Buzz
Gửi email không chỉ là việc hàng ngày ở công sở, mà còn là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần phải thành thạo. So với các phương tiện giao tiếp khác, việc viết email có nhiều điểm khác biệt, vậy làm thế nào để viết một email đầy đủ và chuyên nghiệp mà không mắc phải những sai lầm thông thường? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Email luôn phải có tiêu đề
Tiêu đề của email cần phải rõ ràng và thể hiện rõ nội dung chính của email đó. Ví dụ:
Rõ ràng: Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7 năm 2021
Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt
Để tạo ấn tượng mạnh mẽ, viết email cần phải có tiêu đề rõ ràng và chính xác. Đây là bước quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận và tránh bị coi là thất thiệt.
Với mỗi email, cần nhớ thêm tiêu đề phản ánh nội dung cụ thể. Điều này giúp người nhận biết được mức độ quan trọng và ưu tiên trong việc đọc email.
Không chỉ làm email trở nên chuyên nghiệp hơn, mà việc sử dụng tiêu đề đặc biệt còn giúp nổi bật hơn trong hàng tá email mà người nhận thường nhận được hàng ngày.
Đối với email quan trọng, cần chú ý thêm một số từ khoá như 'Khẩn cấp' hoặc 'Thông báo' để người nhận nhận biết sự cần thiết và quan trọng của email đó.
Mở đầu email với lời chào thân mật và lịch sự
Lời chào là cách tốt nhất để bắt đầu một email. Nó không chỉ tạo ra một không khí thoải mái mà còn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người nhận.
Nội dung email hữu ích
Để email trở nên hiệu quả, nội dung cần được trình bày một cách súc tích và rõ ràng. Tránh sử dụng ngôn từ phức tạp và lời văn dài dòng để giữ cho thông điệp trở nên dễ hiểu và gần gũi hơn với người đọc.
Những lưu ý khi đính kèm file định dạng
- Đảm bảo chọn định dạng file phổ biến như PDF, DOC hoặc JPEG để đảm bảo tính tương thích với mọi thiết bị.
- Trong trường hợp cần gửi nhiều file, hãy nén chúng vào file ZIP thay vì sử dụng định dạng RAR.
- Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ lưỡng nội dung của file để đảm bảo không còn sự chỉnh sửa cần thiết.
- Đặt tên file một cách rõ ràng và ngắn gọn, tránh việc sử dụng tiếng Việt có dấu để tránh gây nhầm lẫn.
Lưu ý về chữ ký
Chữ ký không chỉ là một phần nền tảng trong email mà còn là cơ hội để giới thiệu bản thân một cách chuyên nghiệp và súc tích. Hãy chắc chắn rằng thông tin trong chữ ký là đầy đủ và chính xác để tạo ra ấn tượng tốt đẹp với người nhận.
Nhập địa chỉ email sau khi hoàn tất nội dung
Tránh gửi email một cách vô ý khi nội dung chưa hoàn chỉnh bằng cách chỉ nhập địa chỉ email sau khi bạn đã chắc chắn mọi thứ đã sẵn sàng. Điều này giúp tránh tình huống gửi email vô tình và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Kiểm tra email trước khi gửi
Hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng email trước khi gửi đi. Những lỗi nhỏ có thể tạo ra ấn tượng không tốt và làm mất đi sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy dành chút thời gian để đọc lại và sửa chữa trước khi nhấn nút 'gửi'.
>> Tìm hiểu thêm: 3 bí quyết từ người lãnh đạo hướng nội
— Chuyên gia tuyển dụng —
Mytour – Nền tảng tuyển dụng hàng đầu Việt Nam
