Buzz
Dưới đây là 10 kỹ thuật ưu tiên để giúp bạn nhận diện công việc quan trọng nhất của mình.
Khi mọi thứ trên danh sách việc cần làm của bạn cảm thấy quan trọng đến mức độ khẩn cấp (hoặc khi có ai đó bạn phải trả lời cảm thấy như vậy), hãy sử dụng một hoặc nhiều kỹ thuật ưu tiên này để giúp bạn xác định công việc quan trọng nhất của bạn và hoàn thành công việc.
Không bao giờ đủ thời gian để làm hết mọi thứ bạn muốn làm. Đó là vấn đề phổ biến. Và chúng ta đều chấp nhận sự thật đó và sống với thực tế đó cho đến khi tình huống xấu nhất xuất hiện: không đủ thời gian để làm tất cả những gì bạn phải làm.
Khi mọi thứ trên danh sách việc cần làm của bạn cảm thấy quan trọng đến mức độ khẩn cấp (hoặc khi có ai đó bạn phải trả lời cảm thấy như vậy), hãy sử dụng một hoặc nhiều kỹ thuật ưu tiên này để giúp bạn xác định công việc quan trọng nhất của bạn và hoàn thành công việc.
Khi mọi thứ trên danh sách việc cần làm của bạn cảm thấy quan trọng đến mức độ khẩn cấp (hoặc khi có ai đó bạn phải trả lời cảm thấy như vậy), hãy sử dụng một hoặc nhiều kỹ thuật ưu tiên này để giúp bạn xác định công việc quan trọng nhất của bạn và hoàn thành công việc.
Khi mọi thứ trên danh sách việc cần làm của bạn đều cảm thấy vô cùng quan trọng (hoặc khi ai đó mà bạn hỏi cảm thấy như vậy), hãy sử dụng một hoặc nhiều trong những kỹ thuật ưu tiên này để giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành công việc.
Phương pháp ưu tiên là gì?
Phương pháp ưu tiên giúp bạn đưa ra quyết định có căn cứ về thứ tự bạn nên hoàn thành các nhiệm vụ của mình dựa trên các yếu tố khác nhau như tính quan trọng và ngày hết hạn. Với một danh sách các nhiệm vụ đã được ưu tiên, bạn có một vũ khí để từ chối mời họp không cần thiết và các yêu cầu vào phút cuối một cách lịch sự.
Ví dụ, khi các bên liên quan đến dự án lại đưa ra yêu cầu 'khẩn cấp', chúng tôi sẽ cho họ xem danh sách nhiệm vụ đã được ưu tiên của chúng tôi và hỏi, 'Chúng tôi nên cắt bớt cái gì để thực hiện yêu cầu này?' Sau khi nhìn thấy tính quan trọng của các nhiệm vụ khác trong danh sách, các yêu cầu khẩn cấp thường trở nên ít quan trọng hơn đáng kể.
Ví dụ, khi các bên liên quan đến dự án lại đưa ra yêu cầu 'khẩn cấp', chúng tôi sẽ cho họ xem danh sách nhiệm vụ đã được ưu tiên của chúng tôi và hỏi, 'Chúng tôi nên cắt bớt cái gì để thực hiện yêu cầu này?' Sau khi nhìn thấy tính quan trọng của các nhiệm vụ khác trong danh sách, các yêu cầu khẩn cấp thường trở nên ít quan trọng hơn đáng kể.
Ví dụ, khi các bên liên quan đến dự án lại đưa ra yêu cầu 'khẩn cấp', chúng tôi sẽ cho họ xem danh sách nhiệm vụ đã được ưu tiên của chúng tôi và hỏi, 'Chúng tôi nên cắt bớt cái gì để thực hiện yêu cầu này?' Sau khi nhìn thấy tính quan trọng của các nhiệm vụ khác trong danh sách, các yêu cầu khẩn cấp thường trở nên ít quan trọng hơn đáng kể.
Ví dụ, khi các nhà đầu tư tiếp cận nhóm của tôi với các yêu cầu 'cấp bách', chúng tôi nên cho họ thấy danh sách ưu tiên nhiệm vụ của chúng tôi và hỏi, 'Chúng ta nên ưu tiên cái nào để đáp ứng yêu cầu này?' Sau khi nhìn thấy tính quan trọng của các mục khác trên danh sách, các yêu cầu cấp bách thường trở nên ít cấp bách hơn.
Tuy nhiên, kỹ thuật ưu tiên không chỉ dừng lại ở việc lấy lại sự kiểm soát trong công việc. Chúng cũng hữu ích để quản lý các ưu tiên cạnh tranh từ gia đình, bạn bè, và thậm chí là phần của não bộ luôn tìm kiếm các dự án phụ.
Cách ưu tiên nhiệm vụ: 10 phương pháp sắp xếp
Giống như việc xác định phong cách làm việc của bạn, việc tìm ra kỹ thuật ưu tiên phù hợp là cá nhân. Nếu có một phương pháp cụ thể bạn quan tâm muốn tìm hiểu, đừng ngần ngại nhảy vào. Nếu không, hãy cuộn xuống để khám phá các lựa chọn khác nhau và chọn những phương pháp phù hợp với bạn.
Làm thế nào để ưu tiên công việc: 10 kỹ thuật ưu tiên
Tương tự như việc xác định phong cách làm việc của bạn, việc tìm ra phương pháp ưu tiên phù hợp là cá nhân. Nếu có một phương pháp cụ thể bạn quan tâm muốn tìm hiểu, đừng ngần ngại nhảy vào. Nếu không, hãy cuộn xuống để khám phá các lựa chọn khác nhau và chọn những phương pháp phù hợp với bạn.
Tương tự như việc xác định phong cách làm việc của bạn, việc tìm ra kỹ thuật ưu tiên phù hợp là tuỳ thuộc vào từng người. Nếu có một phương pháp cụ thể bạn quan tâm để học hỏi, hãy thoải mái thử. Nếu không, hãy kéo xuống để khám phá các lựa chọn khác nhau và chọn những phương pháp phù hợp với bạn.
- Kỹ thuật ma trận ưu tiên bao gồm việc phân bố các nhiệm vụ của bạn trên một ma trận bốn góc như được thể hiện dưới đây. Trục x đại diện cho một giá trị, và trục y đại diện cho một giá trị khác. Mỗi góc, sau đó, đại diện cho ưu tiên dựa trên các giá trị đã được xác định.
1. Ma trận ưu tiên
Phương pháp ma trận ưu tiên bao gồm việc phân bổ nhiệm vụ của bạn trên một ma trận bốn góc như dưới đây. Trục x biểu thị một giá trị, và trục y biểu thị một giá trị khác. Mỗi góc, sau đó, biểu thị ưu tiên dựa trên các giá trị đã được xác định.
Kỹ thuật ma trận ưu tiên bao gồm phân bổ các nhiệm vụ khắp ma trận bốn-góc như phần được trình bày dưới đây. Trục x đại diện cho giá trị, trục y đại diện cho giá trị khác. Sau đó, mỗi góc đại diện cho ưu tiên dựa vào các giá trị đã được định nghĩa.
Kỹ thuật ma trận ưu tiên bao gồm việc phân bổ nhiệm vụ của bạn trên một ma trận bốn góc như dưới đây. Trục x biểu thị một giá trị, và trục y biểu thị một giá trị khác. Mỗi góc, sau đó, biểu thị ưu tiên dựa trên các giá trị đã được xác định.
Có vô số cách để bạn có thể tổ chức ma trận ưu tiên của mình. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về ma trận ưu tiên để bạn tham khảo.
Có vô số cách để bạn có thể sắp xếp ma trận ưu tiên của bạn. Dưới đây là những ví dụ phổ biến về ma trận ưu tiên để bạn khởi đầu.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower
sự khẩn cấp
tầm quan trọng
Trong ma trận Eisenhower, trục x biểu thịmức độ khẩn cấp
trong khi trục y đại diện chomức độ quan trọng
, cung cấp cho bạn các loại sau đây (từ trên cùng bên trái theo chiều kim đồng hồ):Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Các nhiệm vụ là ưu tiên thấp hơn mà bạn nên thêm vào danh sách việc cần làm của mình cho sau này.Quan trọng và khẩn cấp
là các nhiệm vụ hàng đầu của bạn.Khẩn cấp nhưng không quan trọng
là những nhiệm vụ phải hoàn thành nhưng có thể giao cho người khác.Không khẩn cấp hoặc quan trọng
Các nhiệm vụ có lẽ là những phiền toái không cần thiết.Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Quan trọng và khẩn cấp
Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Không khẩn cấp hoặc không quan trọng
Để sử dụng, đánh giá mỗi nhiệm vụ dựa trên sự khẩn cấp và tầm quan trọng của nó, sau đó đặt nhiệm vụ vào ô tương ứng.
Để áp dụng, hãy đánh giá mỗi nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của nó, và sau đó đặt nó vào góc tương ứng.
Bằng cách đặt mỗi nhiệm vụ trong danh sách của bạn vào một ô trên Ma trận Eisenhower, bạn có thể xác định những gì cần làm ngay bây giờ, những gì có thể để lại sau này, những gì đáng giao, và những gì có thể loại bỏ hoàn toàn.
Đặt mỗi nhiệm vụ trong danh sách của bạn vào một ô trên Ma Trận Eisenhower, bạn có thể xác định những gì cần làm ngay bây giờ, những gì có thể để lại cho sau, những gì đáng để giao, và những gì có thể loại bỏ hoàn toàn.
Ma trận ảnh hưởng - nỗ lực
Ma trận ảnh hưởng - nỗ lực
ảnh hưởng
nỗ lực
Trong Ma trận ảnh hưởng - nỗ lực, trục x đại diện chotác động
và trục y đại diện chonỗ lực
. Vì vậy, bạn sẽ có ma trận với các góc sau đây (từ trên cùng bên trái theo chiều kim đồng hồ):- Để phân phối công việc của bạn một cách hợp lý, hãy đánh giá mức độ nỗ lực mà mỗi công việc sẽ tốn và tác động của việc hoàn thành nó. Bất kỳ công việc nào thuộc vào góc Ít nỗ lực, nhiều ảnh hưởng là ưu tiên hàng đầu của bạn, tiếp theo là những công việc trong góc Nhiều nỗ lực, nhiều ảnh hưởng.
Nếu bạn có rất nhiều công việc trong hai góc này, hãy xem xét làm một hoặc hai công việc từ góc Ít nỗ lực, nhiều ảnh hưởng. Cảm giác thành tựu từ việc hoàn thành những nhiệm vụ nhanh chóng này có thể mang lại động lực cần thiết để xử lý phần còn lại.
Để phân bổ các công việc một cách hợp lý, hãy đánh giá mức độ nỗ lực mà mỗi công việc sẽ tốn và tác động của việc hoàn thành nó. Bất kỳ công việc nào thuộc vào góc Ít nỗ lực, nhiều ảnh hưởng là ưu tiên hàng đầu của bạn, tiếp theo là những công việc trong góc Nhiều nỗ lực, nhiều ảnh hưởng.
Nếu bạn có rất nhiều công việc trong hai góc này, hãy xem xét làm một hoặc hai công việc từ góc Ít nỗ lực, nhiều ảnh hưởng. Cảm giác thành tựu từ việc hoàn thành những nhiệm vụ nhanh chóng này có thể mang lại động lực cần thiết để xử lý phần còn lại.
Để phân bổ các công việc một cách hợp lý, hãy đánh giá mức độ nỗ lực mà mỗi công việc sẽ tốn và tác động của việc hoàn thành nó. Bất kỳ công việc nào thuộc vào góc Ít nỗ lực, nhiều ảnh hưởng là ưu tiên hàng đầu của bạn, tiếp theo là những công việc trong góc Nhiều nỗ lực, nhiều ảnh hưởng.
Ma trận giá trị chi phí
Ma trận chi phí và giá trị
chi phí
giá trị
chi phí
giá trị
Nhiều giá trị, ít chi phí
Nhiều giá trị, nhiều chi phí
Ít giá trị, nhiều chi phí
Ít giá trị, ít chi phí
Đánh giá chi phí của nhiệm vụ của bạn (theo thời gian) và giá trị mà nó mang lại. Các nhiệm vụ trong góc Nhiều giá trị, ít chi phí là những chiến thắng nhanh chóng của bạn, trong khi những nhiệm vụ trong Ít giá trị, nhiều chi phí là những nhiệm vụ bạn có thể nên tránh.
Với bất kỳ mô hình ma trận nào ở trên, bạn có thể vẽ chúng trên giấy hoặc trong bảng tính. Hoặc bạn có thể sử dụng một ứng dụng có tính năng tích hợp để xây dựng các ma trận ưu tiên, như TickTick.
Với bất kỳ các mô hình ma trận bên trên, bạn có thể phác thảo trên giấy hoặc trong bảng tính. Hoặc bạn có thể sử dụng ứng dụng có sẵn các tính năng để tạo các ma trận thứ tự ưu tiên, như TickTick.
Phương pháp ưu tiên MoSCoW
Phương pháp ưu tiên MoSCoW
Phương pháp ưu tiên MoSCoW
Phương pháp MoSCoW là một kỹ thuật ưu tiên đơn giản khi bạn gán mỗi nhiệm vụ trên danh sách công việc của mình vào một trong bốn danh mục:
M – Phải làm
Nhiệm vụ
Mlà những điều bạn nhất định phải làm.Nhiệm vụNhiệm vụ
S – Nên làmNhiệm vụ là những điều bạn nên làm, nhưng chúng có độ ưu tiên thấp hơn so với M nhiệm vụ.Nhiệm vụ
C – Có thể làmNhiệm vụ là những việc bạn muốn làm. Bạn muốn làm chúng, nhưng nếu bạn không làm, có lẽ cũng không quan trọng lắm.W – Sẽ không làm
: Nhiệm vụ W là những việc đơn giản không đáng làm.M - Phải làm: Nhiệm vụ M là những điều mà bạn chắc chắn phải làm.
S - Nên làm: Nhiệm vụ S là những điều mà bạn nên làm, nhưng chúng có tính ưu tiên thấp hơn so với các nhiệm vụ M.
: Nhiệm vụ S là những điều mà bạn nên làm, nhưng chúng có tính ưu tiên thấp hơn so với các nhiệm vụ M.C - Có thể thực hiện
: Nhiệm vụ C là những điều nên làm. Bạn có thể muốn thực hiện chúng, nhưng nếu bạn không làm, chắc chắn cũng không sao.W - Sẽ không làm
: Nhiệm vụ W là những điều mà không đáng để làm.Note
Lưu ý
Nếu bạn đang đối mặt với nhiều nhiệm vụ cần chuyển giao, phương pháp MoSCoW có thể không phải là lựa chọn phù hợp. Hãy thử áp dụng phương pháp ABCDE, một kỹ thuật thay thế mà có thể phù hợp hơn cho bạn.Sau khi bạn đã phân loại từng nhiệm vụ vào từng danh mục, hãy xóa các nhiệm vụ đánh dấu là W. Cảm nhận sự nhẹ nhõm khi danh sách công việc của bạn ngắn đi. Sau đó, hãy bắt đầu làm việc. Tập trung vào các nhiệm vụ M trước, tiếp theo là các nhiệm vụ S, và nếu còn thời gian, hãy làm các nhiệm vụ C.
Bằng cách làm việc theo thứ tự từ trên xuống dưới, bạn có thể đảm bảo rằng luôn làm việc trên các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất của mình.
Tận dụng lợi thế của việc sắp xếp danh sách từ trên xuống, bạn có thể đảm bảo rằng luôn tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của mình.
Để cách mạng hóa cách bạn hiểu và tổ chức các nhiệm vụ, hãy thử sử dụng một ứng dụng Kanban như Trello hoặc KanbanFlow. Tạo một danh sách các nhiệm vụ chưa được sắp xếp, sau đó kéo mỗi nhiệm vụ vào danh mục thích hợp. Bạn cũng có thể kéo và thả các nhiệm vụ lên và xuống trong danh sách để chỉ định thứ tự bạn muốn làm việc trên chúng.
Để biểu diễn và tổ chức các nhiệm vụ một cách mạch lạc, hãy thử sử dụng ứng dụng Kanban như Trello hoặc KanbanFlow. Tạo một danh sách các nhiệm vụ chưa được sắp xếp, sau đó kéo mỗi nhiệm vụ vào danh mục phù hợp. Bạn cũng có thể kéo và thả các nhiệm vụ lên và xuống trong danh sách để xác định thứ tự mà bạn muốn làm việc trên chúng.
Để biểu diễn và tổ chức các nhiệm vụ một cách trơn tru, hãy sử dụng ứng dụng Kanban như Trello hoặc KanbanFlow. Tạo danh sách các nhiệm vụ chưa được sắp xếp, sau đó kéo từng nhiệm vụ vào danh mục tương ứng. Bạn cũng có thể kéo và thả các nhiệm vụ lên và xuống trong danh sách để xác định thứ tự bạn muốn hoàn thành chúng.
Tuy nhiên, để phương pháp MoSCoW thực sự phát huy hiệu quả, bạn phải đảm bảo tất cả các nhiệm vụ của bạn thực sự được thêm vào bảng của bạn, để bạn có thể phân loại chúng. Với Zapier, bạn có thể tự động hóa quá trình này bằng cách kết nối ứng dụng Kanban của bạn với các nguồn nhiệm vụ, như Slack hoặc hộp thư đến của email.
Tuy nhiên, để phương pháp MoSCoW thực sự phát huy hiệu quả, bạn phải đảm bảo tất cả các nhiệm vụ của bạn thực sự cần được thêm vào bảng của bạn, để bạn có thể phân loại chúng. Với Zapier, bạn có thể tự động hóa quá trình này bằng cách kết nối ứng dụng Kanban của bạn với các nguồn nhiệm vụ, như Slack hoặc hộp thư đến của email.
3. Phương pháp ABCDE là một phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng xuất phát từ cuốn sách Eat That Frog của Brian Tracy. Tương tự như kỹ thuật ưu tiên MoSCoW, phương pháp ABCDE giúp bạn gán từng nhiệm vụ trong danh sách của mình vào một danh mục cụ thể:
3. Phương pháp ABCDE
Phương pháp ABCDE được trích từ cuốn sách Eat That Frog của Brian Tracy. Giống như kỹ thuật ưu tiên MoSCoW, phương pháp ABCDE giúp bạn gán từng nhiệm vụ trong danh sách của mình vào một danh mục cụ thể:
Phương pháp ABCDE được lấy từ cuốn sách Eat That Frog của Brian Tracy. Tương tự như phương pháp ưu tiên MoSCoW, phương pháp ABCDE giúp bạn phân loại từng nhiệm vụ trong danh sách của mình vào các loại sau:
Nhiệm vụ loại A
là những việc bạn phải làm.Nhiệm vụ loại B
là những việc bạn nên làm.Nhiệm vụ loại C
là những việc bạn muốn làm.Nhiệm vụ loại D
là những việc bạn nên ủy thác cho người khác.Nhiệm vụ loại E
là những việc bạn nên loại bỏ.Các nhiệm vụ A
Nhiệm vụ Bắt Buộc
Các công việc Cần Thực Hiện
Nhiệm vụ Cần Đạt
Nhiệm vụ Quan Trọng
Những công việc này nên được loại bỏ.Phương pháp ABCDE mở rộng từ phương pháp MoSCoW bằng cách giúp bạn ưu tiên các công việc cần làm và xác định những công việc có thể được thực hiện bởi người khác.
Phương pháp ABCDE mở rộng từ phương pháp MoSCoW bằng cách giúp bạn ưu tiên thứ tự các nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện và xác định những nhiệm vụ có thể giao cho người khác hoàn thành.
Các ứng dụng Kanban cũng rất hữu ích cho kỹ thuật này. Bạn sẽ có một danh sách nguồn cho tất cả các nhiệm vụ của bạn, tiếp theo là các danh sách bổ sung để chứa các nhiệm vụ A, B, C, D và E. Kéo và thả các nhiệm vụ từ danh sách nguồn vào danh mục phù hợp, sau đó bắt đầu nhiệm vụ A của bạn.
Các ứng dụng Kanban cũng thực sự hiệu quả cho phương pháp này. Bạn sẽ có một nguồn danh sách cho các nhiệm vụ của bạn, tiếp theo là các danh sách bổ sung để chứa các nhiệm vụ A, B, C, D và E. Kéo và thả các nhiệm vụ từ danh sách nguồn vào danh mục phù hợp, sau đó bắt đầu nhiệm vụ A của bạn.
Ưu tiên Scrum
Ưu tiên Scrum (còn được gọi là ưu tiên Agile) là một phương pháp ưu tiên dựa trên việc sắp xếp các nhiệm vụ của bạn dựa trên cả ưu tiên và trình tự. Kỹ thuật này hoạt động đặc biệt tốt khi bạn phải xem xét trình tự.
Phương pháp ưu tiên Scrum (còn được gọi là phương pháp ưu tiên Agile) là một phương pháp ưu tiên dựa trên việc sắp xếp các nhiệm vụ của bạn dựa trên cả ưu tiên và trình tự. Kỹ thuật này hoạt động đặc biệt tốt khi bạn phải xem xét trình tự.
Ưu tiên Scrum (còn gọi là ưu tiên Agile) là phương pháp ưu tiên dựa trên việc sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo cả tính ưu tiên và tuần tự. Kỹ thuật này rất hiệu quả khi bạn phải xem xét trình tự.
Ví dụ, giả sử nhiệm vụ ưu tiên nhất của bạn là lợp lại sàn nhà vệ sinh của bạn. Tuy nhiên, bạn biết rằng bạn cũng cần thợ sửa ống nước chạy ống nước mới trong phòng tắm của bạn, và họ sẽ phải cắt vào sàn để làm điều đó. Việc chạy ống nước mới có thể là ưu tiên thấp hơn, nhưng vì nó sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ ưu tiên cao nhất của bạn về việc lợp lại sàn, nên nó cần phải hoàn thành trước.
Ví dụ, nếu nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn là lát lại sàn nhà vệ sinh. Tuy nhiên, bạn biết rằng bạn cũng cần thợ ống nước chạy ống nước mới trong phòng tắm của bạn, và họ sẽ phải cắt vào sàn để làm điều đó. Việc chạy ống nước mới có thể là ưu tiên thấp hơn, nhưng vì nó sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ ưu tiên cao nhất của bạn về việc lát lại sàn, nên nó cần phải hoàn thành trước.
Trong phương pháp ưu tiên Scrum, bạn đánh giá từng nhiệm vụ trong danh sách của bạn bằng ba tiêu chí:
Trong ưu tiên Scrum, bạn đánh giá từng nhiệm vụ trên danh sách của bạn bằng ba tiêu chí:
Độ quan trọng của nhiệm vụ này là bao nhiêu?
Độ quan trọng của nó so với các nhiệm vụ khác trên danh sách này là bao nhiêu?
Có bất kỳ nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ này không?
Độ quan trọng của nhiệm vụ này là bao nhiêu?
Độ quan trọng của nó so với các nhiệm vụ khác trên danh sách này là bao nhiêu?
Có bất kỳ nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ này không?
Sau đó, sử dụng câu trả lời cho những câu hỏi đó, bạn gán mỗi nhiệm vụ một số duy nhất từ một đến n (trong đó n là tổng số nhiệm vụ trên danh sách của bạn).
Sau đó, dựa vào câu trả lời cho những câu hỏi đó, bạn gán cho mỗi nhiệm vụ một số duy nhất từ một đến n (trong đó n là tổng số nhiệm vụ trên danh sách của bạn).
Ưu tiên Scrum hoạt động tốt một mình, nhưng nó cũng kết hợp tốt với các kỹ thuật khác như phương pháp MoSCoW hoặc ABCDE. Sau khi phân loại các nhiệm vụ của bạn theo độ ưu tiên (như M, C, và W hoặc A, B, và C), bạn có thể bắt đầu sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự bạn dự định hoàn thành chúng, nhớ rằng bất kỳ phụ thuộc nhiệm vụ nào có thể ảnh hưởng đến thứ tự đó.
Phương pháp ưu tiên Scrum hiệu quả khi bạn sử dụng một mình, nhưng nó cũng hoạt động tốt khi kết hợp với các phương pháp khác như MoSCoW hoặc ABCDE. Sau khi phân loại các nhiệm vụ theo độ ưu tiên (M, C, và W hoặc A, B, và C), bạn có thể bắt đầu xếp các nhiệm vụ theo thứ tự bạn dự định hoàn thành chúng, nhớ rằng bất kỳ phụ thuộc nhiệm vụ nào có thể ảnh hưởng đến thứ tự đó.
Bất kỳ ứng dụng danh sách công việc nào cho phép kéo và thả để sắp xếp đều hoạt động tốt cho phương pháp ưu tiên Scrum. Nhưng nếu bạn tổ chức các nhiệm vụ có nhiều phụ thuộc, các ứng dụng quản lý dự án như Jira và Asana cung cấp cách tốt hơn để trực quan hóa các nhiệm vụ theo thứ tự.
Mọi ứng dụng danh sách nên hỗ trợ việc kéo và thả để sắp xếp đối với ưu tiên Scrum. Nhưng nếu bạn phải sắp xếp các nhiệm vụ với nhiều phụ thuộc, các ứng dụng quản lý dự án như Jira và Asana cung cấp cách trực quan hóa nhiệm vụ theo thứ tự tốt hơn.
5. Phương pháp sắp xếp nổi bọt
Phương pháp sắp xếp nổi bọt là một cách hiệu quả để trả lời câu hỏi, 'Nhiệm vụ này quan trọng như thế nào so với các nhiệm vụ khác trên danh sách?' Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn đang gặp phải vấn đề mọi thứ đều cấp bách.
Bắt đầu với một lưới ngang và gán mỗi nhiệm vụ vào một ô.
Bắt đầu với một lưới ngang và gán mỗi nhiệm vụ vào một ô.
Bắt đầu với một lưới ngang và gán mỗi nhiệm vụ vào một ô.
Bắt đầu với lưới ngang và gán mỗi nhiệm vụ vào một ô.
Sau đó, lấy hai nhiệm vụ đầu tiên và đánh giá chúng với nhau bằng cách hỏi, “Nhiệm vụ nào quan trọng hơn?”
Sau đó, lấy hai nhiệm vụ đầu tiên và so sánh chúng với nhau bằng cách hỏi, “Nhiệm vụ nào quan trọng hơn?”
Bất kỳ nhiệm vụ nào quan trọng nhất từ bước trước sẽ được di chuyển sang bên trái. Trong ví dụ dưới đây, Nhiệm vụ 2 quan trọng hơn Nhiệm vụ 1, vì vậy hai nhiệm vụ sẽ đổi chỗ với nhau.
Bất kỳ nhiệm vụ nào quan trọng nhất từ bước trước sẽ được di chuyển sang bên trái. Trong ví dụ dưới đây, Nhiệm vụ 2 quan trọng hơn Nhiệm vụ 1, vì vậy hai nhiệm vụ sẽ đổi chỗ với nhau.
Sau đó, so sánh hai nhiệm vụ tiếp theo. Nhiệm vụ nào quan trọng hơn? Nhiệm vụ quan trọng hơn sẽ được di chuyển một ô sang bên trái.
Tiếp tục quá trình này cho đến khi bạn đến cuối danh sách. Sau đó lặp lại từ đầu. Tiếp tục thực hiện cho đến khi mỗi nhiệm vụ đều nằm bên trái của một nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Bây giờ, ưu tiên của bạn được liệt kê từ trái sang phải.
Tiếp tục quá trình này cho đến khi bạn đến cuối danh sách. Sau đó lặp lại từ đầu. Tiếp tục thực hiện cho đến khi mỗi nhiệm vụ đều nằm bên trái của một nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Bây giờ, ưu tiên của bạn được liệt kê từ trái sang phải.
Không có công cụ cụ thể dành cho phương pháp sắp xếp nổi bọt, nhưng bạn có thể dễ dàng sử dụng Kanban, danh sách công việc, hoặc ứng dụng quản lý dự án. Sự khác biệt duy nhất là bộ nhiệm vụ của bạn sẽ chạy từ trên xuống dưới thay vì từ trái sang phải.
Không có công cụ cụ thể dành cho phương pháp sắp xếp nổi bọt, nhưng bạn có thể dễ dàng sử dụng Kanban, danh sách công việc, hoặc ứng dụng quản lý dự án. Sự khác biệt duy nhất là bộ nhiệm vụ của bạn sẽ chạy từ trên xuống dưới thay vì từ trái sang phải.
Tiếp tục quá trình này cho đến khi bạn đến cuối danh sách. Sau đó lặp lại từ đầu. Tiếp tục thực hiện cho đến khi mỗi nhiệm vụ đều nằm bên trái của một nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Bây giờ, ưu tiên của bạn được liệt kê từ trái sang phải.
