Buzz
6. Phương Pháp Quản Lý Công Việc Quan Trọng Nhất (MIT)
6. Phương Pháp Quản Lý Công Việc Quan Trọng Nhất (MIT)
Phương Pháp Quản Lý Công Việc Quan Trọng Nhất (MIT) là một phương pháp sắp xếp ưu tiên đơn giản mà Leo Babauta đã phổ biến. Thay vì cố gắng ưu tiên toàn bộ danh sách công việc cần làm của bạn, hãy bắt đầu mỗi buổi sáng bằng cách chọn một đến ba nhiệm vụ quan trọng nhất - những điều mà bạn phải làm trong ngày đó.
Hãy chọn ít nhất một công việc quan trọng nhất (MIT) mỗi ngày liên quan đến mục tiêu của bạn. Điều này giúp bạn làm một điều gì đó hàng ngày để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Và trong khi bạn có thể hoàn thành nhiều hơn trong một ngày so với chỉ là MITs của bạn, việc lựa chọn MIT của bạn vào buổi sáng và đặt một hạn chót đảm bảo bạn dành thời gian hàng ngày để làm việc trên các nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên cao.
Lựa chọn ít nhất một công việc quan trọng nhất (MIT) mỗi ngày liên quan đến mục tiêu của bạn. Điều này giúp bạn làm một điều gì đó hàng ngày để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Và trong khi bạn có thể hoàn thành nhiều hơn trong một ngày so với chỉ là MITs của bạn, việc lựa chọn MIT của bạn vào buổi sáng và đặt một hạn chót đảm bảo bạn dành thời gian hàng ngày để làm việc trên các nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên cao.
Hãy chọn ít nhất một Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (MIT) mỗi ngày liên quan đến các mục tiêu của bạn. Bằng cách này, bạn đang làm điều gì đó mỗi ngày để giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn. Và trong khi bạn hầu như có khả năng hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày so với các MIT duy nhất của bạn, việc chọn các MIT vào buổi sáng và đặt ra thời hạn để chắc rằng bạn dành thời gian mỗi ngày để làm những nhiệm vụ quan trọng, có tính ưu tiên cao.
Một điều tốt về Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (MIT) là bạn thực sự không cần một danh sách công việc để sử dụng kỹ thuật này. Nhưng nếu bạn muốn giữ MIT của mình luôn trong tâm trí, hãy thử tiện ích mở rộng Chrome miễn phí Momentum. Nó nhắc bạn chọn một mục tiêu cho ngày đầu tiên bạn mở Chrome, và sau đó nó hiển thị mục tiêu đó mỗi khi bạn mở một tab trình duyệt mới.
Điều tốt về Phương Pháp Ivy Lee là nó đơn giản (và tương tự như phương pháp MIT):
Phương Pháp Ivy Lee là phương pháp đơn giản (và tương tự như phương pháp MIT):
Phương Pháp Ivy Lee là đơn giản (và tương tự như phương pháp MIT):
Phương Pháp Ivy Lee là đơn giản (và tương tự như phương pháp MIT):
Phương pháp Ivy Lee thật sự đơn giản (và tương tự với phương pháp MIT):
- Mỗi khi kết thúc một ngày làm việc, hãy chọn sáu nhiệm vụ quan trọng nhất trên danh sách của bạn để làm vào ngày mai.
Tiếp tục cho đến khi hoàn thành tất cả sáu nhiệm vụ, và lặp lại quy trình này mỗi ngày.
Bất kỳ danh sách công việc, Kanban, hoặc ứng dụng quản lý dự án nào cũng phù hợp với phương pháp Ivy Lee.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên do các cuộc họp và phiền nhiễu khác, hãy xem xét việc tạo danh sách công việc trong ứng dụng chặn thời gian.
Bằng cách này, bạn có thể lập lịch thời gian cho công việc trực tiếp trong lịch của mình, giúp bạn tránh tham gia vào các cuộc họp có thể đã gửi qua email.
8. Kỹ thuật thứ tự ưu tiên 1-3-9
Kỹ thuật thứ tự ưu tiên 1-3-9 khuyến khích bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, nhưng cũng giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ ít quan trọng mà bạn sẽ cần phải làm. Nó như một sự pha trộn giữa phương pháp MoSCoW, MIT, và Ivy Lee.
Mỗi ngày, bạn lên kế hoạch hoàn thành 13 nhiệm vụ:
Kỹ thuật thứ tự ưu tiên 1-3-9 khuyến khích bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, nhưng nó cũng cho bạn cách để ưu tiên các nhiệm vụ ít quan trọng mà bạn cần phải thực hiện. Nó giống như sự kết hợp giữa phương pháp MoSCoW, MIT, và Ivy Lee.
Mỗi ngày, bạn dự định hoàn thành 13 nhiệm vụ:
Kỹ thuật thứ tự ưu tiên 1-3-9 khuyến khích bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, nhưng cũng cho bạn cách để ưu tiên các nhiệm vụ ít quan trọng mà bạn sẽ cần phải thực hiện. Nó như một sự pha trộn giữa phương pháp MoSCoW, MIT, và Ivy Lee.
Một nhiệm vụ quan trọng (như nhiệm vụ M từ MoSCoW)
Ba nhiệm vụ quan trọng (như S từ MoSCoW)
Chín nhiệm vụ dễ làm (như C từ MoSCoW)
Bạn thậm chí có thể kết hợp kỹ thuật 1-3-9 với ma trận Eisenhower, để bạn có một nhiệm vụ trong góc Quan trọng và cấp bách, ba trong góc Quan trọng nhưng không khẩn cấp, và chín trong góc Cấp bách nhưng không quan trọng.
Sắp xếp các danh sách ba và chín nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Sau đó làm và hoàn thành nhiệm vụ một của bạn, tiếp theo ba nhiệm vụ theo thứ tự, và cuối cùng, chín nhiệm vụ theo thứ tự.
Trong một thế giới lý tưởng, bạn sẽ chỉ làm việc trên những nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất, giá trị cao nhất - nhưng thực tế hiếm khi làm được điều đó. Phương pháp 1-3-9 định cơ bản đó bằng cách cung cấp cho bạn một cách để đảm bảo bạn ít nhất đang làm việc trên những nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhiệm vụ ít quan trọng của bạn.
Bạn thậm chí có thể kết hợp kỹ thuật 1-3-9 với ma trận Eisenhower, để bạn có một nhiệm vụ trong góc Quan trọng và cấp bách, ba trong góc Quan trọng nhưng không khẩn cấp, và chín trong góc Cấp bách nhưng không quan trọng.
Sắp xếp các danh sách ba và chín nhiệm vụ trong thứ tự ưu tiên. Sau đó làm và hoàn thành nhiệm vụ một của bạn, tiếp theo ba nhiệm vụ theo thứ tự, và cuối cùng, chín nhiệm vụ theo thứ tự.
Sắp xếp các danh sách ba và chín nhiệm vụ trong thứ tự ưu tiên. Sau đó làm và hoàn thành nhiệm vụ một của bạn, tiếp theo ba nhiệm vụ theo thứ tự, và cuối cùng, chín nhiệm vụ theo thứ tự.
Trong một thế giới lý tưởng, bạn sẽ chỉ làm việc trên những nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất, giá trị cao nhất - nhưng thực tế hiếm khi làm được điều đó. Phương pháp 1-3-9 định cơ bản đó bằng cách cung cấp cho bạn một cách để đảm bảo bạn ít nhất đang làm việc trên những nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhiệm vụ ít quan trọng của bạn.
In an ideal world, you'd be able to work only on your highest-priority, high-value tasks—but things rarely work out that way. The 1-3-9 method addresses that reality by giving you a way to make sure you're at least working on the most important of your less important tasks.
Trong một thế giới lý tưởng, bạn có thể chỉ làm những nhiệm vụ có giá trị cao nhất, ưu tiên cao nhất của bạn - nhưng cuộc sống hiếm khi diễn ra theo cách đó. Phương pháp 1-3-9 giải quyết thực tế bằng cách đảm bảo bạn ít nhất đã hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trong những nhiệm vụ ít quan trọng hơn của bạn.
Bất kỳ ứng dụng ma trận ưu tiên hoặc ứng dụng Kanban nào cũng hoạt động tốt với kỹ thuật thứ tự ưu tiên 1-3-9.
Bất kỳ ứng dụng ma trận ưu tiên hoặc ứng dụng Kanban nào cũng hoạt động tốt với kỹ thuật thứ tự ưu tiên 1-3-9.
9. Kỹ thuật hai danh sách
Kỹ thuật hai danh sách của Warren Buffett là một cách tiếp cận thực sự đơn giản khác cho việc ưu tiên.
Kỹ thuật hai danh sách của Warren Buffett là một cách tiếp cận thực sự đơn giản khác cho việc ưu tiên.
Phương pháp Hai danh sách của Warren Buffett là một cách tiếp cận rất đơn giản để sắp xếp ưu tiên.
Đầu tiên, bạn viết xuống danh sách 25 điều bạn muốn hoàn thành. Khi danh sách hoàn thành, khoanh tròn năm điều quan trọng nhất trong danh sách đó.
Khi bạn hoàn thành, tổng hợp các kết quả thành hai danh sách:
Danh sách đầu tiên - chứa năm nhiệm vụ mà bạn khoanh tròn - trở thành danh sách cần làm của bạn.
Danh sách thứ hai - chứa 20 nhiệm vụ mà bạn không khoanh tròn - trở thành danh sách bạn chưa cần làm (tạm thời).
- Danh sách đầu tiên - chứa năm nhiệm vụ mà bạn khoanh tròn - trở thành danh sách cần làm của bạn.
Tập trung vào việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trên danh sách đầu tiên của bạn. Chỉ sau đó bạn có thể bắt đầu làm việc trên danh sách thứ hai.
Kỹ thuật Hai danh sách được thiết kế để thực hiện trên giấy, nhưng bạn có thể đạt được điều tương tự với bất kỳ ứng dụng danh sách công việc nào cho phép bạn di chuyển các nhiệm vụ từ một danh sách sang danh sách khác. Hoặc, nếu bạn muốn thật sự sáng tạo, biến 25 mục tiêu của bạn thành các hình vẽ đơn giản.
Kỹ thuật Hai danh sách được thiết kế để thực hiện trên giấy, nhưng bạn có thể đạt được điều tương tự với bất kỳ ứng dụng danh sách công việc nào cho phép bạn di chuyển các nhiệm vụ từ một danh sách sang danh sách khác. Hoặc, nếu bạn muốn thực sự sáng tạo, biến 25 mục tiêu của bạn thành các hình vẽ đơn giản.
Nguyên tắc Pareto (quy luật 80/20) là một cách tiếp cận hiệu quả để tối ưu hóa hiệu suất cá nhân và công việc.
Nguyên tắc Pareto (quy luật 80/20) là một cách tiếp cận hiệu quả để tối ưu hóa hiệu suất cá nhân và công việc.
Nguyên tắc Pareto (quy luật 80/20) là một cách tiếp cận hiệu quả để tối ưu hóa hiệu suất cá nhân và công việc.
Nguyên lý Pareto, cũng được gọi là quy tắc 80/20, cho biết rằng 80% hậu quả thường đến từ 20%. Ví dụ, 80% ảnh hưởng của bạn tại nơi làm việc đến từ 20% các nhiệm vụ bạn thực hiện.
Đặt theo một cách khác, nếu bạn ưu tiên một phần nhỏ các nhiệm vụ đúng đắn, chúng có thể đem lại hiệu ứng vượt trội.
Để áp dụng quy tắc 80/20 vào thực tế, xác định 20% công việc quan trọng nhất và ưu tiên cho những nhiệm vụ đó. Không có quy định cụ thể trong nguyên lý Pareto về cách xác định 20% công việc quan trọng, nhưng bạn có thể tham khảo các chiến lược khác.
Một cách khác để nói, nếu bạn tập trung vào một phần nhỏ các nhiệm vụ quan trọng, chúng có thể tạo ra tác động lớn.
Để áp dụng quy tắc 80/20 vào thực tế, xác định 20% công việc quan trọng nhất và ưu tiên cho những nhiệm vụ đó. Không có quy định cụ thể trong nguyên lý Pareto về cách xác định 20% công việc quan trọng, nhưng bạn có thể tham khảo các chiến lược khác.
Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 vào thực tế, xác định 20% công việc quan trọng nhất và ưu tiên cho những nhiệm vụ đó. Không có quy định cứng nhắc trong nguyên tắc Pareto về cách xác định 20% công việc quan trọng, nhưng bạn có thể áp dụng các chiến lược khác.
Bí kíp: Cách ưu tiên các nhiệm vụ cho các nhóm
Bổ sung: Làm sao để xác định ưu tiên các công việc cho đội ngũ
Nhiều phương pháp ưu tiên được liệt kê ở trên đều hữu ích cho việc ưu tiên các nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Nhưng nếu bạn đang làm việc trên quy mô lớn hơn thì sao? Ví dụ, một nhóm sản phẩm đang tranh luận về các tính năng nào sẽ triển khai tiếp theo, hoặc một nhóm tiếp thị quyết định cách phân chia ngân sách quảng cáo của họ qua các chiến dịch khác nhau. Trong những trường hợp đó, đây là vài phương pháp ưu tiên để giúp đội ngũ của bạn xác định và sắp xếp các nhiệm vụ đó:
Cách chọn kỹ thuật ưu tiên phù hợp
Mô hình Kano
Ưu tiên công việc ngắn nhất có trọng số cao nhất (WSJF)
Mô hình điểm RICE
Mô hình Kano
Ưu tiên công việc ngắn nhất có trọng số cao nhất (WSJF)
Mô hình điểm RICE
Bí quyết chọn kỹ thuật ưu tiên phù hợp
Chọn phương pháp ưu tiên phù hợp là điều quan trọng
Mỗi kỹ thuật trong danh sách này đều giúp bạn đạt được mục tiêu chung: đảm bảo rằng bạn luôn làm việc vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Vì vậy, cuối cùng, không quan trọng bạn sử dụng phương pháp nào. Không quan trọng bạn sử dụng nhiều phương pháp. Và không quan trọng bạn kết hợp các phần của các phương pháp khác nhau để tạo ra phương pháp tùy chỉnh của riêng bạn.
Quan trọng là bạn chọn điều gì đó hợp lý và tự nhiên, và bắt tay vào làm.
Điều quan trọng là bạn chọn một điều có ý nghĩa và cảm thấy tự nhiên, và bắt đầu làm.
Quan trọng là bạn chọn điều gì đó có ý nghĩa và tự nhiên, và bắt đầu hành động.
