Tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet trong Excel một cách nhanh chóng và đơn giản

Tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet trong Excel giúp bạn xử lý công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn chưa biết cách thực hiện, hãy đọc bài viết sau để hiểu rõ hơn.

I. Tổng hợp dữ liệu bằng hàm trong Excel

1. Sử dụng hàm

Hàm IF: Là hàm so sánh logic của một biểu thức.

Cấu trúc hàm: =IF (Logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

• Logical_test: Là một giá trị hoặc biểu thức logic trả về TRUE(đúng) hoặc FALSE(sai).
• Value_if_true: Là giá trị mà hàm trả về nếu biểu thức logic là TRUE hay nói cách khác là khi điều kiện thỏa mãn.
• Value_if_false: Là giá trị mà hàm trả về nếu biểu thức logic là FALSE hay nói cách khác là khi điều kiện không thỏa mãn.

Hàm ISNA: Là hàm giúp kiểm tra lỗi #N/A trong Excel.

Cấu trúc hàm: =ISNA(value)

Trong đó:

• IS: Là chức năng kiểm tra và trả về kết quả đúng hoặc sai.
• NA: là lỗi #N/A

Hàm VLOOKUP: Là hàm được sử dụng để tìm kiếm thông tin cần tìm.

Cấu trúc hàm: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong phần này:

• Lookup_value: Là giá trị dùng để tìm kiếm.
• Table_array: Là phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần tìm. Phải có ít nhất 2 cột.
• Col_index_num: Là số thứ tự cột tính từ phạm vi tìm kiếm chứa giá trị cần trả về.
• Range_lookup: Là cách thức tìm kiếm. Range_lookup là 0 hoặc FALSE để tìm kiếm chính xác, range_lookup là 1 hoặc TRUE hoặc bỏ qua để tìm kiếm gần đúng.

2. Cách tổng hợp dữ liệu

Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau ở các sheet trong cùng một bảng tính.

Bảng dữ liệu ở sheet 1 được đặt tên là Tháng 1-2.

Dữ liệu thể hiện.

Bảng dữ liệu ở sheet 2 có tên là Tháng 3-4.

Dữ liệu minh họa.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu sheets 'Tổng hợp' bạn nhập hàm =IF(ISNA(VLOOKUP(B2,'Tháng 1-2'!$B$2:$C$6,2,0)),0,(VLOOKUP(B2,'Tháng 1-2'!$B$2:$C$6,2,0)))+IF(ISNA(VLOOKUP(B2,'Tháng 3-4'!$B$3:$C$7,2,0)),0,(VLOOKUP(B2,'Tháng 3-4'!$B$3:$C$7,2,0))) vào ô tham chiếu.

Giải thích hàm: Hàm này có ý nghĩa là Nếu dữ liệu ở ô B2 (tức ô sản phẩm ở bảng tổng hợp) không được tìm thấy hoặc gặp lỗi N/A ở bảng sản phẩm tháng 1-2 thì sẽ trả về giá trị 0, còn nếu tìm thấy thì sẽ lấy giá trị ở cột thứ 2 (tức từ C2 đến C6) và cộng với giá trị ở bảng tháng 3-4.

• IF, ISNA và VLOOKUP: Là các hàm được sử dụng.
• B2: Là ô chứa giá trị cần tìm kiếm.
• 'Tháng 1-2'!$B$2:$C$6: Là phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm.
• 2: Là số thứ tự cột tính từ phạm vi tìm kiếm chứa giá trị cần trả về.
• 0: Là phương pháp tìm kiếm.

Cách tổng hợp dữ liệu.

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

II. Tổng hợp dữ liệu bằng Consolidate trong Excel

1. Consolidate là gì?

Consolidate là một trong những công cụ thống kê dữ liệu giúp tính toán một cách hiệu quả, cho phép thực hiện nhanh chóng các phép tính tổng, trung bình, giá trị lớn nhất, nhỏ nhất,...

2. Cách tổng hợp dữ liệu bằng Consolidate

Ví dụ: Sử dụng dữ liệu ở cùng ví dụ minh họa trên. Bạn hãy thực hiện các bước sau.

Bước 1: Trong sheets 'Tổng hợp' bạn quét chọn vùng dữ liệu để hiển thị kết quả > Chọn mục Data > Chọn Consolidate để mở hộp thoại Consolidate.

Cách tổng hợp dữ liệu bằng Consolidate.

Cách tổng hợp dữ liệu bằng Consolidate.

Bước 3: Sau khi nhấn OK bạn sẽ có kết quả như đã mô tả.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Trên đây là Tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet trong Excel cực nhanh, đơn giản. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hiện được trong công việc cũng như học tập và nếu bạn có góp ý hãy để lại bình luận bên dưới và đừng quên chia sẻ nếu thấy hữu ích bạn nhé.