[ToMo] Tôi Không Gấp Gáp, Chỉ Là Trực Tiếp. Cách Tôi Học Hỏi Để Giao Tiếp Một Cách Tôn Trọng - Sách MyBook

Cách giao tiếp phức tạp và thường mang nhiều màu sắc của các nhà lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong việc củng cố hoặc phá vỡ mối quan hệ với nhân viên, đồng nghiệp và các bên liên quan.

Là Giám đốc điều hành và người sáng lập gốc Mỹ gốc Hà Lan, tôi đã cẩn thận tìm hiểu về những vấn đề phức tạp của giao tiếp trực tiếp và minh bạch, học cách cân bằng giữa sự trực tiếp và sự đồng cảm. Người Hà Lan nổi tiếng với sự thẳng thắn - một đặc điểm thường bị hiểu lầm là thô lỗ trong các bối cảnh văn hóa khác. Trong nhiều trường hợp, trong các cuộc trò chuyện chuyên nghiệp, tôi đã cảm thấy người đối diện có vẻ tỏ ra bất ngờ: “Bạn đang nói gì thế?” ngay cả khi mục đích của tôi là trong sáng và tích cực.

Trong series phim nổi tiếng Ted Lasso của Apple, một cảnh hài hước được ghi nhớ xảy ra trong phòng thay đồ bóng đá, khi cầu thủ người Hà Lan Jan Maas mạnh mẽ chỉ trích màn trình diễn dưới mức trung bình của đồng đội, cho rằng anh ta vượt trội hơn. Sự thẳng thắn nhưng trung thực này đã khiến một đồng đội quan trọng phải can thiệp rằng: “Jan Maas không thô lỗ, anh ấy chỉ là người Hà Lan thôi.”

Khi tập phim này được phát sóng, nhiều bạn bè và đồng nghiệp đã gửi cho tôi cảnh này với vài lời đùa, vì nó giống với cách giao tiếp mạnh mẽ nhưng đồng thời kỳ lạ của tôi. Đó không chỉ là một khoảnh khắc hài hước mà còn là một bài học, nhấn mạnh rằng cách giao tiếp có ảnh hưởng từ nền văn hóa Hà Lan của tôi vừa là một phần tích cực của công việc của tôi và đôi khi lại là một thách thức khi phải đối mặt với các phong cách giao tiếp khác nhau được ưa chuộng ở các vùng khác.

Có một trạng thái cân bằng nào mà ở đó sự trực tiếp hòa quyện với sự đồng cảm không? Có thể giao tiếp một cách trực tiếp mà không thô lỗ hay không? Giao tiếp trực tiếp tương tự như một quá trình tư duy thẳng thắn và thực tế - con đường tắt nhất để chuyển từ ý này sang ý khác. Nó rõ ràng, thông minh và hiệu quả.

Geert Hofstede, một nhà tâm lý học xã hội nổi tiếng người Hà Lan, đã nhận ra đúng điều này: “Người Hà Lan thẳng thắn và thẳng thắn về vấn đề; họ nói những gì họ nghĩ.” Đó là cách tiếp cận mà chúng tôi yêu thích. Mặc dù phong cách này được ca ngợi vì tính minh bạch, nhưng đôi khi nó bị hiểu sai là vô cảm, thiếu tế nhị, hoặc thậm chí là thô lỗ, đặc biệt là trong các bối cảnh văn hóa thận trọng hơn trong giao tiếp.

Ngược lại, tôi đề xuất rằng giao tiếp minh bạch, mặc dù vẫn giữ tính trực tiếp, nhưng nên kết hợp với một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn, nhận thức theo ngữ cảnh và đồng cảm hơn. Đây là một phong cách giao tiếp không chỉ coi trọng sự minh bạch và trung thực, mà còn coi trọng việc nhận lời, tôn trọng cảm xúc và quan điểm của người nghe - một sự cân bằng tinh tế giữa việc truyền đạt sự thật trong khi vẫn quan tâm đến cảm xúc của họ.

Đó là sự kết hợp giữa nhu cầu truyền đạt sự thật một cách hiệu quả và thành công, nhưng theo cách mà người nghe có thể tiêu hóa, chấp nhận và hành động một cách tích cực từ thông điệp mà không làm tổn thương cảm xúc của họ.

Trong môi trường chuyên nghiệp, sự trực tiếp có thể được thể hiện bằng cách đưa ra nhận xét trực tiếp về những điểm cần cải thiện trong phần thuyết trình của ai đó. Theo cách tiếp cận này, người quản lý có thể nói: “Bài thuyết trình này không đạt được tiêu chuẩn của chúng tôi. Phân tích số liệu không đầy đủ, và các kết luận chưa thuyết phục.”

Tuy nhiên, sự minh bạch cũng yêu cầu phải công nhận nỗ lực đằng sau bài thuyết trình trước khi đưa ra bất kỳ phê bình xây dựng nào. Trong trường hợp này, người quản lý có thể nói: “Tôi thấy rõ sự nỗ lực và thời gian bạn đã bỏ ra cho bài thuyết trình, cũng như sự nhiệt huyết của bạn đối với chủ đề. Mặc dù phân tích số liệu là một bước khởi đầu tốt, nhưng bạn có thể cải thiện mọi thứ bằng cách khám phá sâu hơn để củng cố các kết luận của mình.”

Cả hai phương pháp đều xuất phát từ sự trung thực, nhưng sự minh bạch sẽ tạo ra một kết nối sâu sắc hơn so với những rào cản chỉ trích.

Hãy tưởng tượng một tình huống khi bạn phát hiện ra cách mà đồng nghiệp giao tiếp với khách hàng không chấp nhận được. Là một người Hà Lan, tôi có thể nói: “Cách bạn xử lý tình huống với khách hàng không tốt. Bạn đã bỏ qua nhu cầu thực tế của họ và chỉ làm theo bản kịch. Bạn cần phải linh hoạt hơn và tập trung vào những gì khách hàng thực sự mong muốn.”

Khi tôi đã học được cách tác động tích cực, tôi sẽ đạt được kết quả tốt hơn nếu tôi trình bày thông điệp một cách khác. Đây là một ví dụ: “Tôi nhận thấy bạn đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình tiêu chuẩn của chúng ta trong cuộc gặp gỡ gần đây với khách hàng, và điều đó thực sự đáng khen ngợi. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, tôi tin rằng doanh nghiệp của chúng ta sẽ hưởng lợi, và thu hút sự tôn trọng từ phía khách hàng, cũng như thu hút các dự án kinh doanh trong tương lai từ họ nếu chúng ta trở nên linh hoạt hơn và tập trung vào việc điều chỉnh những nhu cầu của họ.

Lớn lên trong một gia đình Hà Lan đã truyền cho tôi giá trị của “Nói sự thật không cần giả vờ”. Nền tảng này đã dẫn đến những hiểu lầm trong môi trường kinh doanh quốc tế, nơi sự trực tiếp được coi là thô lỗ. Bài học quan trọng ở đây là sự cần thiết của việc hiểu và thích ứng với các khía cạnh văn hóa đa dạng trong giao tiếp.

Trong cuốn sách của mình, “Radical Candor”, Kim Scott đề xuất một chiến lược giao tiếp kết hợp hài hòa giữa sự trực tiếp và sự cảm thông. Theo Scott, chìa khóa thành công là “giao tiếp trực tiếp nhưng vẫn quan tâm đến cá nhân.” Cách tiếp cận này, mặc dù không tự nhiên đối với một số người - đặc biệt là người đến từ các nền văn hóa có tính trực tiếp sâu sắc - là yếu tố then chốt của lãnh đạo hiệu quả.

Để đạt được sự cân bằng, cần bắt đầu bằng sự đồng cảm, cảm thông. Hiểu được hoàn cảnh, thách thức và nguyện vọng của những người chúng ta giao tiếp có thể thay đổi cách tiếp cận của chúng ta một cách sâu sắc.

Giai đoạn tiếp theo trong quá trình là thể hiện sự rõ ràng khi trình bày những kỳ vọng và phản hồi. Cuối cùng, giao tiếp đòi hỏi sự lắng nghe tích cực - thực sự tiếp thu và trân trọng quan điểm của người khác, vì vậy bạn có thể điều chỉnh sự thẳng thắn trong giao tiếp của bản thân theo thời gian và nhận được những xem xét thực sự của họ đối với thông điệp của bạn.

Về bản chất, phương pháp giao tiếp này có nghĩa là trình bày rõ ràng những suy nghĩ của chúng ta trong khi vẫn lưu tâm đến việc giải thích chúng. Đó là về việc truyền đạt sự chân thật mà không gây tổn thương. Trong công việc, cách tiếp cận này thúc đẩy các mối quan hệ nâng cao, nuôi dưỡng niềm tin và gắn kết các nhóm hiệu quả hơn.

Hãy tưởng tượng kịch bản này: một trưởng nhóm đang nói chuyện với một nhóm đa văn hóa bao gồm các thành viên từ các dân tộc khác nhau. Nhóm này gần đây đã trễ thời hạn dự án. Người trưởng nhóm có thể bắt đầu cuộc họp bằng cách thừa nhận những điểm mạnh, phong cách và quan điểm đa dạng mà mỗi thành viên trong nhóm mang lại, tôn trọng nền tảng văn hóa và nghề nghiệp của họ.

Sau đó, người trưởng nhóm sẽ giải quyết việc trễ hạn dự án một cách chân thành nhưng chu đáo: “Tôi biết tất cả chúng ta đã làm việc chăm chỉ cho dự án này và sự cống hiến của bạn cũng được thể hiện rõ. Tuy nhiên, việc chúng ta trễ hạn là không thể chấp nhận được và làm ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm, đồng thời chúng ta cũng gây thất vọng cho những nhóm khác đang phụ thuộc vào chúng ta. Hãy cùng thảo luận cởi mở về những thách thức mà chúng ta phải đối mặt và cách chúng ta có thể hỗ trợ lẫn nhau tốt hơn trong tương lai. Đây là cơ hội học tập để tất cả chúng ta cùng nhau phát triển và thành công.”

Đối với một người Hà Lan, nơi mà sự thẳng thắn gần như là điều bắt buộc về mặt văn hóa, hành trình hướng tới “sự thẳng thắn tiến bộ” vừa đầy thử thách vừa phong phú. Nó đòi hỏi phải bao trùm sự minh bạch vốn có trong việc nói ra sự thật của một người đồng thời thể hiện sự quan tâm để đảm bảo thông điệp không chỉ được truyền đạt mà còn được tôn trọng và có giá trị.

Với tư cách là những nhà lãnh đạo, chúng ta phải vượt qua những giới hạn trong phong cách giao tiếp vốn có trong văn hóa của mình đồng thời tôn vinh những thế mạnh vốn có. Cho dù đến từ một nền văn hóa tôn vinh sự thẳng thắn hay một nền văn hóa thiên về sự tinh tế, mục tiêu của chúng ta vẫn cần rõ ràng: giao tiếp theo cách vừa thẳng thắn vừa ân cần.

Khi chúng ta điều hướng sự phức tạp của kinh doanh toàn cầu, việc học hỏi về nghệ thuật thể hiện bản thân một cách hiệu quả và đồng cảm không chỉ đơn thuần là một kỹ năng cần có mà nó còn cần thiết.