[ToMo-Song ngữ]Làm Việc Hiệu Quả mà Không Bị Áp Đặt(Phần 2)

Buzz

Nội dung bài viết

4) Tổ chức công việc thành nhóm

4) Gom những công việc tương tự lại với nhau

Gom các thay đổi nhỏ lại với nhau và thực hiện chúng sau khi đã sẵn sàng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Mỗi công việc đều đi kèm với một chi phí thiết lập. Việc tập trung vào một lúc có thể giúp giảm thiểu chi phí này và tăng hiệu quả làm việc.

20% của nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn.

80% của nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Công việc cần làm.

5) Ủy quyền.

5) Giao phó.

Vì chúng ta không bao giờ có thể hoàn thành mọi thứ nếu chỉ dựa vào sức mình. Chúng ta luôn có thể đạt được nhiều hơn khi có người khác giúp đỡ chúng ta.

Vòng lặp

Giá trị của công việc so với thời gian của tôi.

Lợi ích và Chi phí của việc tuyển dụng.

6) Làm một cuộc kiểm tra định kỳ

6) Làm một đợt kiểm tra thường xuyên

WHY.

WHAT.

HOW.

Trong mỗi tuần, hai tuần hoặc thậm chí mỗi tháng, bạn đều có thể thực hiện một cuộc kiểm toán. Nhưng điểm quan trọng ở đây là phải thực hiện một cuộc kiểm toán. Sử dụng cuộc kiểm toán như là một cơ hội để đánh giá cách bạn đã sử dụng thời gian của mình, bởi vì rất dễ rơi vào chế độ làm việc, bận rộn và dành hết thời gian mà không thực sự suy nghĩ liệu thời gian đó đã được sử dụng hiệu quả hay không. Một cuộc kiểm toán là cơ hội này, cơ hội để chúng ta có thể bước lùi để suy nghĩ thực sự về cách chúng ta đã trải qua những ngày, tuần đã trôi qua, và liệu chúng ta có thể làm những điều khác biệt hay không.

Hiệu suất là khi chúng ta sử dụng thời gian của mình một cách tỉnh táo. Tiếp cận mỗi ngày của chúng ta một cách tỉnh táo và suy nghĩ về cách chúng ta có thể tận dụng tối đa nó.

Lời kết

Đóng góp

Chăm chỉ làm việc, đồng thời đảm bảo rằng điều đó đang mang lại tác động lớn lao. Hãy đảm bảo rằng năng lượng và nỗ lực của bạn cũng đang tạo ra ảnh hưởng to lớn với thế giới.

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Để làm việc hiệu quả hơn, hãy tổ chức công việc thành nhóm và gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau.
- Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí thiết lập.
- Việc tập trung vào các nhiệm vụ lặp lại cùng một lúc thay vì làm từng việc riêng biệt có thể cải thiện hiệu suất làm việc.
- Đối với những công việc có thể ủy thác, hãy học cách giao phó cho người khác để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Cuối cùng, thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch làm việc khi cần thiết.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ giúp bạn đánh giá cách sử dụng thời gian trong tuần qua.
- Hãy tự hỏi mình có hài lòng với cách sử dụng thời gian không, có thể cải thiện gì không, và áp dụng phương pháp tốt hơn không.
- Kiểm toán giúp bạn tránh bị mắc kẹt trong công việc hàng ngày và đánh giá lý do, mục tiêu, và phương pháp làm việc của mình, từ đó cải thiện hiệu suất và đảm bảo năng lượng của bạn được sử dụng hiệu quả nhất.

Phần 1: Làm Việc Hiệu Quả mà Không Bị Áp Đặt(Phần 1)

4) Tổ chức công việc thành nhóm

4) Gom những công việc tương tự lại với nhau

Mẹo thứ tư của tôi là tổ chức công việc thành nhóm. Thường thì bạn sẽ thấy một mẫu lặp lại trong những công việc bạn làm. Và khi bạn bắt đầu nhận ra một sự tương đồng trong các công việc nhất định, việc tổ chức chúng thành nhóm sẽ giúp bạn.

Tổ chức công việc thành nhóm có nghĩa là, giả sử bạn cần phải trả lời email số 1 và sau đó, sau này, bạn cần phải trả lời email số 2, và số ba, và số bốn, và cứ thế. Vì vậy, thay vì đăng nhập vào hộp thư đến của bạn mỗi 5 phút để trả lời một email, tôi khuyên bạn nên gom tất cả các công việc này lại với nhau. Vì vậy bạn có thể dành 1-2 giờ cho một công việc trong Khu vực 2, và sau đó, vào một thời điểm cụ thể trong ngày, đăng nhập vào email của bạn và trả lời tất cả những email này cùng một lúc.

Một mẹo khác là tập trung vào nhiệm vụ tương tự nhau. Khi bạn nhận thấy một mẫu lặp lại trong công việc của mình, hãy tập trung vào việc thực hiện chúng cùng một lúc.

Thay vì trả lời từng email một, bạn có thể chọn gom chúng lại và xử lý cùng một lúc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

Ví dụ, nếu bạn là một thiết kế website và phải duy trì nhiều website khác nhau, hãy tập trung vào việc thực hiện các thay đổi cùng một lúc thay vì làm từng thay đổi một.

Gom các thay đổi nhỏ lại với nhau và thực hiện chúng sau khi đã sẵn sàng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Mỗi công việc đều đi kèm với một chi phí thiết lập. Việc tập trung vào một lúc có thể giúp giảm thiểu chi phí này và tăng hiệu quả làm việc.

Thời gian thiết lập diễn ra mỗi khi bạn bắt đầu làm một công việc mới. Việc tập trung vào nhiều công việc nhỏ cùng một lúc có thể giúp giảm thiểu thời gian này và tăng cường hiệu suất làm việc.

Chi phí thiết lập xuất hiện mỗi khi bạn hoàn thành một công việc. Khi có nhiều nhiệm vụ nhỏ trong một dự án, bạn thường phải lặp lại các bước giống nhau. Điều này dẫn đến việc mất thời gian và tăng chi phí. Thay vì làm những công việc này cách độc lập, hãy cân nhắc gom chúng lại và thực hiện cùng một lúc.

Đề xuất gom những nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Điều này đòi hỏi bạn phải đánh giá xem những nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian nhất hàng ngày và tìm ra cách để tối ưu hóa quản lý thời gian.

Gom các công việc tương tự lại với nhau giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc. Điều này cần sự tổ chức và lập kế hoạch kỹ lưỡng.

Dành thời gian cho những nhiệm vụ có tác động lớn. Việc xác định và hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ giúp bạn tận dụng thời gian hiệu quả nhất trong ngày.

Đưa ra danh sách những nhiệm vụ không quan trọng. Ghi lại những nhiệm vụ nhỏ mà bạn cần làm nhưng không ảnh hưởng nhiều đến kết quả cuối cùng.

Lập danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày. Ghi lại những công việc mới xuất hiện và cần hoàn thành trong ngày nhưng không cần phải thực hiện ngay lập tức.

20% của nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn.

80% của nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Công việc cần làm.

Đặt chúng vào cột 'Sẽ thực hiện' và sau đó đánh giá chúng vào cuối ngày và tiếp tục thực hiện, giúp chúng ta nhận ra sự tương đồng trong các nhiệm vụ này và phân loại chúng để chúng ta có thể giải quyết chúng hiệu quả hơn.

Phân công cho người khác.

5) Ủy quyền.

5) Giao phó.

Mẹo thứ năm của tôi là giao phó. Bây giờ, tôi biết rằng mẹo này không áp dụng cho những người không có khả năng giao phó. Nhưng đối với những người có khả năng, có lẽ bạn là một doanh nhân, hoặc bạn đang ở vị trí quản lý, hoặc bạn đang làm việc trong một nhóm mà các đồng nghiệp khác đang xử lý các nhiệm vụ khác nhau, thì việc học cách giao phó là rất quan trọng. Ngay cả khi bạn không có quyền giao phó ngay bây giờ, có thể sẽ có một thời điểm trong tương lai khi bạn chuyển sang một vị trí khác trong sự nghiệp của mình hoặc bạn thăng tiến trên thang lươn sự nghiệp của bạn, bạn sẽ cần phải học cách giao phó.

Tôi phải nói rằng việc giao phó luôn là điểm yếu của tôi bởi vì trước hết, tôi thích tự mình làm việc. Tôi thích được tham gia sâu vào những thứ mà tôi đang làm. Tôi sẽ nói rằng tôi là một người sáng tạo. Tôi có sự hài lòng khi tạo ra những điều và các bạn có thể nhìn thấy điều đó. Như với toàn bộ trang web của tôi, Personal Excellence, tôi rất thích làm việc cụ thể. Toàn bộ trang web được tạo ra bởi tôi và vân vân. Khi tôi giao phó, tôi dừng lại không làm việc đó nữa. Điều đó lấy đi một phần nhỏ của sự hài lòng vì quá trình tạo ra là nơi tôi nhận được nhiều sự hài lòng.

Lý do thứ hai là tôi không thích làm phiền người khác. Tôi không muốn gánh nặng cho người khác với vấn đề của mình. Tôi chỉ muốn tự mình xử lý mọi thứ và giải quyết chúng nhiều nhất có thể.

Tôi phải nói rằng việc giao phó luôn là điểm yếu chí mạng của tôi, vì trước tiên, tôi thích tự làm hơn. Tôi thích được sáng tạo và tham gia vào công việc mà tôi đang làm. Tôi là một người sáng tạo và tôi cảm thấy hài lòng khi tạo ra những thứ mới. Như với toàn bộ trang web của tôi, Personal Excellence, tôi là người chịu trách nhiệm xây dựng nó và còn rất nhiều điều khác nữa. Khi tôi giao phó, tôi dừng lại làm một phần công việc đó. Điều đó làm mất đi một phần nhỏ của sự hài lòng, bởi quá trình tạo ra là nơi tôi nhận được rất nhiều sự hài lòng.

Lý do thứ hai là tôi không thích làm phiền người khác. Tôi không muốn làm cho người khác phải đau đầu với vấn đề của tôi. Tôi chỉ muốn tự mình xử lý mọi thứ và giải quyết chúng nhiều nhất có thể.

Một trong những lý do chính là tôi không muốn làm phiền người khác. Tôi muốn giữ cho bản thân và người khác không bị gánh nặng. Tôi mong muốn tự mình giải quyết vấn đề và xử lý mọi thứ một cách độc lập hơn.

Trong một thời gian dài, tôi không thích ủy thác công việc. Tôi chỉ muốn tự làm mọi thứ một mình cho đến mức tôi cảm thấy như đang nổ tung. Nhưng tôi nhận ra rằng việc ủy thác là một kỹ năng quan trọng. Đó là một kỹ năng quyết định nếu bạn muốn làm nhiều hơn những gì bạn có thể với đôi bàn tay trần của mình. Bởi vì chúng ta không thể bao giờ làm hết mọi thứ nếu luôn phải dựa vào bản thân. Chúng ta luôn có thể làm nhiều hơn khi có một bộ tay giúp đỡ chúng ta. Chúng ta luôn có thể làm nhiều hơn khi có hai cái não khác nhau đang làm việc trên một vấn đề.

Vì chúng ta không bao giờ có thể hoàn thành mọi thứ nếu chỉ dựa vào sức mình. Chúng ta luôn có thể đạt được nhiều hơn khi có người khác giúp đỡ chúng ta.

Đây là điều mà tôi mất rất nhiều thời gian để hiểu được. Hiện nay, tôi đang học cách làm điều đó nhiều hơn. Uỷ thác, nhận biết phần nào trong doanh nghiệp của tôi tôi nên ủy thác và để người khác xử lý và giúp đỡ tôi trong chúng, trong khi tôi làm việc ở những thứ cao hơn và là việc tốt nhất cho thời gian của mình.

Liên quan đến việc ủy thác trong doanh nghiệp của tôi, tôi có ba yếu tố mà tôi sử dụng để đánh giá liệu tôi có nên xem xét việc giao việc ra ngoài hay thuê người.

Về việc ủy thác trong doanh nghiệp của tôi, tôi có ba yếu tố mà tôi sử dụng để đánh giá liệu tôi nên xem xét việc giao việc ra ngoài hoặc thuê người.

Khi nói về việc lặp đi lặp lại, không phải là việc tốn thời gian nhất của bạn, và lợi ích của việc thuê ngoài vượt quá chi phí, thì bạn nên xem xét bắt đầu quá trình thuê người.

Việc này có phải là lặp đi lặp lại không? Nó có tái diễn nhiều không? Nếu nó tái diễn nhiều, có tần suất cao, điều đó có nghĩa là tôi nên xem xét thuê ai đó để xử lý việc này.

Vòng lặp

Giá trị của công việc so với thời gian của tôi.

Lợi ích và Chi phí của việc tuyển dụng.

Khi bạn đang làm việc với điều gì đó mà lặp đi lặp lại, không phải là thời gian tốt nhất của bạn, và lợi ích của việc thuê ngoài vượt quá chi phí, thì bạn nên xem xét bắt đầu quá trình tuyển dụng. Đôi khi rất khó để tìm được nhân tài tốt, những người giúp bạn hoặc các dịch vụ tốt để giúp bạn. Trong một số trường hợp, có thể không phải là thuê ai đó mà nhiều hơn là bạn sử dụng một dịch vụ để giúp bạn trong việc đó.

Nhưng một khi bạn tìm thấy ai đó có thể giúp bạn hoặc một dịch vụ có thể giúp bạn, bạn sẽ thấy những phần thưởng rất lớn. Bởi giờ đây, bạn có thể giảm bớt gánh nặng và dành tâm trí, thời gian, năng lượng của bạn cho những điều thực sự là tốt nhất cho bạn.

Khi bạn đang đối mặt với một cái gì đó mà lặp đi lặp lại, không phải là tốt nhất cho thời gian của bạn, và ưu điểm của việc tuyển người vượt quá chi phí, thì bạn nên xem xét việc bắt đầu quá trình tuyển dụng. Đôi khi khá khó để tìm được những người giỏi, dễ dàng hay những dịch vụ tốt để giúp bạn. Trong một số trường hợp, việc tuyển dụng còn không đủ so với việc sử dụng một dịch vụ để giúp bạn.

Nhưng một khi bạn tìm thấy ai đó hoặc một dịch vụ có thể giúp bạn, bạn cũng sẽ thấy được những phần thưởng tuyệt vời. Bởi lúc này, bạn có thể giảm bớt gánh nặng và dành tâm trí, thời gian, năng lượng cho những điều thực sự là tốt nhất cho bạn.

6) Làm một cuộc kiểm tra định kỳ

6) Làm một đợt kiểm tra thường xuyên

Mẹo thứ sáu và cuối cùng của tôi là làm một cuộc kiểm tra định kỳ. Kiểm tra nghĩa là bạn nhìn lại tuần của mình và tự hỏi:

Nhìn lại tuần này, bạn cảm thấy thế nào? Bạn hài lòng với cách bạn đã dùng tuần này chưa? Bạn đã dành thời gian vào những việc quan trọng nhất trong danh sách nhiệm vụ của bạn chưa? Bạn có thể dùng tuần này một cách tốt hơn không? Nếu có, bạn muốn thay đổi gì trong tương lai không?

Mẹo cuối cùng của tôi là thực hiện một cuộc kiểm tra định kỳ. Kiểm tra này có nghĩa là bạn xem lại tuần vừa qua của mình như thế nào và tự hỏi:

Nhìn lại tuần qua, bạn cảm thấy thế nào? Bạn đã hài lòng với cách bạn đã trải qua tuần này chưa? Bạn đã dành cả tuần vào những việc quan trọng nhất trong danh sách công việc của mình chưa? Có cách nào để dành thời gian trong tuần tốt hơn không? Nếu có, trong tương lai bạn muốn thực hiện những thay đổi gì không?

Hỏi bản thân những câu hỏi này có thể rất hữu ích vì thường chúng ta chỉ đang chăm chú vào công việc, nhiệm vụ của mình, cố gắng hoàn thành từng mục tiêu. Thường thì chúng ta không thấy việc đánh giá mình là điều quan trọng, nhìn nhận lại những gì chúng ta đang làm, cách thức chúng ta làm, liệu có cách nào tốt hơn không. Nếu thiếu việc này, chúng ta có thể mãi mãi bị mắc kẹt trong việc chỉ nhìn vào những điều cụ thể, từng bước từng bước. Trước khi nhận ra, đã qua hàng tuần và hàng tháng, và chúng ta tự hỏi, Thời gian đã trôi qua đâu rồi?

Việc tự hỏi những câu này có thể rất hữu ích, bởi vì thường chúng ta chỉ tập trung vào công việc, nhiệm vụ của mình, cố gắng hoàn thành từng mục tiêu. Chúng ta thường bỏ qua bước đánh giá mình, tập trung vào việc mình đang làm, cách thức thực hiện, mặc dù có thể có cách tốt hơn. Nếu thiếu bước này, chúng ta có thể mãi mãi mắc kẹt ở việc chỉ tập trung vào chi tiết, từng việc một. Trước khi nhận ra, đã qua hàng tuần, thậm chí cả hàng tháng, và chúng ta tự hỏi, Thời gian đã đi đâu?

Thực hiện cuộc kiểm tra này giúp chúng ta rút lui và suy nghĩ về ba điểm sau:

TẠI SAO. Tại sao chúng ta đang làm điều này? Điều này có phải là sử dụng thời gian tốt nhất không?
CÁI GÌ. Những việc chúng ta đang làm. Liệu đây có thực sự là việc sử dụng năng lượng tốt nhất của chúng ta không? Liệu đây có phải là những việc sẽ dẫn chúng ta đến những mục tiêu cao nhất không?
NHƯ THẾ NÀO. Cách chúng ta đang làm việc, phương pháp chúng ta đang sử dụng bây giờ, liệu đây có phải là phương pháp tốt nhất không? Có thể có một cách tiếp cận tốt hơn không? Có thể có một cách tốt hơn để làm việc không?

Việc này giúp chúng ta tạm dừng lại và suy nghĩ về ba điểm sau:

WHY.

WHAT.

Chúng ta đang thực hiện những gì. Những điều này có thực sự đáng để dùng hết năng lượng của chúng ta không? Chúng có dẫn chúng ta đến những mục tiêu cao nhất không?

HOW.

Trong mỗi tuần, hai tuần hoặc thậm chí mỗi tháng, bạn đều có thể thực hiện một cuộc kiểm toán. Nhưng điểm quan trọng ở đây là phải thực hiện một cuộc kiểm toán. Sử dụng cuộc kiểm toán như là một cơ hội để đánh giá cách bạn đã sử dụng thời gian của mình, bởi vì rất dễ rơi vào chế độ làm việc, bận rộn và dành hết thời gian mà không thực sự suy nghĩ liệu thời gian đó đã được sử dụng hiệu quả hay không. Một cuộc kiểm toán là cơ hội này, cơ hội để chúng ta có thể bước lùi để suy nghĩ thực sự về cách chúng ta đã trải qua những ngày, tuần đã trôi qua, và liệu chúng ta có thể làm những điều khác biệt hay không.

Đóng góp

Hiệu suất là khi chúng ta sử dụng thời gian của mình một cách tỉnh táo. Tiếp cận mỗi ngày của chúng ta một cách tỉnh táo và suy nghĩ về cách chúng ta có thể tận dụng tối đa nó.

Lời kết

Đóng góp

Bận rộn, theo một cách, có thể coi là một cách sống lười biếng. Trong đó, bạn thực sự không nghĩ về những việc bạn đang làm nhiều như bạn chỉ đơn giản là thực hiện chúng.

Hiệu suất, là khi ta sử dụng thời gian, ngày tháng của mình một cách có ý thức và nghĩ xem có thể tận dụng chúng tối đa nhất như thế nào.

Bận rộn, theo cách khác, có thể được coi là một lối sống lười biếng. Trong đó, bạn thực sự không để tâm đến những gì bạn đang làm nhiều như bạn tưởng.

Mặc dù việc có đạo đức làm việc tốt là rất quan trọng, đó chính là điều mà việc bận rộn đề cập đến, bạn muốn đảm bảo rằng thời gian của bạn đang được sử dụng một cách tác động nhất. Đây là điều mà hiệu suất đề cập đến: Làm việc chăm chỉ, đồng thời đảm bảo rằng công việc chăm chỉ của bạn đang tạo ra tác động lớn nhất. Đảm bảo rằng năng lượng và nỗ lực của bạn đang tạo ra tác động lớn nhất đối với thế giới.

Chăm chỉ làm việc, đồng thời đảm bảo rằng điều đó đang mang lại tác động lớn lao. Hãy đảm bảo rằng năng lượng và nỗ lực của bạn cũng đang tạo ra ảnh hưởng to lớn với thế giới.

Nội dung từ Mytour nhằm chăm sóc khách hàng và khuyến khích du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không áp dụng cho mục đích khác.

Nếu bài viết sai sót hoặc không phù hợp, vui lòng liên hệ qua email: [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tổ chức công việc thành nhóm hiệu quả?

Tổ chức công việc thành nhóm giúp bạn gom các công việc tương tự lại với nhau, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí thiết lập, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.

Tại sao việc gom các nhiệm vụ tương tự lại quan trọng?

Việc gom các nhiệm vụ tương tự giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, giảm chi phí thiết lập khi thực hiện nhiều công việc cùng lúc, từ đó nâng cao năng suất.

Làm sao để xác định những công việc cần được giao phó?

Công việc cần giao phó thường là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc không phải là sử dụng thời gian tốt nhất của bạn. Đánh giá mức độ tái diễn và tần suất công việc để quyết định giao phó.

Làm thế nào để thực hiện kiểm tra định kỳ hiệu quả?

Kiểm tra định kỳ giúp bạn đánh giá lại cách sử dụng thời gian, xác định những nhiệm vụ quan trọng cần tập trung, và điều chỉnh phương pháp làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.

Việc ủy thác công việc có thể giúp tăng hiệu suất như thế nào?

Việc ủy thác công việc cho người khác giúp giảm bớt gánh nặng, để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Tại sao việc đánh giá lại công việc hàng tuần lại quan trọng?

Đánh giá lại công việc hàng tuần giúp bạn nhận ra những điểm yếu trong cách làm việc, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đồng thời giúp bạn đưa ra các quyết định cải thiện hiệu quả công việc.

Có cách nào giúp tôi làm việc hiệu quả hơn mà không cảm thấy quá tải?

Để làm việc hiệu quả mà không bị quá tải, bạn nên gom những công việc tương tự lại với nhau, giao phó những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, và thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để cải thiện quản lý thời gian.