Buzz
Email là một trong những phương tiện giao tiếp được sử dụng rộng rãi trong công việc. Đặc biệt, viết email bằng tiếng Anh đúng cách yêu cầu một số kỹ năng nhất định để thể hiện tính chuyên nghiệp. Dưới đây là 10 mẫu email tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo!
Email chuyên nghiệp là gì?
Viết email chuyên nghiệp thường được áp dụng trong giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác hoặc trong doanh nghiệp. Đây cũng có thể là những tin nhắn lịch sự bạn gửi cho người mà bạn không quen biết. Loại email này đòi hỏi sự trau chuốt về câu từ hơn so với những email thân mật gửi cho bạn bè hay gia đình.
Các email chuyên nghiệp được viết với cấu trúc rõ ràng, đơn giản, giảm thiểu khả năng hiểu lầm và hiểu sai. Chúng sử dụng các câu hoàn chỉnh không có viết tắt, ngôn ngữ đặc trưng, biểu tượng cảm xúc hay thuật ngữ không chính thức.
Viết một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp có thể làm bạn cảm thấy lúng túng. Thông thường, chúng tuân theo một cấu trúc đã định. Nếu bạn biết cách viết phần nội dung email và sử dụng lời chào thích hợp, quá trình viết email có thể trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn.
Cấu trúc của một email chuyên nghiệp như thế nào?
Email chuyên nghiệp là một phương tiện quan trọng để truyền đạt thông tin. Ngoài ra, email còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong công việc, kinh doanh và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Vì vậy, việc biết cách viết email trang trọng là một kỹ năng cần thiết dù trong hoàn cảnh nào. Viết email chuyên nghiệp thường yêu cầu cấu trúc rõ ràng, tránh mắc lỗi chính tả và ngữ pháp, đồng thời phải được lên kế hoạch và viết rõ mục đích.
Thông thường, cấu trúc viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh bao gồm:
Chủ đề: [Tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng về chủ đề và thông điệp chính]
Kính gửi [Tên người nhận],
Chào anh/chị. Tôi hy vọng email này tìm được anh/chị trong tình trạng tốt. Tôi là [Tên của người gửi], và tôi viết email này để [giới thiệu bản thân và giải thích mục đích của email].
[Cung cấp thêm thông tin chi tiết về lý do gửi email và bao gồm các thông tin cần thiết cho người nhận. Đồng thời, nhấn mạnh lời kêu gọi hành động để làm rõ mục đích của thông điệp.]
[Cuối cùng, hãy nhắc lại các điểm chính và biểu đạt lòng cảm ơn người nhận đã dành thời gian để đọc email này. Nếu người nhận có câu hỏi hoặc yêu cầu thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với người gửi.]
[Lời chào và cảm ơn],
[Họ và tên đầy đủ] [Chức vụ]
10 mẫu email tiếng Anh chuyên nghiệp phục vụ nhiều mục đích khác nhau
Sau khi bạn đã hiểu cấu trúc của một email chuyên nghiệp, hãy tùy chỉnh và áp dụng nó cho các mục đích khác nhau. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về cách viết email chuyên nghiệp, hãy tham khảo các mẫu email cụ thể dưới đây theo từng trường hợp.
Viết email bằng tiếng Anh để ứng tuyển vào công việc
Khi bạn chưa gặp gỡ trực tiếp nhà tuyển dụng, email của bạn có thể tạo hoặc làm mất cơ hội việc làm. Hãy thể hiện hết mình bằng một email ứng tuyển lịch sự để tối ưu hóa cơ hội vào vòng phỏng vấn. Dưới đây là một mẫu email ứng tuyển điển hình để bạn tham khảo.
Kính gửi [Tên người nhận],
Chào anh/chị, mong rằng email này đến với anh/chị trong tình trạng tốt đẹp nhất. Tôi là [tên của bạn], và tôi viết email này để tự giới thiệu và thể hiện sự quan tâm của mình đến vị trí [tên công việc] tại công ty của anh/chị.
Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty của anh/chị, tôi rất hào hứng với cơ hội được gia nhập đội ngũ của anh/chị. Mô tả công việc cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về vai trò và các trách nhiệm liên quan, cũng như một cách nhìn sâu hơn về cuộc sống làm việc tại [tên tổ chức].
Xin vui lòng tìm đính kèm CV của tôi trong email này, trong đó tôi đã trình bày chi tiết các vai trò, kinh nghiệm và thành tựu trước đây của mình. Tôi đặc biệt tự hào về [thông tin cụ thể] và tin rằng kỹ năng và chuyên môn của mình sẽ làm cho tôi trở thành ứng viên mạnh mẽ cho vị trí này.
Tôi rất mong muốn được biết thêm về quy trình ứng tuyển và mong nhận được thông tin về lịch trình phỏng vấn và các bước tiếp theo. Tôi cam kết theo đuổi cơ hội này và tin rằng mình có thể đóng góp có ích cho công ty của anh/chị.
Cảm ơn anh/chị đã xem xét đơn ứng tuyển của tôi. Tôi mong đợi cơ hội để thảo luận thêm về sự ứng cử của mình và hy vọng sớm nhận được tin từ anh/chị.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Viết email để chấp nhận đề nghị nhận việc từ nhà tuyển dụng
Nếu bạn có cơ hội nhận được lời đề nghị làm việc từ một công ty quốc tế, thì xin chúc mừng! Trước khi bắt đầu công việc mới, điều quan trọng là bạn nên viết email bằng tiếng Anh để phản hồi quyết định này. Hãy tham khảo mẫu email chấp nhận đề nghị dưới đây.
Kính gửi ông/bà [Tên người nhận],
Tôi viết email này để chính thức chấp nhận vị trí [Chức danh] được cung cấp tại công ty [Tên công ty]. Tôi rất vui mừng có cơ hội làm việc với ông/bà và tôi rất biết ơn về lời đề nghị việc làm. Là một nhân viên chuyên nghiệp và chăm chỉ, tôi cam kết sẽ cống hiến hết mình trong mọi nhiệm vụ và hướng tới các mục tiêu của công ty.
Mặc dù tôi đã rõ về mức lương hàng năm là [Số tiền], nhưng tôi còn một số câu hỏi về các phúc lợi khác như bảo hiểm và các cơ sở y tế. Ông/bà có thể cung cấp thêm thông tin về điều này được không? Tôi đồng ý với các điều khoản và chính sách khác của công ty và rất háo hức được gia nhập đội ngũ của ông/bà để góp phần ý nghĩa. Tôi mong chờ cuộc gặp vào thứ Hai tuần tới.
Tôi đã gửi đi tất cả các tài liệu cần thiết qua email cho quá trình tiếp theo. Nếu còn bất kỳ tài liệu nào còn thiếu, xin vui lòng thông báo cho tôi.
Nếu cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi qua địa chỉ email [Email] hoặc số điện thoại [xxxx-xxxxxx].
Cảm ơn một lần nữa về cơ hội này.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Viết email từ chối đề nghị làm việc bằng tiếng Anh
Từ chối lời mời làm việc là một quyết định khó khăn. Việc cảm thấy lo lắng khi từ chối là điều tự nhiên. Trước hết, bạn cần thông báo nhanh chóng quyết định từ chối cho người tuyển dụng. Cách bạn diễn đạt sẽ phụ thuộc vào lý do bạn từ chối lời mời làm việc. Dưới đây là ví dụ giúp bạn viết email.
Kính gửi ông/bà [Tên người nhận],
Tôi hy vọng email này tìm được ông/bà trong tình trạng tốt.
Tôi viết email này để bày tỏ lòng biết ơn về cơ hội gia nhập [Công ty] với vị trí [Chức danh] và sự tin tưởng mà ông/bà đã dành cho tôi. Sau khi suy nghĩ cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định rút lại việc chấp nhận lời mời làm việc. Trên hết, tôi nhận thấy vai trò này không phù hợp nhất với mục tiêu nghề nghiệp và sở thích hiện tại của tôi. Tôi tin rằng việc này là trong lợi ích chung của cả hai bên. Tôi xin lỗi về bất kỳ sự gián đoạn nào có thể xảy ra. Xin ông/bà hãy hiểu rằng quyết định này không được đưa ra một cách vội vàng mà đã được suy nghĩ kỹ lưỡng.
Tôi rất biết ơn về cơ hội được phỏng vấn tại [Công ty] và lời đề nghị mà công ty đã dành cho tôi. Tôi mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội gặp lại nhau. Tôi gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến [Công ty] trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp cho vai trò này.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Viết email để giới thiệu sản phẩm
Mục đích của email này là để thuyết phục khách hàng tiềm năng đọc thông tin về sản phẩm. Thực tế, bạn mong muốn họ phản hồi tích cực khi khám phá những thông tin mà chúng tôi cung cấp. Do đó, một email chuyên nghiệp sẽ tăng tỷ lệ mở và quan tâm đến nội dung từ phía người nhận. Đây là mẫu email giới thiệu sản phẩm bằng tiếng Anh, có thể là một mẫu cho bạn tham khảo.
Kính gửi ông/bà [Tên người nhận],
Tôi hy vọng email này tìm được ông/bà trong tình trạng tốt.
Theo yêu cầu của ông/bà, chúng tôi vừa gửi cho ông/bà bản danh mục sản phẩm mới nhất của chúng tôi, giới thiệu sự đa dạng và chất lượng sản phẩm. Chúng tôi tin rằng đây sẽ cung cấp cho ông/bà một cái nhìn toàn diện về những gì chúng tôi có thể cung cấp.
Trong những ngày tới, đại diện địa phương của chúng tôi sẽ liên hệ với ông/bà để sắp xếp một cuộc hẹn vào thời gian phù hợp. Trong cuộc hẹn này, chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về cách sản phẩm của chúng tôi có thể mang lại lợi ích cho công ty của ông/bà và đáp ứng các nhu cầu cụ thể của ông/bà. Chúng tôi rất trân trọng sự ủng hộ của ông/bà và cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng nhất.
Nếu ông/bà cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Cảm ơn quý khách đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi, chúng tôi mong muốn có cơ hội được làm việc cùng quý vị.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Viết email bằng tiếng Anh để xin lỗi khách hàng
Bạn đã gửi sai đơn đặt hàng và khách hàng tức giận? Hoặc có thể dịch vụ không đủ tốt và bạn lo sợ mình có thể mất khách hàng? Không có cách kỳ diệu nào để quay ngược thời gian. Tuy nhiên, bạn có thể gửi một lá thư xin lỗi tới khách hàng và cứu vãn mối quan hệ. Cần lưu ý trong email đặc biệt nhạy cảm này, cần:
- Không nên tìm lý do và trách nhiệm cho khách hàng
- Tránh để khách hàng phải chờ đợi quá lâu
- Nên đề xuất một giải pháp cụ thể để bù đắp thiệt hại cho họ
- Cung cấp giá trị bổ sung để khách hàng cảm thấy được đánh giá cao
- Yêu cầu người có thẩm quyền cao viết email này
Dưới đây là mẫu email mà bạn có thể tham khảo nếu bạn gặp phải tình huống như vậy.
Chào anh/chị [Tên người nhận],
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi về vấn đề về [sản phẩm, dịch vụ hoặc trải nghiệm cụ thể]. Thay mặt [Tên Công ty], tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất đối với [vấn đề đã xảy ra trong khoảng thời gian cụ thể].
Chúng tôi thành thật xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện hay phiền phức nào mà tình huống này có thể gây ra. Chúng tôi coi trọng vấn đề này và cam kết sẽ khắc phục tình huống một cách thích hợp.
Sau khi điều tra tình huống, chúng tôi đã phát hiện ra rằng lỗi xuất phát từ [nguyên nhân gây ra vấn đề]. Chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự thiếu sót này không được phát hiện qua quá trình kiểm soát chất lượng của chúng tôi. Để ngăn chặn các vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai, chúng tôi đã thực hiện ngay lập tức các biện pháp như [những biện pháp đã được thực hiện để khắc phục vấn đề].
Như một biểu hiện của sự thành ý, chúng tôi muốn đề nghị bạn [hoàn trả tiền, chiết khấu hoặc hình thức bồi thường khác] để làm cho mọi việc trở lại bình thường. Chúng tôi hy vọng giải pháp của chúng tôi sẽ là một sự đền bù thích hợp cho bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra.
Nếu bạn còn bất kỳ điều gì cần trao đổi hoặc góp ý, xin đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ dịch vụ khách hàng của chúng tôi tại [cung cấp chi tiết liên hệ]. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn và đảm bảo rằng những trải nghiệm sau này với chúng tôi sẽ đáp ứng được mong đợi của bạn.
Cảm ơn bạn đã đưa vấn đề này đến với chúng tôi. Chúng tôi rất trân trọng sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của bạn.
Trân trọng,
Email để gửi các thông báo nội bộ
Những loại email này dùng để thông báo cho toàn bộ nhân viên về các thông tin quan trọng như chào đón nhân viên mới, thông báo nghỉ lễ, tăng lương... Dưới đây là một ví dụ về cách viết email bằng tiếng Anh thông báo nghỉ lễ mà các nhân sự có thể tham khảo.
Kính gửi các bạn,
Chúc bạn và gia đình một ngày [Tên Lễ hội] thật vui vẻ! Mong rằng [Lễ hội] mang đến cho cuộc sống của bạn sự thành công và hạnh phúc.
Xin lưu ý rằng công ty chúng tôi sẽ đóng cửa vào ngày [Ngày] để kỷ niệm [Tên Lễ hội].
Một lần nữa, chúc bạn một ngày [Lễ hội] thật vui vẻ.
Trân trọng, [Tên của bạn], [Bộ phận của bạn]
Viết email yêu cầu thông tin
Email này đơn giản để hỏi mọi người về thông tin bạn cần. Hãy thử nghĩ về một số ví dụ. Bạn có thể yêu cầu:
- Danh mục sản phẩm mới từ thương hiệu thời trang
- Sản phẩm mẫu từ nhà cung cấp để kiểm tra chất lượng của họ
- Giá nguyên liệu trà sữa khi muốn mở quán đồ uống
- Hỗ trợ chiến dịch của đại lý để ra mắt sản phẩm mới của công ty bạn
- Dịch vụ chụp ảnh từ studio cho khách hàng của bạn
Dưới đây là ví dụ cụ thể về cách viết email bằng tiếng Anh này.
Kính gửi [Tên Người Nhận],
Tôi là [Tên Của Bạn], và tôi là [Vị Trí Của Bạn] tại [Công Ty Của Bạn]. Chúng tôi được giới thiệu đến công ty của bạn bởi [Tên Người Giới Thiệu Của Bạn] từ Công ty X, người đã ca ngợi về các nguyên liệu trái cây đóng đá của bạn có chất lượng cao.
Là nhà sản xuất đồ uống, chúng tôi hiện đang mở rộng dòng sản phẩm và đang tìm kiếm nhà cung cấp mới. Sản phẩm của bạn đặc biệt thu hút chúng tôi vì chúng là một trong những thành phần chính của đồ uống của chúng tôi.
Chúng tôi muốn yêu cầu thông tin về sản phẩm bột xoài đông lạnh của bạn và yêu cầu các thông tin sau:
- Xuất xứ, quy trình sản xuất, thành phần dinh dưỡng và tiêu chuẩn chất lượng của bột xoài đông lạnh
- Bảng giá sỉ cho bột xoài đông lạnh
Nếu có thể, chúng tôi rất mong bạn có thể gửi cho chúng tôi thông tin này dưới dạng PDF trong vòng 10 ngày tới. Điều này sẽ giúp chúng tôi duy trì lịch sản xuất và đảm bảo giao hàng đúng hạn cho sản phẩm của chúng tôi.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và xem xét vấn đề này. Chúng tôi rất háo hức về cơ hội được hợp tác cùng bạn và hy vọng có cơ hội làm việc với nhau.
Trân trọng, [Tên Của Bạn]
Viết email để thể hiện sự quan ngại với cấp trên
Nếu bạn đang lo lắng về công việc, bạn có thể xem xét viết email trực tiếp cho sếp của bạn. Vấn đề không phải là sự lo lắng mà là cách viết email một cách lịch sự. Đừng lo lắng, hãy tham khảo mẫu email tiếng Anh dưới đây để gửi cho sếp nhé.
Kính gửi [Tên Người Nhận],
Tôi viết thư để bày tỏ những mối quan ngại của mình về [tóm tắt ngắn gọn vấn đề của bạn]. Những vấn đề này đã [ảnh hưởng/có tiềm năng ảnh hưởng] đến công ty chúng ta như sau: [giải thích tác động của những vấn đề của bạn đối với công ty].
Để minh họa cho những mối quan ngại của mình, tôi muốn cung cấp các ví dụ cụ thể về vấn đề xảy ra tại nơi làm việc: [cung cấp ví dụ và mô tả các tác động kết quả].
Về những mối quan ngại này, tôi muốn đề xuất những giải pháp tiềm năng sau đây: [đề xuất những cách mà cấp trên của bạn có thể giải quyết vấn đề].
Cảm ơn bạn đã dành thời gian để xem xét những mối quan ngại của tôi. Nếu bạn muốn thảo luận về vấn đề này thêm, xin vui lòng liên hệ với tôi. Tôi đã đính kèm các tài liệu hỗ trợ để bạn tham khảo. [Nếu có áp dụng]
Trân trọng, [Tên Của Bạn]
[Thông tin liên hệ bổ sung (nếu cần thiết)]
Viết email bằng tiếng Anh nhắc nhở sếp về vấn đề quan trọng
Nếu sếp của bạn quá bận rộn và quên một công việc quan trọng, hãy gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng. Nếu không, kết quả công việc chung sẽ bị ảnh hưởng do thiếu sự phê duyệt. Mục đích của email nhắc nhở không phải là về thông tin mà là về hành động. Vì vậy, hãy giữ các giải thích chi tiết và nhiều thông tin trong email nhắc nhở. Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn họ làm, tại sao và khi nào. Hãy đơn giản hóa email/SMS và đề cập đến thời hạn. Đừng để lời nhắc nhở đến phút chót, hãy tự tiến hành nhắc nhở để sếp có đủ thời gian.
Tuy nhiên, khi viết email cho cấp trên với sự gợi ý nhắc nhở, nhiều người thường lúng túng không biết bắt đầu từ đâu. Dưới đây là mẫu nhắc lịch họp cho sếp mà bạn có thể tham khảo.
Kính gửi [Tên Người Nhận],
Mong email này tìm được bạn trong tình trạng tốt đẹp. Đây là lời nhắc nhẹ nhàng về cuộc họp sắp tới vào ngày [Ngày] lúc [Giờ]. Chúng tôi mong đợi được thảo luận về [Chủ đề Họp] và lắng nghe những quan điểm quý giá và quan điểm của bạn về vấn đề này.
Khi chuẩn bị cho cuộc họp này, tôi muốn đảm bảo rằng ngày giờ vẫn phù hợp với bạn. Nếu có bất kỳ thay đổi hoặc điều chỉnh nào cần thiết, xin vui lòng cho tôi biết, tôi sẽ vui lòng sắp xếp lại thời gian cho phù hợp với lịch của bạn.
Chúng tôi rất trân trọng thời gian và chuyên môn của bạn, và chúng tôi mong chờ cuộc họp để giải đáp mọi câu hỏi hoặc mối quan ngại bạn có về [Chủ đề Họp]. Đóng góp của bạn là vô cùng quý giá đối với chúng tôi, và chúng tôi mong chờ một cuộc thảo luận năng động và hiệu quả.
Cảm ơn sự quan tâm của bạn, và tôi mong được gặp bạn tại cuộc họp.
Trân trọng, [Tên Của Bạn]
Viết email để xin nghỉ việc bằng tiếng Anh
Khi viết đơn xin nghỉ việc, hãy chắc chắn cung cấp ngày kết thúc và lí do. Điều này rất quan trọng để duy trì tính chuyên nghiệp và lịch sự trong quá trình làm việc. Lưu ý: không nên đề cập đến những mối bất bình cá nhân trong đơn xin nghỉ việc vì điều này không phù hợp với môi trường chuyên nghiệp. Dưới đây là một mẫu email nghỉ việc chuyên nghiệp để bạn tham khảo.
Kính gửi [Tên Người Nhận],
Tôi viết thư này để chính thức thông báo về quyết định từ chức vị trí làm [tên công việc] tại [tên công ty]. Theo điều khoản của hợp đồng lao động, ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là ngày [ngày cuối cùng làm việc].
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành với cơ hội đã làm việc cùng bạn và đồng nghiệp tại [tên công ty] trong suốt [thời gian làm việc]. Trong thời gian làm việc ở đây, tôi đã học hỏi được rất nhiều và có dịp hợp tác với những đồng nghiệp tài năng và nhiệt huyết. Tôi luôn nhớ về thời gian làm việc tại [tên công ty] như một trải nghiệm quý giá và giàu giá trị.
Trong những tuần tới, tôi sẽ làm mọi điều có thể để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra một cách trôi chảy và hỗ trợ việc chuyển nhượng các nhiệm vụ của mình cho đồng nghiệp hoặc người thay thế. Xin vui lòng cho biết nếu còn điều gì tôi có thể làm để hỗ trợ quá trình này.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn những cơ hội và trải nghiệm mà tôi đã có được trong thời gian làm việc tại [tên công ty]. Chúc bạn và công ty ngày càng thành công trong tương lai.
Trân trọng, [Tên Của Bạn]
Hy vọng các mẫu viết email bằng tiếng Anh trên sẽ hữu ích cho bạn. Đừng quên tham khảo thêm những lời khuyên hữu ích khác tại Mytour nhé.
