Có lẽ bạn đã gặp một số người luôn tỏ ra rất bận rộn, không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống.
Bạn có thể nghĩ rằng họ rất hiệu quả với mọi thứ, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy.
Mặc dù họ có thể luôn bận rộn, nhưng không đồng nghĩa với việc họ làm việc hiệu quả.
Thường thì bạn có thể rất bận rộn, nhưng đâu phải lúc nào bạn cũng làm việc hiệu quả.
Độ hiệu quả phụ thuộc vào cách bạn quản lý thời gian và xây dựng lịch trình phù hợp để tuân thủ.
Sự khác biệt giữa việc bận rộn và làm việc năng suất là gì?
Như đã đề cập, có một sự khác biệt lớn giữa việc bận rộn và làm việc hiệu quả.
Điều đáng chú ý là, bạn có thể bận rộn cả ngày mà vẫn thấy mình không làm việc hiệu quả.
Khi làm việc, chúng ta thường có danh sách công việc cần hoàn thành, nhưng đôi khi chỉ hoàn thành 70-80% mà vẫn cảm thấy chưa đủ năng suất. Ví dụ, nếu bỏ qua một số công việc quan trọng, bạn có thể thấy mình chưa hoàn thành đủ việc trong ngày.
một người luôn bận rộn
Người luôn bận rộn là người dành quá nhiều thời gian cho một công việc mà thực sự không đáng phải tốn nhiều công sức như vậy.
Ví dụ, nếu tôi có ba ngày để hoàn thành và đăng một bài báo, tôi sẽ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trước khi có thể đăng bài lên trang web.
Trước hết, tôi sẽ cần phải nghiên cứu về chủ đề mà tôi muốn viết để làm quen với nội dung mà tôi cần trình bày.
Tiếp theo, tôi sẽ chỉnh sửa bố cục bài để trở nên hấp dẫn hơn. Sau đó, tôi sẽ viết và đăng bài lên trang web.
Ví dụ, một người bận rộn có thể dành quá nhiều thời gian cho một trong những công đoạn trên, như làm việc hai ngày rưỡi để nghiên cứu và một nửa ngày để viết và đăng bài.
Kết quả là bài viết trở nên cẩu thả và không đủ chất lượng.
Một điểm khác biệt giữa người bận rộn và người làm việc hiệu quả là người bận rộn thường rất cầu toàn.
Tất cả chúng ta đều mong muốn công việc hoàn thành tốt nhất có thể, nhưng đôi khi điều đó không thể thực hiện.
Do đó, trong tình huống như trên, một người tỷ mỉ sẽ là ai muốn bản văn phải trông hoàn hảo và độc đáo ở mọi phương diện, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng, vì thời hạn và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng.
b. Người làm việc hiệu quả
Người làm việc hiệu quả cũng là người bận rộn, tuy nhiên, người bận rộn không phải lúc nào cũng là người làm việc hiệu quả.
Người làm việc hiệu quả có xu hướng tư duy khác biệt, họ không lãng phí thời gian để hoàn thành một công việc quá lâu. Thay vào đó, họ cố gắng tận dụng thời gian của mình một cách tối ưu nhất.
Hãy lấy ví dụ đã được đề cập ở trên và xem cách mà một người làm việc hiệu quả sẽ giải quyết vấn đề.
Vậy thì, mục tiêu vẫn là như nhau, có ba ngày để viết báo và đăng lên trang web.
Sự khác biệt duy nhất là chúng ta có một người làm việc hiệu quả đang xử lý nhiệm vụ.
Người làm việc năng suất biết cách quản lý thời gian và lên kế hoạch trước để ưu tiên hoàn thành những phần quan trọng trước.
Trong ví dụ của chúng ta, người làm việc hiệu quả sẽ chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ một cách hợp lý.
Ví dụ, tôi sẽ bắt đầu bằng việc nghiên cứu chủ đề và tổ chức bố cục của bài báo trước khi viết. Vì tôi có ba ngày để hoàn thành, những việc này sẽ được thực hiện vào ngày đầu tiên.
Vì bài đã được tổ chức bố cục từ trước, tôi có thể viết nhanh chóng vào ngày hôm sau mà không cần lo lắng về việc sắp xếp bố cục trong quá trình viết bài.
Nhờ điều này, tôi có thể viết nhanh hơn nhưng vẫn giữ được cấu trúc đã sắp xếp để bài báo có ý nghĩa và dễ đọc hơn.
Cuối cùng, nếu bài hoàn thành vào cuối ngày thứ hai, tôi sẽ dành thời gian vào ngày thứ ba để đọc lại và sửa những lỗi ngữ pháp có thể xuất hiện trong quá trình viết bài.
Sau đó, chỉ còn việc đăng bài lên trang web.
Như bạn thấy, cách làm này có vẻ có tổ chức và kỹ lưỡng hơn so với việc của người bận rộn.
Rất quan trọng khi bạn tuân thủ cách làm này vì công việc của bạn có thể được nâng cao đáng kể, từ đó làm hài lòng khách hàng của bạn.
Lợi ích của việc làm việc hiệu quả hơn theo John Spencer
Sau khi đã xác định và đánh giá những trách nhiệm chính có ý nghĩa thực sự của việc làm việc hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu tại sao trở thành người làm việc hiệu quả lại quan trọng như vậy, và những lợi ích khi có người làm việc hiệu quả trong nhóm làm việc của công ty bạn là gì.
Chúng ta sẽ tập trung vào một ví dụ thực tế mà giáo sư đại học John Spencer đã trải qua.
Chúng ta sẽ xem cách mà anh ấy chuyển từ người bận rộn thành người làm việc hiệu quả và những tiến bộ trong cuộc sống và công việc mà anh ấy đã nhận thấy khi quyết định thay đổi như vậy.
1. Các dự án tốt hơn
Sự tiến bộ đầu tiên mà John Spencer nhận thấy là sau khi anh ấy chuyển từ người bận rộn thành người làm việc hiệu quả, anh ấy bắt đầu tham gia nhiều dự án tốt hơn liên quan đến công việc của mình với trẻ em.
Anh ấy luôn muốn tìm ra một cách học mới cho trẻ em, giúp họ học một cách dễ dàng hơn và có thể học chơi một cách sáng tạo và quan trọng cùng một lúc.
Sau khi từ bỏ sự bận rộn, anh ấy có thể tập trung hơn vào việc lập kế hoạch cho công việc, điều này giúp anh ấy lên kế hoạch tốt hơn cho việc dạy học tại các trường học.
Anh ấy không dành nhiều thời gian cho những công việc không quan trọng như nhập điểm, điều này giúp anh tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
2. Chấp nhận rủi ro sáng tạo
Khi bắt đầu làm việc hiệu quả, John Spencer cảm thấy có tự do hơn để thử nghiệm khả năng sáng tạo của mình, điều này giúp anh đạt được một số thành tựu trên con đường giúp trẻ em học một cách thú vị và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, để tìm ra cách học sáng tạo đó, anh đã phải mạo hiểm và thử nghiệm cách học sinh tự quản lý nhiệm vụ học tập của mình.
Ngoài ra, anh ấy cũng phải vượt qua nỗi sợ lỗi lầm trong vai trò của một giáo viên, bởi vì không ai là hoàn hảo và, để tìm ra cách tốt nhất để thực hiện một điều gì đó, ta phải chấp nhận những rủi ro nhất định.
Anh bắt đầu bằng cách chuyển từ việc tập trung vào học tập trở thành việc xây dựng kế hoạch, và anh cảm thấy có đủ thời gian để thực hiện điều đó.
Điều này giải thích tại sao việc tự tin vào khả năng của mình và sẵn lòng mạo hiểm sáng tạo rất quan trọng.
3. Đổi cách thực hiện để tốt hơn
Theo John Spencer, một trong những bước quan trọng để chuyển từ người bận rộn sang người làm việc hiệu quả là tự đặt ra tiêu chí hoàn hảo.
Anh cam đoan rằng việc tập trung vào những việc cần làm hơn là cố gắng giải quyết mọi vấn đề vào bất kỳ lúc nào, bởi vì một số công việc chỉ đơn giản không đáng để bỏ thời gian và nỗ lực vào đó.
Điều này đặc biệt quan trọng vì nó giúp bạn nhận biết những công việc quan trọng cần hoàn thành, từ đó bạn có thể thiết lập danh sách ưu tiên mà không phải phân tâm đến quá nhiều việc cùng một lúc, điều này thường gây ra sự lơ là trong công việc.
Khi quyết định thực hiện điều đó, anh đã bắt đầu áp dụng sự thay đổi đó vào lớp học, điều này giúp anh thực hiện các bài giảng một cách hiệu quả và thay đổi cách dạy học sinh của mình.
4. Trở thành tác giả của cuộc đời mình
Một điều cần nhớ là, không chỉ khi bạn cân nhắc thay đổi từ trạng thái bận rộn sang năng suất, mà còn trong cuộc sống hàng ngày, đó là dành thời gian rảnh cho những sở thích hoặc công việc sáng tạo.
Việc này sẽ giúp bạn giảm thiểu mệt mỏi và thư giãn một chút, vì đơn giản là không làm việc không ngừng nghỉ và giữ trạng thái cân bằng. Bạn cũng nên thưởng thức cuộc sống của mình.
Ví dụ, John Spencer và vợ anh ấy đã cam kết dành một ngày trong tuần để làm những điều mà họ đam mê.
Ví dụ, mỗi tối thứ 5, John dành thời gian cho dự án Genius Hour, nơi anh sáng tạo video phác thảo về các tiểu thuyết, đó là niềm đam mê của anh.
Anh nhấn mạnh việc tìm ra những điều yêu thích giúp chúng ta giảm stress và thư giãn.
5. Tận dụng thời gian rảnh để sáng tạo và hỗ trợ đồng đội
John Spencer không có nhóm như trong các công ty lớn. Nhóm của anh là lớp học, học sinh là đồng đội của anh, anh là người hướng dẫn và truyền cảm hứng cho họ.
Điều làm cho John trở thành một giáo viên xuất sắc là lòng nhiệt huyết sẵn lòng giúp đỡ học sinh, không chỉ giáo dục từ sách vở mà còn từ cuộc sống và kinh nghiệm thực tiễn của chúng.
Anh thường tự đặt câu hỏi bản thân liệu mình đang làm điều gì cho học trò và liệu họ có thể tự mình làm được không.
Với mục tiêu đó, anh luôn khích lệ và hỗ trợ các học trò tự mình ra quyết định khó khăn để họ phát triển tiềm năng và trở thành phiên bản tốt nhất của mình, điều này sẽ hỗ trợ chúng trong tương lai khi họ đối mặt với những quyết định khó khăn và tìm kiếm công việc tốt.
Anh thực hiện điều này bằng cách để học sinh tự quản lý dự án của mình, tự đánh giá và đánh giá xem họ đã học được bao nhiêu.
Cách để chuyển từ người bận rộn thành người làm việc hiệu quả
Giờ chúng ta đã hiểu được lợi ích của việc trở thành người làm việc hiệu quả, hãy tập trung vào cách chuyển từ người bận rộn sang người hiệu quả.
Điều này không dễ dàng và bạn sẽ cần thời gian để thích nghi với những thay đổi, nhưng nhìn chung, phần thưởng sẽ đáng giá và có ích.
1. Tạo danh sách rõ ràng về ưu tiên
Điều quan trọng nhất khi bắt đầu chuyển từ bận rộn sang hiệu quả là tạo danh sách rõ ràng về các ưu tiên vì không mọi công việc đều quan trọng như nhau.
Phân biệt công việc quan trọng và ít quan trọng là điều rất quan trọng.
Khi làm điều này, bạn sẽ biết rõ thời gian cần thiết cho từng công việc, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết và tập trung vào những công việc quan trọng nhất cho công việc của bạn.
Với John Spencer, điều này có nghĩa là không lãng phí thời gian vào các công việc như nhập điểm hay họp hội đồng, mà tập trung hoàn thành các công việc như đánh giá năng lực học trò và chuẩn bị bài giảng cũng như các bài học.
2. Học cách từ chối
Bước tiếp theo quan trọng liên quan đến việc học cách từ chối những công việc không quan trọng.
Trong khi thực hiện công việc, có rất nhiều cơ hội và dự án có thể tham gia.
Một số dự án hấp dẫn hơn, một số dễ hơn, nhưng để tăng hiệu suất làm việc, bạn nên chọn những dự án liên quan đến công việc hiện tại.
Có những dự án thú vị nhưng không luôn kết nối với mục tiêu. Do đó, hãy từ bỏ chúng để tìm cơ hội cải thiện và đạt được mục tiêu.
Quản lý thời gian là điều quan trọng, lập kế hoạch và tuân thủ lịch trình để tránh gian lận và lỡ hạn chót.
Nguyên tắc này không chỉ áp dụng trong công việc mà còn trong cuộc sống. Ví dụ, John Spencer có thời gian biểu rõ ràng.
Hàng ngày tôi thức dậy lúc 5 giờ sáng và hoàn thành công việc trước 4 giờ chiều. Sau đó, tôi đi ngủ vào 9 hoặc tối đa là 10 giờ.
Để thành công, bạn cần tuân thủ một lịch trình đều đặn.
Tạo ra nội dung mới thường xuyên là quan trọng.
Chìa khóa thành công là sự đổi mới liên tục, cả với các doanh nghiệp lớn và nhân viên cá nhân.
Nếu không có sự thay đổi tích cực đều đặn, không ai có thể tồn tại trong môi trường kinh doanh năng động như hiện nay.
Để trở thành người làm việc hiệu quả, bạn cần thường xuyên tạo ra nội dung mới và cải thiện quy trình công việc của mình.
Ví dụ, John Spencer luôn cố gắng tạo ra cách mới để trình bày thông tin trong bài giảng và tài liệu học của mình.
Điều này giúp bạn giữ vững nề nếp và kích thích não bộ không quá thoải mái với một cách tiếp cận cụ thể, mà thay vào đó, bạn luôn nỗ lực cải thiện.
Tập trung vào công việc là một phương pháp để tăng hiệu suất và biến đổi từ bận rộn thành làm việc hiệu quả.
Tự đắm chìm vào công việc chuyên sâu giúp bạn nâng cao năng suất và chuyển đổi từ làm việc bận rộn sang làm việc hiệu quả.
Một phương pháp tăng cường tập trung trong công việc là làm việc chuyên sâu.
Làm việc chuyên sâu đòi hỏi bạn phải tập trung hoàn toàn vào công việc mà không bị phân tâm bởi những điều khác.
Ví dụ, John Spencer thường đến sớm 1 tiếng để làm những công việc quan trọng mà anh chưa hoàn thành hoặc cần chuẩn bị cho bài giảng.
Thói quen này giúp anh hoàn thành những việc còn lại từ ngày trước đó hoặc chuẩn bị cho những công việc quan trọng sắp tới.
Hoàn thành những công việc khó chịu trước tiên giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn.
Từ nhỏ, khi đi học, chúng ta thường phải học những môn không thích để được lên lớp.
Điều này tiếp tục khi đi làm.
Luôn có những công việc không thích.
Một số người để lại những công việc đó cuối cùng, nhưng tốt hơn là hoàn thành ngay từ đầu.
Tập trung hoàn thành những công việc không thích trước sẽ tiết kiệm thời gian và không tạo ra vấn đề.
Tập trung vào việc hoàn thành một công việc mỗi khi làm.
Một kỹ năng hữu ích khác là đa nhiệm.
Đôi khi đa nhiệm tốt, nhưng cũng có lúc không, vì nó có thể phân tâm và làm bạn mất mục tiêu.
Làm nhiều việc cùng lúc có thể tạo ra ấn tượng về năng suất, nhưng thực ra gây gián đoạn.
Không thể làm nhiều việc cùng lúc và đạt năng suất cao nhất.
Đôi khi câu trả lời rất đơn giản.
Không thể tập trung hoàn toàn vào một công việc quan trọng vì sẽ phân tâm sang việc khác.
Điều này ngăn bạn đạt được tập trung cao nhất vào một vài công việc chuyên sâu.
Do đó, nên tập trung vào một công việc quan trọng tại một thời điểm để tối ưu hóa năng suất.
Đặt lịch cho thời gian nghỉ ngơi để tránh mất hiệu suất.
Dù công việc quan trọng, thư giãn cũng không kém phần quan trọng.
Công việc thường xuyên có thể gây căng thẳng và làm giảm hiệu suất làm việc. Lịch trình nghỉ ngơi là biện pháp hữu ích để giảm căng thẳng.
Lập lịch nghỉ ngơi giống như lập lịch công việc và cuộc hẹn. Nghỉ ngơi giúp giảm căng thẳng và tăng hiệu suất làm việc.
Hãy dành thời gian nghỉ ngơi mỗi khi cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Hiểu rõ tác động của bận rộn đến tâm trạng của bạn để có cách tiếp cận làm việc hiệu quả hơn.
Để trở thành người làm việc hiệu quả, bạn cần hiểu và chấp nhận tác động của sự bận rộn đến tâm trạng của mình.
Có nguy cơ rơi vào cạm bẫy bận rộn khi bạn quá tải công việc và không thể hoàn thành.
Lo lắng và căng thẳng về công việc có thể khiến bạn quá tải lịch trình và không thể hoàn thành.
Để vượt qua, bạn cần hiểu rõ vấn đề và chuẩn bị tâm lý tốt.
Kết luận
Đó là những gì tôi muốn chia sẻ hôm nay.
Hy vọng bạn có thể phân biệt giữa bận rộn và làm việc hiệu quả, và biết cách thay đổi từ người bận rộn thành người làm việc có hiệu quả.