Buzz
Trong một ngày, bạn không thể làm được một triệu công việc. Nhưng bạn có thể hoàn thành chín công việc.
Dù bạn đặt ra mục tiêu năng suất nào và sử dụng kỹ thuật gì, bạn vẫn bắt đầu bằng việc tạo danh sách công việc cần làm. Việc xây dựng một danh sách công việc chặt chẽ là bước quan trọng để làm việc hiệu quả.
Không quan trọng bạn có mục tiêu năng suất gì và dùng kỹ thuật nào, bạn vẫn cần bắt đầu bằng danh sách công việc cần làm. Việc biết cách tạo ra một danh sách công việc tốt là bước đầu tiên quan trọng để làm việc hiệu quả, vì bạn cần nó để tiếp tục các bước lập kế hoạch khác.
Quy tắc 1-3-5 là gì?
Hãy thử áp dụng quy tắc 1-3-5 một thời gian và xem hệ thống danh sách công việc này hoạt động ra sao với bạn.
Quy tắc 1-3-5 là gì?
Quy tắc 1-3-5 nhận ra rằng trong một ngày thông thường, bạn không thể làm tất cả mọi thứ. Nhưng những gì bạn có thể làm được là một nhiệm vụ lớn, ba nhiệm vụ cỡ trung bình và năm nhiệm vụ nhỏ.
Những nhiệm vụ này có thể liên quan đến nhau hoặc không. Ví dụ, một nhiệm vụ lớn có thể là cuộc hẹn với người chuyên về thuế của bạn, không liên quan gì đến ba nhiệm vụ cỡ trung bình của bạn: mua sắm thực phẩm, chuẩn bị cho một cuộc họp tại công ty, và chọn một món quà cho sinh nhật của một người bạn.
Những nhiệm vụ nhỏ có thể là bất kỳ điều gì từ trả lời email đến sắp xếp quần áo cho cả tuần, tùy thuộc vào bạn xem đó là nhiệm vụ lớn, trung bình và nhỏ như thế nào.
Hình ảnh về Năng suất làm việc - Tải miễn phí trên Freepik
Ngược lại, quy tắc cũng có thể áp dụng cho các nhiệm vụ lớn và liên quan đến việc nhóm chúng thành các nhóm nhỏ hơn. Ví dụ, bạn đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ. Quy tắc 1-3-5 có thể giúp bạn phân chia mọi thứ bạn cần làm. Nhiệm vụ lớn có thể là đặt vé máy bay và đặt chỗ ở khách sạn. Ba nhiệm vụ trung bình có thể là nhận vé cho bất cứ điều gì bạn sẽ làm khi bạn đến nơi, mua sắm những gì bạn cần và đảm bảo một người chăm sóc thú cưng. Những nhiệm vụ nhỏ có thể là bất cứ điều gì từ việc thiết lập thông báo vắng mặt đến gửi email về lịch trình.
Cách sử dụng quy tắc 1-3-5 để tăng hiệu suất làm việc
Hình ảnh về Quy tắc 1-3-5 trong quản lý thời gian
Tải xuống miễn phí trên Freepik: Hình ảnh về Năng suất làm việc
Bắt đầu mỗi ngày bằng việc lập danh sách công việc cần làm, sau đó chọn ra những điều đặc biệt quan trọng. (Đây là nơi hiểu biết về ma trận Eisenhower, giúp bạn ưu tiên các trách nhiệm theo tính cấp bách và quan trọng, sẽ hữu ích.) Từ nhóm đó, xác định một nhiệm vụ lớn, ba nhiệm vụ trung bình và năm nhiệm vụ nhỏ. Đó là danh sách công việc cần làm của bạn trong ngày. Thừa nhận từ đầu rằng bạn không thể và cũng không nên hoàn thành tất cả trong một ngày giúp bạn tập trung vào những gì bạn có thể và sẽ làm, thay vì lo lắng về phần còn lại mà bạn để cho ngày mai.
Tiếp theo, đặt thời gian trong lịch của bạn cho mỗi nhiệm vụ. Sử dụng kỹ thuật hộp thời gian, hoặc phương pháp chỉ định thời gian cho mọi việc bạn cần làm trong một ngày trên lịch của bạn, và xem xét việc để cho mình ít thời gian hơn so với bạn nghĩ bạn cần cho mọi thứ, để đánh bại luật Parkinson, ý tưởng rằng nếu bạn cho mình quá nhiều thời gian để làm bất cứ điều gì, bạn sẽ lãng phí thời gian. Sau khi bạn đã xếp lịch ngày của mình, bắt đầu với nhiệm vụ lớn đó. Gọi là 'ăn con ếch', cách tiếp cận nhiệm vụ lớn đầu tiên sẽ khiến bạn cảm thấy thành tựu khi hoàn thành, đồng thời thúc đẩy bạn tiến vào những nhiệm vụ cỡ trung bình và nhỏ hơn. Ngoài ra, có lý do để nghĩ rằng trách nhiệm lớn sẽ mất nhiều thời gian và tài nguyên nhất, vì vậy hoàn thành nó trước tiên đảm bảo bạn có đủ thời gian và tài nguyên để dành cho nó.
Cuối cùng, hãy linh hoạt. Các nhiệm vụ hoặc công việc bất ngờ luôn xuất hiện và có thể không dễ dàng phân loại vào các hộp 1-3-5. Bạn cũng có thể không hoàn thành một trong những nhiệm vụ của mình trong ngày. Mục tiêu ở đây không phải là tự trách bản thân hoặc cứng nhắc. Thay vào đó, mục tiêu là giúp bạn cảm thấy ít bị áp đặt bởi số lượng công việc cần làm, ưu tiên chúng và hoàn thành một phần mỗi ngày. Nếu một công việc nào đó bị bỏ sót, hãy chắc chắn đưa nó trở lại danh sách vào ngày hôm sau và tiếp tục.
Xem thêm: Ưu điểm của việc sử dụng Lịch hộp thời gian
Bắt đầu mỗi ngày bằng việc lập danh sách việc cần làm, sau đó xem xét và chọn ra những điều quan trọng nhất. (Đây là nơi kiến thức về ma trận Eisenhower, giúp bạn ưu tiên các trách nhiệm theo tính cấp bách và quan trọng, sẽ hữu ích.) Từ nhóm đó, xác định một nhiệm vụ lớn, ba nhiệm vụ trung bình và năm nhiệm vụ nhỏ. Đó là danh sách công việc cần làm của bạn trong ngày. Thừa nhận từ đầu rằng bạn không thể và cũng không cần phải hoàn thành tất cả trong một ngày giúp bạn tập trung vào những gì bạn có thể và sẽ làm, thay vì lo lắng về phần còn lại mà bạn để dành cho ngày mai.
