Tổng hợp 4 mẫu thư cảm ơn dành cho nhân viên nghỉ việc hiện nay

Khi có nhân viên rời bỏ công ty, việc gửi lời cảm ơn về những đóng góp của họ là điều quan trọng mà bất kỳ người quản lý nào cũng nên thực hiện. Vậy làm thế nào để viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc một cách tinh tế và khéo léo? Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc tốt nhất cùng những lưu ý cần thiết khi viết loại thư này.

1. Nội dung thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc

1.1. Mở đầu

Mở đầu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cần bao gồm các yếu tố sau:

• Bắt đầu bức thư bằng một lời chào, có thể là “Thân gửi”, “Kính gửi” hoặc thân mật như “Xin chào”
• Thông tin của nhân viên nhận thư, bao gồm họ tên và chức danh/vị trí tại công ty
• Thông tin người gửi thư. Có thể trình bày dạng “Xin thay mặt công ty AAA” hoặc “Tôi là BBB – chức danh ABC”
• Giải thích lý do viết thư

1.2. Nội dung chính

Đây là phần quan trọng thể hiện lòng biết ơn và sự tiếc nuối của người viết. Ở đây, bạn có thể viết tự do để thể hiện sự trân trọng đối với những cống hiến của nhân viên sắp nghỉ.

1.3. Kết luận

Phần kết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cần bao gồm các yếu tố sau:

• Quà tặng hoặc quyết định khen thưởng (nếu có)
• Thể hiện sự chân thành trong việc duy trì mối quan hệ, giữ liên lạc trong tương lai
• Gửi lời chúc tốt đẹp đến nhân viên
• Ngày tháng năm viết thư và chữ ký

Lưu ý: Nếu gửi thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc qua Email, bạn cần chọn tiêu đề Email phù hợp để thể hiện nội dung bức thư, chẳng hạn như “Tri Ân Anh/Chị ABC đã đồng hành cùng công ty XYZ” hoặc “Cảm ơn Anh/Chị ABC vì thời gian làm việc cùng công ty XYZ”. Điều này giúp người nhận dễ dàng nhận biết nội dung thư, tránh nhầm lẫn với các thư khác.

2. Hướng dẫn viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc chuẩn mực

2.1. Lưu ý về mối quan hệ

Khi soạn thảo thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần lưu ý đến mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Hãy cân nhắc xem bạn có mối quan hệ công việc với nhân viên đó không? Bạn viết thư với tư cách gì?

Đối với những nhân viên từ chức hoặc nghỉ hưu, hãy xem xét kỹ lưỡng những đóng góp tích cực mà họ đã mang lại cho công ty. Nếu người nhận là thành viên trong nhóm hoặc phòng ban bạn quản lý, bạn có thể thêm vào những câu chuyện cá nhân hoặc kỷ niệm của họ để tạo sự gần gũi.

2.2. Căn cứ vào văn hóa doanh nghiệp

Tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp, bạn sẽ quyết định phong cách viết, độ dài, hình thức thư, cùng với các phần thưởng hoặc quà tặng kèm theo. Dù văn hóa công ty nghiêng về cảm xúc hay vật chất, việc gửi một lá thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc là điều cần thiết, đặc biệt với những nhân viên đã có những cống hiến to lớn và lâu dài.

2.3. Ghi nhận sự đóng góp

Dù là nhân viên có thời gian công tác ngắn hay dài, những đóng góp của họ đều xứng đáng được ghi nhận. Hãy nhớ nhắc đến những thành tích của họ, điều này sẽ giúp nhân viên nghỉ việc cảm thấy ấm áp vì được công ty trân trọng.

2.4. Đòi hỏi sự chân thành

Khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần bộc lộ sự chân thành của mình trong từng câu chữ. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự trân trọng chứ không phải là một mẫu thư công thức. Trong thư, hãy đề cập lý do bạn muốn cảm ơn họ và gửi lời chúc họ gặp nhiều thuận lợi trên con đường mới. Đối với những nhân viên về hưu, hãy bày tỏ lòng biết ơn về sự trung thành của họ với công ty.

2.5. Tinh thần lạc quan

Thái độ luôn đóng vai trò quan trọng, cả trong giao tiếp nói và viết. Trong thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc, bạn cần duy trì một tinh thần lạc quan và hy vọng cho chặng đường tiếp theo của nhân viên. Hãy thể hiện rằng bạn hoàn toàn ủng hộ quyết định của họ và khuyến khích họ tiếp tục bước đi trên con đường đã chọn!

3. Bộ sưu tập 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc

Dưới đây là 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc tiêu biểu, giúp bạn hình dung về cách viết một bức thư. Tuy nhiên, bạn nên tự điều chỉnh cho phù hợp với văn hóa công ty cũng như mức độ thân thiết giữa bạn và nhân viên nghỉ việc!

3.1. Cảm ơn nhân viên cấp quản lý

Đối với những nhân viên giữ vị trí quản lý, bạn có thể tham khảo mẫu thư dưới đây:

Thân gửi/Kính gửi anh/chị …,

Nhân viên xuất sắc là tài sản vô giá của công ty. Vì vậy, khi anh/chị quyết định rời khỏi, chúng tôi không khỏi cảm thấy tiếc nuối. Nhưng chúng tôi hiểu rằng không có bữa tiệc nào không kết thúc. Chúng tôi luôn ủng hộ mọi quyết định của anh/chị và chúc anh/chị gặt hái nhiều thành công trên con đường phía trước.

Chúng tôi rất trân trọng khoảng thời gian anh/chị đã cống hiến cho công ty. Cảm ơn những đóng góp của anh/chị đã giúp cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên. Cảm ơn anh/chị đã mang lại động lực cho toàn bộ phòng Marketing. Thật khó để tìm được người thay thế anh/chị!

Xin hãy nhớ rằng, công ty luôn hân hoan chào đón anh/chị quay trở lại thăm chúng tôi. Một lần nữa, chúc anh/chị đạt được những thành công mong muốn trên con đường mới.

Trân trọng.

3.2. Cảm ơn nhân viên cộng tác ngắn hạn

Đối với những nhân viên làm việc cộng tác trong thời gian ngắn với công ty, một bức thư cảm ơn vẫn là điều nên thực hiện. Bạn có thể tham khảo các mẫu thư sau đây:

… thân mến,

Thật nhanh chóng, đã tròn một năm kể từ ngày bạn gia nhập công ty […] . Mặc dù một năm chỉ là một khoảnh khắc nhỏ trong cuộc sống dài dằng dặc, nhưng đối với sự nghiệp của một cá nhân, nó lại mang ý nghĩa lớn lao. Chân thành cảm ơn bạn đã dành một năm quý báu cho công ty chúng tôi!

Chúng tôi luôn trân trọng những đóng góp của bạn trong suốt một năm qua. Bạn là một tài năng mà mọi tổ chức đều khao khát. Chúng tôi tin rằng, dù bạn ở đâu, bạn cũng sẽ luôn gặt hái được thành công vang dội. Chúc bạn luôn tỏa sáng và gặp nhiều thuận lợi trên con đường phía trước!

Trân trọng.

3.3. Gửi lời cảm ơn đến nhân viên đồng hành lâu dài

Đối với những nhân viên đã cống hiến lâu dài cho công ty, việc cảm ơn sự trung thành của họ là điều cần thiết. Đồng thời, đừng quên gửi lời chúc tốt đẹp cho con đường sự nghiệp sắp tới của họ. Mẫu thư dưới đây rất phù hợp để bạn thể hiện lòng biết ơn đối với những nhân viên gắn bó lâu dài với công ty:

Thân gửi/Kính gửi …

Trước hết, tôi xin đại diện cho công ty […] gửi đến bạn lời cảm ơn chân thành. Cảm ơn bạn đã âm thầm cống hiến cho sự phát triển của công ty suốt một thời gian dài. Chúng tôi rất biết ơn sự tin tưởng và lòng trung thành, cũng như tình yêu nghề của bạn. Công ty vô cùng trân trọng những nỗ lực mà bạn đã bỏ ra trong suốt thời gian làm việc tại đây.

Có thể rằng do nền tảng và định hướng phát triển hiện tại của công ty không phù hợp với con đường bạn mong muốn, khiến bạn phải ra đi. Tuy nhiên, chúng tôi tin tưởng rằng bạn đã trở nên mạnh mẽ và có nhiều kinh nghiệm hơn trong thời gian làm việc tại đây. Những điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc tìm kiếm cơ hội mới.

Cuối cùng, tôi xin chúc bạn dù ở bất kỳ vị trí nào cũng sẽ đạt được những thành tựu rực rỡ, như mong đợi. Chúc bạn thành công trong công việc và cuộc sống.

Trân trọng.

3.4. Cảm ơn nhân viên về nghỉ hưu

Nhân viên nghỉ hưu – đây là những người đã dành hầu hết cuộc đời để cống hiến cho công ty. Vì vậy, ngoài việc gửi lời cảm ơn, việc tặng một phần thưởng hoặc món quà nhỏ cũng rất cần thiết để thể hiện lòng biết ơn!

Kính gửi anh/chị…,

Trước hết, tôi xin thay mặt công ty […] gửi đến anh/chị lời cảm ơn chân thành nhất vì sự trung thành và cống hiến bền bỉ trong suốt một thời gian dài. Cảm ơn anh/chị đã luôn yêu thương, tin tưởng và lặng lẽ góp sức cho sự phát triển rực rỡ của công ty. Chúng tôi thực sự rất cảm kích trước những nỗ lực không ngừng nghỉ của anh/chị trong suốt thời gian qua.

Bây giờ, khi anh/chị chính thức nghỉ hưu, chúng tôi không biết nói gì hơn ngoài việc gửi đến anh/chị bằng khen và một món quà nhỏ để thay lời tri ân. Những điều này không thể sánh với những gì anh/chị đã đóng góp, nhưng hy vọng rằng anh/chị sẽ cảm nhận được tấm lòng chân thành từ chúng tôi.

Cuối cùng, chúng tôi xin chúc anh/chị luôn có sức khỏe dồi dào, hạnh phúc bên gia đình và người thân. Công ty luôn hoan nghênh anh/chị trở lại thăm. Hãy nhớ rằng, công ty sẽ luôn là gia đình thứ hai của anh/chị.

Trân trọng.

Trên đây, Mytour đã tổng hợp những điểm cần lưu ý khi soạn thảo thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cùng với một số mẫu thư tham khảo. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ có thể viết được một bức thư thể hiện chân thành tấm lòng của mình. Đừng quên tham khảo thêm nhiều thông tin về việc làm, các loại đơn từ và biên bản trong công việc tại Cẩm nang Mytour nhé!