[ToMo] Tóm Tắt 20 Bài Học Bổ Ích Từ 20 Năm Hành Trình Kinh Doanh (Phần 2)

11. Sự Tập Trung Đồng Nghĩa Với Việc Từ Chối

Chúng Tôi Từng Đối Mặt Với Giai Đoạn Khó Khăn Thực Sự Trong Việc Tập Trung. Chúng Tôi Bị Quá Tải Với Các Dự Án, Nhiều Ưu Tiên Đồng Thời Đổ Về. Kết Quả Là Luôn Luôn Bận Rộn Nhưng Không Đạt Được Kết Quả Như Mong Đợi Và Mọi Việc Mất Nhiều Thời Gian Hơn Để Hoàn Thành. Chúng Tôi Đã Chuyển 50 Công Việc Nhỏ Lên Hàng Đầu Khi Thực Ra Nên Tập Trung Vào Việc Đặt Một Hoặc Hai Mục Tiêu Rất Quan Trọng Và Có Chiến Lược Để Đạt Được Chúng Trước, Điều Này Sẽ Có Tác Động Lớn Hơn.

Một Trong Những Bài Học Chúng Tôi Luôn Lặp Lại Để Tự Nhắc Nhở Là Sự Tập Trung Đồng Nghĩa Với Việc Từ Chối. Thực Sự Khó Khăn Khi Phải Từ Chối Khách Hàng, Từ Chối Ý Tưởng Hay Và Từ Chối Cơ Hội Tốt – Nhưng Quan Trọng Là Bạn Phải Thực Hiện Được Kế Hoạch Và Chiến Lược Của Mình. Từ Chối Không Có Nghĩa Là Không Bao Giờ Làm, Nó Chỉ Có Nghĩa Là Không Ngay Lập Tức.

Chúng Tôi Đã Viết Về Sự Từ Chối Là Một Siêu Năng Lực Trong Bài Viết Này: Cách Vượt Qua Những Trở Ngại Trong Việc Thực Hiện Kế Hoạch Đúng Đắn.  

12. Đừng Trở Thành Bình Nước Cũ, Hãy Tự Tin Giao Phó

Khi Bắt Đầu Kinh Doanh, Bạn Phải Biết Giao Phó

Giao Phó Là Khó Khăn Vì Kinh Doanh Như Đứa Con Của Bạn, Nhưng Nếu Bạn Không Giao Phó, Bạn Sẽ Ngăn Cản Sự Phát Triển Của Công Ty. Lý Do Cần Đặt Ra Kỳ Vọng Rõ Ràng Cho Nhóm Của Bạn Để Đạt Được Kết Quả Mong Muốn Là Vì Điều Này Rất Quan Trọng. Chúng Tôi Đã Thực Hiện Điều Này Qua Việc Áp Dụng Phiếu Điểm, Tôi Sẽ Giải Thích Kỹ Hơn Trong Danh Sách Này. Phiếu Điểm Là Một Công Cụ Tuyệt Vời Giúp Vượt Qua Nỗi Sợ Buông Bỏ Và Giao Phó, Vì Lo Sợ Nguồn Gốc Từ Việc Lo Lắng Người Khác Sẽ Không Thực Hiện Công Việc Được Giao. Phiếu Điểm Cho Nhân Viên Thể Hiện Kết Quả Và Trách Nhiệm Được Xác Định Một Cách Rõ Ràng Có Thể Giúp Đảm Bảo Sự Rõ Ràng Trong Kỳ Vọng Và Giúp Xem Xét Mọi Thứ Có Đang Đi Đúng Hướng Hay Không. Nếu Không Có Nó, Bạn Có Thể Cảm Thấy Như Đang Ủy Thác Vào Một Hố Đen.

“Nếu Bạn Liên Tục Tự Mình Thực Hiện Các Hoạt Động Thường Ngày Và Không Giao Phó Cho Ai Cả, Bạn Sẽ Không Còn Thời Gian Để Mở Rộng Tư Duy Và Suy Nghĩ Một Cách Logic. Giao Phó Nhiều Hơn Là Bạn Cho Bản Thân Thời Gian Để Tập Trung Vào Những Việc Quan Trọng.” - Michael Clark, Giám Đốc Điều Hành Của Marketcircle

13. Thận Trọng Trong Giao Tiếp Với Nhóm Của Bạn

Khi Chúng Tôi Là Một Doanh Nghiệp Với Khoảng Năm Người, Việc Giao Tiếp Diễn Ra Một Cách Tự Nhiên. Điều Này Rất Dễ Dàng. Tất Cả Chúng Tôi Nói Chuyện Thường Xuyên, Thống Nhất Mục Tiêu Và Nhận Thức Những Vấn Đề Đang Tiếp Tục Sôi Sục. Các Quyết Định Đã Được Đưa Ra Và Mọi Người Nhận Thức Và Hiểu Rõ Đằng Sau. Điều Này Giúp Cho Việc Thực Hiện Trở Nên Dễ Dàng Và Nhanh Chóng Hơn.

Vấn Đề Xuất Phát Khi Chúng Tôi Mở Rộng Lên Mười Người Và Hơn, Việc Giao Tiếp Trở Nên Lỏng Lẻo. Mọi Người Không Nói Chuyện Thường Xuyên, Điều Này Làm Họ Càng Ngày Xa Cách Từ Tầm Nhìn Đến Lý Do Đằng Sau Các Quyết Định Và Cách Nhìn Nhận Của Chúng Tôi Về Thành Công Trông Như Thế Nào Đối Với Các Mục Tiêu Và Kế Hoạch Đã Đề Ra. Để Vượt Qua Vấn Đề Này, Chúng Tôi Thận Trọng Trong Giao Tiếp. Đối Với Một Công Ty Nhỏ Như Chúng Tôi, Điều Này Trở Nên Càng Quan Trọng Hơn Khi Phát Triển. Cách Đây Vài Năm, Chúng Tôi Đã Viết Về Những Gì Mình Đã Làm Để Cải Thiện Giao Tiếp Trong Một Bài Đăng: Cách Chúng Tôi Đang Vượt Qua Những Thử Thách Khi Làm Việc Từ Xa Như Thế Nào. Chúng Tôi Thực Hiện Rất Nhiều Điều Chỉnh Kể Từ Đó, Nhưng Các Điểm Chung Đều Giống Nhau.

TDLR (Lâu Quá Không Đọc) về Cải Thiện Giao Tiếp Trong Công Ty

• Thống Nhất Mục Tiêu Và Ưu Tiên Hàng Tháng, Cập Nhật Các Cập Nhật Hàng Tháng.
• Bản Tin Nội Bộ Hàng Tháng Từng Bộ Phận Và Dự Án Với Các Điểm Nổi Bật, Điểm Tiêu Biểu Và Kiến Thức.
• Email Cập Nhật Hàng Tuần Về Mức Độ Ưu Tiên Hàng Quý.
• Các Cuộc Họp Hàng Tuần Cho Từng Bộ Phận Và Dự Án Nhóm.
• Các Bản Demo Chạy Nước Rút Của Nhân Viên Làm Việc Trực Tuyến Trên Toàn Công Ty Hai Tuần Một Lần.
• Thảo Luận Với Từng Nhân Viên Để Đảm Bảo Mọi Người Đều Liên Kết Và Tập Trung Vào Ưu Tiên Chính.
• Các Cuộc Họp Lên Kế Hoạch Chiến Lược Và Điều Hành Hàng Tháng.

Đặt Ra Kỳ Vọng Và Thước Đo Rõ Ràng Cho Nhân Viên

Khi Công Ty Còn Nhỏ, Kỳ Vọng Và Thành Quả Đối Với Tuyển Dụng Sớm Là Rất Rõ Ràng. Việc Biết Mọi Người Có Đáp Ứng Được Kỳ Vọng Và Mang Lại Kết Quả Tốt Hay Không Trở Nên Khó Khăn Hơn.

Để Vượt Qua Vấn Đề Này, Chúng Tôi Đã Giới Thiệu Phiếu Điểm. Phiếu Điểm Là Công Cụ Đo Lường Thành Tích Của Nhân Viên, Huấn Luyện Khi Làm Việc Kém Hiệu Quả, Cũng Như Công Cụ Tuyển Dụng Và Xác Định Ứng Viên Phù Hợp Với Vai Trò Cần Thiết Mới Trong Công Ty.

Thận Trọng Về Kế Hoạch Phát Triển Nhân Viên

Đối với một số nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty, họ thường trở nên rất náo nhiệt và háo hức. Họ được thuê để tìm hiểu mọi thứ và thường tìm cách phát triển sự nghiệp của bản thân trong công ty.

Khi chúng tôi phát triển, chúng tôi nhận ra rằng điều này không áp dụng cho tất cả nhân viên. Chúng tôi đã phải thảo luận kỹ về mong đợi và phát triển của từng nhân viên. Chúng tôi phải nhận ra điểm mạnh của họ và phát triển lộ trình phù hợp để họ có thể sử dụng tốt nhất khi công ty phát triển và tạo ra các vị trí mới. Bằng cách sử dụng Phiếu Đánh Giá như đã đề cập, điều này giúp việc khuyến khích mọi người trở thành nhân viên ưu tú dễ dàng hơn, sau đó xác định phạm vi cơ hội bổ sung cho những nhân viên ưu tú đang tìm kiếm sự thăng tiến.

“Khi bạn có khoảng hơn 10 nhân viên, bạn cần một người có tư duy và kinh nghiệm trong việc phát triển nhân sự và thiết lập kỷ luật. Bạn cần một người để điều hành sáng kiến đó.” - AJ, Giám đốc điều hành của Marketcircle

Luôn luôn tuyển dụng, đừng chờ đợi cho đến khi bạn cần tuyển dụng

Trong quá khứ, chúng tôi thường chờ đợi cho đến khi cần bổ sung một vị trí mới để bắt đầu quá trình tuyển dụng. Chúng tôi đang phát triển và cần tuyển dụng nhiều hơn, cần một vị trí mới, hoặc một nhân viên nào đó nghỉ việc và cần thay thế. Điều này là động cơ để chúng tôi đăng tuyển và bắt đầu quá trình tuyển dụng.

Vấn đề là đến thời điểm đó đã quá muộn. Chúng tôi đã kết thúc quá trình tuyển dụng một cách gấp rút. Kết quả của việc tuyển dụng vội vàng là bạn không luôn có được ứng viên tốt nhất, đôi khi bạn tuyển dụng ít hơn so với mong đợi với giá trị cao hơn so với mong đợi, hoặc bạn thuê một người không phù hợp vì bạn đang trong tình trạng cần gấp. Dù không phải lúc nào cũng có kết thúc tồi tệ, nhưng đó không phải là cách tốt nhất.

Một cách tiếp cận tốt và chủ động hơn là thực hiện Chiến Lược Luôn Tuyển Dụng. Luôn luôn tìm kiếm những người tài năng thông qua mối quan hệ của bạn và mối quan hệ của những người xuất sắc nhất trong đội bởi vì thường khi một người xuất sắc không có việc làm, bạn cần phải tuyển dụng họ. Hãy hỏi những nhân viên xuất sắc nhất của bạn xem họ biết ai là người siêu tài năng. Đừng chỉ dựa vào những người đang tìm kiếm công việc và thấy tin tuyển dụng của bạn. Và sắp xếp các tin tuyển dụng cho vị trí trước khi bạn cần điền vào. Nếu bạn đang cố gắng phát triển, hãy chủ động tuyển dụng và xây dựng một danh sách ứng viên ảo mà bạn có thể thuê khi cần.

Đưa công việc có mục đích vào quy trình tuyển dụng

Hầu hết các chủ doanh nghiệp không phải là nhà tuyển dụng có kinh nghiệm. Chúng tôi cũng vậy khi bắt đầu. Cho đến khi chúng tôi đọc cuốn sách Who và áp dụng phương pháp Top-grading, chúng tôi mới nhận ra rằng chúng tôi không giỏi trong việc phỏng vấn hoặc tuyển dụng.

Nhiều câu hỏi được đặt trong cuộc phỏng vấn là điều mà bất kỳ ai giỏi phỏng vấn cũng có thể trả lời. Họ giỏi trong việc đưa ra câu trả lời phù hợp về cách họ xử lý một tình huống cụ thể hoặc những gì họ sẽ làm để cải thiện doanh nghiệp của bạn. Nhưng họ không phải là những người dự đoán giỏi. Họ có thể cho bạn đáp án đúng, nhưng điều đó không có nghĩa là họ có kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết trong vai trò bạn đang tuyển dụng.

Các chỉ số tiên phong tốt là cách mọi người đã xử lý nhiều tình huống trong quá khứ. Để xác định điều này, đòi hỏi phải xây dựng một kỹ năng đặt câu hỏi đúng và hiểu rõ ý. Chúng tôi đã từng dựa vào sự gan dạ của chúng tôi khi tuyển dụng, giờ đây chúng tôi phụ thuộc nhiều hơn vào các dữ liệu.

Cân bằng giữa việc tuyển dụng những người có kinh nghiệm và những tài năng mới

Khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế cho việc tuyển dụng nhân viên, một cách để vượt qua điều đó là thông qua nhân viên thực tập và tuyển dụng cấp độ đầu vào. Ưu điểm là nhân viên mới này có giá phải chăng, ham học hỏi và tốt để tạo khuôn mẫu phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nhưng nhược điểm là họ cần nhiều người chỉ dẫn có thể tốn kém và họ cũng không có kinh nghiệm để đưa ra các quyết định quan trọng có tác động lâu dài.

Lợi ích của một nhân viên có kinh nghiệm là đóng góp của anh ta được cảm nhận ngay lập tức và hiệu quả hơn về chi phí trong thời gian dài. Đưa vào một nhân viên giàu kinh nghiệm có thể tạo ra tác động lớn đến công ty, điều đó đáng đầu tư vào tiền lương cho anh ta. Anh ấy có thể thành công khi làm việc với sự huấn luyện tối thiểu và đặt cược trí tuệ giúp bạn và những người quản lý khác không phải mắc kẹt trong quyết định. Nhân viên có kinh nghiệm cũng có thể tăng sự tự tin của bạn khi giao việc.

Chúng tôi đã sai khi không đánh giá cao và nhận ra tác động của việc đầu tư vào nhân viên có kinh nghiệm. Chúng tôi đã quá tập trung vào việc tuyển dụng hầu hết nhân viên ở cấp độ đầu vào, điều này đã phá vỡ sự cân bằng về tài năng trong các nhóm. Quá nhiều nhân viên mới có thể là yếu tố chính trong việc tuyển dụng quản lý và các thành viên khác trong nhóm, điều này làm chậm quá trình sản xuất, quyết định không hợp lý của những người không có kiến thức chuyên sâu có thể gây ra tác động xấu đến kinh doanh mà chúng tôi phải trả tiền cho sau này.

Bài học ở đây là duy trì sự cân bằng và đánh giá cao hiệu quả ngay lập tức và dài hạn mà một nhân viên có kinh nghiệm có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Có kỷ luật trong quá trình On-boarding

Khi chúng tôi còn là một công ty nhỏ và nhận một nhân viên mới, quá trình on-boarding khá đặc biệt. Bởi vì chúng tôi chưa phát triển và thường xuyên trao đổi với nhau, nên rất dễ dàng để biết liệu người mới có phù hợp hay không. Họ cũng dễ dàng biết được liệu chúng tôi có văn hóa tập thể phù hợp với họ hay không.

Khi lớn mạnh hơn, chúng tôi nhận ra tầm quan trọng của việc có kỷ luật trong quá trình On-boarding cho nhân viên mới, chính vì vậy chúng tôi có thể tận dụng tối đa 3 tháng đầu của họ. Quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng tôi chia sẻ các giá trị cốt lõi, mục đích cốt lõi và tầm nhìn của chúng tôi với nhân viên mới để họ hình dung con đường thành công. Quan trọng là phải nói với họ về lịch sử, thách thức chính và ưu tiên hàng đầu mà chúng tôi đang làm việc với tư cách là một công ty. Quan trọng là đảm bảo nhân viên mới gặp gỡ từng trưởng bộ phận để nắm bắt bối cảnh xung quanh mỗi bộ phận phù hợp với doanh nghiệp của chúng tôi và sẽ gặp ai để có các câu hỏi, phản hồi và ý tưởng khác nhau.

Chúng tôi có một danh sách kiểm tra On-boarding cho mỗi lần tuyển dụng mới mà chúng tôi đã tạo trong Daylite sử dụng Activity Set để hợp lý hóa quy trình này. Chúng tôi yêu cầu phản hồi từ mỗi nhân viên mới sau đó sử dụng để điều chỉnh và cải thiện quy trình và quy trình đó cũng được ghi lại và cập nhật thường xuyên trên Confluence.

Thuê chậm, sa thải

Một sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp mà chúng tôi cũng mắc phải là giữ chân nhân viên quá lâu. Bạn có thể làm việc với một người có năng suất kém, không phù hợp với hướng đi, sứ mệnh của công ty, hoặc chỉ không hòa hợp với nhóm. Dường như sẽ ổn nếu giữ họ lại vì họ đã làm việc ở đó một thời gian dài và biết rõ công ty của bạn hoặc vì bạn thực sự thích họ. Nhưng nếu họ làm việc kém hiệu quả hoặc không phù hợp với văn hóa, điều đó có tác động tiêu cực đến phần còn lại của nhóm và tác động tiêu cực lâu dài đến doanh nghiệp của bạn. Đây là một sai lầm phải trả giá đắt mà không phát hiện ra.

Một trong những điều tôi đã nghe nhiều diễn giả khác nhau lặp đi lặp lại hàng năm tại hội nghị thường niên SaaStr là “thuê chậm, sa thải nhanh”. 90 ngày đầu tiên của một nhân viên rất quan trọng, tương tự như 900 ngày đầu tiên của họ.

Bằng cách ghi phiếu điểm và quy trình On-boarding có kỷ luật, chúng tôi có các công cụ và quy trình để thực hiện đúng yêu cầu tuyển dụng một người mới trong vòng vài tháng đầu tiên thay vì chờ đợi nhiều năm để nhận ra rằng không nên giữ họ quá thời hạn thử việc.

Hãy giữ tinh thần tỉnh táo và logic trong mọi quyết định. KPIs phù hợp sẽ giúp bạn đưa ra quyết định một cách dễ dàng hơn. - AJ, Giám đốc điều hành của Marketcircle.

Tóm lại.

Không có hướng dẫn chính xác nào cho việc khởi đầu và điều hành một doanh nghiệp. Những gì hoạt động cho một doanh nghiệp có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác. Sai lầm là một phần không thể tránh khỏi khi bắt đầu kinh doanh. Quan trọng là học từ những sai lầm đó và sử dụng chúng để tiếp tục phát triển. Đối với những người chủ doanh nghiệp nào đang gặp khó khăn và thất bại, hãy tiếp tục vững bước! Hãy mắc nhiều sai lầm hơn, nhanh chóng thất bại và học hỏi để phát triển!