Tổng hợp top công cụ cộng tác trực tuyến hàng đầu cho doanh nghiệp năm 2020

Tổng hợp top công cụ cộng tác trực tuyến hàng đầu cho doanh nghiệp năm 2020

I. Ý nghĩa của công cụ cộng tác trực tuyến là gì?

Một số thách thức chính mà doanh nghiệp phải đối mặt là làm thế nào để tương tác từ xa giữa quản lý và nhân viên một cách thuận tiện và thường xuyên? Làm thế nào để quản lý mọi người và đảm bảo rằng thông tin được truyền tải chính xác? Công cụ cộng tác trực tuyến đã được phát triển để giải quyết những thách thức này.

Phần mềm cộng tác trực tuyến là một công cụ có giá trị không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp mong muốn vận hành một cách hiệu quả. Nó mang lại sức mạnh cho các nhóm để tối ưu hóa tài nguyên, triển khai các dự án, tăng tính minh bạch và đạt được sự hợp tác tốt nhất.

II. Các tính năng chính của một công cụ cộng tác trực tuyến

Công cụ hỗ trợ cộng tác trực tuyến cho doanh nghiệp cung cấp nhiều tùy chọn đa dạng, bao gồm các tính năng như kết nối, khả năng tải lên tài liệu, gửi thông báo qua email và các cập nhật khác. Phần mềm cộng tác cần đảm bảo an ninh và có tính năng phù hợp với mục đích sử dụng.

III. Sự hỗ trợ của công cụ cộng tác trực tuyến trong kinh doanh

Lực lượng lao động ngày càng phân tán ở các địa điểm làm việc khác nhau. Tình hình này đã thúc đẩy sự xuất hiện và phát triển của các công cụ hỗ trợ cộng tác trực tuyến. Những phần mềm này được sử dụng để loại bỏ khoảng cách giữa nhân viên, tổ chức cuộc họp trực tuyến một cách hiệu quả và đảm bảo tương tác theo quy trình chính xác. Điều này có thể cải thiện vận hành dự án kinh doanh và nâng cao giao tiếp giữa các nhân viên.

IV. Các công cụ cộng tác trực tuyến dành cho doanh nghiệp

1. Công cụ quản lý dự án

+, Ứng dụng ProofHub

ProofHub là một ứng dụng cộng tác trực tuyến giúp quản lý dự án, cho phép tổ chức và lập kế hoạch cho mọi phần của các dự án. Người dùng có thể dễ dàng liên kết các nhóm với nhau cũng như với khách hàng. Quản lý có thể phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân và gán cho họ các vai trò khác nhau bằng cách xác định ai sẽ thực hiện những gì.

- Tải xuống ứng dụng ProofHub tại đây.

2. Công cụ trò chuyện

+, Ứng dụng Troop Messenger là một lựa chọn mạnh mẽ, hoàn hảo và là một giải pháp thay thế tốt nhất cho việc trò chuyện và hợp tác nhóm. Nó có thể coi là một công cụ hữu ích phù hợp với tất cả các quy mô doanh nghiệp. Ứng dụng giao tiếp này cho phép điều hướng, kết nối liền mạch giữa các người dùng với nhau. Giao diện ấn tượng và thuận tiện cho người dùng cuối, tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau, có sẵn trên Windows, Linux, Trình duyệt, Android và iOS. Tải xuống ứng dụng Troop Messenger tại đây.

+, Ứng dụng Nextiva

Giải pháp VoIP dành cho doanh nghiệp nhỏ của Nextiva phù hợp với các doanh nghiệp muốn giao tiếp với khách hàng, khách hàng tiềm năng và đồng nghiệp một cách dễ dàng. Nền tảng này cung cấp dịch vụ điện thoại doanh nghiệp với các tính năng nâng cao như số điện thoại địa phương, cuộc gọi pop, lời chào tự động, thư thoại đến email, tin nhắn văn bản SMS, ứng dụng di động, âm thanh HD, v.v. Nextiva được xếp hạng là nền tảng truyền thông kinh doanh số 1 bởi các chuyên gia như Gartner, GetVoIP, v.v. Tải xuống ứng dụng Nextiva tại đây.

+, Ứng dụng Skype là một ứng dụng phổ biến, hỗ trợ nhắn tin và gọi điện, cho phép tiến hành các cuộc gọi âm thanh và video trên máy tính xách tay hoặc điện thoại di động. Người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi miễn phí hoặc có chi phí thấp tại tất cả các địa điểm có kết nối Internet. Tải xuống ứng dụng Skype tại đây.

+, Ứng dụng Hipchat được thiết kế để liên lạc nhóm, giúp quá trình cộng tác trở nên hiệu quả hơn. Đây là một hệ thống đơn giản giúp trò chuyện trong nội bộ và đảm bảo tính riêng tư. Tải xuống ứng dụng Hipchat tại đây.

+, Ứng dụng Hangouts là một công cụ cộng tác của Google để hỗ trợ giao tiếp kinh doanh. Công cụ này cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại, video và nhắn tin cũng như chia sẻ tệp. Tải xuống ứng dụng Hangouts tại đây.

+, Ứng dụng Flock

Flock là một công cụ giao tiếp linh hoạt và thuận tiện. Là một trong những công cụ cộng tác trực tuyến hàng đầu cho doanh nghiệp, Flock cho phép kết nối thông qua tin nhắn, cuộc gọi video, quản lý dự án, thảo luận nhóm, thăm dò ý kiến, nhắc nhở và tích hợp các ứng dụng yêu thích. Tải xuống ứng dụng Flock tại đây.

+, Chanty là một công cụ giao tiếp giá cả phải chăng. Nó hỗ trợ các nhóm xây dựng mối quan hệ lành mạnh thông qua giao tiếp minh bạch. Các thành viên trong nhóm có thể nhận thông báo ngay lập tức về tin nhắn mới, tìm kiếm lịch sử, chia sẻ tệp, thực hiện cuộc gọi thoại và video, ghi âm. Đặc biệt, thuật toán AI của Chanty còn dự đoán câu trả lời để tiết kiệm thời gian đánh máy. Tải xuống ứng dụng Chanty tại đây.

3. Công cụ thiết kế

+, Mockplus iDoc là một công cụ cộng tác thiết kế sản phẩm dành cho các nhà thiết kế và kỹ sư. Mockplus iDoc giúp kết nối toàn bộ quy trình thiết kế sản phẩm, cho phép các nhà thiết kế tự động hóa quá trình bàn giao thiết kế. Tải xuống ứng dụng Mockplus iDoc tại đây.

+, Viewflux là một công cụ dành cho các doanh nghiệp nhỏ để quản lý nhân viên từ xa. Người dùng có thể tương tác với khách hàng một cách trực quan và nhận phản hồi để cải thiện thiết kế ở mọi giai đoạn. Viewflux cũng hỗ trợ đồng bộ hóa thiết kế từ Dropbox và cập nhật các thay đổi.

+, Canva

Canva là một công cụ thiết kế đồ họa đơn giản giúp làm cho nội dung trở nên trực quan và hấp dẫn hơn. Người dùng có thể tạo ra các thiết kế độc đáo chỉ trong vài phút và chia sẻ chúng với nhóm làm việc. Tải xuống ứng dụng Canva tại đây.

+, Sketch là một ứng dụng chủ yếu dành cho các chuyên gia thiết kế web, với đầy đủ tính năng cho sản phẩm thiết kế UX. Nó giúp giảm thiểu sự nhàm chán trong quy trình thiết kế lặp đi lặp lại. Tải xuống ứng dụng Sketch tại đây.

+, Adobe là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ thiết kế web, ứng dụng di động và nhiều hơn nữa với các giải pháp UX/UI. Adobe XD được thiết kế cho cả Mac và Windows, cho phép nhà thiết kế kết nối với các công cụ yêu thích của họ như Dropbox hoặc Avocode. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng phần mềm này để chuyển từ bố cục tĩnh sang nguyên mẫu tương tác chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tải xuống Adobe XD tại đây.

+, InVision là một phần mềm tạo mẫu toàn diện để thiết kế giao diện người dùng cho các ứng dụng di động và các sản phẩm tương tác kỹ thuật số. Công cụ này cho phép người dùng cộng tác, tải lên khung lưới, thiết kế, thu thập phản hồi một cách liền mạch và kiểm tra hiệu suất. Với InVision, bạn có thể quản lý dự án từ một bảng điều khiển duy nhất và điều hướng toàn bộ quá trình thiết kế ở một nơi. Các khách hàng cũng có thể cung cấp phản hồi ngay lập tức dưới dạng ý kiến. Tải xuống InVision tại đây.

+, One by TemplateMonster là một dịch vụ đăng ký giá trị cung cấp cho người dùng nhiều sản phẩm chất lượng và công cụ thiết kế web. Khi trở thành một phần của dịch vụ này, bạn có quyền truy cập vào một loạt các giải pháp được tạo sẵn - từ chủ đề thiết kế cho các mẫu CMS phổ biến đến các mẫu HTML, tiện ích mở rộng và đồ họa khác. Tải xuống ONE by TemplateMonster tại đây.

4. Công cụ tài liệu

Google Docs là công cụ đa năng cho việc tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Không chỉ dừng lại ở đó, nó còn cho phép bạn làm việc một cách linh hoạt ngay cả khi không có kết nối Internet. Hãy trải nghiệm ngay Google Docs!

Office online của Microsoft là lựa chọn lý tưởng cho việc sử dụng các công cụ văn phòng một cách thuận tiện và miễn phí. Với Office online, bạn có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải cài đặt phần mềm. Hãy tải ngay Office online!

Canva là công cụ đồ họa trực tuyến cho phép bạn tạo ra các thiết kế ấn tượng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với hàng ngàn mẫu sẵn có, bạn có thể tự do sáng tạo mọi ý tưởng của mình. Không cần kỹ năng chuyên môn, hãy bắt đầu sáng tạo với Canva!

+, GitHub được xây dựng để các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau thông qua giải quyết vấn đề và học hỏi. Trên GitHub, bạn có thể quản lý dự án và trình bày các thông tin chuyên sâu của mình. Download GitHub tại đây.

Dropbox Paper là công cụ tuyệt vời giúp bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn. Tạo tài liệu, chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực và chia sẻ ý tưởng một cách dễ dàng. Với Dropbox Paper, mọi thứ đều được tập trung và tổ chức một cách rõ ràng. Tải ngay Dropbox Paper để trải nghiệm!

5. Công cụ chia sẻ tập tin

Dropbox là nơi lưu trữ đáng tin cậy cho tất cả tệp và dữ liệu quan trọng của bạn. Đồng bộ hóa mọi thứ trên mọi thiết bị và chia sẻ dễ dàng với đồng nghiệp. Với Dropbox, bạn hoàn toàn yên tâm về an ninh và tiện ích. Tải về ngay Dropbox!

OneDrive là nền tảng lưu trữ đám mây tuyệt vời cho bạn và đồng nghiệp. Dễ dàng chia sẻ, truy cập và cộng tác trên tất cả các tệp và dự án. Với tích hợp Word, Excel, PowerPoint và OneNote, bạn có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Khám phá ngay OneDrive!

WeTransfer là cách đơn giản và hiệu quả để chia sẻ tệp tin và hình ảnh với bạn bè và đồng nghiệp. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, bạn có thể truy cập và chia sẻ mọi thứ chỉ trong vài bước đơn giản. Khám phá ngay WeTransfer!

WeTransfer là dịch vụ truyền tải tệp tin đáng tin cậy và tiện lợi nhất hiện nay. Chia sẻ tệp từ A sang B chưa bao giờ dễ dàng đến vậy. Đặc biệt, bạn còn có thể tạo câu chuyện và cá nhân hóa trải nghiệm chia sẻ của mình. Tải ngay WeTransfer!

Dropsend là công cụ hoàn hảo cho việc chia sẻ tệp tin lớn một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với băng thông không giới hạn, bạn có thể chia sẻ tất cả mọi thứ mà không gặp bất kỳ hạn chế nào. Khám phá ngay Dropsend!

Hightail là giải pháp đa dụng cho việc chia sẻ và quản lý tệp tin trực tuyến. Với tính năng cộng tác sáng tạo, bạn và nhóm của bạn có thể dễ dàng làm việc cùng nhau từ bất kỳ nơi nào. Khám phá ngay Hightail!

6. Công cụ tổ chức

Pocket là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho việc lưu trữ và sắp xếp tài liệu trực tuyến. Không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mang lại trải nghiệm xem tài liệu mượt mà ngay cả khi không có kết nối Internet. Tải ngay Pocket!

Evernote là công cụ không thể thiếu cho việc tổ chức và chia sẻ ý tưởng trong môi trường làm việc. Với khả năng chụp, sắp xếp và chia sẻ ghi chú một cách linh hoạt, bạn có thể tập trung vào công việc một cách hiệu quả. Tải ngay Evernote!

Pinterest là nền tảng đa dạng và phong phú cho việc sưu tầm và chia sẻ ý tưởng. Tạo ra bảng ý tưởng, lưu trữ nội dung trực quan và chia sẻ với cộng đồng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tải ngay Pinterest!

MindMeister là công cụ không thể thiếu cho việc lập kế hoạch dự án và quản lý công việc nhóm. Với khả năng chia sẻ bản đồ tư duy và phác thảo kế hoạch kinh doanh một cách linh hoạt, bạn và đội ngũ của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Tải ngay MindMeister!

Bit.ai là nền tảng đáng tin cậy cho việc tạo và quản lý tài liệu tương tác. Với tính năng cộng tác thông minh và khả năng theo dõi chi tiết về tài liệu, bạn có thể làm việc một cách hiệu quả và linh hoạt hơn. Tải ngay Bit.ai!

V. Cách chọn công cụ cộng tác

+ Nhiều tính năng: Để lựa chọn công cụ cộng tác phù hợp, hãy chú ý đến các tính năng hỗ trợ hợp tác nhóm và hoạt động một cách trơn tru.
+ Dễ sử dụng: Đảm bảo rằng công cụ bạn chọn có giao diện trực quan và dễ sử dụng để mọi người đều có thể sử dụng một cách thuận tiện.
+ Nền tảng đám mây: Ưu tiên các công nghệ dựa trên nền tảng đám mây giúp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin từ mọi thiết bị.
+ Kiểm tra tích hợp: Tìm kiếm các công cụ có tích hợp liền mạch với các ứng dụng và thiết bị khác nhau để tối ưu hóa quá trình làm việc.