Tổng hợp cách sử dụng Google Drive trên điện thoại, máy tính một cách đầy đủ

Google Drive là một ứng dụng lưu trữ tài liệu rất phổ biến hiện nay với khả năng lưu trữ và nhiều tính năng độc đáo. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ đến bạn những mẹo hữu ích cho Google Drive trên máy tính và điện thoại nhé!

1. Một số điều cần biết về Google Drive

Google Drive hỗ trợ lưu trữ, đọc được loại tập tin nào?

Google Drive có thể lưu trữ, đọc được hầu hết các loại tập tin như:

+ Các định dạng nén (zip, rar, tar, gzip).

+ Tệp âm thanh (MP3, MPEG, WAV, OGG).

+ Hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, BMP).

+ Mã nguồn (CSS, HTML, PHP, C, CPP, H, HPP, JS).

+ Tài liệu văn bản (TXT, PDF).

+ Video (WebM, MPEG-4, 3GPP, MOV, AVI, MPEG PS, WMV, FLV, OGG).

+ Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).

+ Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).

+ Autodesk AutoCAD.

+ PostScript.

+ Phông chữ.

Nhờ tính linh hoạt và khả năng làm nhiều việc cùng một lúc, Google Drive đã thu hút lòng tin của người dùng và ngày càng trở nên phổ biến hơn trong thời gian gần đây.

Google Drive có khả năng lưu trữ và đọc được hầu hết các định dạng tập tin.

Google Drive được hỗ trợ trên những thiết bị và nền tảng nào?

Google Drive có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau như: Web, ứng dụng trên Chrome, hệ điều hành Windows, macOS, Android, iOS, điện thoại thông minh, máy tính bảng.

Người dùng Linux và Windows Phone cần sử dụng phần mềm của bên thứ ba để truy cập Google Drive.

Google Drive được hỗ trợ trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau.

Dung lượng miễn phí của Google Drive và các gói nâng cấp

Mỗi tài khoản Drive được cung cấp miễn phí 15GB. Tuy nhiên, nếu bạn cần dung lượng lớn hơn, bạn có thể nâng cấp dung lượng Drive.

Các gói nâng cấp dung lượng Drive:

2. Hướng dẫn cơ bản sử dụng Google Drive

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Truy cập vào Google Drive trên máy tính hoặc điện thoại > Nhấn vào Drive của tôi > Chọn Tải lên tệp hoặc Tải lên thư mục > Chọn tệp hoặc thư mục cần tải > Nhấn Tải lên.

Cách tải tệp, thư mục từ Google Drive về máy tính, điện thoại

Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục cần tải (đối với điện thoại, giữ vào tệp) > Chọn Tải xuống.

Tải tệp, thư mục từ Google Drive

Tạo tập tin, tài liệu mới trên Google Drive

Bước 1: Chọn + Mới > Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo.

Ví dụ ở đây, tôi chọn Google Tài liệu.

Chọn loại tập tin, tài liệu muốn tạo

Bước 2: Tài liệu trống sẽ xuất hiện và bạn có thể bắt đầu làm việc.

Bắt đầu làm việc với tài liệu trên Google Drive

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra nhiều tài liệu và tập tin nâng cao hơn bằng cách thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào + Mới > Chọn Ứng dụng khác > Click vào Kết nối ứng dụng khác.

Tạo thêm nhiều tài liệu, tập tin nâng cao

Bước 2: Chọn ứng dụng nâng cao mà bạn muốn thao tác.

Chọn ứng dụng bạn muốn liên kết và thực hiện thao tác.

Để gỡ bỏ ứng dụng từ bên thứ ba đã kết nối, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở biểu tượng răng cưa (Cài đặt) > Chọn Cài đặt > Chọn Quản lý ứng dụng.

Chọn Quản lý ứng dụng trong cài đặt

Bước 2: Nhấp vào Tùy chọn > Click chọn Ngắt kết nối từ Google Drive.

Ngắt kết nối từ Google Drive

Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Bước 1: Chuột phải vào tệp, thư mục bạn muốn chia sẻ (trên điện thoại, giữ vào tệp, thư mục bạn muốn chia sẻ) > Chọn Chia sẻ.

Click chuột phải vào tập tin, thư mục mà bạn muốn chia sẻ

Bước 2: Nếu bạn muốn chia sẻ với một vài người, nhập địa chỉ email > Chọn Xong.

Chia sẻ với một số người

Bước 3: Nếu bạn muốn chia sẻ với nhiều đối tượng, bạn click chọn Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.

Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết

Chọn tùy chọn hành động bạn muốn chia sẻ. Có 3 tùy chọn chia sẻ ngay dưới là: Xem, Nhận xét và Chỉnh sửa.

Chọn tùy chọn chia sẻ

Sau đó, bạn nhấn chọn Xong và gửi liên kết đến những người mà bạn muốn chia sẻ tệp, thư mục này.

Truy cập các tập tin khi không có kết nối Internet

Bước 1: Bấm vào Google Drive Offline.

Thêm Google Drive Offline

Bước 2: Bấm chọn Add extension.

Bấm vào Add extension

Bước 3: Truy cập vào Google Drive của bạn và chọn Cài đặt chung trong phần Cài đặt > Chọn Offline.

Truy cập các tập tin khi không có kết nối Internet

Sắp xếp các tập tin trong Drive

Bước 1: Tạo thư mục mới bằng cách nhấn + Mới > Chọn Thư mục.

Tạo thư mục mới

Bước 2: Đánh dấu 'Dấu sao' cho những tập tin và thư mục quan trọng bằng cách click chuột phải vào chúng > Chọn Thêm vào thư mục có gắn dấu sao.

Sắp xếp các tập tin trong Drive

Chỉnh sửa cách xem Drive

Có hai kiểu bố cục khác nhau trên Google Drive:

+ Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tập tin,... để người dùng dễ dàng nhận biết hơn về nội dung bên trong.

+ Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quan về số lượng nhiều tập tin, thư mục cùng một lúc.

3. Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive một cách chuyên nghiệp

Đồng bộ Google Drive với máy tính

Thay vì mỗi lần tải lên theo cách thủ công, bạn có thể tạo thư mục tự động đồng bộ và khi cần đồng bộ, chỉ cần đưa dữ liệu vào đó là có thể hoàn thành.

Đồng bộ Google Drive với máy tính

Kích hoạt tính năng Offline trên Google Drive

Bạn có thể bật tính năng Offline để truy cập và chỉnh sửa các dữ liệu trong Google Drive ngay cả khi không có kết nối Internet.

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa > Chọn Cài đặt > Click chuột phải vào hình ảnh và chọn thẻ Chung (General).

Vào cài đặt và chọn thẻ Chung

Bước 2: Tìm mục Ngoại tuyến (Offline) và đánh dấu vào ô tick.

Đánh dấu vào mục Ngoại tuyến

Tìm kiếm từ khóa tối ưu

Google Drive cho phép người dùng tìm kiếm từ khóa một cách hiệu quả, ngay cả khi từ khóa đó xuất hiện trong một bức ảnh. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chụp ảnh văn bản, tài liệu và tải lên hệ thống.

Chụp ảnh văn bản và tải lên Drive

Bước 2: Chọn Mở bằng > Chọn Google Tài liệu để mở ảnh thành văn bản.

Chọn Google Tài liệu để mở ảnh thành văn bản

Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa văn bản theo ý muốn. Đây là quá trình chuyển đổi định dạng tuyệt vời của Google Drive.

Tìm kiếm nhanh trên Google Drive

Để tìm kiếm nhanh chóng, bạn chỉ cần nhập từ khóa chủ sở hữu: email người cần tìm kiếm > Ấn Enter.

Tìm kiếm nhanh trong Google Drive theo email chủ sở hữu

Thậm chí, nếu bạn muốn tìm theo khoảng thời gian, chỉ cần gõ Trước: hoặc Sau: thời gian cụ thể là có thể tìm kiếm ngay.

Tìm kiếm tài liệu trong Google Drive theo thời gian cụ thể

Quét ảnh bằng Google Drive

Quét ảnh bằng Google Drive mang lại nhiều tiện ích cho người dùng:

+ Chuyển đổi nhanh, không cần cài đặt phần mềm.

+ Chuyển đổi một cách chính xác, không gặp lỗi font.

+ Chỉnh sửa nội dung ngay sau khi quét.

Quét ảnh qua Google Drive

Xem lại lịch sử chỉnh sửa của văn bản

Bước 1: Click chuột phải vào tệp cần xem > Chọn Xem chi tiết (View Details).

Click chuột phải vào tệp và chọn Xem chi tiết

Bước 2: Xuất hiện một danh sách các phiên bản đã chỉnh sửa với các thời điểm khác nhau. Bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào bạn muốn.

Danh sách các tệp đã chỉnh sửa sẽ được hiển thị

Soạn văn bản bằng giọng nói

Soạn văn bản bằng giọng nói mang lại nhiều lợi ích:

+ Tiết kiệm thời gian khi soạn văn bản bằng cách gõ phím chậm.

+ Thuận tiện khi soạn văn bản khi bàn phím gặp sự cố.

Soạn văn bản bằng giọng nói trên Google Drive

Tìm kiếm tệp theo dung lượng trên Google Drive

Bước 1: Truy cập vào liên kết TẠI ĐÂY.

Bước 2: Chọn một trong hai cách hiển thị dung lượng (tăng hoặc giảm) để xem xét.

Tìm kiếm tệp theo dung lượng trên Google Drive

Chèn liên kết vào tài liệu văn bản bạn đang làm việc

Bước 1: Đánh dấu cụm từ cần chèn liên kết.

Chọn cụm từ bạn muốn chèn liên kết

Bước 2: Chọn biểu tượng liên kết > Dán đường liên kết (URL) vào khung > Nhấn Áp dụng.

Chèn liên kết vào tài liệu văn bản bạn đang soạn

4. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp

Không thể tải tập tin lên Google Drive?

- Trả lời: Google Drive áp đặt hạn chế về dung lượng cho việc tải tập tin lên. Nếu bạn gặp khó khăn khi tải, có thể do Google Drive đã đầy dung lượng lưu trữ (15 GB cho tài khoản miễn phí) hoặc do tập tin của bạn vượt quá giới hạn, cụ thể:

+ Google Drive: Giới hạn tải lên tập tin có dung lượng lên đến 5TB (1TB = 1024GB).

+ Google Docs: Giới hạn tải lên 50MB và 1.024.000 ký tự.

+ Google Sheets: Giới hạn tải lên 2.000.000 ô (nếu quá phức tạp, có thể không lưu được thành công).

+ Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100MB.

+ Google Drawing: Không giới hạn.

Google Drive hạn chế dung lượng tập tin tải lên

Cách tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp?

- Trả lời: Để tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp, bạn có thể thực hiện các bước sau:

+ Nhận 1024GB miễn phí từ Local Guides Google Maps.

+ Dọn dẹp các tệp trùng lặp hoặc không sử dụng.

+ Tải video lên YouTube và chuyển sang chế độ riêng tư nếu không muốn người khác xem.

+ Sử dụng Google Photos để lưu hình ảnh, video.

+ Không thêm các tệp đã được chia sẻ với bạn vào Google Drive.

+ Dọn dẹp thùng rác trên Drive.

+ Sử dụng các công cụ trực tuyến của Google để soạn thảo, làm việc

+ Thường xuyên dọn dẹp thư rác, thư quảng cáo,...

+ Cài đặt phần mềm Duplicate Sweeper để loại bỏ các tệp trùng.

Tăng dung lượng Google Drive mà không nâng cấp

Cách tạo thư mục Drive để nhiều người upload?

- Trả lời: Bạn muốn nhận ảnh, video hoặc tệp từ bạn bè, người thân hoặc khách hàng nhưng họ không biết cách làm thì hãy tạo thư mục Drive để nhiều người có thể upload.

Có thể tải file đã xóa trên Google Drive không?

- Trả lời: Bạn chỉ có thể tải xuống tệp khi nó vẫn nằm trong thùng rác của chủ sở hữu trên Google Drive. Có hai cách để làm điều này:

+ Nhanh chóng nhấp vào nút tải xuống ngay sau khi tệp bị xóa.

+ Tạo liên kết trực tiếp từ liên kết Google Drive

Có cách nào để tải lại tệp đã xóa trên Google Drive không?

Xin cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Chúc bạn thành công và may mắn!