Buzz
100+ KPI chỉ số xây dựng cho doanh nghiệp, một lần nữa đề cập đến ý nghĩa và sự quan trọng của KPI, cùng với việc giới thiệu và hướng dẫn cách sử dụng 100 chỉ số KPI phổ biến, hỗ trợ các tổ chức trong việc xây dựng, triển khai và sử dụng hiệu quả các thước đo mục tiêu quan trọng này. Cuốn sách có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo hoặc một nguồn thông tin để tra cứu KPI. Qua nội dung của cuốn sách, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về quản trị kinh doanh, cũng như một cơ hội để những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này đánh giá lại kiến thức của mình hoặc thu thập thêm thông tin mới.
TÁC GIẢ CỦA CUỐN SÁCH?
Globis được thành lập vào năm 1992, trường đã và đang phát triển thành một trường kinh doanh đa dạng trên nhiều lĩnh vực với tầm nhìn: tạo ra một hệ sinh thái bao gồm “con người”, “tiền bạc”, “trí tuệ” liên quan đến kinh doanh sáng tạo và thay đổi xã hội.
Tsuyoshi Shimada là giám đốc sản xuất của Globis, giáo sư tại trường kinh doanh Globis, cử nhân ngành khoa học và hoàn thành chương trình thạc sĩ ngành khoa học tại Đại học Tokyo. Ông gia nhập Globis sau khi làm việc tại một công ty tư vấn chiến lược và một công ty sản xuất nước ngoài.
Khái niệm KPI
KPI - Đo lường sự đạt được của mục tiêu
KPI là một chỉ số đo lường giúp tổ chức và cá nhân đánh giá xem hoạt động của họ có tiến triển theo hướng đúng để đạt được mục tiêu không. Nó không chỉ bao gồm các số liệu tài chính như doanh thu và lợi nhuận, mà còn bao gồm cả các chỉ số về sự hài lòng của khách hàng và tỷ lệ sản phẩm lỗi.
Tùy thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp hoặc vị trí cụ thể, các KPI có mức độ quan trọng khác nhau.
Ngoài ra, đôi khi việc sử dụng KPI có thể tương đương với việc sử dụng KGI (Chỉ số Mục tiêu Chính). Trong một doanh nghiệp, đó là những con số gần với mục tiêu cuối cùng nhất, như doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong phạm vi của cuốn sách này, các KGI như vậy được thảo luận với ý nghĩa của một KGI, hoặc có thể nói là KPI trong phạm vi rộng hơn.
Ứng dụng rộng rãi của KPI
KPI có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực liên quan đến con người, ngay cả khi tổ chức và cá nhân không phải là doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Ví dụ, nếu bạn là hiệu trưởng một trường tiểu học công lập, bạn có thể sử dụng các chỉ số như tỷ lệ học sinh nghỉ học, tỷ lệ học sinh ở lại trường, số giờ làm thêm trung bình của giáo viên và tỷ lệ giảng viên giữ chức vụ một kỳ như là các KPI quan trọng để đánh giá việc quản lý của trường học.
Vào thời điểm tôi viết cuốn sách này, kết quả cuối cùng vẫn chưa được công bố, nhưng điều này là cần phải chú ý khi chúng ta xem xét ưu và nhược điểm của những chính sách đó trong tương lai.
Lợi ích của việc sử dụng KPI
Định lượng kết quả giúp quản lý dễ dàng hơn.
Phân tích dựa trên việc so sánh, và quan trọng nhất là việc thiết lập - đo lường KPI, so sánh chúng với mục tiêu thích hợp và sử dụng chúng để phát hiện và giải quyết vấn đề. Đặc biệt, có một số điểm tiêu biểu mà bạn đọc nên chú ý:
- So sánh theo thời gian (bao gồm so sánh với cùng kỳ năm trước).
- So sánh giữa các phòng ban, bộ phận cần phải so sánh với các công ty đối thủ trong ngành (bao gồm cả so sánh với mức trung bình nội bộ và mặt bằng chung của ngành).
- So sánh giữa các mục tiêu.
Chu kỳ PDCA nâng cấp liên tục
PDCA (Plan - Do - Check - Action) là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả trong quản lý. Việc thực hiện chu kỳ PDCA một cách chặt chẽ và nghiêm túc sẽ mang lại hiệu suất cao. Trong chu trình PDCA, hai bước “Check” và “Action” thường bị bỏ qua nhiều nhất. Lý tưởng là triển khai chúng cùng với mục tiêu cá nhân và áp dụng chu kỳ PDCA đồng đều trong tổ chức theo trạng thái lồng hộp.
Thu hút sự chú ý của mọi người là yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ cho các hoạt động.
KPI cần phải phản ánh được sức mạnh khi kết hợp với việc áp dụng các phương pháp quản trị mới trong tổ chức, như chiến lược phát triển. Ví dụ, một doanh nghiệp tập trung vào doanh thu nhưng đồng thời áp dụng chiến lược nội hiện hóa bộ phận hỗ trợ khách hàng với mục tiêu tăng tỷ suất lợi nhuận và lợi nhuận hơn doanh thu. Do đó, các chỉ số KPI thường được điều chỉnh theo chiến lược mới. Mặc dù doanh thu vẫn là một chỉ số KPI quan trọng, nhưng bằng chiến lược mới, ngoài doanh thu còn có lợi dụng và doanh thu từ bộ phận hỗ trợ khách hàng, hoặc mức độ hài lòng của khách hàng cũng trở thành một chỉ số KPI quan trọng.
Để thúc đẩy mọi người hướng tới chính sách mới, điều quan trọng không chỉ là chọn chỉ số KPI nào có thể đạt được, mà còn là đặt mục tiêu KPI ở mức có thể đạt được thông qua sự khéo léo và nỗ lực.
Chúng ta nên dám mạnh mẽ đặt ra những mục tiêu cao mà có vẻ rất khó tin. Ví dụ, giảm số nhân viên kinh doanh xuống một phần ba nhưng vẫn đạt được mức doanh thu như năm trước. Đây là một phương pháp phù hợp cho những người dám đổi mới và mạo hiểm, và có thể thúc đẩy sự sáng tạo.
Các vấn đề cần chú ý khi sử dụng KPI
- Cân nhắc các chỉ số KPI
Nếu việc đánh giá và thiết lập KPI không được thực hiện một cách cân nhắc, có thể dẫn đến hành động sai lầm, đặc biệt khi đã xác định hướng đi mong muốn.
Thường, người ta sẽ đặt ra một lượng KPI 'vừa phải', và thông qua việc giao tiếp hàng ngày để khuyến khích và thúc đẩy nhân viên thực hiện hành động theo mong muốn của cấp trên.
- Chi tiết hóa chỉ số KPI ở mức độ phù hợp.
Bạn cần chú ý cả hai khía cạnh này và thực hiện đo lường thường xuyên và cân nhắc giữa các KPI:
-
Phân rã KPI: phương pháp cộng và nhân
Cách tiếp cận hiệu quả với một tập hợp KPI là biến chúng thành một loại cây ăn nhậu rượu, đảm bảo tầm quan trọng hàng đầu, từ đó dễ dàng phân tích hoặc đo lường mỗi khi cần thiết. Đồng thời, nó cũng hỗ trợ trong việc phân tích quy trình và đánh giá tình trạng của khách hàng.
- Phân chia KPI: Mô hình phễu
Cũng được gọi là 'chia ra để hiểu', việc chi tiết hóa KPI để giải quyết vấn đề là rất quan trọng. Hiệu quả của chúng nằm ở khả năng đo lường và phân tích khi cần.
- Không đặt KPI lên hàng đầu
Dù quản lý có thể sử dụng KPI để đạt hiệu quả, nhưng không nên coi trọng quá mức. KPI, mặc dù có thể trở thành mục tiêu trong một số trường hợp, nhưng cuối cùng vẫn chỉ là công cụ phục vụ công việc. Việc biến công cụ thành mục tiêu hoặc công cụ kiểm soát là không khuyến khích.
Những tiêu chuẩn vàng thường được biểu thị bằng con số. Tuy nhiên, việc chỉ dựa vào con số có thể làm mất đi sự minh bạch và dễ dàng khiến người ta cảm thấy mất kiểm soát, có cảm giác so sánh với người khác. Khi kết hợp KPI, cần chú ý đến các tác động tiêu cực của việc sử dụng con số để biểu thị kết quả.
- Chấp nhận rằng KPI là thanh kiếm sắc bén, cần sử dụng cẩn thận.
Doanh Thu
Doanh thu ở đây là tổng số tiền thu được từ khách hàng thông qua việc tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ. Đây là một chỉ số quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
- Công thức tính
- KPI Tương Quan
Doanh số, Phần trăm thị trường tương đối.
Tỷ lệ trải nghiệm người dùng
Tỷ lệ người dùng đã trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ từ công ty. Trong một số trường hợp, nó được gọi là tỷ lệ trải nghiệm thử nghiệm.
- Đối tượng chịu trách nhiệm KPI
Người quản lý sản phẩm và nhân viên phụ trách tiếp thị.
- Cách sử dụng
Tỷ lệ trải nghiệm sử dụng không chỉ được xem xét một cách độc lập mà còn là một số liệu thường xuyên được thăm dò và thảo luận song song với tỷ lệ nhận biết và ý định mua hàng.
Sự cân bằng với ý định mua hàng cũng rất quan trọng. Dù tỷ lệ trải nghiệm sử dụng chỉ là 30%, nhưng có sự chênh lệch đáng kể giữa ý định mua là 90% và 10%. Vì vậy, chúng ta nên tập trung vào việc nâng cao sự hấp dẫn và tính cạnh tranh của sản phẩm.
Tỷ lệ nhận biết và tỷ lệ trải nghiệm sử dụng đều là các chỉ số quan trọng để so sánh với các sản phẩm đối thủ. Mặc dù tỷ lệ trải nghiệm sử dụng tương đương với sản phẩm đối thủ, nhưng chỉ có một nửa thị phần thì có lẽ sẽ có những nguyên nhân ảnh hưởng. Theo quan điểm đó, đây có thể xem là một chỉ số đòi hỏi nghiên cứu so sánh từ nhiều khía cạnh.
Thu nhập trên mỗi đơn vị diện tích
là thu nhập tương ứng với một đơn vị diện tích (phạm vi cuốn sách này sử dụng tsubo - đơn vị đo lường của Nhật Bản).
- Công thức tính
Thu nhập / Diện tích chuỗi cửa hàng (địa điểm bán hàng).
- Cách sử dụng
Mặc dù diện tích mặt bằng của một cửa hàng ít khi thay đổi, nhưng cần được chú ý và theo dõi đều đặn, đặc biệt là khi mở cửa hàng mới, nơi diện tích sàn được xem xét cùng với mục tiêu doanh thu.
Khó khăn đặt ra khi mở một cửa hàng với mô hình kinh doanh mới. Thông thường, trong những tình huống như vậy, chúng tôi sẽ tìm kiếm dữ liệu từ các công ty khác trong cùng lĩnh vực.
Sau khi bắt đầu kinh doanh chính thức, các mục tiêu sẽ tiếp tục điều chỉnh dựa trên số lượng khách hàng và xu hướng mua sắm. Thêm vào đó, có thể theo dõi doanh thu từng sản phẩm cụ thể, tăng doanh thu trên mỗi mét vuông bằng cách thay đổi cách xử lý các sản phẩm có doanh số bán hàng thấp.
- Các chỉ số liên quan
Diện tích cửa hàng, Lợi nhuận gộp trên mỗi mét vuông, Số lượng hàng tồn kho trên mỗi mét vuông.
Thời hạn đặt hàng
Là thời gian cần thiết cho nhân viên kinh doanh hoàn thành việc chốt đơn hàng. Thời gian này được tính từ thời điểm nào bắt đầu sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp.
- Người phụ trách
Quản lý kinh doanh, nhân viên bán hàng.
- Cách áp dụng
Khi nhân viên kinh doanh phải đối mặt với áp lực đánh giá cuối cùng, họ sẽ tập trung đặc biệt vào số lượng đơn hàng, doanh thu và lợi nhuận gộp. Do đó, thời gian kinh doanh ngắn thường không phải là một vấn đề đáng lo ngại. Tuy nhiên, nếu chỉ tiêu này được rút ngắn là nhờ kết quả kinh doanh hiệu quả, và vì vậy mà số tiền đặt hàng tăng lên thì điều này nên được ghi nhận.
Ngoài ra, các yếu tố bên ngoài như suy thoái kinh tế cũng có thể kéo dài con số này. Nó có thể không phải là một KPI quan trọng nhất, nhưng chúng ta vẫn nên đo lường nó và thực hiện so sánh theo thời gian.
Xét trên toàn bộ, nếu thời gian kinh doanh kéo dài, mức độ chính xác sẽ giảm và khó khăn trong việc dự đoán đơn hàng, điều này có tác động tiêu cực.
Tỷ lệ duy trì giá (tỷ lệ chiết khấu)
Là con số thể hiện giá bán thực tế so với giá niêm yết.
- Công thức tính
Doanh thu/Tổng giá niêm yết của sản phẩm đã bán.
- Cách sử dụng
Về việc đặt KPI này phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh. Nếu muốn duy trì hình ảnh khác biệt bằng cách bán giá cố định thay vì tăng số lượng, ta có thể thiết lập một con số gần với 100%. Ngược lại, nếu quyền quyết định được chuyển giao cho nhân viên kinh doanh, cũng có thể thiết lập con số 90% cho cả năm.
Nếu nhân viên kinh doanh tự tiện giảm giá, cần giải thích rằng giữ nguyên giá là cách duy nhất để cải thiện tỷ suất lợi nhuận, và nếu muốn giảm giá cần phải thực hiện theo chính sách như xin ý kiến của cấp trên.
Ngoài ra, trong trường hợp nhân viên kinh doanh có tỷ lệ duy trì giá thấp nhưng lại có lợi nhuận cao, cần xem xét việc điều chỉnh mục tiêu KPI ban đầu.
- KPI liên Quan
Doanh thu, Lợi nhuận gộp, Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.
Được đánh giá chi tiết bởi: Tấn Tài - MytourBook
Hình ảnh: Tấn Tài
