Buzz
Viết một đơn xin nghỉ việc giúp bạn hoàn thành quá trình xin nghỉ việc một cách thuận lợi, thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm cao. Vậy cần viết như thế nào để đạt được những mục đích trên? Thông qua bài viết dưới đây, Mytour sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên.
Khi nào nên viết đơn xin nghỉ việc?
Theo khoản 1, điều 35 của Bộ Luật lao động năm 2019 và điều 7 của nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ Luật lao động, thời gian thông báo xin nghỉ của người lao động là:
- Đối với hợp đồng lao động kéo dài từ 12 đến 36 tháng: Người lao động cần thông báo trước 30 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động kéo dài dưới 12 tháng: Người lao động cần thông báo trước 3 ngày.
- Đối với hợp đồng không có quy định về thời hạn: Người lao động cần thông báo trước 45 ngày.
Theo quy định, có một số trường hợp người lao động có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần sự đồng ý từ phía người sử dụng lao động. Do đó, bạn không cần sử dụng đơn xin thôi việc
Lý do chính đáng khi viết đơn xin thôi việc
Khi quyết định xin nghỉ việc, bạn nên đưa ra một lý do hợp lý để không gây khó khăn cho công ty và không ảnh hưởng đến danh tiếng của bản thân. Những lý do không chính đáng sẽ khó được chấp thuận và phê duyệt. Vì vậy, hãy suy nghĩ kỹ trước khi viết phần lý do thôi việc. Đây là phần quan trọng nhất của đơn xin nghỉ việc, thể hiện thái độ làm việc và sự chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lý do chính đáng khi viết đơn xin nghỉ việc:
- Lý do sức khỏe không đảm bảo
- Môi trường làm việc hiện tại không phù hợp với bản thân
- Định hướng sự nghiệp không còn phù hợp với công ty
- Chế độ đãi ngộ chưa thỏa đáng với công sức bỏ ra
- Thay đổi nơi sinh sống
- Tiếp tục học nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn
- Mâu thuẫn với sếp/đồng nghiệp không thể hòa giải
Nhìn chung, những nguyên nhân xuất phát từ cuộc sống cá nhân thường không được công nhận là lý do chính đáng để xin nghỉ việc. Việc sử dụng những lý do này có thể làm giảm đi sự đánh giá về thái độ làm việc của bạn, dù bạn có năng lực tốt đến đâu. Vì vậy, chỉ nên quyết định nghỉ việc khi đã cân nhắc kỹ lưỡng và hiểu rõ về quy trình nghỉ việc.
Quy trình xin nghỉ việc
Trước khi viết đơn xin nghỉ việc, hãy cùng tìm hiểu về quy trình nghỉ việc diễn ra như thế nào. Mỗi doanh nghiệp có quy định riêng để đảm bảo hoạt động của họ không bị ảnh hưởng. Dưới đây là quy trình xin nghỉ việc chung mà bạn có thể tham khảo:
Viết và nộp đơn xin nghỉ việc
Bước đầu tiên khi nghỉ việc là thông báo cho Ban Nhân sự hoặc Ban Giám đốc về quyết định ngừng hợp tác với công ty bằng đơn xin nghỉ việc. Việc này có thể được thông báo trực tiếp, nhưng việc làm trên văn bản sẽ giúp hạn chế các vấn đề pháp lý sau này.
Quản lý xét duyệt
Sau khi xem xét lý do nghỉ việc, phòng nhân sự và quản lý sẽ tiến hành thảo luận. Nếu đạt được thỏa thuận, bạn có thể tiếp tục công việc. Trong trường hợp ngược lại, quản lý sẽ phản hồi với nhân sự trong vòng tối đa 2 ngày.
Phòng nhân sự xác nhận
Sau đó, đơn xin nghỉ việc sẽ được phòng nhân sự phối hợp với các cấp lãnh đạo để xử lý, trong khoảng thời gian tối đa là 3 ngày làm việc.
Bàn giao công việc
Sau khi được phòng nhân sự xác nhận, bạn cần chuyển giao công việc cho người thay thế. Hiện tại, chưa có quy định pháp luật nào bắt buộc phải bàn giao công việc trước khi nghỉ việc, trừ khi hợp đồng lao động có quy định khác.
Giải quyết hợp đồng
Tiếp theo, bạn cần hoàn thành những công việc còn lại trước khi chính thức nghỉ việc. Đồng thời, bạn cũng cần chuẩn bị giấy tờ liên quan đến việc bàn giao tài sản, tài liệu và hồ sơ công ty, cùng với việc ký cam kết khi nghỉ việc.
Quyết định nghỉ việc
Phòng nhân sự phải lập biên bản nghỉ việc và gửi cho Giám đốc để xác nhận, sau đó trả lại cho phòng nhân sự. Sau khi nhận được xác nhận, phòng nhân sự sẽ chấm dứt hợp đồng lao động với công ty.
Thanh toán các chế độ cho nhân sự
Trong trường hợp nhân sự kết thúc hợp đồng mà vẫn chưa nhận đủ các chế độ trong quá trình làm việc, công ty phải thanh toán đầy đủ. Sau khi nhân sự nghỉ việc, phòng kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương, bảo hiểm… trong khoảng thời gian từ 1 tuần đến 1 tháng.
Điều này cho thấy rằng, viết đơn xin nghỉ việc là bước đầu tiên trong quy trình nghỉ việc. Nếu bạn có ý định này, hãy suy nghĩ kỹ trước khi nộp đơn xin thôi việc vào thời điểm thích hợp.
Cấu trúc của đơn xin nghỉ việc
Đơn xin thôi việc có cấu trúc tương tự những lá đơn khác, tuy nhiên có những điểm khác biệt nhất định. Nó thường bao gồm ba phần chính: mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Chiều dài của đơn xin nghỉ việc thường được điều chỉnh tùy theo yêu cầu của từng công ty, không có một mẫu chung áp dụng cho tất cả. Tuy nhiên, để đảm bảo cấu trúc cơ bản, đơn xin nghỉ việc thường bao gồm các nội dung sau:
- Phần mở đầu: Tiêu đề – Thông tin cá nhân – Mục đích của đơn (Xin nghỉ việc/thôi việc)
- Phần thân: Thông tin người nhận đơn – Thông tin người viết đơn – Lý do xin thôi việc – Thời gian dự kiến nghỉ việc – Chi tiết bàn giao công việc
- Phần kết thúc: Lời cam kết và cảm ơn – Thời gian viết đơn – Ký tên, đóng dấu
Xem ngay: Top 10 ứng dụng tìm việc làm hiệu quả nhất
Top 10 mẫu đơn xin nghỉ việc phổ biến
Như đã đề cập ở trên, không có một mẫu đơn nào phù hợp cho tất cả các trường hợp. Bạn cần xác định rõ yêu cầu công việc của mình và phù hợp với quy trình xin nghỉ việc của công ty. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng và quyết định xin nghỉ, bạn có thể bắt tay vào viết đơn xin thôi việc dựa trên các mẫu đơn xin nghỉ việc dưới đây, đa dạng từ đơn giản đến chuyên nghiệp:
Những điều cần lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc
Cuối cùng, hãy ghi nhớ những lưu ý sau đây để hoàn thiện đơn xin thôi việc một cách hoàn chỉnh nhất. Dưới đây là một số điều nên làm và không nên làm khi viết đơn xin nghỉ việc, cụ thể:
Những điều nên làm
Khi viết đơn xin nghỉ việc, bạn cần viết đúng chính tả, sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực. Bên cạnh đó, bạn cần sắp xếp bố cục rõ ràng, logic, và lý do xin nghỉ việc thuyết phục. Sau đây là những điều bạn nên làm khi viết đơn xin thôi việc, cụ thể:
Viết đúng chính tả, ngữ pháp
Trước khi gửi đơn, hãy kiểm tra kỹ các lỗi ngữ pháp, chính tả. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra trực tuyến hoặc đơn giản là bật chế độ kiểm tra chính tả trong Word.
Định dạng và căn chỉnh
Các văn bản hành chính thường sử dụng khổ giấy A4, font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14, dãn cách dòng 1.15, khoảng cách giữa các đoạn là 6pt. Căn lề trên, dưới, trái, phải lần lượt là 20 – 25mm ; 20 – 25mm ; 30 – 35 mm ; 15 – 20 mm. Viết in hoa, bôi đen toàn bộ tên lá đơn. Với bản viết tay không cần bôi đen. Định dạng in nghiêng cho địa điểm, thời gian viết đơn. Người làm đơn và người xác nhận cần bôi đen.
Bố cục rõ ràng, logic
Sự rõ ràng và logic trong văn bản phản ánh tư duy của từng người. Bố cục chặt chẽ giúp hạn chế lặp lại ý kiến và từ ngữ, đồng thời tiết kiệm thời gian.
Khoảng cách
Ngoài việc có bố cục sắp xếp hợp lý, việc trình bày lá đơn cũng rất quan trọng. Một văn bản hay luôn có những khoảng trống phù hợp. Bạn nên để dãn cách giữa các dòng văn bản, và giữa các đoạn văn một khoảng cách hợp lý để người xem dễ dàng đọc và xét duyệt nhanh chóng. Hơn nữa, bạn nên chú ý để một khoảng trống vừa phải dưới phần ký tên và dấu của công ty.
Ngôn ngữ chuyên nghiệp, trang trọng
Việc sử dụng ngôn ngữ thiếu nghiêm túc, hài hước là điều cần tránh khi viết một đơn xin nghỉ việc. Bạn nên thể hiện sự nhã nhặn, lịch sự trong cách diễn đạt, sử dụng từ ngữ thể hiện sự nghiêm túc trong đơn xin nghỉ việc.
Có nhiều quan điểm khác nhau về việc sử dụng nhân xưng nào trong đơn xin nghỉ việc. Bạn nên sử dụng nhân xưng “tôi” để đảm bảo tính lịch sự, trang trọng nhất cho lá đơn. Hoặc bạn có thể sử dụng đại từ “em” để thể hiện tính thân mật, gần gũi nhưng vẫn đủ nghiêm túc.
Lời cảm ơn chân thành
Cuối đơn xin nghỉ việc, dù dài hay ngắn, bạn nên bày tỏ lòng biết ơn đến công ty, đồng nghiệp đã hỗ trợ bạn trong suốt thời gian làm việc. Không cần phô trương, bạn chỉ cần thể hiện lòng biết ơn một cách chân thành và lịch sự để để lại ấn tượng tốt.
Thái độ tích cực
Bạn nên thể hiện một thái độ tích cực trong lá đơn cũng như trong quá trình bàn giao và xin nghỉ việc. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và công ty cũ mà còn chứng tỏ sự chuyên nghiệp của bạn.
Những điều cần tránh
Một điều chung của các mẫu đơn là sự đơn giản, ngắn gọn. Trình bày quá dài dòng là điều không cần thiết, có thể khiến người duyệt đơn cảm thấy thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn nên trình bày súc tích, sử dụng câu đơn, từ nối và dấu câu hiệu quả để tăng tính mạch lạc trong diễn đạt.
Một điều tối kỵ tiếp theo bạn cần tránh là viết sai thông tin về người nhận, tên công ty,… Đây là lỗi thường xảy ra khi người viết không kiểm tra lại trước khi nộp đơn. Việc viết chính xác thông tin cơ bản là một cách để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với công ty và vị trí mình từng làm việc.
Tuyệt đối không nên phàn nàn, bày tỏ những ý kiến tiêu cực về công việc hay những người liên quan trong đơn xin nghỉ việc. Bạn nên giữ thái độ hòa nhã, chuyên nghiệp ngay cả khi không làm việc ở vị trí đó.
Cam Kết
Việc viết đơn xin nghỉ việc cũng cần một chút kỹ năng để đảm bảo quá trình nghỉ việc của bạn diễn ra thuận lợi nhất. Nếu bạn chưa biết cách viết, hãy lựa chọn một trong những mẫu đơn trên từ Mytour để áp dụng nhé!
