Tổng hợp các phương pháp định dạng số trong Excel mà bạn cần biết

Trong Excel, việc định dạng số chính là yếu tố quan trọng để thể hiện thông tin một cách rõ ràng và chính xác. Điều này không chỉ giúp dữ liệu dễ hiểu hơn mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ của bảng tính. Dưới đây là một số cách định dạng số trong Excel mà bạn cần nắm vững khi làm việc trong Excel.

Định dạng số trong excel là gì? 

Định dạng số trong Excel đơn giản là cách bạn hiển thị và xác định kiểu dữ liệu số trong một ô trên bảng tính. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cách con số được hiển thị mà còn đảm bảo rằng các phép toán và tính năng liên quan đến số hoạt động đúng cách. Excel cung cấp nhiều tùy chọn định dạng số khác nhau để phục vụ nhu cầu đa dạng của người sử dụng.

Tại sao cần định dạng số trong excel

Việc định dạng số trong Excel không chỉ là một quy trình hình thức, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin và thực hiện các tính toán một cách chính xác. Dưới đây là một số lý do vì sao cần nắm rõ cách định dạng số trong excel:

• Chính xác dữ liệu

Việc định dạng số đảm bảo rằng dữ liệu được hiển thị đúng theo ý muốn của người sử dụng, tránh hiểu lầm và sai sót khi đọc hoặc sử dụng dữ liệu từ bảng tính.

• Tăng sự hiểu biết

Bằng cách chọn định dạng phù hợp, người đọc có thể dễ dàng hiểu ý nghĩa của con số. Ví dụ, định dạng tiền tệ làm rõ số liệu về tiền bạc, trong khi định dạng phần trăm biểu thị mối quan hệ phần trăm một cách rõ ràng.

• Tạo tính chuyên nghiệp

Định dạng số giúp tạo ra bảng tính có giao diện thẩm mỹ và chuyên nghiệp. Sự sắp xếp đồng nhất giữa các con số làm cho bảng tính trở nên gọn gàng và dễ đọc hơn.

• Phân biệt dữ liệu

Trong các dự án lớn hoặc bảng tính chứa nhiều loại dữ liệu, việc định dạng số giúp phân biệt rõ ràng giữa các loại thông tin. Ví dụ, số nguyên có thể được định dạng khác với số thập phân.

• Tính toán chính xác

Khi thực hiện các phép toán và công thức trong Excel, việc định dạng số đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng các phép tính được thực hiện đúng theo ý muốn.

• Phản ánh sự thay đổi

Định dạng số cũng có thể được sử dụng để phản ánh sự thay đổi trong trạng thái của dữ liệu. Ví dụ, khi một số thay đổi, định dạng có thể cập nhật mà không làm mất đi thông tin liên quan.

Tóm lại, việc định dạng số không chỉ là vấn đề về thị giác mà còn quan trọng về tính chính xác và hiểu biết của dữ liệu trong Excel. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và ý nghĩa của thông tin khi làm việc với bảng tính.

Các loại định dạng số trong Excel

Trong Excel, có nhiều loại định dạng số để bạn có thể sử dụng cho ô hoặc dải ô dữ liệu. Dưới đây là một số loại định dạng số phổ biến mà bạn cần nắm vững cách định dạng số trong Excel:

• Định dạng chung (General): Dữ liệu tự động được hiển thị theo định dạng chung. Excel tự động xác định kiểu dữ liệu và hiển thị dữ liệu phù hợp.
• Số Nguyên (Number): Định dạng số nguyên cho hiển thị các số không có phần thập phân.
• Số Thập Phân (Number – Decimal): Cho phép bạn xác định số lượng chữ số sau dấu thập phân.

• Tiền Tệ (Currency): Hiển thị số tiền theo định dạng tiền tệ, thường kèm theo ký hiệu tiền tệ.
• Phần Trăm (Percentage): Biểu thị số dưới dạng phần trăm (0.1 sẽ hiển thị là 10%).
• Ngày (Date): Hiển thị ngày theo định dạng bạn chọn.
• Giờ (Time): Hiển thị giờ, phút, và giây theo định dạng 24 giờ hoặc 12 giờ.
• Khoảng trắng (General): Dữ liệu tự động được định dạng dựa trên nội dung ô. Có thể hiển thị dưới dạng số, ngày tháng, hoặc văn bản tùy thuộc vào nội dung.
• Định Dạng Số Hóa (Scientific): Hiển thị số theo dạng số hóa với chỉ số mũ.
• Thời Gian Đếm Ngược (Elapsed Time): Cho phép bạn hiển thị thời gian đã trôi qua dưới dạng giờ, phút và giây.
• Thời Gian (Custom – hh:mm:ss): Định dạng thời gian dưới dạng giờ:phút:giây.
• Dạng Điều Chỉnh Tự Động (Automatic Scaling): Tự động điều chỉnh kích thước số để hiển thị tất cả chữ số quan trọng và loại bỏ số không quan trọng.

Để áp dụng định dạng số, bạn có thể chọn ô hoặc dải ô, sau đó chọn loại định dạng từ thanh công cụ hoặc sử dụng tùy chọn định dạng số chi tiết từ menu.

Cách định dạng số trong Excel

Trong Excel, có nhiều cách để định dạng các ô chứa số để làm cho dữ liệu trở nên dễ đọc hơn. Dưới đây là một số cách định dạng số trong Excel phổ biến để làm cho số liệu trở nên dễ đọc hơn:

Định dạng tiền tệ

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô mà bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells.”
• Bước 3: Trong tab “Number,” chọn “Currency” và chọn đơn vị tiền tệ mong muốn.

Định dạng số nguyên

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô cần định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells.”
• Bước 3: Trong tab “Number,” chọn “Number” để định dạng số nguyên.

Định dạng phần trăm

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô cần định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells.”
• Bước 3: Trong tab “Number,” chọn “Percentage.”

Định dạng ngày/thời gian

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô cần định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells.”
• Bước 3: Trong tab “Number,” chọn “Date” hoặc “Time” tùy thuộc vào nhu cầu.

Định dạng số thập phân

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô cần định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells.”
• Bước 3: Trong tab “Number,” chọn “Number” và thiết lập số lượng chữ số thập phân mong muốn.

Tùy chỉnh định dạng số

• Bước 1:  Chọn ô hoặc dãy ô cần định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells.”
• Bước 3: Trong tab “Number,” bạn có thể chọn “Custom” để tùy chỉnh định dạng số theo ý muốn. Bạn có thể sử dụng các mã định dạng có sẵn hoặc tự tạo mã định dạng.

Lưu ý rằng tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của Excel bạn đang sử dụng, các bước có thể có chút khác nhau. Tuy nhiên, các tùy chọn chính sẽ nằm trong phần “Format Cells.”

Mẹo hay khi sử dụng định dạng số trong excel

Dưới đây là một số mẹo khi sử dụng định dạng số trong Excel:

• Tùy chỉnh định dạng số

Sử dụng tùy chọn “Custom” trong hộp thoại “Format Cells” để tùy chỉnh định dạng số theo ý muốn. Bạn có thể chọn số lẻ, thêm ký tự văn bản, hay thậm chí hiển thị các điều kiện dựa trên giá trị số.

• Hiển thị số âm với màu đặc biệt

Trong tùy chọn “Custom,” bạn có thể sử dụng mã định dạng để đặt màu cho các số âm. Ví dụ, “#,##0.00;[Red]-#,##0.00” sẽ hiển thị số âm trong màu đỏ.

• Sử dụng dấu phân cách thập phân

Nếu bạn làm việc với ngôn ngữ hoặc khu vực có dấu phân cách thập phân khác nhau, hãy kiểm tra và đặt lại cài đặt ngôn ngữ của Excel để đảm bảo hiển thị đúng.

• Kiểm soát số chữ số thập phân

Sử dụng tùy chọn “Number” để kiểm soát số lượng chữ số thập phân hiển thị. Điều này giúp giữ cho bảng tính của bạn trở nên sạch sẽ hơn.

• Sử dụng điều khiển định dạng tự động

Trong Ribbon Excel, có một nút gọi là “Increase Decimal” và “Decrease Decimal” giúp bạn nhanh chóng thay đổi số lượng chữ số thập phân mà không cần vào hộp thoại “Format Cells.”

• Hiển thị ngày/ giờ theo định dạng tiêu chuẩn

Để tránh nhầm lẫn với định dạng ngày/tháng/năm khác nhau, hãy sử dụng các định dạng tiêu chuẩn như “Short Date” hoặc “Long Date” để hiển thị ngày/tháng/năm theo định dạng thường được chấp nhận.

• Kiểm soát số chữ số thập phân

Bạn có thể kết hợp định dạng số trực tiếp vào công thức bằng cách sử dụng hàm như TEXT. Ví dụ, nếu A1 chứa một số, công thức `=TEXT(A1, “0.00%”)` sẽ hiển thị số đó như một phần trăm với hai chữ số thập phân.

Những chiêu này sẽ giúp bạn khai thác tối đa tính năng định dạng số trong Excel, từ đó làm cho bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.

Qua các bước hướng dẫn cụ thể, bạn đã hiểu rõ hơn về cách định dạng số trong Excel một cách linh hoạt hơn. Việc thành thạo cách định dạng số trong Excel không chỉ là kỹ năng cần thiết mà còn là bước quan trọng để tối ưu hiệu suất và chuyên nghiệp trong công việc hàng ngày. Hãy áp dụng kiến thức này vào công việc của bạn để tạo ra bảng tính mạnh mẽ và dễ đọc.