sẽ thực hiện điều đó.”

Chia sẻ ý định của bạn.

Đánh giá năng suất của bạn.

Nhìn vào lịch làm việc của bạn và đánh giá khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất và khi nào bạn làm việc kém hiệu quả nhất, Satish nói. Điều này có thể tiết lộ xu hướng khi bạn làm việc hiệu quả nhất và kém hiệu quả nhất để bạn có thể tổ chức các cuộc họp và thời gian tập trung vào thời điểm đó trong tương lai. Bạn cũng nên xem xét xem những mục trong lịch trình đáng giữ lại là gì, Luk nói. Điều đó có thể bao gồm kiểm tra các cuộc họp định kỳ để rút ngắn, hủy bỏ hoặc chuyển định dạng thành email hoặc các hình thức giao tiếp khác, Zerkel nói. “Hóa ra hầu hết mọi người có thể loại bỏ 25% công việc mà không ảnh hưởng đến năng suất,” Harry Kraemer, giáo sư lâm sàng về quản lý và tổ chức tại Trường Quản lý Kellogg thuộc Đại học Northwestern, nói. “Chúng ta làm một số việc chỉ vì đó là cách chúng ta luôn làm.”

Tìm thấy sự cân bằng của bạn.

Satish nói rằng hãy nhìn vào lịch làm việc của bạn và đánh giá thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất và thời điểm bạn kém hiệu quả nhất. Điều đó có thể tiết lộ xu hướng khi nào bạn làm việc hiệu quả và kém hiệu quả nhất để từ đó bạn có thể sắp xếp các cuộc họp trong tương lai và tập trung vào thời điểm đó. Bạn cũng nên xem lại những mục nào trong lịch trình đáng để lưu giữ, Luk chia sẻ. Điều đó có thể có nghĩa là hãy kiểm tra các cuộc họp định kỳ để rút ngắn, hủy bỏ hoặc định dạng lại chúng thành email hoặc các hình thức liên lạc khác, Zerkel nói. Harry Kraemer, giáo sư lâm sàng về quản lý và tổ chức tại Trường Quản lý Kellogg thuộc Đại học Northwestern, cho biết: “Hóa ra hầu hết mọi người có thể loại bỏ 25% công việc họ làm mà không ảnh hưởng đến năng suất. Chúng ta làm một số việc chỉ bởi vì đó là cách chúng ta vẫn luôn thực hiện.”

Tìm sự cân bằng cho bản thân.

Hãy xem xét cách bạn sử dụng 168 giờ mỗi tuần, Kraemer khuyên. Phân tích phần trăm thời gian bạn muốn dành cho sáu lĩnh vực: sự nghiệp và giáo dục liên tục, gia đình và bạn bè, quan điểm tinh thần và tôn giáo, sức khỏe, niềm vui và trách nhiệm xã hội. Sau đó, so sánh với thời gian bạn thực sự sử dụng và điều chỉnh nếu cần, ông nói. “Chúng ta có khái niệm kỳ lạ về đa nhiệm,” ông nói. “Nhưng liệu chúng ta đã lẫn lộn hoạt động với năng suất chưa?”

Tìm kiếm sự cân bằng trong cuộc sống của bạn.

Sử dụng các công cụ kỹ thuật số hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian có thể đơn giản như sao chép và dán một câu trả lời email cần thiết từ sổ ghi chú trên laptop của bạn, Satish nói. Nhưng có các chương trình hoặc cách khác bạn có thể số hóa các nhiệm vụ nhỏ để cải thiện quy trình làm việc của mình không? Zerkel nói rằng bạn có thể cần giảm bộ công cụ kỹ thuật số của mình để hiệu quả hơn. Thay vì làm việc từ hộp thư đến của bạn, ví dụ, có thể có một hệ thống quản lý công việc mà đội ngũ sử dụng hiệu quả hơn cho các dự án cụ thể mà họ có thể muốn trò chuyện, chia sẻ tài nguyên hoặc đặt hạn chót.

Tận dụng các công cụ kỹ thuật số.

Hãy tận dụng các công cụ số hóa.

Satish nói rằng tiết kiệm thời gian có thể đơn giản như sao chép và dán một phản hồi email cần thiết từ notepad của máy tính xách tay. Nhưng có những chương trình hoặc cách khác mà bạn có thể số hóa các tác vụ nhỏ để cải thiện quy trình làm việc của mình không? Zerkel cho biết bạn thậm chí có thể cần giảm bộ công cụ kỹ thuật số để hiệu quả hơn. Ví dụ: thay vì làm việc bên ngoài hộp thư đến của bạn, có thể có một hệ thống quản lý công việc phù hợp hơn để các nhóm sử dụng cho các dự án cụ thể mà họ muốn trò chuyện, chia sẻ nguồn tài nguyên hoặc đặt ra các thời hạn.

Lên kế hoạch nghỉ ngơi.

Bắt đầu lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi ngay bây giờ, ngay cả khi đó chỉ là một ước tính mơ hồ, Luk khuyên. Nếu bạn biết bạn muốn đi biển vào mùa hè, hãy chọn một vài ngày cuối tuần lý tưởng và đánh dấu chúng vào lịch của bạn để đảm bảo rằng bạn sẽ không quên. Sau đó, khi gần hơn, bạn có thể cụ thể hóa kế hoạch của mình. 'Nếu bạn không viết ít nhất một lần, bạn sẽ không thực hiện được,' anh ấy nói.

Lên kế hoạch cho thời gian nghỉ.

Hãy bắt đầu lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi của bạn ngay bây giờ, ngay cả khi đó chỉ là một ước tính mơ hồ, Luk đề xuất. Nếu bạn biết bạn muốn đi biển vào mùa hè, hãy chọn một vài ngày cuối tuần lý tưởng và đánh dấu chúng vào lịch trình của bạn để đảm bảo rằng bạn sẽ không quên. Sau đó, khi gần hơn, bạn có thể cụ thể hóa kế hoạch của mình. 'Nếu bạn không viết nó ít nhất một lần, bạn sẽ không thực hiện được,' anh ấy nói.

Kết nối lại với mọi người.

Đầu năm là thời điểm tốt để đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch và trang web hoặc hồ sơ cá nhân của bạn đang được cập nhật, Satish nói. 'Bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần đến nó.'

Tái kết nối với mọi người.

Satish nói rằng đầu năm là thời điểm tuyệt vời để tái kết nối với mạng lưới công việc của bạn. Vì vậy, hãy dành chút thời gian để liên lạc với những người cố vấn và những kết nối cũ. Bà ấy nói rằng, 'Thật khó để giữ liên lạc trong suốt một năm. Nhưng thật dễ dàng để tương tác lại bằng một tin nhắn chúc mừng năm mới.'

Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn.

Đầu năm là thời điểm tốt để đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch và trang web hoặc hồ sơ cá nhân của bạn đang được cập nhật, Satish nói. 'Bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần đến nó.'

Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn.

Satish nói: 'Đầu năm là thời điểm tốt để đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch và các trang web hoặc hồ sơ cá nhân của bạn luôn được cập nhật. 'Bạn không bao giờ biết được khi nào bạn sẽ cần đến chúng.'

Điều chỉnh những thông báo của bạn.

Nếu bạn đã làm việc với cài đặt thông báo mặc định trên thiết bị và ứng dụng của mình, có lẽ bạn sẽ bị phân tâm suốt cả ngày, Zerkel nói. Satish đề xuất thiết lập chế độ tập trung và làm việc trên iPhone và Android để loại bỏ tiếng ồn khi bạn cố gắng hoàn thành công việc. Bạn cũng có thể đặt giới hạn thời gian cho mỗi ứng dụng dưới Màn hình thời gian trên iOS, bà ấy bổ sung. Điều này có thể đồng nghĩa với việc tắt email của bạn, hoặc chuyển đổi thông báo Slack hoặc Teams để tập trung vào công việc,' Woolley nói.

Điều chỉnh những thông báo của bạn.

Zerkel cho biết, nếu bạn đang sử dụng cài đặt thông báo mặc định trên thiết bị và ứng dụng của mình, có lẽ bạn sẽ phải đối mặt với những phiền toái suốt cả ngày. Satish đề xuất thiết lập chế độ tập trung và làm việc trên iPhone và Android để lọc tiếng ồn khi bạn cố gắng hoàn thành công việc. Bà ấy cũng thêm rằng bạn có thể đặt giới hạn thời gian cho mỗi ứng dụng dưới Màn hình Thời gian trên iOS. Điều này có thể bao gồm việc tắt email của bạn, hoặc chuyển đổi thông báo Slack hoặc Teams để tập trung vào công việc,' Woolley nói.

Sắp xếp và lưu trữ.

Bạn không chỉ nên tổ chức không gian làm việc vật lý mà còn không gian số của mình, các chuyên gia cho biết. Điều đó có nghĩa là dọn dẹp màn hình desktop, di chuyển biểu tượng ứng dụng hoặc tài liệu bạn thường xuyên cần tới những vị trí thuận tiện, lưu trữ dự án và sắp xếp email của bạn,' Woolley nói. 'Dọn dẹp mớ hỗn độn, để bạn có thể tiếp cận những việc quan trọng hơn,' Zerkel nói. 'Điều này có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn.'

Tổ chức và lưu trữ.

Các chuyên gia cho biết, bạn không chỉ nên tổ chức không gian làm việc vật lý mà còn không gian kỹ thuật số của mình. Điều đó có nghĩa là hãy dọn dẹp màn hình của bạn, di chuyển các biểu tượng của các ứng dụng hoặc tài liệu mà bạn thường xuyên cần tới những vị trí thuận tiện, lưu trữ các dự án và sắp xếp email của bạn. 'Hãy dọn sạch rác để bạn có thể làm những việc quan trọng hơn. Điều đó cũng có thể khiến bạn cảm thấy tốt hơn,' Zerkel nói.

Bắt đầu sớm.

Bắt đầu ngày hoặc tuần của bạn bằng cách dành 15 phút đầu tiên để xem qua hộp thư đến, lịch và các thông tin liên lạc khác và tạo danh sách ưu tiên cho công việc quan trọng,' Zerkel nói.

“Bạn có thể đưa mình trở lại vị trí lái xe bằng cách để cho mình một chút không gian vào đầu mỗi ngày,” anh ấy nói.

Bắt đầu thuận lợi.

Zerkel khuyên, hãy bắt đầu ngày hoặc tuần của bạn bằng cách dành 15 phút đầu tiên để xem qua hộp thư đến, lịch làm việc và các thông tin liên lạc khác, đồng thời tạo ra danh sách ưu tiên cho những công việc quan trọng.

Anh ấy nói: 'Bạn có thể đặt mình trở lại ghế lái bằng cách dành cho mình một chút không gian vào đầu giờ mỗi ngày.'