[Tổng Quan & Đánh Giá Sách] “OKR - 'Kinh Thánh' Quản Trị Và Cách Thực Hiện Hiệu Quả”: Khát Vọng Nâng Cao Tri Thức

OKR không chỉ là phương thức quản lý nhân sự dành cho các doanh nghiệp công nghệ thông tin. OKR là viết tắt của “Mục Tiêu và Kết Quả Chính“ - một phương thức quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp, tổ chức… Intel là tập đoàn đầu tiên đưa ra khái niệm này - một tập đoàn công nghệ từ Mỹ, sau đó OKR trở nên phổ biến hơn nhờ vào thành công mà nó mang lại cho Google, Facebook và nhiều doanh nghiệp khác sau khi áp dụng. Nó chơi một vai trò quan trọng với các doanh nghiệp thành công khi sử dụng OKR. Việc triển khai và thực hiện OKR không dễ dàng vì nó cũng đòi hỏi thay đổi tri thức về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Piotr Feliks Grywacz là ai?

Năm 2000, ông đến Nhật Bản sau khi làm việc ở Berlitz và Morgan Stanley trong lĩnh vực phát triển con người và học tập. Ông gia nhập Google vào năm 2011. Ông quản lý phát triển nguồn nhân lực ở khu vực châu Á - Thái Bình Dương và từ năm 2014, trong chiến lược toàn cầu, ông hoạt động tích cực trong lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực, tổ chức và lãnh đạo. Năm 2015, ông tham gia độc lập và thành lập Pronoia Group, một “công ty tạo ra tương lai” và Motify, một công ty công nghiệp nhân sự.

BÀI HỌC KINH NGHIỆM

“Bài học kinh nghiệm” khi quyết định áp dụng OKR là gì?

Bài học thứ nhất

Vẻ tự hào không đổi của một cửa hàng “lưỡi cày” đối với công việc sản xuất đã kéo dài hơn 100 năm, vẫn được giữ nguyên từ ngày thành lập đến tận bây giờ.

Nhiều người nghĩ rằng OKR chỉ phù hợp với các doanh nghiệp mới, nhưng thực sự không phải như vậy. OKR cũng có thể hiệu quả với các doanh nghiệp truyền thống đã tồn tại lâu năm.

Bài học thứ hai

Mặc dù vậy, một số ý kiến trong công ty cho rằng “Có lẽ vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai, nhưng hiện tại, chỉ cần công ty đạt được lợi nhuận là đủ.”

Khi thực hiện sự cải tiến trong tổ chức, chắc chắn sẽ có những ý kiến đối lập. Những lúc như vậy, OKR có thể là một công cụ hữu ích để thay đổi quan điểm của các thành viên trong công ty.

Bài học thứ ba

Trong thời đại này, việc tạo ra những ý tưởng mới và đột phá vượt qua những khuôn mẫu truyền thống là điều cần thiết. Những vấn đề này không thể được giải quyết đơn giản bằng cách ép buộc từ trên xuống dưới.

OKR là công cụ giúp xây dựng một tổ chức tự phát từ cấp quản lý cao nhất đến cấp dưới. Áp dụng OKR, mỗi cấp bậc trong công ty sẽ thúc đẩy ra đời những đề xuất và hành động tích cực.

Bài học thứ tư

Trong lĩnh vực sản xuất, ngay cả những nhân viên cấp dưới cũng được khuyến khích tham gia vào việc lập kế hoạch cải thiện công việc hàng ngày và gửi đề xuất lên cấp quản lý cao hơn. Trong nhà máy, có rất nhiều biểu ngữ, khẩu hiệu được nhân viên tự thiết kế.

Thường thì, chỉ cần một thành viên trong tổ chức có ý định tự tay thực hiện một công việc hoặc đặt ra một mục tiêu, thì việc áp dụng OKR sẽ trở nên dễ dàng hơn.

ĐIỂM CẦN CHÚ Ý

“Có những gì có thể xảy ra” khi quyết định sử dụng OKR?

Chú ý số 1

Sử dụng OKR khi thay đổi cấu trúc tổ chức.

Khá nhiều doanh nghiệp áp dụng OKR ngay khi thay đổi cấu trúc tổ chức. Tuy nhiên, điểm chốt cần lưu ý là nên áp dụng OKR sau khi đã xác định rõ ràng “những yếu tố cần thay đổi”.

Chú ý số 2

Chỉ vì “Google sử dụng OKR” mà bạn quyết định áp dụng.

Dù sử dụng OKR, tổ chức của bạn không thể biến thành Google. Hãy xem OKR là công cụ giải quyết vấn đề của tổ chức sau khi đã hiểu và chia sẻ với nhau về những vấn đề đó.

Chú ý số 3

“Những thế lực truyền thống bảo thủ” trong tổ chức sẽ phản đối việc sử dụng OKR.

Để khẳng định rằng, Trong thời đại này, việc duy trì tổ chức theo hình thức từ trên ép xuống sẽ tạo ra giới hạn cho bản thân tổ chức và nhận thức rằng “đề xuất và hành động” từ cấp dưới là vô cùng quan trọng.

Chú ý số 4

Tìm kiếm dự án mới và thực hiện OKR.

Không chỉ việc thực hiện OKR sẽ tạo ra nhiều dự án mới hơn. Ngược lại, cần phải xây dựng các dự án mới thông qua việc thiết lập OKR cho toàn công ty và chia sẻ điều đó với mọi thành viên.

Yếu tố quan trọng đối với Mục tiêu.

• Cụ thể và rõ ràng
• Có thể đo lường được
• Có khả năng hoàn thành
• Phải có thời hạn cụ thể

Hiệu quả phát sinh từ việc đặt ra mục tiêu

• Có thể đạt được thông qua các giải pháp cơ bản
• Có thể thay đổi hoàn toàn tình thế
• Có thể tạo ra sự thống nhất trong tổ chức
• Giảm thiểu việc bỏ sót các giai đoạn

ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA OKR VÀ KPI

Về quan điểm lãnh đạo

• OKR: Lãnh đạo chỉ định rõ mục tiêu, các thành viên tự chủ động thực hiện.
• KPI: Lãnh đạo đánh giá và theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu.

TÌM HIỂU SỰ KHÁC BIỆT GIỮA OKR VÀ MBO 

“MBO” viết tắt của “Management By Objective” - một phương thức quản lý nhân sự được Peter F.Drucker giới thiệu vào năm 1954 trong tác phẩm của ông. MBO, hay được dịch là “chế độ quản lý mục tiêu”, đánh giá nhân sự dựa trên việc đặt ra mục tiêu hàng quý hoặc mỗi nửa năm và tiến độ hoàn thành mục tiêu.

Cả trong OKR lẫn MBO, chúng ta đều thấy sự xuất hiện của “Mục tiêu” và có mối liên kết giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân. Tuy nhiên, hai phương thức quản lý nhân sự này lại khác biệt về mục đích và cách tiếp cận.

MỤC TIÊU CỦA OKR LÀ LÀM RÕ TẦM NHÌN, THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ VÀ TĂNG CƯỜNG TRÁCH NHIỆM CÁ NHÂN.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN OKR?

NỖ LỰC TRONG VIỆC ÁP DỤNG OKR TỪ KHÔNG?

Vào mùa xuân năm 2018, Công ty Hamee triển khai trại huấn luyện cụ thể về OKR trong hai ngày một đêm, dành cho lãnh đạo.

Quá trình thử thách của Hamee bắt đầu khi có ai đó gợi ý rằng: “OKR có thể giúp chúng ta tiến gần hơn tới mục tiêu của công ty. Hãy thử áp dụng!”. Tuy nhiên, hầu hết mọi người trong công ty không hiểu rõ về OKR. Vì vậy, mục đích chính của trại huấn luyện này là để lãnh đạo hiểu rõ hơn về việc áp dụng OKR.

Hamee đã bắt đầu áp dụng OKR trong bối cảnh công ty đang phát triển nhanh chóng, với sự tăng số lượng nhân viên, gây khó khăn cho việc quản lý từ cấp trên đối với các phòng ban cấp dưới. Nhiều nhân viên cảm thấy bối rối và lo lắng về sự mơ hồ trong phương hướng của công ty.

TỪ VIỆC GIẢI THÍCH CÔNG VIỆC ĐẾN VIỆC CHIA SẺ MỤC TIÊU

Ban đầu, Hamee là công ty Microwill chuyên sản xuất và bán móc treo điện thoại. Sau đó, vào tháng 12 năm 2001, công ty đổi tên thành Strapya.com, tháng 5 năm 2006 đổi thành StrapyaNext và từ tháng 5 năm 2013 đổi thành tên hiện tại. Sản phẩm của công ty mở rộng từ ốp điện thoại, bao da đến các phụ kiện đi kèm.

Ngoài ra, sản phẩm không chỉ được giao hàng theo lộ trình như trước mà còn được vận chuyển trực tiếp đến tay khách hàng, xây dựng mạng lưới kinh doanh riêng và triển khai hệ thống kinh doanh online. Kinh doanh và hỗ trợ ứng dụng website bán hàng điện tử trở thành hình thức kinh doanh chủ chốt của Hamee.

XÁC NHẬN MỤC TIÊU TRONG CUỘC HỌP QUẢN LÝ

Công ty thu thập ý kiến về khái niệm “Công ty lí tưởng” trong cuộc họp lãnh đạo nhằm xác định phương hướng. Các nhóm đánh giá đều đưa Google vào vị trí cao.

KHI ÁP DỤNG OKR, DOANH NGHIỆP THƯỜNG BỐI RỐI VỚI SỰ KHÁC BIỆT SO VỚI PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TRƯỚC. CÔNG TY ĐÃ XÂY DỰNG CHẾ ĐỘ TRẢ LƯƠNG DỰA TRÊN ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC. TUY NHIÊN, VỚI OKR, KHÔNG NHẤT THIẾT PHẢI LIÊN KẾT VIỆC ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC VÀ CHẾ ĐỘ LƯƠNG THƯỞNG.

Và từ đó, Hamee bắt đầu triển khai dự án áp dụng OKR từ năm 2018. 

Chẳng hạn, nhiều người thường nghĩ rằng bộ phận quản lý doanh thu chỉ cần đặt mục tiêu là con số và dễ dàng đánh giá. Nhưng khi áp dụng OKR thì sao?

Ví dụ, nếu đặt OKR là “trong một năm đạt được doanh thu 10 tỉ yên”. Nhưng mục tiêu trong kế hoạch kinh doanh lại là 7 tỉ yên. Vậy khi doanh thu đạt 8 tỉ yên, liệu đã vượt qua 7 tỉ, hay vẫn chưa đạt 10 tỉ?

KHÓ KHĂN XUẤT HIỆN

Nhiều doanh nghiệp lo rằng thiết lập OKR theo quý sẽ vội vã vì thời hạn ngắn hơn, nên quyết định đặt mục tiêu một năm luôn. Nhưng khi đặt mục tiêu một năm, tiền đề của việc đặt mục tiêu sẽ thay đổi liên tục và mục tiêu trước đó có thể không phù hợp ở thời điểm thực hiện. Vì vậy, thiết lập thời hạn theo quý là lựa chọn hợp lý.

Thêm một yếu tố là cơ chế đánh giá KR được thiết lập bởi các thành viên và các phòng ban. Nếu không đảm bảo rằng “KR là đúng” thì mức độ hoàn thành KR của từng cá nhân và phòng ban cũng không đóng góp vào kết quả cuối cùng của công ty.

Tuy nhiên, trong trường hợp này, có thể xem xét rằng 'mức độ hoàn thành trung bình là 300% giữa một phần đạt 400% và một phần khác chỉ đạt 200%' được không? Điều này vẫn là một vấn đề đáng suy ngẫm.

KINH NGHIỆM TỪ BÀI HỌC

Bạn hiểu gì về 'bài học kinh nghiệm' khi triển khai OKR?

Bài học đầu tiên

Do đó, việc công ty minh bạch về ý nghĩa của việc sử dụng OKR là gì? 'sẽ giảm thiểu những điều mơ hồ' khi triển khai. Hãy truyền đạt một cách cẩn thận ý nghĩa của việc áp dụng ngay sau khi bạn đã thấu hiểu kỹ về nó.

Bài học thứ hai

Quan trọng khi triển khai OKR không chỉ là việc tìm kiếm 'phù hợp với tổ chức của bạn' mà còn phải xác định rõ 'tổ chức của bạn muốn đạt được điều gì?'

Bài học thứ ba

Mục tiêu phi thường của OKR là một mục tiêu có thể đạt được đến 70% với độ khó tương đối cao. Sansan luôn đạt được điều này và vì vậy đã phát triển với tốc độ nhanh chóng.

Bài học thứ tư

Việc dành nhiều thời gian để đặt ra mục tiêu và chuyển đổi sang giai đoạn thực hiện là rất quan trọng. Tuy nhiên, nếu không thể thực hiện được điều đó, chúng ta có thể triển khai một cách linh hoạt như đã nêu trên.

Hiểu biết về mức độ tự tin trong OKR

Mức độ tin tưởng vào OKR = Chỉ số đánh giá mức độ tin tưởng của cá nhân vào mục tiêu OKR.

Mức độ tin tưởng 10 = Hoàn toàn tự tin về khả năng hoàn thành.

Mức độ tin tưởng 5 = Có thể hoàn thành nếu cố gắng.

Mức độ tin tưởng 1 = Rất khó khăn.

(Đối với OKR, đặt mục tiêu hoàn thành khoảng 70%, thì mức độ tin tưởng ở mức 5 là phù hợp)

• Piotr: Các bạn đã đọc đến đây, có lẽ mỗi ngày đều đang nỗ lực hướng tới 'đổi mới tổ chức', 'giữ chân nhân tài xuất sắc' hoặc 'vận hành doanh nghiệp một cách minh bạch' phải không? Tôi hi vọng rằng việc áp dụng OKR sẽ giúp thực hiện điều đó. Đó cũng là lý do của cuốn sách này.
  
  
• Hoshino: Những công ty tiên phong được giới thiệu trong cuốn sách này, từ cách triển khai OKR đến cách vận hành và sử dụng OKR hiệu quả, đều rất đa dạng! Thực sự, OKR không chỉ là một công cụ quản lý mục tiêu thay thế cho KPI. Tuy nhiên, tôi cũng nhận ra rằng OKR còn là một công cụ giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên thực hiện và người quản lý.

Các câu hỏi thay đổi cuộc sống

1. Bạn muốn đạt được điều gì thông qua công việc của bạn?
2. Tại sao điều đó lại quan trọng?
3. Bạn có thể dựa vào điều gì để khẳng định rằng 'mình đã làm tốt'?
4. Tại sao bạn chọn công việc hiện tại?
5. Công việc của năm trước ảnh hưởng như thế nào đến công việc hiện tại?
6. Điểm mạnh nhất của bạn là gì?
7. Tôi (chúng tôi) có thể hỗ trợ bạn như thế nào?

Tháng 4 năm 2019 - Piotr Feliks Grzywacz và Tamae Hoshino

OKR (Mục tiêu và Kết quả Chính) là một phương pháp quản lý mục tiêu 'chất lượng' và 'số lượng' được ưu tiên sử dụng tại các doanh nghiệp hàng đầu như Google, Facebook,... Đây cũng là một công cụ tiêu chuẩn để thu hút tài năng, truyền thông và đổi mới. OKR không chỉ thúc đẩy tiềm năng cá nhân, giúp tổ chức và cá nhân cùng hướng về một mục tiêu chung mà còn giúp các công ty duy trì hiệu quả cao liên tục.

Piotr Feliks Grzywacz

Đánh giá chi tiết bởi: Tấn Tài - MyBook

Ảnh: Tấn Tài