Tồn kho

Tồn kho, hay còn gọi là hàng lưu kho (tiếng Anh - Anh: stock; tiếng Anh - Mỹ: inventory), là danh sách hoặc các vật liệu và sản phẩm, bao gồm cả nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang (bán thành phẩm) mà một doanh nghiệp đang giữ trong kho.

Quản lý tồn kho là lĩnh vực chủ yếu tập trung vào việc xác định hình dạng và vị trí của hàng hóa trong kho. Nó cần thiết tại các địa điểm khác nhau trong một cơ sở hoặc trong mạng lưới cung cấp để tiên đoán quá trình sản xuất và thường xuyên cũng như theo kế hoạch dự trữ nguyên liệu.

Khái niệm về hàng tồn kho, bao gồm vật tư tồn kho và bán thành phẩm, đã được mở rộng từ các hệ thống sản xuất đến các doanh nghiệp dịch vụ và các dự án. Định nghĩa tổng quát là 'tất cả các công việc trong quá trình sản xuất - bao gồm mọi công việc đang hoặc đã diễn ra trước khi sản xuất hoàn thành.' Trong hệ thống sản xuất chế tạo, hàng tồn kho bao gồm tất cả các giai đoạn công việc - nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trước khi bán và ra khỏi hệ thống sản xuất. Trong bối cảnh dịch vụ, hàng tồn kho bao gồm tất cả công việc thực hiện trước khi bán, kể cả thông tin được xử lý một phần.

Khái niệm

Quản lý hàng tồn kho bao gồm việc cân bằng giữa việc bổ sung hàng hóa trong quá trình sản xuất, chi phí lưu kho, quản lý tài sản, dự báo và định giá hàng tồn kho, cũng như duy trì tính minh bạch và dự báo giá hàng tồn kho trong tương lai. Điều này bao gồm quản lý không gian vật lý, chất lượng hàng hóa, bổ sung và xử lý lỗi, cũng như dự đoán nhu cầu. Cân bằng những yếu tố này giúp đạt được mức tồn kho tối ưu và là một quá trình liên tục để doanh nghiệp có thể thích ứng với môi trường thay đổi.

Đối với một nhà bán lẻ, quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc duy trì một danh mục hàng hóa phù hợp trong khi kiểm soát các chi phí liên quan đến đặt hàng, vận chuyển và xử lý. Nó bao gồm việc thiết lập hệ thống và quy trình để xác định nhu cầu hàng tồn kho, đặt mục tiêu, cung cấp kỹ thuật bổ sung, và báo cáo tình trạng tồn kho thực tế và dự đoán. Các chức năng này bao gồm theo dõi vật tư vào và ra khỏi kho, điều chỉnh số dư tồn kho, phân tích ABC, theo dõi lô hàng, hỗ trợ đếm chu kỳ, và nhiều yếu tố khác. Mục tiêu chính là kiểm soát mức tồn kho trong hệ thống phân phối vật lý để cân bằng nhu cầu sản phẩm với việc giảm thiểu chi phí dự trữ và xử lý.

Tồn kho trong kinh doanh

Nguyên nhân tồn kho hàng hóa

Có năm lý do chính giải thích tại sao doanh nghiệp cần duy trì hàng tồn kho.

1. Thời gian: Sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng, hay còn gọi là thời gian thực hiện (tiếng Anh: lead time), từ nhà cung cấp đến người sử dụng, buộc doanh nghiệp phải dự trữ hàng để đảm bảo nguồn cung cho sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm cho khách hàng.
2. Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo mùa trong khi khả năng sản xuất lại không đổi. Điều này có thể dẫn đến việc tích trữ hàng hóa, như hàng tiêu dùng mùa lễ hội, dẫn đến việc dự trữ lớn để đáp ứng nhu cầu tương lai.
3. Tính bất định: Các yếu tố không chắc chắn trong nguồn cung và cầu hoặc giao hàng buộc doanh nghiệp phải giữ một lượng hàng để phòng ngừa. Trong trường hợp này, hàng tồn kho đóng vai trò như một biện pháp giảm thiểu rủi ro.
4. Tính kinh tế nhờ quy mô: Để tận dụng lợi thế kinh tế nhờ quy mô. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp phải tăng cường hoạt động logistics để nhận hoặc giao hàng, làm tăng chi phí logistics. Do đó, doanh nghiệp có thể chọn tích trữ hàng để giảm chi phí vận chuyển.
5. Tăng giá trị: Một số hàng tồn kho có thể đạt giá trị cao hơn khi được giữ trong thời gian để đạt tiêu chuẩn mong muốn cho tiêu thụ hoặc sản xuất, chẳng hạn như bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia.

Tất cả những lý do trên đều có thể áp dụng cho mọi chủ sở hữu hoặc sản phẩm.

Các thuật ngữ chuyên ngành trong quản lý hàng tồn kho

• Đơn vị lưu kho (SKU: Stock-Keeping Unit): SKU là mã nhận diện nội bộ dành cho từng sản phẩm và biến thể của nó. SKU có thể là bất kỳ tổ hợp chữ cái và số nào, miễn là hệ thống nhất quán và áp dụng cho tất cả các sản phẩm trong kho.
• Hết hàng (Stockout): Tình trạng hết hàng của một SKU cụ thể.
• 'Hàng tồn kho lâu năm' (NOS: New old stock): Thuật ngữ trong kinh doanh chỉ những mặt hàng đã được sản xuất từ lâu nhưng chưa bao giờ được sử dụng. Những hàng hóa này có thể không còn được sản xuất và là nguồn cung duy nhất cho mặt hàng đó tại thời điểm hiện tại.

Các loại hàng tồn kho

1. Hàng tồn kho an toàn (safety stock)/ Hàng tồn kho đệm (buffer)
2. Ngưỡng tái cấp (reorder point)
3. Hàng tồn kho theo chu kỳ (cycle stock): Là lượng hàng tồn kho được sử dụng trong các quy trình sản xuất theo lô, không bao gồm hàng tồn kho đệm.
4. Tách rời (de-coupling): Hàng tồn kho đệm đặt giữa các máy trong quy trình sản xuất, giúp đảm bảo dòng công việc liên tục mà không bị phụ thuộc vào máy trước hoặc máy tiếp theo trong cùng một quy trình.
5. Hàng tồn kho dự báo (anticipation stock): Hàng tồn kho tích lũy để đáp ứng nhu cầu tăng cao trong tương lai, ví dụ như hàng tiêu dùng mùa hè.
6. Hàng tồn kho trên đường vận chuyển (pipeline stock): Hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển hoặc phân phối - đã rời khỏi nhà máy nhưng chưa đến tay khách hàng.

Lượng sử dụng trung bình hàng ngày / hàng tuần X Thời gian thực hiện tính bằng ngày + Lượng hàng tồn kho an toàn

Ví dụ về hàng tồn kho

Khi các kế toán viên thường thảo luận về hàng tồn kho từ góc độ mặt hàng để bán, các tổ chức như nhà sản xuất, nhà cung cấp dịch vụ và tổ chức phi lợi nhuận cũng có hàng tồn kho (như đồ đạc, nội thất, vật tư, v.v.) mà họ không có ý định bán. Hàng tồn kho của nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn thường nằm trong kho. Hàng tồn kho của các nhà bán lẻ có thể ở trong kho hoặc trong cửa hàng, nơi khách hàng có thể tiếp cận. Hàng tồn kho không nhằm mục đích bán cho khách hàng hoặc người tiêu dùng có thể được giữ ở bất kỳ cơ sở nào mà tổ chức sử dụng. Nếu không được kiểm soát, hàng tồn kho sẽ không thể xác định mức độ thực tế và do đó khó kiểm soát.

Mặc dù có nhiều lý do cho việc giữ hàng tồn kho đã được đề cập trước đây, đa số các tổ chức sản xuất thường phân loại hàng tồn kho 'hàng hóa để bán' của họ thành các loại như sau:

• Nguyên vật liệu – Các vật liệu và thành phần dự định sử dụng để sản xuất một sản phẩm.
• Sản phẩm đang chế tạo (WIP) hay bán thành phẩm – Các vật liệu và thành phần đã bắt đầu quá trình chế biến thành sản phẩm hoàn chỉnh.
• Thành phẩm – Sản phẩm sẵn sàng để bán cho khách hàng.
• Hàng hóa để bán lại – Hàng bị trả lại nhưng vẫn có thể bán được.
• Hàng tồn kho trên đường vận chuyển.
• Hàng tồn kho ký gửi – Hàng hóa được gửi đi để bán.
• Cung cấp duy trì.

Ví dụ:

Kho vật liệu của một nhà sản xuất thực phẩm đóng hộp bao gồm các thành phần cần thiết để làm ra thực phẩm đóng hộp, như hộp/lon rỗng và nắp (hoặc cuộn thép, nhôm để sản xuất các thành phần đó), nhãn mác và các vật liệu khác (như vật liệu hàn, keo, v.v.) dùng để hoàn thiện hộp/lon. Sản phẩm bán thành phẩm của công ty bao gồm các vật liệu từ lúc đưa vào sản xuất cho đến khi hoàn tất và sẵn sàng để bán cho khách hàng bán buôn hoặc bán lẻ. Điều này có thể là các thùng đựng thức ăn đã chuẩn bị, lon đầy chưa dán nhãn, hoặc các thành phần thực phẩm đã được chế biến một phần. Nó cũng có thể bao gồm các lon thành phẩm chưa được đóng vào thùng carton hay các tấm nâng hàng. Hàng thành phẩm của công ty bao gồm tất cả các hộp/lon đã được đầy thực phẩm và dán nhãn, đang nằm trong kho và sẵn sàng để bán cho các nhà phân phối thực phẩm (bán buôn), cửa hàng tạp hóa (bán lẻ), và thậm chí có thể là cho người tiêu dùng qua các thỏa thuận như cửa hàng nhà máy và các trung tâm tiêu thụ.

Công việc đã hoàn tất một phần (hoặc đang được thực hiện) chính là chỉ số hàng tồn kho tích lũy trong quá trình thực hiện các dự án vốn, ví dụ như trong xây dựng cơ sở hạ tầng dân dụng hoặc ngành dầu khí. Hàng tồn kho không chỉ bao gồm các vật phẩm vật lý (như vật liệu, linh kiện, cụm phụ đã hoàn thiện một phần) mà còn các quá trình xử lý kiến thức (như thiết kế kỹ thuật chưa hoàn thiện của các bộ phận và cụm lắp ráp sẽ được sản xuất).

'Hàng tồn kho ảo' (hay còn gọi là 'hàng tồn kho ngân hàng') cho phép một nhóm người dùng chia sẻ các phần chung, đặc biệt là tính sẵn sàng của chúng trong thời gian ngắn, điều này có thể quan trọng nhưng thường không đáp ứng được nhu cầu của nhiều thành viên ngân hàng cùng một lúc. Hàng tồn kho ảo cũng cho phép các nhà phân phối và thực thi giao hàng gửi hàng hóa đến các nhà bán lẻ trực tiếp từ hàng tồn kho, bất kể hàng tồn kho được lưu trữ trong cửa hàng bán lẻ, kho chứa (trong cửa hàng) hay kho dự trữ.

Chi phí liên quan đến hàng tồn kho

Có nhiều loại chi phí liên quan đến hàng tồn kho:

• Chi phí đặt hàng
• Chi phí thiết lập
• Chi phí lưu trữ trong kho
• Chi phí do thiếu hụt hàng tồn kho

Nguyên tắc cân đối hàng tồn kho

Mục tiêu

Cân đối hàng tồn kho nhằm đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho có sẵn trong cùng một khoảng thời gian (như ngày, giờ, v.v.) là đồng nhất cho tất cả các sản phẩm, để thời điểm hết hàng của tất cả sản phẩm sẽ trùng khớp. Trong trường hợp này, sẽ không có tình trạng 'hàng tồn kho dư thừa', tức là không có hàng tồn kho còn lại của sản phẩm khác khi sản phẩm đầu tiên đã hết. Hàng tồn kho dư thừa gần đạt được hiệu quả tối ưu, vì tiền chi để có hàng tồn kho đó có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho sản phẩm đã hết hàng.

Mục tiêu thứ hai của việc cân đối hàng tồn kho là giảm thiểu lượng hàng tồn kho. Bằng cách kết hợp dự đoán nhu cầu chính xác với quản lý hàng tồn kho, thay vì chỉ dựa vào mức trung bình trong quá khứ, ta có thể đạt được kết quả chính xác và tối ưu hơn nhiều.

Việc tích hợp dự đoán nhu cầu vào quản lý hàng tồn kho theo cách này cũng giúp xác định điểm 'có thể phù hợp' khi việc lưu trữ hàng tồn kho bị giới hạn cho từng sản phẩm.

Ứng dụng

Kỹ thuật cân đối hàng tồn kho phù hợp nhất với các hàng hóa mà người tiêu dùng chưa từng thấy, trái ngược với các hệ thống 'luôn đầy' nơi người tiêu dùng mua lẻ có thể xem toàn bộ kệ sản phẩm để tránh cảm giác mua hàng cũ kỹ, không mong muốn hoặc lỗi thời; và khác với các hệ thống 'điểm kích hoạt' nơi sản phẩm được bổ sung khi đạt đến một mức nhất định. Cân đối hàng tồn kho được áp dụng hiệu quả trong các quy trình sản xuất đúng lúc và các ứng dụng bán lẻ nơi sản phẩm không hiển thị công khai.

Một ví dụ sớm về việc áp dụng cân đối hàng tồn kho trong bán lẻ tại Hoa Kỳ là nhiên liệu động cơ. Nhiên liệu động cơ (như xăng) thường được lưu trữ trong các bể chứa dưới lòng đất. Người lái xe không biết họ đang mua xăng ở mức nào trong bể, và cũng không cần phải quan tâm đến điều đó. Các bể chứa này có dung tích tối đa và không thể đầy. Sản phẩm đắt đỏ. Cân đối hàng tồn kho được sử dụng để cân bằng lượng nhiên liệu động cơ khác nhau, mỗi loại được lưu trữ trong các bể chuyên dụng, tỷ lệ với doanh số của từng loại. Hàng tồn kho dư thừa không được người tiêu dùng nhìn thấy hay đánh giá, vì vậy nó chỉ đơn thuần là tiền chìm trong đất. Cân đối hàng tồn kho giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa trong các bể chứa dưới lòng đất. Ứng dụng này cho nhiên liệu động cơ lần đầu tiên được phát triển và triển khai bởi Petrolsoft Corporation vào năm 1990 cho Công ty Sản phẩm Chevron. Hầu hết các công ty xăng dầu lớn hiện nay đều sử dụng các hệ thống tương tự.

Nguồn gốc

Việc áp dụng cân đối hàng tồn kho tại Hoa Kỳ được cho là bị ảnh hưởng từ phương pháp quản lý hàng tồn kho đúng lúc của Toyota Nhật Bản vào những năm 1980.

Quản lý hàng tồn kho cấp cao

Khoảng năm 1880, có sự chuyển biến trong thực tiễn sản xuất từ các công ty với sản phẩm đồng nhất sang các công ty tích hợp theo chiều ngang với sự đa dạng chưa từng có trong quy trình và sản phẩm. Những công ty này (đặc biệt trong ngành gia công kim loại) cố gắng đạt được lợi ích từ việc sản xuất nhiều sản phẩm trong một cơ sở. Các nhà quản lý cần thông tin về tác động của quyết định pha trộn sản phẩm đến lợi nhuận tổng thể và do đó cần thông tin giá thành sản phẩm chính xác. Tuy nhiên, nỗ lực đạt được điều này gặp khó khăn do chi phí xử lý thông tin thời đó. Sau năm 1900, nhu cầu cao về báo cáo tài chính đã tạo ra áp lực lớn đối với kế toán tài chính hàng tồn kho và nhu cầu quản lý chi phí sản phẩm trở nên kém quan trọng. Đặc biệt, yêu cầu kiểm toán đã làm suy giảm vai trò của kế toán quản trị giá thành. Sự ưu thế của kế toán báo cáo tài chính so với kế toán quản trị giá thành vẫn còn tồn tại với một số ngoại lệ, và các định nghĩa về 'giá thành' trong báo cáo tài chính đã làm méo mó kế toán quản trị 'giá thành' từ đó đến nay, đặc biệt là trong lĩnh vực hàng tồn kho.

Do đó, hàng tồn kho tài chính cấp cao có hai công thức cơ bản liên quan đến kỳ kế toán:

1. Chi phí của hàng tồn kho đầu kỳ + mua hàng tồn kho trong kỳ + chi phí sản xuất trong kỳ = Giá vốn hàng có sẵn để bán
2. Giá vốn hàng có sẵn - chi phí hàng tồn kho cuối kỳ = Giá vốn hàng bán ra

Lợi ích của các công thức này là công thức đầu tiên tổng hợp tất cả các chi phí sản xuất và nguyên vật liệu vào giá trị hàng tồn kho để báo cáo. Công thức thứ hai sau đó cung cấp điểm khởi đầu mới cho kỳ tiếp theo và cho phép tính toán một số tỷ lệ lợi nhuận bán hàng bằng cách trừ số này từ giá bán.

Quản lý sản xuất thường chú trọng vào tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho hoặc số ngày trung bình để bán hết hàng tồn kho vì nó cung cấp thông tin về mức độ tồn kho tương đối.

Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho (hay còn gọi là số vòng quay hàng tồn kho) = giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho trung bình = Giá vốn hàng bán / ((Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng tồn kho cuối kỳ) / 2)

và nghịch đảo của nó

Số ngày bán hàng tồn kho trung bình = Số ngày trong năm / Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho = 365 ngày / Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho

Tỷ lệ này ước lượng số lần hàng tồn kho được quay vòng trong một năm. Con số này cho biết mức độ tiền mặt/hàng hóa đang được giữ lại trong quá trình chờ và là chỉ số quan trọng về độ tin cậy và hiệu quả của quy trình. Một nhà máy có 2 vòng quay hàng tồn kho tương ứng với 6 tháng hàng tồn kho thường không phải là mục tiêu lý tưởng (tùy theo ngành), trong khi việc tăng từ 6 vòng quay lên 12 vòng quay có thể cải thiện hiệu quả tới 100%. Sự cải thiện này có thể dẫn đến một số thay đổi tiêu cực trong báo cáo tài chính, vì 'giá trị' hiện có trong nhà máy như hàng tồn kho bị giảm xuống.

Dù các chỉ số kế toán hàng tồn kho này rất hữu ích nhờ tính đơn giản, nhưng chúng cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ do các giả định cơ bản. Thực tế, có rất nhiều yếu tố ẩn sau sự đơn giản này mà nhiều giả định 'điều chỉnh' có thể được áp dụng. Các yếu tố bao gồm:

• Xác định cụ thể
• Mức chi phí thấp hoặc giá thị trường
• Chi phí bình quân gia quyền
• Chi phí trung bình biến đổi
• FIFO và LIFO
• Lý thuyết hàng đợi

Vòng quay hàng tồn kho là một công cụ tài chính để đánh giá hàng tồn kho, nhưng không nhất thiết là công cụ quản lý. Quản lý hàng tồn kho cần cái nhìn sâu hơn. Phương pháp áp dụng dựa trên giá vốn hàng bán trong quá khứ và có thể không phản ánh được nhu cầu sản xuất trong tương lai cũng như nhu cầu của khách hàng.

Các mô hình kinh doanh như hàng tồn kho đúng lúc (JIT), hàng tồn kho do nhà cung cấp (VMI) và hàng tồn kho do khách hàng quản lý (CMI) đều hướng đến việc giảm thiểu hàng tồn kho trong tay và nâng cao vòng quay hàng tồn kho. VMI và CMI đã thu hút sự chú ý đáng kể nhờ thành công của các nhà cung cấp bên thứ ba, những người mang lại kiến thức và kinh nghiệm mà các tổ chức có thể không có.

Quản lý hàng tồn kho hiện đại đang chuyển hướng mạnh mẽ về kỹ thuật số và trực tuyến. Hệ thống quản lý đơn hàng động này yêu cầu khả năng hiển thị toàn diện, sự hợp tác chặt chẽ giữa các quy trình thực hiện, tự động hóa dữ liệu thời gian thực giữa các công ty khác nhau, và sự tích hợp giữa nhiều hệ thống.

Kế toán hàng tồn kho

Mỗi quốc gia có các quy định riêng về kế toán hàng tồn kho, phù hợp với các quy tắc báo cáo tài chính của họ.

Ví dụ: tại Hoa Kỳ, hàng tồn kho được xác định theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP), các quy định do Ủy ban chuẩn mực kế toán tài chính (FASB) (và các tổ chức khác) thiết lập, và được Ủy ban giao dịch chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cùng các cơ quan liên bang và tiểu bang khác giám sát. Các quốc gia khác cũng có các thỏa thuận tương tự nhưng với tiêu chuẩn kế toán và cơ quan quốc gia của riêng họ.

Kế toán tài chính áp dụng các tiêu chuẩn để công chúng có thể so sánh hiệu suất giữa các công ty, trong khi kế toán chi phí tập trung vào việc quản lý chi phí nội bộ của tổ chức và linh hoạt hơn nhiều. Một cuộc thảo luận về hàng tồn kho từ góc độ kế toán chi phí và lý thuyết ràng buộc (thông lượng) sẽ dựa trên các ví dụ cụ thể và so sánh với góc nhìn kế toán tài chính.

Việc định giá và tính toán chi phí nội bộ hàng tồn kho có thể rất phức tạp. Trước đây, các doanh nghiệp thường chỉ vận hành một nhà máy đơn giản, nhưng hiện nay, nhiều doanh nghiệp có nhiều quy trình sản xuất. Trong các nhà máy 'một quy trình', giá trị hàng hóa có thể dễ dàng được xác định từ thị trường. Ngày nay, với nhiều quy trình và hàng tồn kho được coi là 'công việc đang hoàn thành' (WIP), việc định giá trở nên phức tạp hơn vì không có thị trường cho sản phẩm chưa hoàn thiện. Việc định giá WIP và phân bổ chi phí có thể dẫn đến kết quả không mong muốn.

Kế toán tài chính

Hàng tồn kho của tổ chức có thể vừa là tài sản vừa là gánh nặng, vì nó được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như một tài sản, nhưng cũng đồng nghĩa với việc tiền có thể được dùng cho mục đích khác và cần chi phí bảo vệ. Hàng tồn kho cũng có thể tạo ra chi phí thuế lớn, tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia về khấu hao hàng tồn kho, như trong vụ Thor Power Tool Co. v. Commissioner.

Hàng tồn kho được coi là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán, vì tổ chức có thể chuyển đổi nó thành tiền mặt thông qua việc bán. Một số tổ chức giữ hàng tồn kho lớn hơn nhu cầu thực tế của họ nhằm tăng giá trị tài sản và khả năng sinh lợi dự kiến.

Ngoài chi phí liên quan đến việc mua hàng tồn kho, việc lưu trữ hàng tồn kho cũng kéo theo các khoản chi phí khác như không gian kho, tiện ích, bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa và nhân viên khỏi hỏa hoạn và các thảm họa khác, cùng với chi phí do lỗi thời và hao hụt (trộm cắp, lỗi). Những chi phí này có thể tăng từ một phần ba đến một nửa giá mua hàng mỗi năm.

Các doanh nghiệp giữ mức hàng tồn kho quá thấp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các đơn hàng lớn của khách hàng nếu không thể giao hàng đúng hạn. Mâu thuẫn giữa việc kiểm soát chi phí và phục vụ khách hàng thường gây xung đột giữa các nhà quản lý tài chính và điều hành với các bộ phận tiếp thị và bán hàng. Nhân viên bán hàng, đặc biệt, có thể bị giảm thu nhập tiềm năng do thiếu hàng hóa. Để giảm xung đột, các doanh nghiệp có thể cải thiện thời gian sản xuất để gần hơn hoặc thấp hơn thời gian giao hàng của khách hàng. Chiến lược này, gọi là 'Sản xuất tinh gọn', có thể giảm vốn lưu động và chi phí sản xuất liên quan đến hàng tồn kho (Xem Hệ thống sản xuất Toyota).

Vai trò của kế toán hàng tồn kho

Kế toán viên giúp tổ chức ra quyết định tốt hơn và mang lại giá trị cho khoản đầu tư của người đóng thuế. Điều này cũng khuyến khích sự tiến bộ và đảm bảo rằng các cải cách được thực hiện bền vững và hiệu quả, với thành công được ghi nhận đúng mức trong hệ thống khen thưởng của tổ chức.

Kế toán có vai trò rất quan trọng, vì nó liên kết với hầu hết các quy trình kinh doanh chính trong tổ chức. Nó nên dẫn dắt các hệ thống quản lý và trách nhiệm để đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách đúng đắn và đạo đức. Việc thiết lập nền tảng vững chắc là rất quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến niềm tin của công chúng vào tổ chức.

Tài chính cần cung cấp thông tin, phân tích và tư vấn để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc điều hành tổ chức hiệu quả. Điều này không chỉ là theo dõi ngân sách truyền thống - số tiền đã chi và số tiền còn lại để chi tiêu. Mục tiêu là giúp tổ chức hiểu rõ hơn về hiệu suất của mình bằng cách liên kết các đầu vào (tài nguyên cung cấp) với các đầu ra và kết quả đạt được. Nó cũng bao gồm việc hiểu và quản lý rủi ro trong hoạt động của tổ chức.

Kế toán FIFO vs. LIFO

Khi một doanh nghiệp mua hàng từ kho, giá trị tài khoản hàng tồn kho giảm theo giá vốn hàng bán (COGS). Việc này trở nên đơn giản khi chi phí không thay đổi, nhưng nếu có, cần có phương pháp nhất quán để đánh giá. Đối với các mặt hàng không thể theo dõi riêng lẻ, kế toán phải chọn phương pháp phù hợp với đặc tính bán hàng. Hai phương pháp phổ biến là FIFO (nhập trước xuất trước) và LIFO (nhập sau xuất trước).

FIFO xem xét đơn vị đầu tiên nhập kho là đơn vị đầu tiên được bán. LIFO coi đơn vị cuối cùng nhập kho là đơn vị đầu tiên được bán. Phương pháp kế toán được chọn có thể ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập ròng, giá trị sổ sách, vòng quay hàng tồn kho và thuế. Sử dụng phương pháp LIFO, một công ty thường báo cáo thu nhập ròng thấp hơn và giá trị sổ sách thấp hơn do tác động của lạm phát, dẫn đến thuế thấp hơn. Tuy nhiên, vì LIFO có thể làm lệch giá trị hàng tồn kho, GAAP Vương quốc Anh và IAS đã cấm LIFO, trong khi Hoa Kỳ cho phép theo mục 472 của Bộ luật Thu nhập Nội bộ.

Kế toán chi phí tiêu chuẩn

Kế toán chi phí tiêu chuẩn sử dụng các tỷ lệ gọi là hiệu suất để so sánh lao động và nguyên liệu thực tế với mức tiêu chuẩn cần thiết để sản xuất hàng hóa. Nếu điều kiện thực tế và tiêu chuẩn tương tự, ít xảy ra vấn đề. Tuy nhiên, phương pháp này được phát triển khoảng 100 năm trước khi chi phí lao động là yếu tố chính trong sản xuất hàng hóa. Mặc dù hiện nay lao động chỉ chiếm một phần nhỏ trong chi phí, các phương pháp tiêu chuẩn vẫn chú trọng vào hiệu quả lao động.

Kế toán chi phí tiêu chuẩn có thể gây khó khăn cho các nhà quản lý, công nhân và công ty theo nhiều cách. Ví dụ, quyết định tăng hàng tồn kho có thể ảnh hưởng xấu đến đánh giá hiệu suất của người quản lý sản xuất. Việc tăng hàng tồn kho yêu cầu tăng sản xuất, làm cho các quy trình phải hoạt động với tốc độ cao hơn. Khi có vấn đề xảy ra, quá trình sản xuất có thể kéo dài và tiêu tốn nhiều thời gian lao động hơn, khiến người quản lý bị quy trách nhiệm dù không kiểm soát được yêu cầu sản xuất hoặc vấn đề.

Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, các công ty sử dụng các tỷ lệ hiệu suất tương tự để thu hẹp quy mô hoặc giảm bớt lực lượng lao động. Công nhân bị sa thải trong các tình huống này thường có ít quyền kiểm soát hơn đối với hàng tồn kho và hiệu quả chi phí so với các nhà quản lý.

Nhiều kế toán viên tài chính và chi phí đã đồng ý về sự cần thiết phải thay thế kế toán chi phí tiêu chuẩn, nhưng chưa tìm ra phương pháp thay thế phù hợp.

Kế toán chi phí theo lý thuyết ràng buộc

Eliyahu M. Goldratt phát triển Lý thuyết ràng buộc một phần để giải quyết các vấn đề liên quan đến kế toán chi phí trong cái mà ông gọi là 'thế giới chi phí'. Ông giới thiệu một phương pháp thay thế, gọi là kế toán thông lượng, sử dụng thông lượng (doanh thu từ việc bán hàng hóa) thay cho đầu ra (hàng hóa sản xuất có thể bán hoặc tăng hàng tồn kho) và coi lao động như một yếu tố cố định thay vì chi phí biến đổi. Ông định nghĩa hàng tồn kho là mọi thứ tổ chức sở hữu mà dự định bán, bao gồm cả tòa nhà, máy móc và nhiều thứ khác ngoài các danh mục liệt kê. Kế toán thông lượng chỉ tính đến một loại chi phí biến đổi: chi phí thực sự thay đổi theo số lượng sản xuất, như vật liệu và thành phần.

Hàng tồn kho thành phẩm vẫn được tính là tài sản trong bảng cân đối kế toán, nhưng tỷ lệ hiệu quả lao động không còn được dùng để đánh giá người quản lý và công nhân. Thay vì khuyến khích giảm chi phí lao động, kế toán thông lượng tập trung vào việc cân nhắc mối quan hệ giữa thông lượng (doanh thu hoặc thu nhập) và các chi phí hoạt động có thể kiểm soát được cùng với sự thay đổi của hàng tồn kho.

Hệ thống tài khoản quốc gia

Hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong các tài khoản quốc gia và phân tích chu kỳ kinh tế. Một số biến động trong nền kinh tế vĩ mô ngắn hạn được quy cho chu kỳ hàng tồn kho.

Hàng tồn kho xuống cấp

Còn được biết đến với tên gọi hàng tồn kho hết hạn hoặc xuống cấp, hàng tồn kho xuống cấp là những mặt hàng đã vượt qua hoặc sắp đến hạn sử dụng, có khả năng bán với giá bình thường. Trong một số lĩnh vực, điều này cũng có thể đồng nghĩa với việc hàng tồn kho đang hoặc sẽ không còn khả năng tiêu thụ. Ví dụ về hàng tồn kho xuống cấp bao gồm các sản phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc sắp hết hạn và sẽ không còn được thị trường mua nữa (như sản phẩm còn 3 tháng nữa là hết hạn), quần áo không còn hợp thời trang, âm nhạc không còn phổ biến, và báo cũ hoặc tạp chí. Nó cũng bao gồm máy tính hoặc thiết bị điện tử đã lỗi thời hoặc ngừng sản xuất và nhà sản xuất không còn hỗ trợ, cùng với các sản phẩm liên quan, ví dụ: thiết bị và video định dạng VHS.

Vào năm 2001, Cisco Systems đã thanh lý hàng tồn kho trị giá 2,25 tỷ USD do các đơn đặt hàng dư thừa. Đây được xem là một trong những vụ thanh lý hàng tồn kho lớn nhất trong lịch sử doanh nghiệp.

Vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho là phương pháp thường xuyên thay đổi cách trưng bày hàng hóa. Thực hành này phổ biến trong ngành khách sạn và bán lẻ, đặc biệt là với các sản phẩm thực phẩm. Ví dụ, trong siêu thị mà khách hàng thường xuyên đến, họ có thể biết chính xác những gì cần và ở đâu. Điều này dẫn đến việc nhiều khách hàng tìm đúng sản phẩm mà không xem xét các mặt hàng khác. Để khắc phục tình trạng này, các cửa hàng thường xuyên thay đổi vị trí hàng hóa nhằm khuyến khích khách hàng duyệt qua toàn bộ cửa hàng, với hy vọng họ sẽ chọn thêm những sản phẩm ít khi để ý.

Tín dụng hàng tồn kho

Tín dụng hàng tồn kho liên quan đến việc sử dụng hàng tồn kho như tài sản thế chấp để huy động vốn. Khi các ngân hàng có thể không chấp nhận tài sản thế chấp truyền thống, ví dụ như ở các quốc gia đang phát triển thiếu hệ thống đăng ký đất đai, tín dụng hàng tồn kho trở thành một giải pháp quan trọng để vượt qua các rào cản tài chính. Đây không phải là một khái niệm mới; bằng chứng khảo cổ học cho thấy nó đã được áp dụng từ thời La Mã cổ đại. Việc vay tài chính dựa trên hàng hóa được lưu trữ trong kho hải quan là phổ biến ở nhiều nơi trên thế giới, như phô mai Parmesan ở Ý. Tín dụng hàng tồn kho dựa trên sản phẩm nông nghiệp được lưu trữ cũng rất phổ biến ở các quốc gia Mỹ Latinh và một số nước châu Á. Một điều kiện quan trọng là các ngân hàng phải tin rằng hàng hóa lưu trữ sẽ có sẵn khi cần, đòi hỏi sự tồn tại của mạng lưới kho bãi được chứng nhận. Ngân hàng cũng phải giải quyết vấn đề định giá hàng tồn kho, vì giá hàng hóa có thể giảm đột ngột, khiến họ thường không cho vay quá 60% giá trị hàng tồn kho vào thời điểm cho vay.

Tạp chí

• Tạp chí Quốc tế về Nghiên cứu Hàng tồn kho (International Journal of Inventory Research)

Ghi chú

• Chu kỳ chuyển đổi thành tiền mặt
• Hàng tồn kho ủy thác
• Giá vốn hàng bán
• Số lượng đặt hàng tối ưu
• Đầu tư vào hàng tồn kho
• Phần mềm quản lý kho
• Nghiên cứu hoạt động
• Điểm yếu (kinh tế học)
• Quản lý sản xuất dự án
• Cấp độ dịch vụ
• Phụ tùng
• Quản lý hàng tồn kho
• Số ngày tồn kho
• Số vòng quay hàng tồn kho

Xem thêm

• Kieso, DE; Warfield, TD; Weygandt, JJ (2007). Kế toán trung cấp ấn bản Canada lần thứ 8. Canada: John Wiley & Sons. ISBN 0-470-15313-X.
• Cannella S., Ciancimino E. (2010) Quản lý chuỗi cung ứng cập nhật: phối hợp (S,R). Trong 'Sản xuất tiên tiến và Logistics bền vững'. Dangelmaier W. và cộng sự (Biên tập). 175-185. Springer-Verlag Berlin Heidelberg, Đức.