Tổng vụ là gì? Những kỹ năng quan trọng của nhân viên tổng vụ?

Tổng vụ là gì? Công việc của nhân viên tổng vụ ra sao? Nhiều người dễ nhầm lẫn nhân viên tổng vụ với nhân viên hành chính, nhưng thực tế, nhân viên tổng vụ có một phạm vi công việc rộng hơn rất nhiều. Cùng Mytour khám phá chi tiết về vai trò này trong bài viết dưới đây!

1. Tổng vụ là gì?

Tổng vụ là gì? Vị trí tổng vụ đảm nhận nhiều công việc quan trọng, bao gồm tuyển dụng nhân sự, quản lý lương thưởng, các chế độ phúc lợi, và giám sát các hoạt động thu chi cũng như xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp.

2. Nhân viên tổng vụ là ai?

Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm điều hành và quản lý công việc hành chính văn phòng tổng thể, đồng thời tham gia vào nhiều công việc hỗ trợ khác trong doanh nghiệp.

3. Mô tả chi tiết công việc của nhân viên tổng vụ

Công việc của nhân viên tổng vụ bao gồm các trách nhiệm chính liên quan đến điều hành bộ phận hành chính, giúp tổ chức hoạt động trơn tru, bao gồm các nhiệm vụ như quản lý hồ sơ, báo cáo tài chính, và hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty.

• Theo dõi số lượng nhân viên, lập báo cáo biến động nhân sự và gửi báo cáo cho cấp trên.
• Quản lý quy trình tuyển dụng, chuẩn bị hợp đồng lao động, thực hiện các thủ tục bảo hiểm và giải quyết các vấn đề nhân sự, thông báo nội bộ, và quyết định về chuyển đổi ngành nghề.
• Thực hiện việc chi trả thưởng và phụ cấp hàng tháng cho toàn bộ nhân viên công ty.
• Phối hợp cùng các phòng ban khác để tổ chức các sự kiện, hoạt động cho công ty.
• Quản lý và thanh toán các chi phí liên quan đến văn phòng phẩm, điện nước, internet, cước điện thoại, và các chi phí kinh doanh khác.
• Liên hệ và điều phối công tác mua bán hàng hoá cho bộ phận xuất nhập khẩu.
• Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chính và đàm phán các vấn đề nhập khẩu với đối tác.

4. Những kỹ năng cần thiết để làm việc trong lĩnh vực tổng vụ?

4.1 Kiến thức cơ bản và chuyên môn

Công việc của nhân viên tổng vụ đòi hỏi một cái nhìn tổng thể về các hoạt động trong công ty. Các sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế Tổng hợp sẽ có lợi thế khi đảm nhận vị trí này.

Hàng ngày, phòng tổng vụ thực hiện các công việc như soạn thảo hợp đồng, thông báo và các thủ tục bảo hiểm, do đó nhân viên đảm nhận cần phải có kiến thức vững về luật pháp và bảo hiểm. Hơn nữa, kỹ năng tính toán chính xác sẽ giúp họ xử lý các công việc liên quan đến lương, thưởng và chi phí trong công ty.

4.2 Các kỹ năng cần thiết

Một nhân viên tổng vụ cần phải đáp ứng một số kỹ năng quan trọng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, bao gồm các kỹ năng sau:

4.2.1 Kiến thức về tin học và ngoại ngữ

Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng là yêu cầu không thể thiếu đối với công việc này. Ngoài ra, khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ cũng sẽ mở rộng cơ hội nghề nghiệp và nâng cao khả năng hợp tác với các đối tác quốc tế.

4.2.2 Khả năng làm việc nhóm hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố quan trọng đối với nhân viên văn phòng nói chung và đặc biệt là nhân viên tổng vụ. Vị trí này yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác để hoàn thành các mục tiêu công việc. Với tinh thần đồng đội vững mạnh, mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

4.2.3 Kỹ năng giao tiếp

Vì công việc của nhân viên tổng vụ liên quan đến việc phối hợp với nhiều phòng ban và cá nhân trong công ty, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố không thể thiếu để duy trì sự trôi chảy trong công việc.

4.2.4 Quản lý thời gian

Với khối lượng công việc lớn, nhân viên tổng vụ cần phải có khả năng quản lý thời gian một cách khoa học để đảm bảo tất cả nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và đạt hiệu quả cao nhất.

4.3 Kinh nghiệm cần có

Nhiều công ty yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm thực tiễn để có thể đáp ứng được khối lượng công việc lớn và yêu cầu chuyên môn cao. Kinh nghiệm không chỉ giúp bạn tiếp cận công việc một cách khoa học mà còn hỗ trợ trong việc phát hiện và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Mặc dù kinh nghiệm là yếu tố quan trọng, nhưng tinh thần cầu tiến, thái độ làm việc và khả năng học hỏi không ngừng chính là những yếu tố quyết định giúp bạn tiến xa trong nghề này.

5. Mức lương của nhân viên tổng vụ

Với công việc yêu cầu khối lượng công việc lớn, nhân viên tổng vụ có mức lương dao động từ 8-16 triệu đồng mỗi tháng. Mức lương phổ biến rơi vào khoảng 10-11 triệu đồng. Những người có thâm niên và kinh nghiệm lâu năm trong ngành sẽ nhận được mức lương cao hơn và nhiều phúc lợi hấp dẫn.

6. Tìm việc làm tổng vụ ở đâu?

Với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp, nhu cầu tuyển dụng nhân viên tổng vụ hiện nay đang rất cao. Vậy bạn có thể tìm các cơ hội việc làm tổng vụ ở đâu?

Mytour là nền tảng giúp người tìm việc dễ dàng tiếp cận các cơ hội việc làm, với thông tin chi tiết về các vị trí công việc, yêu cầu và mức lương hấp dẫn. Đăng nhập ngay để tìm kiếm cơ hội phù hợp với bạn.

Trên đây, Mytour đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về tổng vụ là gì, công việc và các kỹ năng cần thiết. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp bạn áp dụng tốt trong công việc và sự nghiệp của mình.