[ToMo] Tốp 5 Kỹ Năng Thương Lượng Cần Có Nếu Muốn Thành Công

Tóm tắt

Việc nâng cao kỹ năng thương lượng trong lĩnh vực kinh doanh luôn đòi hỏi mỗi người phải tập trung vào các khía cạnh khác nhau. Các chuyên gia đã chỉ ra rằng các kỹ năng mềm, khả năng lắng nghe, sự chuẩn bị cẩn thận và việc hiểu rõ phong cách thương lượng của bản thân là chìa khóa cho thành công. (David Wachtel)

Khi tham gia các khóa đào tạo kỹ năng thương lượng, chúng tôi thường hỏi học viên về điều gì khiến họ cảm thấy bất an khi thực hiện thương lượng. Câu trả lời thường bao gồm:

“Tôi lo sợ rằng tôi sẽ không đạt được thỏa thuận tốt nhất.”

“Tôi không thích làm việc với một số loại người nhất định.”

“Không phải lúc nào tôi cũng biết rõ những gì cần đạt được trong một cuộc thương lượng cụ thể và làm thế nào để đạt được điều đó.”

“Tôi có thể rơi vào tình trạng bối rối trong quá trình thương lượng này và mất đi sự tập trung vào các chi tiết. Như mất phương hướng của mình.”

Bài viết này sẽ cung cấp một số gợi ý hữu ích về việc cải thiện kỹ năng thương lượng của bạn.

1. Đề cao quá trình thỏa hiệp

Phần lớn mọi người thường thương lượng bằng cách sử dụng phương pháp 'mỗi bên cố gắng giành được một phần'. Họ thường bắt đầu bằng cách xác định những gì họ muốn. Sau đó, họ tăng lên thêm 10% hoặc 15%. Cuối cùng, họ tham gia vào một loạt các thỏa hiệp để đạt được mục tiêu của mình. Họ tập trung vào lợi ích của mình và khẳng định giá trị càng cao càng tốt. Đối với nhiều người, mục tiêu không phải là đạt được một thỏa thuận công bằng cho cả hai bên. Thay vào đó, mục tiêu của họ là chiến thắng.

Xu hướng chính là thương lượng thông qua quan điểm của từng bên. Phần lớn những người tham gia thương lượng không bao giờ dừng lại để tự hỏi tại sao họ muốn những gì họ muốn. Họ thậm chí không xem xét lý do tại sao đối tác của họ tham gia cuộc thương lượng.

Fisher và Ury định nghĩa thương lượng là “việc trao đổi thông tin giữa các bên mà trong đó một số lợi ích được chia sẻ và một số lợi ích bị mâu thuẫn”. Mục tiêu của đàm phán là xem liệu bạn có thể đạt được lợi ích của mình thông qua một thỏa thuận hay không. Điều thú vị là lý do tại sao bạn muốn một cái gì đó chứ không phải những gì bạn muốn. Khi những người thương lượng bắt đầu tập trung vào lợi ích, họ có thể làm việc với các bên để tìm ra các giải pháp khác nhau.

Nhiều sinh viên cảm thấy không thoải mái khi giải thích cho đối tác lý do tại sao họ muốn một điều gì đó. Họ thường so sánh điều này với việc mở thẻ của mình. Tuy nhiên, đàm phán không phải lúc nào cũng là cuộc tranh luận về việc ai sẽ được nhiều hơn. Một phương pháp có kỹ năng bao gồm việc hai bên hợp tác để giải quyết cùng một vấn đề. Điều quan trọng là vấn đề thường không thể giải quyết cho tới khi mỗi bên hiểu rõ bản chất của vấn đề. Lý do mà những người thương lượng muốn điều gì mà mỗi bên mong muốn là bước khởi đầu cho việc giải quyết vấn đề.

2. Kỹ năng 'đối phương' của bạn

Đầu tiên, bạn cần nhận ra là hành động của bạn có thể ảnh hưởng đến người khác như thế nào.

Tiếp theo, hãy hiểu rằng mọi người có phong cách giao tiếp riêng của họ. Nhận biết rằng cách họ giao tiếp có thể không giống với cách của bạn.

Các nhà đàm phán có kỹ năng có thể thay đổi phong cách giao tiếp để đáp ứng nhu cầu của người nghe.

Các đặc điểm của DiSC

Tại Hautacam Consulting, chúng tôi áp dụng mô hình DiSC từ Inscape Publishing. DiSC không nhằm mục đích đánh giá kỹ năng đàm phán. Thay vào đó, nó mô tả hành vi của một cá nhân khi tính cách của họ tương tác trong một môi trường nhất định. Ví dụ, một nhân viên đại diện cho công ty trong quá trình thương lượng.

Tham gia chương trình này, sinh viên có thể xác định phong cách đàm phán tự nhiên của mình. Sau đó, họ có thể hiểu cách người khác nhận biết họ để cải thiện hiệu suất.

Với chương trình này, bạn sẽ thấy tại sao bạn cảm thấy thoải mái hơn với một số người hơn những người khác. Giao tiếp với những người có phong cách đàm phán tương tự sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Khi giảng dạy về phong cách, chúng tôi tập trung vào cách thuyết phục những người có phong cách không tương thích.

Bước đầu tiên là hiểu rõ về bốn đặc điểm của DiSC và cách chúng tương tác. Các đặc điểm này bao gồm:

Chiếm ưu thế

Nhóm 'thống trị':

• Thành thạo trong việc đưa ra quyết định.

• Mong muốn kiểm soát môi trường của họ. Họ đạt được điều này bằng cách giải quyết vấn đề và đối mặt với thách thức.

• Rất trực tính và có khả năng giao tiếp tốt.

• Tự tin. Tuy nhiên, đôi khi họ có thể được coi là quá đanh đá và kiêu ngạo.

Việc đặt câu hỏi và lắng nghe không phải là ưu tiên tự nhiên. Họ thường tiếp cận mục tiêu mà không xem xét nhiều phương án hoặc kết quả. Vì lẽ đó, những người khác thường cảm thấy họ thiếu kiên nhẫn và quan tâm. Họ thường sử dụng phương pháp tiếp cận thẳng thể hiện khả năng của họ. Họ giỏi trong việc lý giải tại sao một điều không hoạt động hiệu quả. Do đó, họ có thể bị coi là tiêu cực. Đối với họ, kết quả quan trọng hơn nhiều so với cảm xúc của người khác.

Tầm ảnh hưởng

Nhóm 'ảnh hưởng':

• Là người giỏi ăn nói, thích chiếm ưu thế. Tuy nhiên, họ sử dụng cách tiếp cận ít trực tiếp hơn. Những người ảnh hưởng muốn thuyết phục và thúc đẩy bạn. Họ muốn bạn tự nguyện thực hiện điều gì đó.

• Thay vì tập trung vào nhiệm vụ như người thống trị (mục A.), hãy tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ cùng với mọi người.

• Nhìn thấy sự khả thi trong một kế hoạch hoặc ý tưởng và có xu hướng bỏ qua những rủi ro ẩn trong đó.

• Ở tốt nhất, họ có thể được coi là những người có tầm nhìn xa.

Những người ảnh hưởng có thể coi những kẻ thống trị, chiếm ưu thế là 'khái niệm không tích cực'. Người thống trị có thể xem những người ảnh hưởng là 'thiếu thực tế' hoặc thậm chí là 'phản chính trị'. Cả hai đều muốn ra quyết định và trở thành lãnh đạo. Những người ảnh hưởng thích tạo ấn tượng tốt và muốn có mối quan hệ. Họ có thể tỏ ra phóng túng và không có tổ chức. Đối với họ, tập trung vào chi tiết không phải là điểm mạnh; họ thích nhìn vào bức tranh tổng thể. Những người ảnh hưởng là những người xã hội và thường quen biết nhiều người. Họ mong đợi kết quả. Tuy nhiên, sự quan tâm của họ là thúc đẩy mọi người cùng nhau đạt được kết quả.

Sự ổn định

Những người thuộc nhóm 'ổn định':

Giống như những người ảnh hưởng, hãy xem những mặt tích cực của những ý tưởng mới. Tuy nhiên, không giống như những người ảnh hưởng, những người 'kiên định' thường không thích thay đổi - thậm chí là thay đổi tích cực.

Tự xem mình là người yếu đuối hơn môi trường của họ. Họ tin rằng mọi thứ sẽ tốt đẹp hơn nếu mọi người chỉ làm việc chăm chỉ hơn, cùng nhau, trong tình hình hiện tại.

Là những người lắng nghe tuyệt vời, những người có xu hướng cân nhắc mọi thứ trước khi đưa ra phản ứng.

Một lần nữa, giống như những người ảnh hưởng, những người 'ổn định' tập trung vào người khác. Họ là những người đáng tin cậy và vững chắc.

Các phong cách ảnh hưởng và chi phối cao khi đàm phán với những người theo phong cách kiên định cần phải thận trọng. Hai phong cách này thích phản ứng ngay lập tức, trong khi phong cách ổn định thích suy nghĩ trước khi đưa ra phản ứng. Họ rất cẩn trọng và suy nghĩ kỹ lưỡng. Họ là đối lập của những người thống trị và những người ảnh hưởng.

Lòng tận tâm

Những người thuộc nhóm 'tận tâm':

• Thích phong cách kiên định, sống nội tâm và cẩn thận.

Tuy nhiên, giống như những người chiếm ưu thế, họ ưu tiên nhiệm vụ và tập trung vào việc kiểm soát.

• Những kỳ vọng của họ cần phải thực tế và được tập trung vào điểm chính.

• Là những người cầu toàn.

• Có cách tiếp cận gián tiếp, cẩn thận, lịch sự và ngoại giao.

• Có thể không sẵn sàng chấp nhận thay đổi, trừ khi có lý do cụ thể được củng cố bằng dẫn chứng.

• Tin rằng các quy trình và thủ tục sẽ giải quyết được nhiều vấn đề. Do đó, họ coi thường sự thay đổi.

• Tin rằng sự thật và quy trình là quan trọng nhất. Con người chỉ đứng ở vị trí thứ hai.

Một người có ảnh hưởng đàm phán với người theo phong cách tận tâm nên chuẩn bị trước dẫn chứng cụ thể và thực tế. Những người có ảnh hưởng cũng cần cung cấp thông tin hỗ trợ.

Những người thống trị, chiếm ưu thế có thể cần kiên nhẫn với người đàm phán theo phong cách tận tâm. Điều này bởi vì họ muốn đưa ra quyết định và hành động một cách nhanh chóng. Một hạn chế của phong cách tận tâm là họ cố gắng lấy tất cả các sự thật. Với cách tiếp cận này, phong cách tận tâm có thể thiếu quyết đoán.

Bản Sơ Lược Điển Hình

Bất kể mức độ cao hay thấp của một hoặc hai thuộc tính, mọi người đều có khả năng sở hữu một vài hoặc tất cả những thuộc tính đó. Các thuộc tính dưới đây được xác định thông qua Bản sơ lược Điển Hình. Bản sơ lược này đánh giá cường độ của từng thuộc tính so với các thuộc tính khác. Người đàm phán có một cái nhìn tổng quan về cách họ hành xử. Họ cũng học cách tương tác hiệu quả với nhiều loại người. Bản sơ lược Điển Hình bao gồm đánh giá về xu hướng hành động của phong cách của bạn. Nó xem xét những điều sau:

• Cảm xúc

• Mục tiêu

• Đánh giá người khác

• Ảnh hưởng đến người khác

• Giá trị đối với một tổ chức

• Các khuynh hướng có thể bị lạm dụng

• Hành vi dưới áp lực

• Nỗi sợ

• Làm thế nào để tăng hiệu quả

Bạn có thể sử dụng một hoặc một số thuộc tính. Việc học cách áp dụng những thuộc tính này khi cần thiết là một phần không thể thiếu trong việc phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả.

Khi các phong cách tương tác khác nhau, sự đối nghịch thường xảy ra. Ví dụ, một người có ảnh hưởng đàm phán với người có phong cách tận tâm. Người có ảnh hưởng đưa ra một nhận xét về chất lượng sản phẩm. Phong cách tận tâm đặt câu hỏi về nhận xét này và coi nó là vô ích.

Trong một tình huống khác, người có phong cách kiên định, ổn định đang thương lượng với người có phong cách ưu thế và muốn suy nghĩ về câu trả lời cho các câu hỏi. Trong khi người có phong cách kiên định đang suy nghĩ, người có phong cách chủ đạo lại bắt đầu nói và thúc đẩy một câu trả lời hoặc quyết định.

Khi đàm phán với một người có phong cách ưu thế, một người có ảnh hưởng có thể trả lời các câu hỏi bằng một câu chuyện hoặc truyện hơn là sử dụng cách tiếp cận ngắn gọn, trực tiếp. Những điều tưởng như nhỏ bé này có thể trở nên quan trọng và hữu ích trong tay một nhà đàm phán giỏi.

Để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn, hãy thực hành để nhận ra phong cách của người khác. Ngoài ra, hãy hiểu rõ xu hướng của bản thân và linh hoạt khi cần thiết.

Trở thành một người giao tiếp hiệu quả bắt đầu bằng việc trở thành một người biết lắng nghe.

3. Kỹ năng Lắng nghe

Lắng nghe giúp bạn hiểu sâu hơn về sở thích của đối phương. Một số phong cách nghe tốt hơn những phong cách khác. Tuy nhiên, nhiều người thường không biết lắng nghe hiệu quả. Hầu hết mọi người nghe để đáp lại, không phải để hiểu.

Để minh họa điều này, hãy xem nghiên cứu của Tiến sĩ Albert Mehrabian từ UCLA về giao tiếp khi có sự bất đồng/không phù hợp:

• Từ ngữ: 7%

• Giọng nói: 38%

• Ngôn ngữ cơ thể: 55%

Một kỹ năng mà người lắng nghe giỏi sử dụng là đặt câu hỏi và lắng nghe cẩn thận từng chữ. Tuy nhiên, trong giao tiếp, từ ngữ chỉ chiếm 7%. Giao tiếp 93% là không lời. Do đó, không ngạc nhiên khi có nhiều thông điệp bị mất khi truyền từ miệng người nói đến tai người nghe. Giao tiếp không lời cũng quan trọng trong việc nhận biết phong cách của người nói.

Đặt câu hỏi một cách khéo léo

Sử dụng cách đặt câu hỏi khéo léo là bước đầu tiên để hiểu sâu hơn về sở thích của đối phương. Để đặt câu hỏi một cách hiệu quả, bạn cần:

• Hiểu rõ mục đích của câu hỏi bạn đang đặt. Hầu hết mọi người nhận ra những câu hỏi ngẫu nhiên thường gây kinh ngạc và có thể làm cho họ không tin tưởng bạn.

• Hỏi xem bên kia có thoải mái khi bạn đặt câu hỏi hay không.

• Sau đó, yêu cầu thông tin mà bạn muốn biết.

Lắng nghe một cách khéo léo

Sử dụng ba cấp độ của kỹ năng lắng nghe để hiểu thông tin:

Trong khi bạn giải quyết vấn đề trong thương lượng, bạn có thể sử dụng phản hồi như một 'kết thúc nhỏ'. Điều này giúp một vấn đề khó tái phát lại sau này hơn: “Tôi đã bỏ lỡ điều này. Khi chúng ta đã thảo luận trước đó, chúng ta đã đồng ý về điều này. Tôi đã bỏ lỡ điều gì không? Chúng ta cần phải nói thêm về vấn đề này để tôi có thể đánh giá kỹ hơn về tầm quan trọng của nó đối với bạn không?”

Kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe hiệu quả có thể giải quyết vấn đề trong đàm phán. Bằng cách khuyến khích đối phương thảo luận và lắng nghe, bạn gửi đi một thông điệp tích cực. Điều này cải thiện đáng kể lòng tin và giảm căng thẳng. Khi đó, mọi người sẽ tham gia vào cuộc đàm phán kinh doanh với bạn hơn vì bạn được đánh giá là:

• Đáng tin cậy

• Một người giải quyết vấn đề hiệu quả

• Thêm giá trị cho mối quan hệ

Tìm kiếm thông tin hiệu quả thông qua kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe giúp xây dựng những nhận thức này.

4. Triển khai kế hoạch

Tôi thường hỏi người bán và những người tham dự hội thảo về cách họ chuẩn bị. Từ câu trả lời của họ, tôi thấy rằng rất ít nhà đàm phán thực hiện bất kỳ kế hoạch cụ thể nào. Tôi không chỉ nói về việc suy nghĩ về số tiền phải chi, thời gian hoàn thành một dự án, hoặc một con số cụ thể. Tôi đề cập đến việc lập kế hoạch chi tiết để tìm hiểu xem bên kia muốn gì và tại sao.

Kế hoạch của bạn cũng nên bao gồm các điều sau:

Cố gắng áp dụng phong cách đàm phán của đối tác. Sử dụng kiểu DiSC để hiểu rõ cách họ giao tiếp. Tiếp tục xác nhận liệu bạn hiểu đúng hay không. Nếu bạn không biết đối tác của mình, hãy đưa ra những phỏng đoán hợp lý và điều chỉnh theo cách thích hợp.

Quyền lợi mà chúng ta / tôi đang đề cập là gì? Hãy xem xét kỹ lưỡng tất cả các quyền lợi của mình vì có thể có nhiều hơn một.

Quyền lợi của đối tác là gì? Việc xác định lợi ích của họ là phần quan trọng trong quá trình thương lượng. Điều này phản ánh triết lý đàm phán của Fisher và Ury. Trong triết lý này, có những lợi ích được chia sẻ và những lợi ích đối lập. Những lợi ích đối lập này là những gì mà bạn đang thương lượng.

Cái gì tôi có thể đề xuất để trao đổi với giá trị thấp hơn đối với tôi nhưng lại cao hơn đối với đối tác? Suy nghĩ trước về các lựa chọn này có thể làm cho cuộc đàm phán ít căng thẳng hơn. Những người có kỹ năng đàm phán kém có thể bỏ qua điều này. Những người mới bắt đầu trong lĩnh vực đàm phán có thể chọn thực hiện một loạt các thỏa thuận chỉ từ quan điểm của họ.

Có ba lựa chọn để chuyển đàm phán từ thỏa thuận sang giải quyết vấn đề chung là gì? Có thể là: “tại sao chúng ta không thử … ?” hoặc 'Nếu chúng ta làm điều này thì sẽ có kết quả gì ...?'

Ít nhất thì điều gì là chấp nhận được?

Cuối cùng, việc lập kế hoạch trước cuộc đàm phán thực tế sẽ giúp nhà đàm phán tự tin hơn. Kế hoạch cũng có thể dẫn đến kết quả tốt hơn và nhất quán hơn.