Top 10 Công cụ làm việc nhóm hiệu quả hiện nay mà bạn nên biết

1. Slack

Slack - công cụ làm việc nhóm hàng đầu, đem đến trải nghiệm liên lạc mượt mà. Với khả năng tương tác thời gian thực, lưu trữ tin nhắn và tích hợp gọi thoại, Slack giúp tối ưu hóa giao tiếp nội bộ. Quản lý cuộc họp và thông tin nhóm trở nên thuận tiện với các kênh riêng biệt.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://slack.com/intl/en-vn

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.Slack&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/us/app/slack/id618783545

2. Dropbox

Được ra đời từ năm 2008, do công ty cùng tên Dropbox sản xuất tại Mỹ. Phần mềm Dropbox là hoàn toàn miễn phí, giúp người dùng sao lưu dữ liệu một cách nhanh chóng và trực tuyến thông qua mạng Internet. Phần mềm có thể sử dụng trên mọi thiết bị dù là điện thoại, máy tính hay Ipad,… Có thể dùng trực tiếp trên trình duyệt web hoặc tải về để sử dụng. Nhà cung cấp sẽ cho sẵn 2GB dung lượng, để tạo thêm bộ nhớ thì hãy chia sẻ cho những người bạn khác tạo tài khoản sử dụng. Hoặc nếu bạn muốn 100GB thì hãy sử dụng bản cao cấp trả phí.

Dropbox có lẽ là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp thân quen nhất đối với các công ty, tổ chức. Nó nổi tiếng với hệ thống kết nối cho phép các thành viên trong một nhóm làm việc từ xa, đặc biệt là những lúc người lãnh đạo phải đi công tác xa. Dropbox được người dùng đánh giá là công cụ cực kỳ hữu ích và hiệu quả. Nó liên kết các tập tin được tải lên thành các thư mục theo một hệ thống nhất định, dễ quản lý và tìm kiếm.

Khi bạn xóa dữ liệu, bạn vẫn có thể hồi phục lại bằng tính năng trực tiếp trên phần mềm tại thùng rác có sẵn. Điều này đã tạo nên lòng tin cho người sử dụng. Tin chắc rằng, Dropbox sẽ tạo một môi trường làm việc thân thiện, đánh bại mọi phần mềm đám mây thông minh khác bởi độ tiện dụng khác. Đây thực sự là một công cụ làm việc hiệu quả nên có của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ chuyên nghiệp trong việc chia sẻ tập tin giữa các cá nhân, các phòng ban mà còn hoàn toàn miễn phí.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://www.dropbox.com/

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dropbox.android&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/us/app/dropbox-backup-sync-share/id327630330

Một công cụ không thể thiếu để mang đến hiệu quả công việc cao là Trello - công cụ được thiết kế với giao diện người dùng đơn giản nhất. Trello là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp hoạt động dựa trên nền tảng của các thẻ, giúp dự án của nhóm được sắp xếp theo một hệ thống. Việc giám sát các dự án không còn là khó khăn đối với người lãnh đạo. Bằng cách tạo các cột tùy chỉnh, người lãnh đạo nhóm có thể phân công nhiệm vụ một cách dễ dàng và thuận tiện.

Bạn có thể cài đặt chế độ riêng tư đối với các dự án cá nhân hoặc sử dụng màu sắc của các label để xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng dự án. Chức năng Filter trong Trello cũng được nâng cấp với nhiều lựa chọn như lọc theo Label, Assignee, Due Date… Trello đã hỗ trợ tải xuống trên điện thoại như iPhone, iPad, Android, giúp bạn có thể theo dõi tiến độ công việc của cả nhóm mọi nơi.

Trello hỗ trợ người dùng với chức năng chỉ định từng cá nhân cụ thể nhận nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định. Những sự thay đổi sẽ để lại dấu vết thời gian thực, giúp những nhà lãnh đạo đánh giá hiệu suất làm việc của thành viên trong nhóm.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://trello.com/vi

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/us/app/trello-organize-anything/id461504587

Danh sách kết thúc với Google Chat - công cụ hỗ trợ nhóm tạo phòng họp video tốt nhất. Đây là công cụ làm việc nhóm chuyên nghiệp với quy mô nhóm lên đến 100 người. Google Chat cho phép bạn giao tiếp và liên lạc với người khác qua Internet mà không quan tâm đến thiết bị họ đang sử dụng. Bạn có thể sử dụng Google Chat để gửi tin nhắn, gọi điện thoại, thậm chí là gọi video, chia sẻ hình ảnh và thực hiện cuộc hội thoại và chat nhóm. Tính năng đàm thoại video nhóm giúp bạn tham gia cuộc trò chuyện với nhiều người dùng khác nhau.

Google Chat lưu toàn bộ nội dung cuộc gọi, tin nhắn, và lịch sử chat lên đám mây, cho phép bạn xem lại mọi thông tin này. Nội dung được đồng bộ hóa trên mọi thiết bị bạn sử dụng.

Không chỉ là một phần của Google+, Google Chat đã trở thành một công cụ nhắn tin độc lập, hoạt động trên cả iOS, Android, trình duyệt web Chrome (qua tiện ích mở rộng) và cả Gmail.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://mail.google.com/chat/u/0/#chat/welcome

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.dynamite

iOS: https://apps.apple.com/vn/app/google-chat/id1163852619?l=vi

Với các doanh nghiệp, tổ chức có hệ thống công việc phức tạp, Asana là công cụ không thể thiếu, hỗ trợ thúc đẩy tiến trình công việc trong dự án. Nó cho phép thành viên cập nhật thông báo, nhiệm vụ từ bất kỳ đâu.

Asana rất tiện dụng cho tổ chức nhỏ với giao diện đơn giản, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với chức năng. Khác biệt, Asana cho phép chuyển đổi từ Task sang Project chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Làm việc với Calendar giúp giám sát tiến độ công việc dễ dàng hơn. Asana hỗ trợ trên iPhone, iPad và Android với sự thay đổi linh hoạt. Người dùng có thể sắp xếp dự án, thêm ghi chú, đính kèm file… để tăng tương tác giữa thành viên.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://asana.com

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.asana.app&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/us/app/asana-organize-tasks-work/id489969512

Google Sheets là một chương trình bảng tính có sẵn như một phần của bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến miễn phí từ Google, thuộc dịch vụ Google Drive. Google Sheets không chỉ là ứng dụng web mà còn có ứng dụng di động cho Android, iOS, Windows, BlackBerry và cả trên máy tính để bàn ChromeOS của Google. Ứng dụng này tương thích với các định dạng file Microsoft Excel.

Người dùng có thể tạo và chỉnh sửa các tệp trực tuyến và cộng tác với người khác trong thời gian thực. Lịch sử chỉnh sửa giúp theo dõi các thay đổi và định rõ vị trí của từng biên tập viên. Google Sheets đã tích hợp tính năng sử dụng máy học, bao gồm 'Khám phá', đưa ra câu trả lời dựa trên các câu hỏi ngôn ngữ tự nhiên trong bảng tính.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://www.google.com/sheets/about/

Android: https://play.google.com/store/search?q=google%20sheet&c=apps&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/vn/app/google-trang-t%C3%ADnh/id842849113?l=vi

Google Tài Liệu là ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google. Nó bao gồm ba ứng dụng: soạn thảo văn bản, soạn thảo bảng tính và soạn thảo trình chiếu. Google Tài Liệu cho phép người dùng tạo tài liệu trực tuyến, chia sẻ và trình chiếu trực tuyến thời gian thực với khả năng tương tác sửa chữa. Ứng dụng này đã kết hợp tính năng từ hai dịch vụ Writely và Spreadsheets thành một sản phẩm vào tháng 10 năm 2006.

Về bản chất, Google Tài Liệu là bộ công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao gồm: Văn Bản, Vẽ, Trình Chiếu, Bảng Tính và Biểu Mẫu. Mọi tài liệu tạo bằng Google Tài Liệu được lưu trữ trên máy chủ của Google và không giới hạn số lượng. Người dùng cũng có thể lưu trữ tới 1GB dữ liệu chưa chuyển đổi miễn phí, với hỗ trợ lưu lượng tối đa lên tới 10GB (bao gồm cả dịch vụ trả phí).

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://www.google.com/docs/about/

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs.editors.docs&hl=vi

iOS: apps.apple.com/vn/app/google-tài-liệu/id842842640?l=vi

Microsoft Teams là một nền tảng trò chuyện dành cho doanh nghiệp do Microsoft giới thiệu vào năm 2017. Microsoft Teams hỗ trợ tạo phòng họp, nhắn tin trực tiếp, trò chuyện âm thanh và video, và gửi tệp đính kèm.

Microsoft Teams còn cho phép tổ chức cuộc họp lớn, hội thảo trực tuyến, sự kiện toàn công ty và thuyết trình với tối đa 10.000 người tham gia, đảm bảo trải nghiệm đồng nhất trên các nền tảng. Ngoài ra, người dùng còn nhận các tính năng như lên lịch biểu, ghi chú cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi cuộc họp và nhắn tin tức thời. Cuộc họp Teams có thể được lên lịch với bất kỳ ai có địa chỉ email cá nhân hoặc doanh nghiệp hợp lệ, và việc tham gia chỉ cần một cú nhấp chuột vào liên kết được gửi qua email. Người dùng có thể ghi âm, quay video, ghi lại cuộc họp và chia sẻ màn hình hoặc tạo ghi chú ngay trên Teams. Họ cũng có thể ghi âm cuộc họp với tính năng được hỗ trợ trên nền tảng Teams.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

Android: https://play.google.com/store/search?q=microsoft%20team&c=apps&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/us/app/microsoft-teams/id1113153706

Monday.com là một công cụ quản lý dự án giúp tổ chức quản lý công việc, dự án và làm việc nhóm. Đến năm 2020, công ty phục vụ 100.000 tổ chức, bao gồm nhiều tổ chức phi kỹ thuật. Vào tháng 7 năm 2019, công ty đã huy động được 150 triệu đô la, dựa trên mức định giá 1,9 tỷ đô la. Monday.com đã đoạt giải thưởng Webby năm 2020 về năng suất trong hạng mục Apps, Mobile & Voice.

Monday.com tích hợp nhiều công cụ mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ theo quy trình dự án. Danh sách công việc có thể được điều chỉnh và phân công cho từng thành viên trong nhóm. Bạn cũng có thể thay đổi trạng thái trong thời gian thực khi làm việc, chẳng hạn như chuyển sang trạng thái hoàn thành khi đã hoàn thành một nhiệm vụ được giao.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://monday.com/

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.monday.monday&hl=vi&gl=US

iOS: https://apps.apple.com/us/app/monday-com-work-management/id1290128888

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin của Google, giúp người dùng lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình trực tuyến với cộng tác viên. Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một bộ ứng dụng văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, và nhiều loại tệp khác.

Khi sử dụng tài khoản Google Drive, bạn sẽ được cung cấp 15 GB miễn phí để lưu trữ. Dịch vụ này cho phép lưu trữ thông qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng một lúc. Tệp tin trong Drive được bảo vệ riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng. Bạn có thể dễ dàng mời người khác xem, nhận xét và chỉnh sửa bất kỳ tệp hoặc thư mục nào bạn chọn. Drive có thể truy cập từ mọi thiết bị di động hoặc máy tính, giúp bạn làm việc mọi nơi.

THÔNG TIN CHI TIẾT:

Website: https://www.google.com/drive/

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs&hl=vi

iOS: https://apps.apple.com/us/app/google-drive/id507874739